| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Wszystko o fakturach elektronicznych

Wszystko o fakturach elektronicznych

Faktury elektroniczne są coraz chętniej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Możliwość ich wystawiania i przesyłania zagwarantowało obowiązujące od ponad roku rozporządzenie ministra finansów. Żeby jednak z tej możliwości skorzystać, trzeba spełnić odpowiednie warunki. Podstawowym warunkiem skorzystania z tej możliwości jest jednak uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej istnieje w Polsce już ponad rok. Powszechnie znane stały się zalety e-fakturowania. Do najistotniejszych i najczęściej wymienianych należą: usprawnienie obiegu dokumentów i danych, eliminacja wielokrotnego, manualnego wprowadzania danych do systemu czy zwiększenie dostępności danych na temat procesów biznesowych i administracyjnych. Istotne znaczenie ma też redukcja kosztów. Badania przeprowadzone w Belgii wskazują, że średni koszt faktury papierowej to 1-2 EUR, podczas gdy e-faktury (wystawianej i przesyłanej z użyciem systemu EDI) to około 0,2 EUR.
Duże przedsiębiorstwa (w tym podmioty z branży motoryzacyjnej, duże sieci dystrybucyjne oraz podmioty z branży FMCG) już od dawna używają systemów elektronicznej wymiany danych między innymi do przesyłania zamówień, reklamacji czy potwierdzeń wysyłki towarów, jak również do wymiany innych dokumentów biznesowych. W konsekwencji, to właśnie te podmioty najchętniej wdrażają fakturowanie w formie EDI.
Na tym etapie wdrożenia e-fakturowania pojawiają się często pierwsze wątpliwości interpretacyjne podatników. Przykładowo, w przypadku dużych sieci handlowych często na fakturze umieszczana jest informacja dodatkowa mająca charakter informacji handlowej (np. numer hali czy też numer zamówienia). W przypadku zaistnienia błędu w takim elemencie e-faktury najkorzystniejszym rozwiązaniem dla kontrahentów jest odrzucenie/wstrzymanie księgowania całego komunikatu i wysłanie prośby o poprawienie danych i jego ponowne przesłanie.
Pojawiają się więc pytania o zapewnienie integralności treści e-faktury w takim przypadku (czy dopuszczalna jest zmiana takiego elementu e-komunikatu, który nie stanowi obowiązkowego elementu faktury VAT) oraz czy można przyjąć, że w praktyce dokonywana jest zmiana jedynie informacji handlowej przesyłanej wraz z e-fakturą.
W tym kontekście poruszana jest również kwestia możliwości wystawiania w formie papierowej zbiorczych faktur korygujących dotyczących faktur oryginalnych wystawionych w formie elektronicznej.
Dodatkowo, okazuje się, że o ile w przypadku faktur papierowych wprowadzenie dodatkowych (w stosunku do wymienionych w VI Dyrektywie) elementów obowiązkowych faktury VAT nie stanowiło większego problemu, o tyle w przypadku e-faktur powoduje pewne komplikacje.
Mianowicie, w przypadku e-fakturowania w formie EDI najczęściej używanym komunikatem jest EDIFACT. Jest on międzynarodowym standardem składającym się z określonych segmentów. Biorąc pod uwagę, że wymóg umieszczania np. kwoty słownie na fakturze jest typowo lokalnym (tj. polskim) wymogiem, nie jest on przewidziany w standardowej wersji wskazanego komunikatu.
W takiej sytuacji podatnicy często zwracają się do urzędów skarbowych z wnioskiem o potwierdzenie, że w przypadku e-faktur mogą zrezygnować z tego elementu faktury. W tym kontekście głównym problemem staje się uzyskanie odmiennych interpretacji wydawanych przez urzędy skarbowe właściwe dla wystawcy i odbiorcy e-faktur.
Niemniej jednak, w praktyce istnieje możliwość wypracowania sposobów radzenia sobie z wskazanymi zagadnieniami powodującymi wątpliwości. Przykładowo, w przypadku wspomnianej kwoty słownie, rozwiązaniem może być odpowiednia modyfikacja komunikatu EDIFACT w ten sposób, aby możliwe było umieszczenie w nim tego elementu. Z drugiej strony istnieje także możliwość powołania się bezpośrednio na przepisy VI Dyrektywy.
Biorąc powyższe pod uwagę, należy się spodziewać, że stopniowo liczba przedsiębiorców stosujących fakturowanie w formie elektronicznej nadal będzie wzrastać.
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Magda Słomska

Kancelaria zajmująca się kompleksową obsługą przedsiębiorców i pracodawców oraz prowadzeniem postępowań sądowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »