| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wszystko o fakturach elektronicznych

Wszystko o fakturach elektronicznych

Faktury elektroniczne są coraz chętniej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Możliwość ich wystawiania i przesyłania zagwarantowało obowiązujące od ponad roku rozporządzenie ministra finansów. Żeby jednak z tej możliwości skorzystać, trzeba spełnić odpowiednie warunki. Podstawowym warunkiem skorzystania z tej możliwości jest jednak uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej istnieje w Polsce już ponad rok. Powszechnie znane stały się zalety e-fakturowania. Do najistotniejszych i najczęściej wymienianych należą: usprawnienie obiegu dokumentów i danych, eliminacja wielokrotnego, manualnego wprowadzania danych do systemu czy zwiększenie dostępności danych na temat procesów biznesowych i administracyjnych. Istotne znaczenie ma też redukcja kosztów. Badania przeprowadzone w Belgii wskazują, że średni koszt faktury papierowej to 1-2 EUR, podczas gdy e-faktury (wystawianej i przesyłanej z użyciem systemu EDI) to około 0,2 EUR.
Duże przedsiębiorstwa (w tym podmioty z branży motoryzacyjnej, duże sieci dystrybucyjne oraz podmioty z branży FMCG) już od dawna używają systemów elektronicznej wymiany danych między innymi do przesyłania zamówień, reklamacji czy potwierdzeń wysyłki towarów, jak również do wymiany innych dokumentów biznesowych. W konsekwencji, to właśnie te podmioty najchętniej wdrażają fakturowanie w formie EDI.
Na tym etapie wdrożenia e-fakturowania pojawiają się często pierwsze wątpliwości interpretacyjne podatników. Przykładowo, w przypadku dużych sieci handlowych często na fakturze umieszczana jest informacja dodatkowa mająca charakter informacji handlowej (np. numer hali czy też numer zamówienia). W przypadku zaistnienia błędu w takim elemencie e-faktury najkorzystniejszym rozwiązaniem dla kontrahentów jest odrzucenie/wstrzymanie księgowania całego komunikatu i wysłanie prośby o poprawienie danych i jego ponowne przesłanie.
Pojawiają się więc pytania o zapewnienie integralności treści e-faktury w takim przypadku (czy dopuszczalna jest zmiana takiego elementu e-komunikatu, który nie stanowi obowiązkowego elementu faktury VAT) oraz czy można przyjąć, że w praktyce dokonywana jest zmiana jedynie informacji handlowej przesyłanej wraz z e-fakturą.
W tym kontekście poruszana jest również kwestia możliwości wystawiania w formie papierowej zbiorczych faktur korygujących dotyczących faktur oryginalnych wystawionych w formie elektronicznej.
Dodatkowo, okazuje się, że o ile w przypadku faktur papierowych wprowadzenie dodatkowych (w stosunku do wymienionych w VI Dyrektywie) elementów obowiązkowych faktury VAT nie stanowiło większego problemu, o tyle w przypadku e-faktur powoduje pewne komplikacje.
Mianowicie, w przypadku e-fakturowania w formie EDI najczęściej używanym komunikatem jest EDIFACT. Jest on międzynarodowym standardem składającym się z określonych segmentów. Biorąc pod uwagę, że wymóg umieszczania np. kwoty słownie na fakturze jest typowo lokalnym (tj. polskim) wymogiem, nie jest on przewidziany w standardowej wersji wskazanego komunikatu.
W takiej sytuacji podatnicy często zwracają się do urzędów skarbowych z wnioskiem o potwierdzenie, że w przypadku e-faktur mogą zrezygnować z tego elementu faktury. W tym kontekście głównym problemem staje się uzyskanie odmiennych interpretacji wydawanych przez urzędy skarbowe właściwe dla wystawcy i odbiorcy e-faktur.
Niemniej jednak, w praktyce istnieje możliwość wypracowania sposobów radzenia sobie z wskazanymi zagadnieniami powodującymi wątpliwości. Przykładowo, w przypadku wspomnianej kwoty słownie, rozwiązaniem może być odpowiednia modyfikacja komunikatu EDIFACT w ten sposób, aby możliwe było umieszczenie w nim tego elementu. Z drugiej strony istnieje także możliwość powołania się bezpośrednio na przepisy VI Dyrektywy.
Biorąc powyższe pod uwagę, należy się spodziewać, że stopniowo liczba przedsiębiorców stosujących fakturowanie w formie elektronicznej nadal będzie wzrastać.
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

KRAUSE LEGAL Kancelaria prawna

Nasza kancelaria świadczy wszechstronną pomoc prawną skierowaną do właścicieli firm rodzinnych oraz małych i średnich przedsiębiorstw.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »