Nieprawidłowości występujące w sprawozdaniach finansowych - część II

Nieprawidłowości występujące w sprawozdaniach finansowych - część I

Zdarza się także, że sami wierzyciele nie zawsze włączają do potwierdzeń wszystkich swoich kontrahentów. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest brak możliwości pełnej oceny istnienia i kompletności należności i zobowiązań. Czasami wręcz cały tryb uzgodnień nie może zostać uznany za wiarygodny. Tak jest w wypadkach kiedy:

• jednostka nie wystosuje formularzy potwierdzeń sald należności do istotnej części znaczących kontrahentów
• jednostka nie dopilnuje otrzymania potwierdzeń wysokości sald od większości znaczących kontrahentów

Niewątpliwie sam fakt nieotrzymania informacji o saldach rozrachunków lub otrzymania informacji o saldach, które nie są zgodne z saldami figurującymi w księgach jednostki, nie oznacza jeszcze, iż w jednostce określone operacje gospodarcze nie zostały prawidłowo ujęte. W praktyce bowiem często spotykane w potwierdzeniach sald rozbieżności wynikają z niezachowania zasady memoriału przez kontrahenta. Tak sytuacja następuje np. wówczas, kiedy faktura sprzedaży wystawiona przez jednostkę w grudniu zostaje zaksięgowana u kontrahenta w styczniu następnego roku tj. w miesiącu jej otrzymania, a nie w miesiącu, kiedy sprzedaż w postaci wydania towaru lub wykonania usługi faktycznie nastąpiła. Często także występują rozbieżności czasowe w rejestrowaniu płatności, tzn. zapłata dokonana przez kontrahenta w ostatnich dniach roku wpływa na rachunek jednostki dopiero na początku następnego roku.

Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Zdarzają się jednak także i sytuacje, kiedy błędy są zamierzone i wynikają z chęci „sztucznej poprawy” wyniku finansowego. Aby zmniejszyć ryzyko takich celowych błędów, „czujni” Główny Księgowy i Zarząd powinni między innymi zwrócić uwagę na niczym nieuzasadnione wzrosty przychodów w ostatnim miesiącu roku obrotowego, czy też przeprowadzanie operacji nietypowych lub zawieranie przedwstępnych umów o charakterze warunkowym. Takie transakcje mogą być bowiem ujmowane w odmienny sposób w księgach rachunkowych każdej ze stron i skutkują różnicami w potwierdzanych saldach wzajemnych rozrachunków.

W przypadku występowania znacznych i częstych rozbieżności pomiędzy danymi ewidencji księgowej a otrzymanymi potwierdzeniami, konieczne jest ustalenie ich przyczyn. Rozbieżności takie mogą być bowiem spowodowane powtarzalnymi błędami ewidencji i systemu operacyjnego jednostki.

Często zdarza się też, że mimo monitów brak jest odpowiedzi na wysłane prośby o uzgodnienie salda. W takich sytuacjach audytor stosuje alternatywne procedury badania, tj. sprawdzenie późniejszych wpłat lub zapłat za należności i zobowiązania, czy też sprawdzenie dokumentów wysyłkowych i korespondencji z kontrahentami. Niemniej jednak procedury alternatywne z reguły powodują dodatkowy nakład pracy dla spółki i badającego, jednocześnie dając niższy stopień pewności niż klasyczne potwierdzenia sald. Dlatego, o ile to możliwe, zawsze zalecaną metodą jest wyegzekwowanie potwierdzeń sald.

Biegły rewident może pomóc

Tak jak zaznaczono powyżej wszystkich błędów i nieprawidłowości występujących w sprawozdaniach finansowych jest znacznie więcej. Staraliśmy się przedstawić tylko najbardziej typowe, które w trakcie wykonywanych badań sprawozdań finansowych spotykamy najczęściej. W identyfikacji wszystkich istotnych i uchronieniu właścicieli i zarządów spółek przed ewentualnym ryzykiem podatkowym związanym z ich wystąpieniem, może i powinien pomóc sprawny biegły rewident. Aby jego skuteczność w tym względzie zwiększyć, kierownictwo spółki może wskazać biegłemu rewidentowi występujące u niej elementy ryzyka, na które należy zwrócić baczniejszą uwagę, czy też nietypowe transakcje, gdzie nie jest pewne, co do przyjętego sposobu rozliczenia.