REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie
Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, którzy posługują się w działalności dużą ilością dokumentów, doskonale zdają sobie sprawę z tego jak trudne jest zorganizowanie ich obiegu i jakie komplikacje mogą się pojawić podczas ich archiwizacji. A przecież niektóre dokumenty przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Jak dobrze zabezpieczyć ten obszar?

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu.

REKLAMA

Dla przykładu, wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe stanowiące postawę zatrudnienia pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat. Z utratą lub zniszczeniem oryginałów dokumentów wiąże się szereg obostrzeń i niekiedy dotkliwych kar finansowych. Tutaj w szczególności należy zwrócić uwagę chociażby na kwestię dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych. Praktycznie każda firma posiada dokumenty zawierające dane osobowe, ponieważ są one nierozerwalnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W dobie rosnącej świadomości i potrzeby bezpieczeństwa danych, utrata dokumentów wiąże się z poważnymi sankcjami dla przedsiębiorców – mówi Mariusz Miziołek, ekspert Impel Business Solutions.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Składzik na papiery

W większości firm temat składowania dokumentacji archiwalnej nie ma charakteru priorytetowego. Archiwa zakładowe to zazwyczaj miejsca wygospodarowane w przestrzeni piwnicznej, bądź w pomieszczeniach obszaru biurowego nieprzystosowane do pracy ludzi.

Wyposażenie techniczne często ograniczone bywa do prostych regałów magazynowych i zwykłej drabiny oraz niekiedy systemu antywłamaniowego i ppoż.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rzadko kiedy pamięta się o badaniu poziomu temperatury, wilgotności, wentylacji, wytrzymałości stropów czy właściwym oświetleniu. Z kolei elektroniczny system zarządzania dokumentacją archiwalną to narzędzie, na które zdecydowały się naprawdę nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy.

W archiwach usytuowanych w pomieszczeniach piwnicznych częstym „sąsiadem” dokumentów są rury i przewody wodociągowe, które w tej sytuacji wymagają należytego zabezpieczenia.

Dokumentacji nie sprzyja również współdzielenie pomieszczeń z występującymi wszechobecnie kurzem, grzybami czy drobnymi organizmami żywymi.

Jakie ryzyka to generuje?

Dla dokumentów – zawilgocenie, zalanie, zagrzybienie. Dla osób obsługujących składowaną dokumentację – nieszczęśliwy upadek, poślizgnięcie, zainfekowanie drobnoustrojami.

Jak ich uniknąć?

Sposoby są w zasadzie dwa: inwestycja w odpowiednie wyposażenie techniczne i narzędzia IT wspomagające zarządzanie dokumentacją albo powierzenie dokumentacji do zarządzania profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Decydują również dwa elementy – bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych i koszty – i w oby przypadkach zawsze korzystniej wypada outsourcing tej części działania firmy. – dodaje Mariusz Miziołek.

Czas to pieniądz

REKLAMA

Czas to pieniądz, ale czy to przysłowie sprawdza się również w obszarze zarządzania dokumentacją? W tym wypadku czas również jest niezwykle istotny i to w dwóch wymiarach. Po pierwsze jest to czas obiegu dokumentu, po drugie czas dostępności do widoku oryginału dokumentu.

Można sobie wyobrazić (a wielu miejscach jeszcze zobaczyć), że korespondencja, którą dostarczył operator pocztowy trafia do recepcji, następnie do sekretariatu, tam jest otwierana i dzielona na „stosiki” zgodnie z podziałem zadań w firmie. Tak ułożona dokumentacja trafia do działów, część jednak skrzętnie układana w teczce z przegródkami ląduje na biurku decydenta celem zadekretowania. W praktyce kadra zarządzająca w wyniku natłoku obowiązków, nie szybko znajduje czas, aby zapoznać się z dokumentami i zaznaczyć właściwy kierunek ich obiegu.

REKLAMA

Należy pamiętać, że w wielu firmach, cała opisana ścieżka „transportu” dokumentów wewnątrz organizacji odbywa się „na nogach” ludzi, w czasie, kiedy mogliby wykonywać dużo bardziej wartościowe zadania. Oczywiście, jest możliwe uwolnienie pracowników od tej nieproduktywnej pracy, ale warunkiem jest wdrożenie narzędzia, które pozwoli na zdigitalizowanie dokumentu już w kancelarii, gdzie został przyjęty od operatora pocztowego. Dokument w formie obrazu elektronicznego wraz z danymi bezpośrednio z niego sczytanymi umieszczany jest przez system w odpowiednim, zdefiniowanym wcześniej strumieniu odbiorców i zadań oraz elektronicznym repozytorium.

Istotny z punktu widzenia potencjalnych kosztów bywa również czas dostępu do widoku oryginałów dokumentów. Bez odpowiedniego systemu oznacza to po prostu odszukanie go w szafie bądź archiwum zakładowym. Oczywistym jest, że im więcej zgromadzonej dokumentacji tym dłużej trwają poszukiwania. Kłopoty zaczynają się wtedy, kiedy zbyt długi czas dostępu do archiwum generuje dodatkowe koszty. Tutaj dobrym przykładem są reklamacje, których rozpatrzenie w określonym w umowie terminie zależy od weryfikacji archiwalnych dokumentów.

Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki

Co zrobić, żeby nie generować niepotrzebnych kosztów? To proste – inwestować tylko w „core business”, a resztą pozwolić się zająć zewnętrznym specjalistom. Profesjonalny partner zajmujący się zarządzaniem dokumentacją może odciążyć nas nie tylko od dodatkowej pracy, ale również zmniejszyć ryzyko operacyjne.

Outsourcer dzięki posiadanym narzędziom IT, profesjonalnemu wyposażeniu, wieloletniemu know how oraz kompetentnej załodze jest w stanie zapewnić zarówno właściwe warunki przechowywania dokumentacji, jak również usprawni pracę wdrażając zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami elektroniczny obieg dokumentów.

Jak mówi ekspert Impel Business Solutions: Nie można też zapomnieć o jeszcze jednej, bardzo istotnej korzyści, która płynie z wydzielenia na zewnątrz procesów zarządzania dokumentacją - to maksymalne ograniczenie ryzyka związanego z wypłynięciem z firmy wrażliwych danych. Nie ma również możliwości, aby ktoś przez nieuwagę wyrzucił ważne dokumenty bądź ich kopie do śmietnika, jak to się niestety czasami zdarza. Przy elektronicznym obiegu dokumentacji nie ma takiego zjawiska jak kopiowanie dokumentów, ponieważ ich obrazy dostępne są w systemie na bieżąco.


Przedsiębiorcy czasami inwestują duże kwoty we własny system informatyczny do obiegu dokumentów. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że koszty takiego rozwiązania są bardzo duże. Dodatkowo samodzielne utrzymanie zaawansowanego technologicznie systemu IT jest bardzo trudne, czasochłonne i kosztowne.

Miarą sukcesu biznesu jest przewidywanie i ograniczanie pojawiających się problemów. Zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej powinno być standardem. Współpraca z partnerem zewnętrznym w tym zakresie zapewni nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, skróci czas realizacji procesów, odciąży zasoby ludzkie, ale także w dłuższej perspektywie zapewni realne oszczędności. Skutki utraty, uszkodzenia dokumentów, czy wypłynięcia wrażliwych danych są zbyt dużym ryzykiem, aby można było nie zadbać o tę część działalności.

Źródło:

Impel Business Solutions

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA