Wydatki strukturalne w pytaniach i odpowiedziach

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Przedstawiamy najczęściej pojawiające się pytania z zakresu wydatków strukturalnych.

Jakie wydatki zaliczać do wydatków strukturalnych w szkole?

Wydatkami strukturalnymi są wydatki ponoszone z krajowych środków publicznych w związku z realizacją jakiegoś celu (zadania, działania), a które są opisane w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji wydatków strukturalnych. Do kwalifikowania wydatków bierze się pod uwagę wydatki:

• budżetowe,

• z dochodów własnych jednostki,

• z dotacji.

Zakup nowych pomocy dydaktycznych, rozbudowa, przebudowa szkoły, ocieplenie budynku szkoły, wymiana sprzętu na energooszczędny, dokształcanie nauczycieli, szkolenia administracji, szkolenia nauczycieli, zajęcia pozalekcyjne, nowe pracownie w szkole to właśnie są wydatki strukturalne. Muszą być one ponoszone w związku z:

• podnoszeniem poziomu i atrakcyjności zajęć,

• podnoszeniem standardu budynku,

• zwiększeniem ilości środków dydaktycznych.

Sposób określenia proporcji odliczenia VAT dla jednostek organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego

Wydatki strukturalne muszą służyć rozwojowi szkoły. Takich wydatków jak zakup kredy, środków czystości, dezynsekcja, usługi serwisowe sprzętu komputerowego, miesięczne opłaty ponoszone na media (woda, gaz, energia elektryczna, wywóz nieczystości), aktualizacje programów komputerowych, kary, grzywny, VAT, który możemy odzyskać, wynagrodzenia i pochodne nie należy zaliczać do wydatków strukturalnych.

Czy zaliczać do wydatków strukturalnych wydatki na „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”, jeśli tak, to w której kategorii je ujmować?

Wydatkami strukturalnymi są wydatki związane z celem lub zadaniem. Kwalifikować można wszystkie wydatki, które są związane bezpośrednio z programem „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” łącznie z wynagrodzeniami osób, które prowadzą tego typu zajęcia z młodzieżą.

W klasyfikacji wydatków strukturalnych nie ma już kategorii, a są obszary tematyczne i kody. Przeciwdziałanie alkoholizmowi to zajęcia pozalekcyjne i zakwalifikujemy je do:

• obszaru tematycznego XII - Poprawa jakości kapitału ludzkiego,

• kodu 73 - Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności poprzez przedsięwzięcia na rzecz ograniczenia przedwczesnego porzucania i skolaryzacji, minimalizowania dyskryminacji ze względu na płeć oraz poprawy jakości i dostępu do kształcenia i szkoleń na poziomie podstawowym, zawodowym i wyższym.

Czy zaliczać do wydatków strukturalnych wydatki na stypendia z rozdziału „Pomoc materialna dla uczniów”?

Pomoc materialna dla uczniów jest wydatkiem strukturalnym, który należy zakwalifikować do obszaru tematycznego XII oraz do kodu 73.

Kto powinien podpisywać się na pieczątce opisującej wydatki strukturalne?

Kierownik jednostki powinien wskazać osobę, która ma kwalifikować wydatek do wydatków strukturalnych. Najczęściej wskazuje się osobę odpowiedzialną za zakup wyposażenia, czyli kierownika administracji lub kierownika do spraw gospodarczych, ponieważ to oni najbardziej są zorientowani w stanie wyposażenia i remontach. Kierownik może również wskazać osobę prowadzącą księgę inwentarzową środków trwałych lub księgowego. Najczęściej wskazuje się osoby bardzo dobrze zorientowane, które wyposażenie i środki trwałe są dokupywane, a które tylko zamieniane ze starych na nowe. Należy stawiać pieczątkę na wszystkich fakturach, jeżeli nie ma innego zapisu w zarządzeniu kierownika jednostki. Jeżeli nie jest to wydatek strukturalny, wtedy w miejsce kodu stawia się „0” oraz datę i podpis. Niewskazane jest stosowanie adnotacji „nie dotyczy”.

Czy ewidencję uzupełnia się na bieżąco, czy wystarczy zaksięgować wydatki strukturalne na koniec roku?

Ewidencję należy prowadzić na bieżąco, wtedy zaoszczędzimy dużo czasu, a w razie kontroli też możemy być spokojni. Tylko przy sporządzaniu sprawozdania za 2008 r. są takie opóźnienia w prowadzeniu ewidencji, bo niektóre jednostki dopiero teraz się dowiadują, że muszą sporządzić sprawozdanie Rb-WS, a bez prowadzonej ewidencji trudno jest poprawnie sporządzić takie sprawozdanie. W jednostce może być prowadzona ewidencja wydatków strukturalnych w formie tabeli oraz ewidencja księgowa na koncie pozabilansowym 950 - „Wydatki strukturalne”, a także ewidencja analityczna, np. 950-75.

Czy wydatkiem strukturalnym jest wydatek na szkolenia członków służby cywilnej bądź utylizacja zwłok zwierzęcych w związku z wcześniejszym ich zabiciem z nakazu powiatowego lekarza weterynarii (wystąpienie choroby zakaźnej zwierząt)?

W powiatowym inspektoracie weterynarii koszty szkolenia pracowników administracji samorządowej, a także związane z nimi koszty delegacji pracownika skierowanego na szkolenie są wydatkami strukturalnymi. Wydatek ten należy ująć w:

• obszarze tematycznym XV - Wzmacnianie zdolności instytucjonalnych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym,

• kodzie 81 - Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów.

W przypadku utylizowania zwłok zwierzęcych w związku z wystąpieniem choroby zakaźnej można ten wydatek zaliczyć do kodu 53. Takie działania powiatowego inspektoratu weterynarii należy traktować jako zapobieganie zagrożeniom naturalnym.

Innymi wydatkami strukturalnymi w inspektoratach weterynarii mogą być wydatki związane ze współpracą międzynarodową i międzyregionalną w zakresie wymiany dobrych praktyk i doświadczenia - kod 51.

Czy faktury płacone za przewóz dzieci na zawody sportowe można zaliczyć do wydatków strukturalnych?

W szkołach organizowane są różne zajęcia pozalekcyjne, m.in. nauka języków obcych, koła matematyczne, przyrodnicze, małej przedsiębiorczości, informatyczne czy popularne szkolne koła sportowe (SKS). Takie zajęcia pozalekcyjne skierowane są do dzieci i młodzieży, które interesują się wymienioną tematyką. A zatem udział dzieci i młodzieży w różnych konkursach i olimpiadach oraz koszty dojazdu, które ponosi szkoła, są ściśle związane z prowadzeniem w szkole zajęć pozalekcyjnych.

Dodatkowe zajęcia pozalekcyjne i pozaszkolne dla uczniów ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych ze szczególnym uwzględnieniem ICT, języków obcych, przedsiębiorczości, nauk przyrodniczo-matematycznych są wydatkami strukturalnymi ujmowanymi w kodzie 73.

Jakie wydatki strukturalne może ująć w sprawozdaniu Rb-WS publiczna szkoła średnia?

Szkoła średnia jest jednostką budżetową, która ponosi wydatki z krajowych środków publicznych na realizację zadań związanych z wychowaniem, opieką, edukacją młodzieży. Oto przykładowe wydatki szkoły średniej, które można zaliczyć do wydatków strukturalnych, wraz z odpowiednimi kodami i obszarami.

1. Budowa, rozbudowa, modernizacja lokalnej sieci bezprzewodowej, zakup router'a, switch'a - kod 10.

2. Zakup systemów informatycznych wspierających proces dydaktyczny wraz z wdrożeniem, dostosowanie stanu technicznego istniejącej infrastruktury do wymogów nowego zakupionego wyposażenia - kod 10.

3. Wydatki na tworzenie lub modernizację zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania w szkołach, w tym zakup sprzętu i oprogramowania - kod 10.

4. Koszty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, urządzenia do podpisu elektronicznego - kod 11.

5. Koszty związane z informatyzacją szkół, takie jak:

• budowa, rozbudowa, modernizacja pracowni komputerowych,

• zakup sprzętu informatycznego, multimedialnego i oprogramowania wykorzystywanego w zajęciach dydaktycznych - kod 13.

6. Wymiana urządzeń na energooszczędne wydatki ze środków na inwestycje - kod 47.

7. Termomodernizacja szkoły - potwierdzona bilansem cieplnym - kod 47.

8. Koszty zatrudnienia doradcy zawodowego (w tym wynagrodzenie) - kod 66.

9. Koszty kształcenia i doskonalenia nauczycieli:

• koszty studiów podyplomowych,

• szkolenia egzaminatorów

- kod 72.

10. Koszty dodatkowych zajęć dydaktyczno-wyrównawczych służących wyrównaniu dysproporcji edukacyjnych (w tym wynagrodzenia nauczycieli prowadzących zajęcia dodatkowe, tylko za liczbę godzin dodatkowych zajęć) - kod 73.

11. Koszty dodatkowych zajęć pozalekcyjnych, tj. ICT, języki obce, przedsiębiorczość, nauki matematyczno-przyrodnicze - kod 73.

12. Pomoc stypendialna dla uczniów szczególnie uzdolnionych - kod 73.

13. Koszty prowadzenia szkolnych ośrodków kariery - kod 73.

14. Wydatki na budowę, przebudowę, rozbudowę, modernizację szkoły oraz:

• laboratoriów dydaktycznych,

• sal do praktycznej nauki zawodu,

• pracowni specjalistycznych, w tym komputerowych,

• zakup niezbędnego wyposażenia obiektów dydaktycznych, obiektów sportowych,

• usuwanie barier architektonicznych

- kod 75.

15. Koszty szkoleń odbywanych przez pracowników administracji szkoły (w tym koszty delegacji) - kod 81.

Czy wszystkie faktury muszą być opisywane według art. 16 ust. 2 ustawy o finansach publicznych? Czy dotyczy to tylko wydatków ze środków ze źródeł zagranicznych?

Wydatki publiczne klasyfikuje się również według dodatkowej klasyfikacji dotyczącej obszarów, kategorii i podkategorii wydatków strukturalnych (art. 16 ust. 2 uofp). Ustawa o finansach publicznych została napisana w czasie programowania funduszy strukturalnych na lata 2004-2006 i odnosi się do poprzedniej klasyfikacji wydatków strukturalnych wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.

Obecnie zmieniono strukturę funduszy strukturalnych wraz z nowym programowaniem na lata 2007-2013. Wobec tego zmieniona została klasyfikacja wydatków strukturalnych. W nowej klasyfikacji należy posługiwać się obszarami tematycznymi oraz kodami klasyfikacji wydatków strukturalnych (nie ma już kategorii i podkategorii).

Faktury w placówce oświatowej, a także innych jednostkach budżetowych powinny być na odwrocie stemplowane odpowiednią pieczątką (wzór pieczątki na str. 16), a jeśli jednostka takiej nie posiada, to faktury powinny być opatrzone stosownym (umówionym) opisem.

Jednostka powinna ostemplować każdą fakturę dokumentującą wydatek z krajowych środków publicznych. Na fakturach niezakwalifikowanych do wydatków strukturalnych w kodzie wpisujemy „0”. Natomiast na fakturach zakwalifikowanych do wydatków strukturalnych wpisujemy odpowiedni kod zgodnie z klasyfikacją wydatków strukturalnych.

Czy i które wynagrodzenia pracowników są wydatkami strukturalnymi?

Wydatkami strukturalnymi będą tylko te wynagrodzenia pracowników, a także narzuty na wynagrodzenia związane z realizacją jakiegoś działania, zadania opisanego w klasyfikacji wydatków strukturalnych.

Dziesięć przykładowych rodzajów wynagrodzeń, które należy zaklasyfikować do wydatków strukturalnych wraz z właściwym kodem

1. Dofinansowanie zatrudnienia doradców zawodowych i pośredników pracy - kod 65.

2. Wynagrodzenia trenerów prowadzących szkolenia z zakresu technik aktywnego poszukiwania pracy - kod 66.

3. Wynagrodzenie psychologów wspierających osoby wchodzące lub powracające na rynek pracy - kod 66.

4. Koszty stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy - kod 66.

5. Wynagrodzenia osób prowadzących kluby środowiskowe, świetlice dla dzieci i młodzieży - kod 71.

6. Wynagrodzenia psychologów i doradców zawodowych prowadzących poradnictwo skierowane do osób zagrożonych wykluczeniem z otoczenia - kod 71.

7. Staże i zatrudnienie subsydiowane osób zagrożonych wykluczeniem społecznym połączone z zajęciami reintegracji zawodowej i społecznej - kod 71.

8. Wynagrodzenia nauczycieli prowadzących dodatkowe zajęcia pozalekcyjne dla dzieci i młodzieży - kod 73.

9. Wynagrodzenie pedagoga szkolnego związane z prowadzeniem doradztwa i opieką uczniów wykazujących problemy w nauce - kod 73.

10. Wynagrodzenia osób ściśle związanych z realizacją jakiegoś celu lub zadania mieszczącego się w klasyfikacji wydatków strukturalnych.

Zakwalifikować należy tylko tę część wynagrodzenia pracownika, która jest związana z wykonaniem zadania będącego wydatkiem strukturalnym.

Czy zakup podręczników dla dzieci z rodzin patologicznych będzie wydatkiem strukturalnym?

Gdy jednostka zakupiła dla podopiecznych podręczniki lub wyprawkę szkolną, taki wydatek można zaliczyć do wydatków strukturalnych w kodzie 71 klasyfikacji wydatków strukturalnych. Oczywiście, jeśli ten wydatek był udokumentowany fakturą lub rachunkiem. Jeżeli została przyznana tylko pomoc pieniężna w formie zasiłku na zakup podręczników szkolnych, taki zasiłek można zaliczyć do wydatków strukturalnych tylko pod warunkiem, że podopieczni przedstawią faktury dokumentujące zakup podręczników szkolnych.

Jakie wydatki może zaliczyć instytucja kultury do wydatków strukturalnych?

W instytucjach kultury do wydatków strukturalnych można zaliczyć organizację imprez i wystaw ponadlokalnych, a także foldery reklamujące i informujące o imprezie czy ogłoszenia w prasie i telewizji. Wydatkiem strukturalnym będzie również budowa strony internetowej, na której będzie pokazana wystawa zorganizowana przez instytucję kultury.

Co należy rozumieć przez pojęcie „termomodernizacja budynku lub obiektu”?

Termomodernizacja to wszystkie zabiegi budowlane mające na celu zatrzymanie ciepła w budynku. Do prac termomodernizacyjnych należeć będą prace ociepleniowe prowadzone wewnątrz lub na zewnątrz budynku, wymiana okien na szczelne, zatrzymujące ciepło w pomieszczeniach. Jednak nie wszystkie jednostki tego rodzaju wydatek zaliczą do wydatków strukturalnych, np. termomodernizacja i modernizacja remizy OSP nie będzie wydatkiem strukturalnym.