| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

Ustawa o rachunkowości a nowoczesna księgowość "w chmurze"

W życiu księgowego pojawiają się zupełnie nowe pojęcia jak chmura, cloud computing. Jak zatem radzi sobie z tym ustawa o rachunkowości, czy reguluje ona trzymanie danych w chmurze, czy tylko w szafie pancernej?


JW: Księgowy obligowany jest przez kierownika jednostki do stworzenia dokumentacji polityki rachunkowości i zazwyczaj zwraca się on do producenta oprogramowania żeby mu taki wykaz przygotował. Często podczas badania sprawozdań finansowych biegli rewidenci odkrywają, że takiej dokumentacji nie ma i wówczas producenci oprogramowania proszeni są o taki wykaz. Odbywa się to na zasadzie spełnienia wymogu ustawowego. Natomiast księgowy nie umie się za bardzo w tym rozczytać, bo tam są informacje zrozumiałe dla informatyka. Producenci natomiast chroniąc swoje dobra nie uzewnętrzniają tam informacji związanych ze sposobem przetwarzania tych danych, ze sposobem tworzenia algorytmów, parametrów, funkcji oprogramowania, stanowiących ich myśl technologiczną.


JH: Kwestie dokumentacji polityki rachunkowości w zakresie dotyczącym m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych określa art. 10 ustawy o rachunkowości.  Zgodnie z tym przepisem jednostka ma przedstawić wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych (...).

Wykaz zbiorów danych, ich struktura i funkcje jakie pełnią pozwalają użytkownikowi na identyfikację możliwości oprogramowania finansowo-księgowego. Producent oprogramowania chcąc sprzedać taki produkt musi opisać jego cechy. W praktyce wymóg, o którym mówimy jest spełniony w postaci podręcznika użytkownika, który przekazuje dostawca oprogramowania. Odrębną kwestią jest, czy użytkownik potrafi zweryfikować merytorycznie treści zawarte w takim podręczniku. Zastrzeżenia producentów oprogramowania dotyczące konieczności ujawniania informacji na temat funkcji jakie pełnią zbiory danych w architekturze oprogramowania są zasadne częściowo. Tylko w tym aspekcie, który dotyczy tych elementów systemu, które są autorskim rozwiązaniem producenta w zakresie technologicznego sposobu przetwarzania danych. Funkcje użytkowe systemu nie podlegają ochronie prawnej, ponieważ mają charakter pewnej przyjętej konwencji. Systemy finansowo-księgowe różnych producentów mają większość takich samych funkcji, co jest efektem ich dostosowania do regulacji, które mają wpływ na zawartość merytoryczną informacji wprowadzanych do takich systemów.

Niektóre przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stoją jednak w pewnej sprzeczności z prawem autorskim. W dokumentacji rachunkowości jednostka powinna opisać system informatyczny wraz z opisem m.in. algorytmów i parametrów, według których system zabezpiecza dostęp do danych i je przetwarza. Producenci oprogramowania uważają, że pomysł na to jak funkcjonuje system, ma charakter wiedzy know how i objęty jest ochroną prawa autorskiego. W pewnym zakresie znowu mają rację. Tak sformułowany przepis będzie budził istotne zastrzeżenia. W tym miejscu należałoby zwrócić uwagę, że księgi rachunkowe to zbiory danych zawarte w systemie komputerowym, a nie całe oprogramowanie.

Jeżeli ustawodawcy chodzi o wszystkie algorytmy i parametry, które zapewniają użytkowanie systemu informatycznego, a nie tylko prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, to jednostki nie są w stanie spełnić tego wymogu, a producenci oprogramowania chroniąc swój know-how nie są zainteresowani udzieleniem pomocy w tym zakresie. Dodatkowo, zarówno użytkownicy, jak i osoby przeprowadzające przegląd, atestację czy kontrole ksiąg rachunkowych nie są w stanie, bez pomocy producenta, zweryfikować algorytmów i parametrów, ani pod względem merytorycznym, ani pod względem ich kompletności i wpływu na prawidłowość działania systemu informatycznego. Praktyka pokazuje, że w celu spełnienia warunku ustawowego użytkownik zwraca się o wydanie przez producenta oprogramowania finansowo-księgowego, pisemnego oświadczenia o zgodności systemu z wymogami ustawy o rachunkowości, bez podawania szczegółów w tym zakresie.Takie rozwiązanie jednoznacznie wskazuje na niedoskonałość obowiązujących przepisów.


II część wywiadu:


JW: To jest właśnie ta kwestia, która nie jest uregulowana ani od strony producentów oprogramowania ani przeciętnego przedsiębiorcy i jego księgowego. Producenci oprogramowania dostarczają pewnych informacji, uważając, że są one zgodne z oczekiwaniami i spełniają wymóg ustawowy, natomiast księgowi czy biegli rewidenci uznają otrzymane informacje za wystarczające do spełnienia wymogu ustawowego.

Chciałabym jeszcze odnieść się do Pana słów w kwestii algorytmów, że te bardziej informatyczne algorytmy podlegają ochronie know how producenta, zatem w tej dokumentacji, którą dostarcza producent powinny być zawarte sposoby wyliczania takich wartości jak: sposób liczenia wynagrodzeń, wyliczania danych do deklaracji, odsetek, amortyzacji, czyli te tabele, algorytmy informatyczne są bardzo trudne do zweryfikowania przez księgowego, ale może się on posłużyć niektórymi algorytmami do opisania polityki rachunkowości.


JH: Tak, jednostka spełniając wymóg dokumentacji polityki rachunkowości powinna opisać te algorytmy i parametry, które mają wpływ na prowadzenie ksiąg rachunkowych, a nie całego systemu informatycznego. Przykładowe algorytmy, które wymagają opisu mogą dotyczyć sposobów wyznaczania amortyzacji bilansowej i podatkowej, rozliczania podatku VAT, identyfikacji przychodów i kosztów podatkowych i neutralnych podatkowo, naliczania odsetek, przeliczania operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych na walutę krajową, sporządzania sprawozdań, automatycznego ujmowania i rozliczania w księgach rachunkowych wybranych operacji gospodarczych, tworzenia informacji szczegółowych zgodnie z ustalonymi kryteriami. Zatem, w tym zakresie, o którym rozmawiamy, przepisy powinny zostać doprecyzowane.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Magdalena Pancewicz

Ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »