KSeF po 1 kwietnia 2026 r.: wskazówki skarbówki - logowanie, samofakturowanie, limit 10 tys. zł, tryby awaryjne, certyfikaty. Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?

• Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur
• Skutki błędów przy wystawianiu faktury w KSeF
• Jak działa samofakturowanie w KSeF?
• Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?
• Jak działać w trybie offline i offline 24?
• Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
• Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
• Co oznacza kontekst logowania w KSeF?
• Jak odebrać fakturę w KSeF?
• Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
• Kto musi korzystać z KSeF i od kiedy?
• Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?
• Zmiany w KSeF od kwietnia 2026 r. i w kolejnych miesiącach

Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur

Aby zalogować się do KSeF trzeba:

a) Wejść na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknąć w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.
b) Wybrać sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:
- login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
- kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.

Logowanie przez aplikację mObywatel:
a) wybierz logowanie przez login.gov.pl,
b) wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia,
c) zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie,
d) potwierdź udostępnienie danych.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że po zalogowaniu się do KSeF, dana osoba będzie mogła korzystać z tego systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działamy w imieniu firmy, musimy mieć pewność, że mamy nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.

Skutki błędów przy wystawianiu faktury w KSeF

Rok 2026 to okres przejściowy – Ministerstwo Finansów, że do końca bieżącego roku nie są i nie będą nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.

W tym okresie Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) pomagają przedsiębiorcom w przejściu na nowe rozwiązania i koncentrują się przede wszystkim na wsparciu praktycznym - odpowiadają na pytania, wyjaśniają wątpliwości i wskazująy dobre praktyki.

MF i KAS prowadzą działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF”, szkolenia dla poszczególnych branż oraz dni otwarte w urzędach skarbowych. Udostępniają również materiały edukacyjne, instrukcje oraz narzędzia, które pomagają rozpocząć pracę z systemem.

Wszelkie informacje dostępne są na ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20

Jak działa samofakturowanie w KSeF?

Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas - nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?

Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.

Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że do limitu 10 000 zł nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
- sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.

Szczegółowe informacje: ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl

Jak działać w trybie offline i offline 24?

W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline.

Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym.

Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryby offline:

1) tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

2) tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności.

3) tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

4) Awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.

Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?

ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.

Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.

Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.

Jak złożyć?
- papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.

Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?

Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
a) zaloguj się do KSeF,
b) przejdź do zarządzania uprawnieniami,
c) wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.

Co oznacza kontekst logowania w KSeF?

Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie.
- wskazuje podmiot, dla którego wykonujesz operacje (np. firmę po NIP),
- decyduje, jakie faktury i dane widzisz po zalogowaniu,
- określa zakres Twoich uprawnień (np. wystawianie, podgląd).

W praktyce: Jeśli masz dostęp do kilku firm, wybierasz kontekst przy logowaniu – czyli wskazujesz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.

Jak odebrać fakturę w KSeF?

a. Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).

b. Zaloguj się do systemu przez stronę KSeF lub system księgowy,

c. Wyszukaj fakturę
- przejdź do zakładki „Lista faktur”,
- znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury.

Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?

W KSeF funkcjonują następująe rodzaje certyfikatów:
- certyfikat typu 1– służy do uwierzytelniania się w systemie,
- certyfikat typu 2– wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.

Jak uzyskać certyfikat?

Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Aby uzyskać certyfikat:
a) należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną),
b) następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system,
c) po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.

Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.

Kto może uzyskać certyfikat?

Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.

Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef

Kto musi korzystać z KSeF i od kiedy?

Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. - dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. -przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.

Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?

Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).

Zmiany w KSeF od kwietnia 2026 r. i w kolejnych miesiącach

Od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF zostanie udostępniona opcja dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Mówili o tym Marcin Łoboda szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz Zbigniew Stawicki zastępca szefa KAS podczas konferencji prasowej w Ministerstwie Finansów w dniu 30 marca 2026 r.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że w kwietniu użytkownicy KSeF będą mogli zauważyć pierwsze udoskonalenia funkcjonalności KSeF. Jednym z kluczowych obszarów, nad którymi pracuje MF, jest uproszczenie procedury zgłaszania tzw. faktur scamowych w Aplikacji Podatnika. Resort finansów przygotowuje możliwość zgłaszania takich dokumentów również przez API KSeF 2.0, tak aby podmioty korzystające z integracji systemowej mogły wykonywać to działanie bezpośrednio z własnych środowisk.

Ponadto MF zapowiada, że w nadchodzącej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pojawią się zmiany o charakterze wizualnym.

- Kolejne zmiany - a naliczyliśmy ich 25 - będą wdrażane sukcesywnie. Będą one oparte na wynikach testów UX (user experience), które pozwalają nam precyzyjnie określić, co jeszcze powinniśmy ulepszyć w naszych aplikacjach. Dążymy do tego, aby każdą funkcjonalność w bezpłatnych aplikacjach udostępnianych przez MF można było odnaleźć w maksymalnie trzech krokach. – powiedział Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef KAS.

W dalszych etapach Ministerstwo Finansów planuje m.in. wdrożenie funkcji ukrywania faktur. To rozwiązanie ma być szczególnie przydatne dla podatników, którzy mają w systemie dokumenty niepodlegające odliczeniu VAT.
MF pracuje także nad udostępnieniem zbiorczego identyfikatora, który stanie się niezbędny od 1 stycznia 2027 r. przy realizacji płatności zbiorczych dotyczących e-faktur. Funkcja ta ma zapewnić wygodę i automatyzację procesów płatniczych, szczególnie w przypadku firm operujących na dużej liczbie dokumentów.