REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe kandydatów do pracy a RODO - przechowywanie danych po rekrutacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Dane osobowe kandydatów do pracy a RODO - przechowywanie danych po rekrutacji - wyrok WSA w Warszawie
Dane osobowe kandydatów do pracy a RODO - przechowywanie danych po rekrutacji - wyrok WSA w Warszawie

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorca ma prawo przetwarzać dane kandydatów do pracy po zakończonej rekrutacji z uwagi na ewentualne roszczenia z tytułu dyskryminacji. Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 4 sierpnia 2022 r. W ten sposób WSA zakwestionował niekorzystną dla firm wykładnię Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wyrok jest nieprawomocny ale omawiana sprawa może doprowadzić do zmiany stanowiska dotyczącego przechowywania danych osobowych kandydatów.

Czy można przechowywać dane osobowe kandydatów do pracy po rekrutacji?

REKLAMA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22) uchylił decyzję prezesa UODO, w której udzielił on upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego – zdaniem urzędu – przetwarzania danych kandydatki do pracy po zakończonej rekrutacji.

UODO opierał się na swojej interpretacji przepisów przedstawionej w październiku 2018 r. („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”). Zgodnie z nią firmy powinny usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że np. aplikujący wyraził zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych rekrutacjach.

REKLAMA

Warszawski WSA nie podzielił tego stanowiska. Uznał, że przechowywanie takich danych jest uzasadnione interesem pracodawców i uczestników naboru, bo w razie zarzutów dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (z uwagi np. na płeć lub wiek).

To, czy taka wykładnia stanie się obowiązująca i firmy będą mogły – bez obaw – przechowywać dane po naborze, zależy od tego, czy wspomniany wyrok się uprawomocni. UODO może bowiem złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. DGP skierował pytania w tej sprawie do urzędu, ale nie otrzymaliśmy na razie odpowiedzi.

Retencja danych osobowych

REKLAMA

Sprawa, którą rozpatrywał sąd, dotyczyła przypadku, gdy kandydatka aplikowała do pracy w firmie za pośrednictwem elektronicznego systemu (przez stronę internetową pracodawcy). Nie została zatrudniona, ale firma przechowywała jej dane po zakończeniu rekrutacji m.in. z uwagi na ochronę przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z przeprowadzonego naboru (np. zarzut dyskryminacji). Umożliwiało to także samym kandydatom realizację ich uprawnień, czyli np. uprawdopodobnienie naruszenia zasady równego traktowania.

Kobieta złożyła więc skargę do UODO m.in. w sprawie odmowy usunięcia danych osobowych. 17 stycznia 2022 r. UODO wydał decyzję, w której m.in. udzielił upomnienia pracodawcy za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 RODO przez „bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych” po zakończeniu rekrutacji. Zatrudniający wniósł skargę na tę decyzję do WSA, a ten ostatni uchylił ją, uznając m.in., że UODO nieprawidłowo zinterpretował prawnie usprawiedliwiony cel administratora (czyli pracodawcy) i pominął interesy innych osób biorących udział w rekrutacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie skutki będzie miał wyrok WSA w Warszawie?

Omawiane orzeczenie może mieć istotne skutki praktyczne. Zgodnie z wspomnianą wcześniej opinią UODO pracodawca – co do zasady – powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. przez ich zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę. Należy to zrobić niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. po podpisaniu umowy z nowo zatrudnionym pracownikiem (chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przechowywania).

– Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy – wskazano we wspomnianym poradniku.

Zdaniem UODO takie działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek” lub „na zapas”, co jest niedopuszczalne. W poradniku podkreślano też, że przechowywanie danych po rekrutacji w związku z ewentualnym zarzutem dyskryminacji „nie jest niezbędne” z punktu widzenia pracodawcy (więc nie uzasadnia ich przetwarzania). Jednocześnie sam urząd wskazał, że „osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany, nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji”. Brak danych osobowych innych kandydatów takie uprawdopodobnienie zdecydowanie utrudnia.

Z tych powodów wykładnia UODO już wcześniej była krytykowana przez ekspertów. Nierzadko zdarza się bowiem, że kandydaci kontaktują się z niedoszłymi pracodawcami po upływie pewnego czasu od zakończeniu rekrutacji i pytają o powody odrzucenia ich kandydatur. Brak danych uniemożliwia im m.in. korzystanie z uprawnień antydyskryminacyjnych. Z kolei pracodawcom utrudnia nie tylko ochronę przed ewentualnymi roszczeniami osób nieprzyjętych do pracy, lecz także realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji. Powinni oni bowiem móc sprawdzać, czy na poszczególnych etapach przeprowadzanych rekrutacji nie doszło do nierównego traktowania (np. czy zastosowano właściwe kryteria doboru do kolejnych etapów).

Omawiana sprawa może mieć więc istotny wpływ na procesy rekrutacyjne, stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych i realizację zadań przez działy HR.

Łukasz Guza

©℗Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

REKLAMA

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA