Terminy i daty w KSeF - jak się w nich nie pogubić? Wystawienie faktury w różnych trybach, przesłanie do systemu, odebranie przez nabywcę

• Kiedy faktura została wystawiona
• Kiedy faktura została przesłana do KSeF
• Kiedy faktura została odebrana przez nabywcę
• Ważne w jakim trybie została wystawiona faktura
• Co się zmieni w księgowości?

Kiedy faktura została wystawiona

Do tej pory sprawa była prosta - faktura była wystawiona w dacie, którą podatnik wpisał na dokumencie. Data ta zwykle porządkowała cały dalszy obieg dokumentów. Na wystawienie dokumentu sprzedaży podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do dostawy towaru albo wykonania usługi - ta zasada i związane z nią wyjątki zostały utrzymane.

Po wejściu w życie KSeF nadal trzeba będzie patrzeć na datę wystawienia z faktury, ale nie zawsze ona sama wystarczy. W trybie online faktura jest wystawiana i tego samego dnia trafia do KSeF, a w trybach offline datą wystawienia pozostaje data wskazana przez podatnika w polu P_1. To ważne, bo w tym trybie data ta może być inna niż moment, w którym dokument zostanie przesłany do KSeF.

Kiedy faktura została przesłana do KSeF

Przed reformą liczyły się przede wszystkim dwie daty: moment wystawienia dokumentu i jego odbioru przez nabywcę towarów lub usług.

Po wejściu w życie KSeF trzeba dodatkowo pilnować daty wysyłki faktury do systemu. W trybie online stanie się to od razu. W trybach offline pojawi się dodatkowy termin na późniejsze przekazanie dokumentu do KSeF. I właśnie ten termin trzeba będzie kontrolować niezależnie od daty wystawienia. Zdaniem Beaty Morawskiej-Mikołajek, Lidera zespołu księgowego w CashDirector S.A.:
- Data przesłania faktury do KSeF jest ściśle powiązana z datą jej wystawienia, o ile obie daty się pokrywają. Mogą to być też różne daty, jeśli faktura zostanie wystawiona w trybie offline. W tym roku nie ma sankcji za nieterminowe przesyłanie faktur do KSeF, ale już od stycznia 2027 roku takie zaniechanie będzie groziło karą pieniężną.

Kiedy faktura została odebrana przez nabywcę

W tradycyjnym obiegu faktur za moment otrzymania faktury zwykle uznaje się jej faktyczne doręczenie - papierowo, mailem albo przez system używany między stronami. Reforma zrównuje datę odbioru faktury z datą przesłania jej do KSeF i nie ma przy tym znaczenia, czy odbiorca faktycznie widział i pobrał fakturę z centralnego rejestru.

Dla krajowego nabywcy korzystającego z KSeF datą otrzymania dokumentu będzie więc dzień nadania fakturze numeru KSeF. To oznacza, że faktura wystawiona ostatniego dnia miesiąca może zostać uznana za odebraną już w kolejnym miesiącu. Stanie się tak np. w sytuacji, kiedy sprzedawca wystawi fakturę późnym wieczorem i faktura zostanie przyjęta w systemie tuż po północy.

Jeżeli natomiast faktura trafi do odbiorcy poza KSeF, np. do kontrahenta zagranicznego lub po zastosowaniu trybu offline, znaczenie będzie miała data faktycznego doręczenia.

Ważne w jakim trybie została wystawiona faktura

Po wejściu KSeF tryb wystawienia stanie się kluczowy, ponieważ od niego będzie zależało, kiedy trzeba przesłać fakturę do systemu i kiedy będzie ona uznana za odebraną. Najważniejsze będą cztery sytuacje: tryb online, offline24, offline przy niedostępności KSeF oraz tryb awaryjny. Trzeba też pamiętać o awarii całkowitej, która ma charakter nadzwyczajny.

Tryb online
W trybie online faktura trafia do KSeF na bieżąco, a data jej wystawienia odpowiada dacie jej przesłania do KSeF. To najprostszy model, ale nawet tutaj daty nie zawsze będą się pokrywać. Może się zdarzyć, że sprzedawca wyśle fakturę do systemu jeszcze tego samego dnia, ale numer KSeF zostanie jej nadany już po północy. Wtedy data wystawienia pozostanie wcześniejsza, a data odebrania przez nabywcę - późniejsza. Właśnie dlatego na przełomie dnia albo miesiąca firmy będą musiały patrzeć nie na jedną datę, ale na całą “drogę”, jaką przeszła faktura.

Offline24
Tryb offline24 oznacza, że faktura jest wystawiana bez bieżącego połączenia z systemem, ale później musi zostać przesłana do KSeF w określonym terminie. Dokument należy przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Datą wystawienia pozostaje data wpisana na fakturze. Dla nabywcy krajowego data odbioru będzie jednak związana z momentem nadania numeru KSeF, a nie z datą widniejącą na dokumencie.

Offline przy niedostępności KSeF
To sytuacja, w której problem nie leży po stronie firmy, ale po stronie systemu, na przykład podczas ogłoszonej przerwy technicznej. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawić fakturę poza KSeF, ale musi ją przesłać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności. Datą wystawienia pozostaje data z faktury. Z kolei data odbioru przez nabywcę krajowego będzie powiązana z momentem nadania numeru KSeF.

Tryb awaryjny
Tryb awaryjny działa wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię KSeF. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawiać faktury poza systemem i dosłać je później. Termin na przesłanie dokumentu jest dłuższy niż w innych trybach offline: fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. W tym trybie szczególnie ważne jest to, że moment odbioru faktury może zależeć zarówno od faktycznego otrzymania jej przez nabywcę, jak i od nadania numeru KSeF - zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

Beata Morawska-Mikołajek zwraca uwagę na potencjalne trudności: - W praktyce tryb awaryjny może być problematyczny, ponieważ przy przekazywaniu faktury poza KSeF nie zawsze wiadomo, w którym dokładnie momencie nabywca faktycznie ją otrzymał. Dlatego późniejsze wprowadzenie dokumentu do systemu często pełni jedynie funkcję dopełnienia obowiązku formalnego. Jeśli faktura już wcześniej dotarła do kontrahenta, samo nadanie jej numeru KSeF nie generuje automatycznie nowych skutków podatkowych.

Awaria całkowita

To przypadek wyjątkowy, związany z nadzwyczajną sytuacją po stronie państwa lub infrastruktury. Wtedy faktura może zostać wystawiona poza KSeF i nie wymaga późniejszego przesłania do systemu. W takim wariancie znaczenie ma nie numer KSeF, lecz data faktycznego doręczenia dokumentu odbiorcy.

Co się zmieni w księgowości?

Największa zmiana będzie widoczna na przełomie miesięcy. W przypadku faktur sprzedażowych konieczne będzie wyraźne rozdzielenie momentu sprzedaży, daty wystawienia oraz chwili przesłania dokumentu do KSeF. Przy fakturach kosztowych dodatkowo pojawi się pytanie, kiedy dokument został uznany za odebrany przez nabywcę.

W praktyce jedna faktura może mieć datę wystawienia przypadającą na koniec miesiąca, a datę odbioru już z początku następnego. To rozdzielenie przestaje być wyłącznie techniczne - może bezpośrednio wpływać na bieżące rozliczenia oraz sposób ujmowania dokumentów w księgach.

Oznacza to, że wraz z KSeF zmienia się nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również logika ich obiegu i rozliczania. W przypadku wielu firm będzie to wymagało nie tyle zmiany narzędzi, co uporządkowania procesów i przyzwyczajeń wypracowanych przez lata.