Jak ująć w księgach karty doładowujące do telefonów komórkowych

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Ustawa o podatku dochodowym odwołuje się natomiast do ustawy o rachunkowości. Z kolei przepisy o podatku od towarów i usług nakazują dokumentowanie transakcji fakturami VAT, w szczególności jeżeli drugą stroną jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Faktura VAT spełnia wymogi stawiane dokumentowi księgowemu, na podstawie którego następuje ujęcie wydatku w księgach rachunkowych. Sam kupon z numerem nie zawiera informacji wymaganych przepisami prawa.

Zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych jest uzależnione również od stosownego udokumentowania. Dokument powinien wyraźnie wskazywać nabywcę usługi, a usługa powinna mieć związek z uzyskiwanym przychodem. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby dla celów prowadzonej działalności wykorzystać towary, którymi spółka handluje (tutaj: kupony doładowujące do telefonów).

PRZYKŁAD

Spółka kupiła 50 kart doładowujących do telefonów komórkowych. Przyjęła je jako towary. Następnie przekazała pięć kart do zużycia na potrzeby własne. Wartość jednostkowa kart doładowujących wynosi 150 zł.

Ewidencja księgowa

1. Zakup kuponów do telefonów - faktura VAT zakupu:

Wn „Towary” 7500

Wn „VAT naliczony” 1650

Ma „Zobowiązania” 9150

- w analityce indywidualne konto klienta

2. Zużycie karty w celu doładowania telefonu firmowego - dowód RW (rozchód wewnętrzny):

Wn „Usługi obce - telekomunikacyjne” 750

Ma „Towary” 750

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wioletta Roman

biegły rewident, doradca podatkowy

Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości