Dane osobowe kandydatów do pracy a RODO - przechowywanie danych po rekrutacji

Czy można przechowywać dane osobowe kandydatów do pracy po rekrutacji?

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22) uchylił decyzję prezesa UODO, w której udzielił on upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego – zdaniem urzędu – przetwarzania danych kandydatki do pracy po zakończonej rekrutacji.

UODO opierał się na swojej interpretacji przepisów przedstawionej w październiku 2018 r. („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”). Zgodnie z nią firmy powinny usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że np. aplikujący wyraził zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych rekrutacjach.

Warszawski WSA nie podzielił tego stanowiska. Uznał, że przechowywanie takich danych jest uzasadnione interesem pracodawców i uczestników naboru, bo w razie zarzutów dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (z uwagi np. na płeć lub wiek).

To, czy taka wykładnia stanie się obowiązująca i firmy będą mogły – bez obaw – przechowywać dane po naborze, zależy od tego, czy wspomniany wyrok się uprawomocni. UODO może bowiem złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. DGP skierował pytania w tej sprawie do urzędu, ale nie otrzymaliśmy na razie odpowiedzi.

Retencja danych osobowych

Sprawa, którą rozpatrywał sąd, dotyczyła przypadku, gdy kandydatka aplikowała do pracy w firmie za pośrednictwem elektronicznego systemu (przez stronę internetową pracodawcy). Nie została zatrudniona, ale firma przechowywała jej dane po zakończeniu rekrutacji m.in. z uwagi na ochronę przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z przeprowadzonego naboru (np. zarzut dyskryminacji). Umożliwiało to także samym kandydatom realizację ich uprawnień, czyli np. uprawdopodobnienie naruszenia zasady równego traktowania.

Kobieta złożyła więc skargę do UODO m.in. w sprawie odmowy usunięcia danych osobowych. 17 stycznia 2022 r. UODO wydał decyzję, w której m.in. udzielił upomnienia pracodawcy za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 RODO przez „bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych” po zakończeniu rekrutacji. Zatrudniający wniósł skargę na tę decyzję do WSA, a ten ostatni uchylił ją, uznając m.in., że UODO nieprawidłowo zinterpretował prawnie usprawiedliwiony cel administratora (czyli pracodawcy) i pominął interesy innych osób biorących udział w rekrutacji.

Jakie skutki będzie miał wyrok WSA w Warszawie?

Omawiane orzeczenie może mieć istotne skutki praktyczne. Zgodnie z wspomnianą wcześniej opinią UODO pracodawca – co do zasady – powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. przez ich zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę. Należy to zrobić niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. po podpisaniu umowy z nowo zatrudnionym pracownikiem (chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przechowywania).

– Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy – wskazano we wspomnianym poradniku.

Zdaniem UODO takie działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek” lub „na zapas”, co jest niedopuszczalne. W poradniku podkreślano też, że przechowywanie danych po rekrutacji w związku z ewentualnym zarzutem dyskryminacji „nie jest niezbędne” z punktu widzenia pracodawcy (więc nie uzasadnia ich przetwarzania). Jednocześnie sam urząd wskazał, że „osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany, nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji”. Brak danych osobowych innych kandydatów takie uprawdopodobnienie zdecydowanie utrudnia.

Z tych powodów wykładnia UODO już wcześniej była krytykowana przez ekspertów. Nierzadko zdarza się bowiem, że kandydaci kontaktują się z niedoszłymi pracodawcami po upływie pewnego czasu od zakończeniu rekrutacji i pytają o powody odrzucenia ich kandydatur. Brak danych uniemożliwia im m.in. korzystanie z uprawnień antydyskryminacyjnych. Z kolei pracodawcom utrudnia nie tylko ochronę przed ewentualnymi roszczeniami osób nieprzyjętych do pracy, lecz także realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji. Powinni oni bowiem móc sprawdzać, czy na poszczególnych etapach przeprowadzanych rekrutacji nie doszło do nierównego traktowania (np. czy zastosowano właściwe kryteria doboru do kolejnych etapów).

Omawiana sprawa może mieć więc istotny wpływ na procesy rekrutacyjne, stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych i realizację zadań przez działy HR.

Łukasz Guza

©℗Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna