Strona główna » Księgowość » Poradniki » Jak prawidłowo korygować faktury VAT

Jak prawidłowo korygować faktury VAT

12 lipca 2006, 00:00

REKLAMA

Faktury VAT jako dokumenty informacyjno-kontrolne powinny być sporządzane w sposób, który umożliwi identyfikację sprzedawcy i nabywcy. Zasady wystawiania faktur zostały szczegółowo uregulowane w odpowiednich przepisach, które stanowią również o tym, jak poprawiać błędnie wystawione faktury.

SPIS TREŚCI

Wszystko o korektach faktur VAT

PORADY PRAWNE

Jakie są skutki wadliwego wystawienia faktury korygującej
Czy leasingodawca wystawia fakturę VAT za skradzione auto
Kiedy nabywca towaru wystawia fakturę

AKTY PRAWNE

Ustawy i rozporządzenia

WYJAŚNIENIA

Korekta faktury przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów
Wystawianie noty korygującej

Podatnik VAT

Podatnikami VAT są również podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego UE inne niż terytorium Polski. Należy mieć na względzie, że podatnik nie w każdym przypadku będzie miał prawo obniżenia podatku należnego o każdą kwotę podatku naliczonego zapłaconego przy nabyciu towarów i usług. Zazwyczaj kwota naliczonego podatku od towarów i usług obniżającego VAT należny wynika z faktur. Prawa, jakie wiążą się z otrzymaniem faktury z wykazaną kwotą podatku naliczonego powodują, że zasady wystawiania faktur nie są dowolne, ale zostały określone przepisami.

Dokumentowanie sprzedaży

Regulacje dotyczące sporządzania faktur co do zasady zostały zawarte w ustawie o VAT. Podatnicy mają więc obowiązek wystawić fakturę, która przede wszystkim stwierdza dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Zasady te mają odpowiednie zastosowanie również do dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub, w przypadku terytorium państwa trzeciego, podatku o podobnym charakterze.

Ustawa o VAT przewiduje ponadto, że zasady te stosuje się także do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a zatem w razie otrzymania zaliczek i przedpłat. W konsekwencji, w przypadku otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, również będzie istniał obowiązek wystawienia faktury.

FAKTURY MP

Faktury wystawiane przez tzw. małych podatników powinny dodatkowo zawierać oznaczenie faktura VAT-MP oraz termin płatności określony w fakturze.

Wystawianie faktur

Natomiast w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach. Oryginał faktury jest wydawany nabywcy, jedną z kopii podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w ciągu 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o VAT.

Pamiętajmy, że podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na jej żądanie muszą to zrobić. Reguła dotycząca zwolnienia z wystawiania faktur osobom fizycznym nie ma zastosowania w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Czynności te w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami.

Faktury VAT wystawiają podatnicy VAT czynni posiadający numer identyfikacji podatkowej. Wyjątkiem od tej zasady jest obowiązek wystawiania faktur VAT przez osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, niebędące podatnikami VAT, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy.

Zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy, będących podatnikami VAT, posługiwanie się fakturami VAT oznacza określone konsekwencje prawnopodatkowe. Tym bardziej więc obydwie strony powinny dołożyć staranności w prawidłowym sporządzaniu tych dokumentów. Informacje podawane na fakturach powinny mieć taką formę, by nie budziły zastrzeżeń co do danych w nich zawartych. Dotyczy to przede wszystkim informacji umożliwiających identyfikację sprzedawcy i nabywcy. Na fakturach najlepiej więc posługiwać się takimi danymi, jakie są zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym składanym na potrzeby VAT. Należy też pamiętać, że faktury przechowuje się przez określony czas.

Elementy niezbędne

Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.), na fakturze powinien znajdować się bezwzględnie NIP sprzedawcy.

Podając numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy trzeba pamiętać, że w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać numer VAT UE podatnika dokonującego dostawy oraz poprawny i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej. Nie ma to zastosowania w odniesieniu do podmiotów, które dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu – w zakresie numeru identyfikacji, a poza tym w przypadku, w którym nabywca wystawia fakturę – w zakresie numeru, pod którym jest zidentyfikowany nabywca dla potrzeb podatku od wartości dodanej.

Jeśli kupujący i sprzedający są osobami fizycznymi, to w fakturze VAT – poza imionami i nazwiskami tych osób – należy wpisać ich adresy, w praktyce chodzi o podanie ich miejsc zamieszkania. Jednak przepisy podatkowe nie zawierają definicji pojęcia: miejsce zamieszkania podatnika. Bardzo często podatnicy utożsamiają miejsce zamieszkania podatnika z miejscem zameldowania. Nie jest to prawidłowe. Ponieważ prawo podatkowe nie zawiera ustawowej definicji miejsca zamieszkania, uzasadnione będzie odpowiednie stosowanie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

I tak, w myśl przepisu art. 25 k.c. miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Dla oznaczenia miejsca zamieszkania adres zameldowania nie ma znaczenia.

Datę dokonania sprzedaży i wystawienia faktury można wpisać przez podanie dnia, miesiąca i roku jej dokonania albo przez podanie miesiąca i roku jej dokonania w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym.

Oznaczając nazwę towaru lub usługi powinniśmy pamiętać o tym, że w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych stawką niższą niż 22 proc. oraz dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od VAT w ustawie lub na podstawie aktów wykonawczych do ustawy powinien być nadany symbol PKWiU lub PKOB. Symbolu nie umieszcza się na fakturze, jeżeli przepisy będące podstawą stosowania stawki niższej niż 22 proc. lub zwolnienie od VAT nie powołują tego symbolu. W takim przypadku należy podać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę podatku.

Podpis nie jest konieczny

Pamiętajmy, że nie ma obowiązku umieszczania na fakturach podpisów osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób. Również faktury korygujące nie muszą zawierać tych podpisów. Dlatego organ podatkowy nie może domagać się od podatnika, by ten dopilnował, żeby na fakturze istniał podpis wystawcy. Co więcej, urząd skarbowy nie może w żaden sposób za brak podpisu podatnika ukarać. Nie oznacza to jednak, iż faktura, na której znajdują się podpisy zarówno dostawcy, jak i odbiorcy, jest fakturą nieprawidłową. Wprowadzone w maju 2004 r. zmiany w przepisach w tym przypadku spowodowały, że faktury, które nie zostały opatrzone podpisem osób uprawnionych do ich wystawienia lub odbioru, nie mogą być zakwestionowane przez organy podatkowe. Konsekwencją takich regulacji jest całkowita dowolność w zakresie składania podpisu na fakturze. Wydaje się jednak, że podpisanie faktury, zwłaszcza jeśli chodzi o odbiorcę, może mieć duże znaczenie praktyczne, przede wszystkim w przypadku, gdyby pomiędzy wystawcą a nabywcą miało dojść do sporu. Wówczas podpisana faktura będzie miała duże znaczenie dowodowe.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że brak konieczności umieszczania na fakturze podpisów nie dotyczy wszystkich sytuacji. Odbiór faktury powinien być potwierdzony podpisem w sytuacji odbioru faktury wystawionej przez nabywcę towarów czy odbioru faktury VAT RR dokumentującej zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego.

Może się jednak zdarzyć, że wystawiony dokument będzie zawierał błędy. W zależności od rodzaju stwierdzonych pomyłek podatnik będzie w różny sposób dokonywał ich naprawienia. Do tego celu służą zasadniczo dwa rodzaje dokumentów korygujących: faktury korygujące i noty korygujące. Nie można też zapominać o możliwości poprawiania faktur wystawionych w formie elektronicznej – podatnik ma prawo również do korekty tego rodzaju faktury. Rodzaj pomyłki będzie też determinował podmiot, który wystawi dokument korygujący. Warto tutaj pamiętać o ogólnej zasadzie, że fakturę korygującą wystawia się, gdy wystąpiła okoliczność, która ma wpływ na kwoty lub kwotę wykazaną w fakturze. Natomiast notę korygującą może wystawić jedynie odbiorca faktury i robi to wyłącznie wtedy, gdy dotyczy ona jedynie niewielkich błędów, takich, które nie będą miały żadnego wpływu na jakąkolwiek kwotę wykazaną w fakturze. Nota korygująca nie może natomiast dotyczyć korekty w wartości faktury.

Warto też mieć na uwadze, że przepisy dotyczące korygowania faktur zostały skonstruowane w taki sposób, że bezpośrednio wskazują, że wystawianie faktur korygujących jest dla podatnika obligatoryjne (podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą), zaś wystawianie not korygujących jest kwestią wyboru podatnika, przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku stwierdzając, że nabywca może wystawić notę korygującą.

Potwierdzenie odbioru

Dokonując korekt faktur podatnicy powinni pamiętać, że bardzo ważne jest w takim przypadku posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Odpowiednia dokumentacja w tym zakresie ma znaczenie na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Poza tym sprzedawca, aby mógł zmniejszyć obrót, powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru nie dotyczy jednak eksportu towarów wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą obowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, lub w miesiącu następnym.

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, a w przypadku małych podatników rozliczających się za okresy kwartalne w rozliczeniu za kwartał, w którym tę fakturę otrzymali.

Pamiętajmy, że przepisy nie precyzują formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. W związku z tym w praktyce przyjmuje się, że może mieć ono dowolną formę. Dlatego dopuszczalne jest chociażby potwierdzenie tego faktu przez nabywcę na kopii faktury korygującej, pozostającej u wystawcy. Może to być również zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą w formie listu poleconego przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być nawet fax podpisanej faktury korygującej.

Oryginał dokumentu faktury jest wymagany dla nabywcy w celu wykonania przez niego czynności obniżenia podatku należnego o podatek naliczonych przy nabyciu towarów lub usług. Sprzedawca posiada zazwyczaj tylko kopie wystawionych przez siebie dokumentów, dlatego można uznać, że fax potwierdzenia odbioru faktury korygującej dla celów rozliczeń sprzedawcy z podatku należnego z urzędem skarbowym jest dopuszczalny i zgodny z przepisami VAT.

WAŻNE

Potwierdzenie odbioru jest podstawą do obniżenia podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Konieczność uzyskania potwierdzenia uniemożliwia zmniejszenie przez sprzedawcę podatku należnego przy jednoczesnym braku zmniejszenia podatku naliczonego przez nabywcę. A zatem, aby dokonać obniżenia podatku należnego nie wystarczy tylko posiadanie przez sprzedawcę potwierdzenia nadania faktury korygującej.

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest uprawniony do podwyższenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę otrzymał, a w przypadku nabywców, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy (mali podatnicy), w rozliczeniu za kwartał, w którym fakturę otrzymali – jeżeli ujęcie jej w rozliczeniu spowoduje zwiększenie podatku naliczonego, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o VAT. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę otrzymał, a w przypadku nabywców małych podatników w rozliczeniu za kwartał, w którym fakturę otrzymali – jeżeli ujęcie jej w rozliczeniu spowoduje obniżenie podatku naliczonego. Tej ostatniej zasady nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie rozliczył podatku określonego w fakturze, której korekta dotyczy.

Forma elektroniczna

Jeśli wystąpił błąd w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej, to podatnik także w tej formie jest zobowiązany do dokonania korekty takiej faktury. Musi być ona w każdej chwili dostępna organom podatkowym.

Pamiętajmy jednak, że przepisy – w niektórych sytuacjach – uznają za dopuszczalne dokonanie korekty również w formie papierowej. Zasady korygowania faktur wystawianych w formie elektronicznej określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Jednak w zakresie nieuregulowanym w tym rozporządzeniu należy stosować przepisy ogólnego rozporządzenia dotyczącego zasad wystawiania faktur VAT.

WAŻNE

Notą korygującą można jedynie skorygować błędy formalne faktury, których brak nie pozbawia jednak podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotkniętej pomyłką. Niezależnie więc od tego, czy błędy formalne zostaną skorygowane notą, podatnik będzie mógł odliczyć podatek naliczony w terminach przewidzianych w ustawie.

Jeśli podatnik wystawił fakturę w formie elektronicznej, to – co do zasady – również w tej formie jest zobowiązany do dokonania korekty tej faktury. Jednak przepisy rozporządzenia przewidują wyjątek w tym zakresie, który pozwala podatnikowi na skorygowanie faktury elektronicznej poprzez wystawienie faktury korygującej w formie papierowej. Wyjątek ten ma zastosowanie, gdy zachodzą przeszkody formalne lub techniczne, które uniemożliwiają wystawienie i przesłanie w formie elektronicznej korekty faktury VAT wystawionej w ten sposób. Przede wszystkim chodzi tu o sytuacje, kiedy odbiorca faktur wystawionych w formie elektronicznej cofnął zgodę na ich wystawianie i przesyłanie w tej formie.

W takich okolicznościach podatnik wystawia dokument w formie papierowej oraz zamieszcza na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Powołane wcześniej rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych nie określa skutków korygowania faktur w zakresie podatku od towarów i usług. Skutki te określa ogólne rozporządzenie dotyczące faktur VAT. Jeżeli zatem podatnik otrzyma fakturę korygującą w formie elektronicznej, z której wynika niższa kwota podatku, będzie zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc otrzymania tej faktury. Jeśli kwota podatku będzie wyższa, podatnik będzie miał prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego. Dla wystawcy faktury korygującej w formie elektronicznej zasadnicze znaczenie ma obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez jej odbiorcę. Takie potwierdzenie jest warunkiem obniżenia u sprzedawcy podatku należnego, jeśli z korekty faktury VAT wynika niższy podatek należny niż pierwotnie wykazany. Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie wymagają, aby takie potwierdzenie dokonane zostało poprzez złożenie np. bezpiecznego podpisu elektronicznego. W konsekwencji możliwe jest założenie, że jeśli faktura korygująca opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym zostanie załączona do e-maila, a podatnik skorzysta z opcji potwierdzenia doręczenia tej wiadomości, to takie potwierdzenie będzie stanowiło podstawę do obniżenia podatku należnego.

Warto pamiętać, że ciągle aktualne jest stanowisko wyrażone przez NSA w wyroku z 11 czerwca 1999 r. (sygn. akt III SA 6380/98), w którym Sąd stwierdził, że rozliczenie VAT ma charakter miesięczny i dlatego korekty faktur mogą być dokonywane jedynie w odniesieniu do poszczególnych miesięcy. Jeśli podatnik sporządza zaś fakturę korygującą zbiorczą, obejmującą faktury z kilku miesięcy i uwidacznia to w deklaracji, popełnia błąd i naraża się na zastosowanie sankcji.

Korektę trzeba za każdym razem odnosić do konkretnego miesiąca.

Noty korygujące

Szczególnym rodzajem faktur są noty korygujące. Notę – zamiast sprzedawcy towaru czy usługi – wystawia jego nabywca. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi w sytuacji, gdy otrzymana przez niego faktura VAT lub faktura korygująca dotknięta jest błędem, który jednak nie ma wpływu na kwoty wykazane w fakturze VAT lub fakturze korygującej. Chodzi więc tutaj o przypadki, kiedy wystąpi pomyłka dotycząca jakiejkolwiek informacji wiążącej się przede wszystkim ze sprzedawcą albo nabywcą. Może to być pomyłka w adresie, w nazwie czy błędne wpisanie numeru identyfikacji podatkowej. Błąd może również dotyczyć mylnego oznaczenia towaru lub usługi chociażby poprzez nieprawidłowe podanie symbolu PKWiU przy sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 22 proc. oraz zwolnieniem towarów lub usług. Notę możemy wystawić również w przypadku, gdy pomyłkowo zostanie ustalona data sprzedaży czy data wystawienia i numer kolejny faktury.

Pamiętajmy, że notę korygującą należy wystawić w co najmniej 3 egzemplarzach, przy czym kopia pozostaje u wystawcy noty, natomiast oryginał z kopią należy przesłać do wystawcy faktury lub faktury korygującej.

Na nocie korygującej – obok podpisu wystawcy noty, czyli nabywcy towaru lub usługi – powinien również się znaleźć podpis odbiorcy noty, który w ten sposób potwierdza, że akceptuje jej treść. Potwierdzenia takiego powinna dokonać osoba uprawniona do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Adresat noty korygującej przesłany mu oryginał zatrzymuje u siebie, natomiast podpisaną kopię powinien wysłać wystawcy noty.

WAŻNE

Fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy wystąpiła okoliczność, która ma wpływ na kwotę wykazaną w fakturze. Notę korygującą wystawia tylko odbiorca faktury wtedy, gdy dotyczy ona jedynie niewielkich błędów, takich, które nie będą miały żadnego wpływu na jakąkolwiek kwotę wykazaną w fakturze.

Elementy noty

Przepisy określają minimum informacji, jakie powinna zawierać nota korygująca. Dokument taki powinien zawierać co najmniej numer kolejny i datę jej wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy (dopuszczalne są również nazwy skrócone) wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej. Obok nazw tych podmiotów należy również podać ich adresy i numery identyfikacji podatkowej. Ponadto należy podać niektóre dane zawarte w fakturze lub fakturze korygującej. Chodzi tu o dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny dokumentu. Oczywiście nie należy zapomnieć, żeby na tworzonym dokumencie zamieścić informację o tym, jaki dokument wystawiamy – wystarczy oznaczenie nota korygująca. Koniecznie też trzeba wskazać treść informacji korygowanej oraz treść informacji prawidłowej. Przypomnijmy, że również w przypadku not korygujących obowiązują ogólne zasady wystawiania duplikatów.

Nota nie zawsze potrzebna

Wystawianie not korygujących nie jest bezwzględnie obowiązkowe. Wynika to z faktu, że ten rodzaj dokumentu dotyczy najczęściej przypadków, kiedy stwierdzone w fakturach pomyłki nie skutkują brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego nawet wtedy, gdy nabywca nie poprawi takiego błędu stosując notę korygującą. Co więcej, dość często zdarza się, że nabywcy towarów lub usług wystawiają noty korygujące w sytuacjach, które wcale tego nie wymagają. Nie ma sensu wystawianie noty korygującej tylko wtedy, gdy doszło do tzw. literówki, gdy zamiast np. ul. Conrada wpiszemy ul. Konrada. Bezzasadne jest wystawianie not korygujących również w sytuacjach, gdy w fakturze były używane powszechnie znane skróty (np. SA czy sp. z o.o.), a nota miałaby tylko taki skrót rozwijać. Skrót trudno uznać za błąd. Czasami podatnicy decydują się również na wystawienie noty korygującej, jeśli wydaje im się, że w nieprawidłowy sposób została wpisana słownie kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Tymczasem przepisy o VAT nie zawierają szczegółowych wskazówek co do tego, w jaki sposób należy wykazywać w fakturze kwoty słownie. Dlatego należy wskazać, że prawidłowe będzie zarówno wpisanie kwoty słownie przez zapis „trzysta”, ale również przez zapis „trzy*zer*zer*”. Pamiętajmy, że wpisywanie na fakturach kwot należności wraz z podatkiem należnym za pomocą słownego zapisu ma służyć wyłącznie eliminowaniu ewentualnych wątpliwości co do faktycznej kwoty wykazywanej na fakturze. W konsekwencji należy uznać, że każdy sposób słownego wskazania wspomnianych kwot jest dopuszczalny, o ile można osiągnąć te założenia.

Nie ma też potrzeby wystawiania noty korygującej wtedy, gdy miałyby one dotyczyć faktur niezawierających kwot podatku naliczonego lub faktur, które zawierają kwotę podatku naliczonego, ale kwotę nieobniżającą kwotę podatku należnego. Chodzi tu zatem o faktury, które dokumentują nabycie usług zwolnionych od VAT czy takich, które dokumentują nabycie usług, w stosunku do których podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego przy jego nabyciu.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług noty korygującej nie wystawia się w przypadku niektórych, wskazanych w tym rozporządzeniu, pomyłek. Chodzi tu o oznaczenia dotyczące:

• jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,

• ceny jednostkowej netto towaru lub usługi,

• wartości sprzedaży netto,

• stawki podatku,

• sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

• kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażone cyframi i słownie.

Edyta Wereszczyńska

Gazeta Prawna Nr 127/2006 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2006-07-03

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

- rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798)

Skutki podatkowe będą różne w zależności od tego, na czym będzie polegała wadliwość faktury korygującej. Jeżeli wystawiony dokument nie będzie zawierał danych umożliwiających jego odniesienie do faktury pierwotnej albo będzie wskazywał na fakturę pierwotną, której treści nie da się pogodzić z treścią tego dokumentu, wówczas w ogóle nie można mówić o istnieniu faktury korygującej (np. całkowicie odmienne ceny jednostkowe, ilość towaru itd). Dokument ten nie wywoła zatem żadnych skutków i nie będzie mógł stanowić podstawy korekty deklaracji VAT w zakresie podatku należnego lub naliczonego (wyrok NSA z 4 marca 2005 r., sygn. akt FSK 1666/04). W celu doprowadzenia do stanu zgodnego z prawem konieczne będzie wystawienie prawidłowej faktury korygującej, a następnie dokonanie stosownej korekty deklaracji.

Zdarza się, że podatnicy korygują błędy faktury korygującej poprzez wystawienie kolejnej faktury korygującej. Przepisy nie określają, czy kolejna faktura korygująca ma odnosić się do faktury pierwotnej, czy też do pierwszej (wadliwej) faktury korygującej. Zwykle przyjmuje się drugie ze wskazanych rozwiązań, gdyż faktura korygująca stanowi szczególny rodzaj faktury, może zatem podlegać korygowaniu na zasadach ogólnych. Zaznaczyć należy, że w przypadku, gdy pierwsza faktura korygująca została już uwzględniona w deklaracji, konieczne będzie odpowiednie skorygowanie deklaracji w oparciu o kolejną fakturę korygującą.

Dopuszczalne jest także „anulowanie” wadliwej faktury korygującej, która nie dokumentuje rzeczywistej zmiany dotyczącej sprzedaży stwierdzonej fakturą pierwotną (np. zwrot towarów, który stanowił podstawę wystawienia faktury korygującej w rzeczywistości nie miał miejsca). Takie rozwiązanie możliwe jest jednak tylko wtedy, gdy wadliwa faktura korygująca nie została wprowadzona od obrotu, tj. nie została doręczona nabywcy ani nie została uwzględniona w rozliczeniu.

Drobne nieprawidłowości faktury korygującej, takie jak np. błędny numer faktury korygującej, wpisanie NIP ze znakiem PL przy sprzedaży krajowej i inne błędy o charakterze formalnym, nie wywołują negatywnych skutków podatkowych (postanowienie Podkarpackiej Izby Skarbowej z 4 listopada 2005 r., nr PUS.II/443/178/2005/JZ).

Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że wystawienie wadliwej faktury korygującej – podobnie jak w przypadku każdej innej faktury – stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Jeśli wadliwa faktura korygująca jest wynikiem braku rzetelności po stronie wystawcy, to wysokość grzywny może sięgać 240 stawek dziennych. W przypadkach mniejszej wagi (np. kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest niska, a podatnik nie wykazał się rażącym lekceważeniem przepisów) wystawienie błędnej faktury korygującej stanowi wykroczenie skarbowe.

Towarzystwo leasingowe ma obowiązek wystawić fakturę VAT na żądanie odbiorcy oraz słusznie domaga się spłaty całej kwoty wynikającej z umowy leasingowej wraz z VAT.

Jeżeli umowa nie uległa rozwiązaniu lub zmianie, to przychodem dla Towarzystwa leasingowego są nadal kwoty należne. Z pewnością w umowie jest zawarta klauzula, że do tych kwot doliczany jest VAT. Towarzystwo pragnie więc otrzymać kwoty wynikające z umowy. Z kolei leasingobiorca po kradzieży przedmiotu leasingu nie może płaconych rat zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 lutego 2001 r. (sygn. akt I SA/Gd 1240/98; niepublikowany), gdzie sąd orzekł, iż wydatki z tytułu opłat leasingowych ponoszone w okresie po kradzieży przedmiotu leasingu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W uzasadnieniu NSA podał m.in., że podatnik może odliczyć od przychodów wszelkie koszty ich uzyskania, pod warunkiem że miały one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie miało bądź mogło mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu. W sytuacji więc, gdy dany wydatek nie ma związku z przychodem, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – nie może obciążać rachunku kosztów. Zdaniem NSA czynsz leasingowy co do zasady jest kosztem uzyskania przychodu leasingobiorcy, pod warunkiem że przedmiot leasingu jest użytkowany w działalności gospodarczej, a poniesienie tego kosztu służy osiągnięciu przychodu.

W rozpatrywanej przez NSA sprawie przedmiot leasingu został skradziony, a opłacanie czynszu leasingowego w okresie po utracie samochodu nie miało wpływu na powstanie przychodu, gdyż w ocenie sądu wydatki te służyły jedynie zminimalizowaniu strat powstałych w związku z kradzieżą samochodu. W ocenie NSA bezsporne było, że wydatki na spłatę rat leasingowych były wydatkami w sensie ekonomicznym, od których spółka nie mogła odstąpić, jednak wydatki te nie miały związku z przychodem spółki, jak wymaga tego ustawodawca w powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W konsekwencji o prawie do odliczenia VAT naliczonego zastosowanie znajduje art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.

Ponieważ w naszym przypadku nie ma zastosowania zwolnienie od podatku dochodowego, wobec tego VAT naliczony z takiej faktury nie podlega odliczeniu. Niemniej Towarzystwo leasingowe ma obowiązek wystawić fakturę VAT na żądanie odbiorcy. Niestety, nie uprawnia ona ani do odliczenia VAT, ani do zaliczenia rat leasingowych w koszty uzyskania przychodów.

Na podstawie przepisów wykonawczych do ustawy o VAT faktury dokumentujące dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług mogą wystawiać również ich nabywcy. Podmioty, które zechcą skorzystać z tego sposobu wystawiania faktur, muszą spełniać następujące warunki: a) nabywca towarów lub usług powinien być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, pomiędzy nabywcą a podatnikiem dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi została zawarta umowa upoważniająca do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, c) o zawarciu powyższej umowy zostaną pisemnie poinformowani naczelnicy urzędów skarbowych właściwych dla obu stron tej umowy, w ciągu 10 dni od jej zawarcia.
Umowa powinna zawierać postanowienie, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek. Jednocześnie podatnik ten powinien zobowiązać się, że nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy w okresie obowiązywania umowy oraz że w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub zbyciu przedsiębiorstwa poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym o tym fakcie.
Natomiast nabywca powinien zobowiązać się do wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nabywca powinien również zobowiązać się w umowie do przedstawiania drugiej stronie umowy oryginałów i kopii faktur w celu uzyskania akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury powinien być w umowie tak określony, aby dostawca towarów lub usługodawca miał możliwość terminowego rozliczenia podatku. Kopia faktury powinna zostać u podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Podatnik, w którego imieniu i na rzecz którego będą wystawiane faktury przez nabywcę, powinien również zobowiązać się do niezwłocznego poinformowania nabywcy o wykreśleniu go z rejestru jako czynnego podatnika VAT lub o zbyciu przedsiębiorstwa. Umowa powinna być zawarta na czas określony nie dłuższy niż 1 rok.
Na fakturach wystawianych przez nabywcę powinna znajdować się informacja o tym, kto wystawił fakturę oraz że faktura została wystawiona w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego na fakturze jako sprzedawca.
Przedstawione zasady wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług stosuje się odpowiednio do faktur dokumentujących dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli nabywcą towarów jest podatnik VAT zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska. Natomiast dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który zgłosił zamiar dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i został zarejestrowany jako podatnik VAT UE w Polsce. Podatnik dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów powinien poinformować na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu z nabywcą umowy upoważniającej nabywcę do wystawiania faktur w ciągu 10 dni od jej zawarcia.

REKLAMA

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sygnaliści w biurze rachunkowym. Wzory dokumentów

Strona dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W przypadku otrzymania towaru niezgodnego z zamówieniem i dołączoną fakturą (braki ilościowe) po otrzymaniu od kontrahenta zagranicznego faktury korygującej – już po rozliczeniu transakcji w deklaracji dla podatku od towarów i usług złożonej za dany okres – wystawia wewnętrzną fakturę korygującą. Czy strona postępuje prawidłowo nie korygując wcześniej wartości, stanowiącej podstawę opodatkowania, wynikającą z faktury pierwotnej o stwierdzone braki ilościowe w przypadku nie posiadania faktury korygującej.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju. Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w myśl art. 9 ust. 1 ww. ustawy rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej ustawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz.

Obowiązek podatkowy w wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów, na mocy art. 20 ust. 5 i 6 ww. ustawy, powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia, z zastrzeżeniem ust. 6- 9. W przypadku gdy przed terminem, o którym mowa wyżej, podatnik od wartości dodanej wystawił fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia tej faktury.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy podstawą opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów jest kwota, jaką nabywający jest obowiązany zapłacić. Stosownie do ust. 3 ww. artykułu przy ustalaniu podstawy opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, przepis art. 29 ust. 4 stosuje się odpowiednio. A więc podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur.

W momencie stwierdzenia braków ilościowych towarów w danej dostawie, w przypadku gdy strona nie posiada faktury korygującej wystawionej przez kontrahenta zagranicznego potwierdzającej uznanie reklamacji, postępuje prawidłowo nie korygując kwoty wynikającej z faktury pierwotnej (tj. kwoty, którą jest obowiązana zapłacić) stanowiącej podstawę opodatkowania, wykazując ją w całości w deklaracji dla podatku od towarów i usług składanej za dany okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Podatnik pytał, czy jest zobowiązany wystawić noty korygujące do faktur wystawionych ze skróconymi nazwami firmy i używać pełnej nazwy firmy. Zdaniem podatnika nie ma konieczności korygowania wystawionych w ten sposób ani otrzymanych faktur.

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa podatkowego, naczelnik urzędu skarbowego zgodził się ze stanowiskiem przedstawionym we wniosku. Przesłanki do wystawienia faktury korygującej i noty korygującej wymienione zostały w par. 16, 17 i 18 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 90, poz. 798 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisami fakturę korygującą wystawia sprzedawca, w przypadku gdy po wystawieniu faktury: udzielono rabatów, podwyższono cenę, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub lub kwocie pozycji bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Natomiast notę korygującą może wystawić nabywca, gdy faktura zawiera pomyłki, dotyczące jakiejkolwiek informacji wiązącej się m.inn. ze sprzedawcą, nabywcą, oznaczeniem towaru lub usługi (z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury, wymienionych w par. 9 ust. 1 pkt 5-12 rozporządzenia. Przepis par. 9 ust. 9 pkt 1 rozporządzenia stanowi, że faktura VAT stwierdzajaca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.Mając na uwadze powyższe przepisy należy stwierdzić, że posługiwanie się zarówno nazwą pełną, jak i nazwą skróconą firmy przy wystawianiu faktur jest prawidłowe. Nie zachodzą zatem przesłanki do wystawienia faktury korygującej, gdyż faktury te zostały wystawione prawidłowo.