Jak rozliczać przychody z najmu i podnajmu w ramach działalności gospodarczej

Kiedy firma może osiągać przychody z wynajmu biura lub innej powierzchni?

Niektórzy przedsiębiorcy wynajmują lokale do prowadzenia działalności, mimo że nie wykorzystują ich w całości lub potrzebują ich tylko w określonych porach. Przykłady takich działalności, to:

- logopeda, fizjoterapeuta, masażysta - przyjmujący pacjentów lub klientów tylko w określone dni,

- grafik, programista, copywriter - którzy do prowadzenia firmy zwykle potrzebują niewielkiej przestrzeni.

W każdym z tych przypadków może pojawić się możliwość podnajmu albo reszty powierzchni biura lub gabinetu, albo podnajmu w określonych dniach tygodnia. Dzięki temu można w prosty sposób zmniejszyć koszty związane z danym lokalem, w tym np. ratę kredytu, czynsz, wynajem, Internet. Oczywiście, przedmiotem podnajmu lub wynajmu firmowego może być nie tylko miejsce, w którym przedsiębiorca sam prowadzi firmę, ale także każdy inny lokal należący do majątku firmowego lub wynajmowany do celów firmowych.

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jeżeli przedsiębiorca użytkuje nieruchomości na podstawie umowy najmu, użyczenia lub podobnej, to musi zwrócić uwagę na to, czy umowa umożliwia dalszy podnajem. Gdy umowa zawiera postanowienia dotyczące zakazu podnajmu, przedsiębiorca podnajmując taką nieruchomość naraża się na konsekwencje, np. zerwanie umowy lub naliczenie kar umownych w związku z wykorzystaniem lokalu niezgodnie z umową.

Jak rozliczać przychody z najmu lub podnajmu?

Przedsiębiorca, który uzyskuje przychody z wynajmu lub podnajmu do celów działalności gospodarczej, powinien zawrzeć umowę z najemcą. Taka umowa powinna zostać sporządzona na piśmie w dwóch egzemplarzach i należy w niej zawrzeć m.in.:

- strony najmu,

- okres wynajmu,

- wysokość czynszu oraz dodatkowe opłaty związane z najmem,

- terminy rozliczeń,

- ewentualne kaucje,

- warunki wypowiedzenia i przedłużenia umowy.

Tak spisana umowa jest podstawą do wystawiania rachunków lub faktur dokumentujących przychody z tytułu najmu.

Najem w ramach działalności gospodarczej należy rozliczać na zasadach ogólnych lub liniowo, a zatem jest wyłączony z opodatkowania podatkiem ryczałtowym 8,5%, któremu podlega najem prywatny. Przedsiębiorca, który rozlicza się na podstawie ryczałtu, a rozpoczyna wynajem nieruchomości w działalności gospodarczej, musi jednocześnie zmienić sposób rozliczania podatku dochodowego z ryczałtu na zasady ogólne lub podatek liniowy. Taką zmianę  dokonuje się od dnia rozpoczęcia najmu. Z tym faktem wiążą się też inne obowiązki, np. konieczność założenia KPiR.

Co z rozliczeniem VAT? Najem nieruchomości jest zwolniony z podatku VAT na zasadach ogólnych, czyli do wysokości 150 000 złotych rocznie. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia w podatku VAT, to w przypadku rozpoczęcia najmu dalej może korzystać ze zwolnienia do wysokości wspomnianego limitu. Jeżeli natomiast przedsiębiorca jest VAT-owcem, to przychody z najmu musi opodatkować podstawową stawką, czyli 23%. Może się jednak zdarzyć, że firma wynajmuje lokal nie do celów użytkowych, ale osobie prywatnej do celów mieszkalnych. Wtedy sprzedaż jest zwolniona z VAT, tzn. na fakturze za najem można zastosować stawkę „zw”.

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Należy pamiętać, że prowadzenie działalności gospodarczej nie wyłącza możliwości najmu prywatnego poza działalnością gospodarczą, opodatkowanego ryczałtem 8,5%. Chodzi o  przychody z najmu tych nieruchomości, które nie są składnikami majątku firmy, a także nie są wynajęte lub użyczone do celów firmowych.