REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie
Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, którzy posługują się w działalności dużą ilością dokumentów, doskonale zdają sobie sprawę z tego jak trudne jest zorganizowanie ich obiegu i jakie komplikacje mogą się pojawić podczas ich archiwizacji. A przecież niektóre dokumenty przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Jak dobrze zabezpieczyć ten obszar?

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu.

Autopromocja

Dla przykładu, wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe stanowiące postawę zatrudnienia pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat. Z utratą lub zniszczeniem oryginałów dokumentów wiąże się szereg obostrzeń i niekiedy dotkliwych kar finansowych. Tutaj w szczególności należy zwrócić uwagę chociażby na kwestię dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych. Praktycznie każda firma posiada dokumenty zawierające dane osobowe, ponieważ są one nierozerwalnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W dobie rosnącej świadomości i potrzeby bezpieczeństwa danych, utrata dokumentów wiąże się z poważnymi sankcjami dla przedsiębiorców – mówi Mariusz Miziołek, ekspert Impel Business Solutions.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Składzik na papiery

W większości firm temat składowania dokumentacji archiwalnej nie ma charakteru priorytetowego. Archiwa zakładowe to zazwyczaj miejsca wygospodarowane w przestrzeni piwnicznej, bądź w pomieszczeniach obszaru biurowego nieprzystosowane do pracy ludzi.

Wyposażenie techniczne często ograniczone bywa do prostych regałów magazynowych i zwykłej drabiny oraz niekiedy systemu antywłamaniowego i ppoż.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rzadko kiedy pamięta się o badaniu poziomu temperatury, wilgotności, wentylacji, wytrzymałości stropów czy właściwym oświetleniu. Z kolei elektroniczny system zarządzania dokumentacją archiwalną to narzędzie, na które zdecydowały się naprawdę nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy.

W archiwach usytuowanych w pomieszczeniach piwnicznych częstym „sąsiadem” dokumentów są rury i przewody wodociągowe, które w tej sytuacji wymagają należytego zabezpieczenia.

Dokumentacji nie sprzyja również współdzielenie pomieszczeń z występującymi wszechobecnie kurzem, grzybami czy drobnymi organizmami żywymi.

Jakie ryzyka to generuje?

Dla dokumentów – zawilgocenie, zalanie, zagrzybienie. Dla osób obsługujących składowaną dokumentację – nieszczęśliwy upadek, poślizgnięcie, zainfekowanie drobnoustrojami.

Jak ich uniknąć?

Sposoby są w zasadzie dwa: inwestycja w odpowiednie wyposażenie techniczne i narzędzia IT wspomagające zarządzanie dokumentacją albo powierzenie dokumentacji do zarządzania profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Decydują również dwa elementy – bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych i koszty – i w oby przypadkach zawsze korzystniej wypada outsourcing tej części działania firmy. – dodaje Mariusz Miziołek.

Czas to pieniądz

Czas to pieniądz, ale czy to przysłowie sprawdza się również w obszarze zarządzania dokumentacją? W tym wypadku czas również jest niezwykle istotny i to w dwóch wymiarach. Po pierwsze jest to czas obiegu dokumentu, po drugie czas dostępności do widoku oryginału dokumentu.

Można sobie wyobrazić (a wielu miejscach jeszcze zobaczyć), że korespondencja, którą dostarczył operator pocztowy trafia do recepcji, następnie do sekretariatu, tam jest otwierana i dzielona na „stosiki” zgodnie z podziałem zadań w firmie. Tak ułożona dokumentacja trafia do działów, część jednak skrzętnie układana w teczce z przegródkami ląduje na biurku decydenta celem zadekretowania. W praktyce kadra zarządzająca w wyniku natłoku obowiązków, nie szybko znajduje czas, aby zapoznać się z dokumentami i zaznaczyć właściwy kierunek ich obiegu.

Należy pamiętać, że w wielu firmach, cała opisana ścieżka „transportu” dokumentów wewnątrz organizacji odbywa się „na nogach” ludzi, w czasie, kiedy mogliby wykonywać dużo bardziej wartościowe zadania. Oczywiście, jest możliwe uwolnienie pracowników od tej nieproduktywnej pracy, ale warunkiem jest wdrożenie narzędzia, które pozwoli na zdigitalizowanie dokumentu już w kancelarii, gdzie został przyjęty od operatora pocztowego. Dokument w formie obrazu elektronicznego wraz z danymi bezpośrednio z niego sczytanymi umieszczany jest przez system w odpowiednim, zdefiniowanym wcześniej strumieniu odbiorców i zadań oraz elektronicznym repozytorium.

Istotny z punktu widzenia potencjalnych kosztów bywa również czas dostępu do widoku oryginałów dokumentów. Bez odpowiedniego systemu oznacza to po prostu odszukanie go w szafie bądź archiwum zakładowym. Oczywistym jest, że im więcej zgromadzonej dokumentacji tym dłużej trwają poszukiwania. Kłopoty zaczynają się wtedy, kiedy zbyt długi czas dostępu do archiwum generuje dodatkowe koszty. Tutaj dobrym przykładem są reklamacje, których rozpatrzenie w określonym w umowie terminie zależy od weryfikacji archiwalnych dokumentów.

Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki

Co zrobić, żeby nie generować niepotrzebnych kosztów? To proste – inwestować tylko w „core business”, a resztą pozwolić się zająć zewnętrznym specjalistom. Profesjonalny partner zajmujący się zarządzaniem dokumentacją może odciążyć nas nie tylko od dodatkowej pracy, ale również zmniejszyć ryzyko operacyjne.

Outsourcer dzięki posiadanym narzędziom IT, profesjonalnemu wyposażeniu, wieloletniemu know how oraz kompetentnej załodze jest w stanie zapewnić zarówno właściwe warunki przechowywania dokumentacji, jak również usprawni pracę wdrażając zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami elektroniczny obieg dokumentów.

Jak mówi ekspert Impel Business Solutions: Nie można też zapomnieć o jeszcze jednej, bardzo istotnej korzyści, która płynie z wydzielenia na zewnątrz procesów zarządzania dokumentacją - to maksymalne ograniczenie ryzyka związanego z wypłynięciem z firmy wrażliwych danych. Nie ma również możliwości, aby ktoś przez nieuwagę wyrzucił ważne dokumenty bądź ich kopie do śmietnika, jak to się niestety czasami zdarza. Przy elektronicznym obiegu dokumentacji nie ma takiego zjawiska jak kopiowanie dokumentów, ponieważ ich obrazy dostępne są w systemie na bieżąco.


Przedsiębiorcy czasami inwestują duże kwoty we własny system informatyczny do obiegu dokumentów. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że koszty takiego rozwiązania są bardzo duże. Dodatkowo samodzielne utrzymanie zaawansowanego technologicznie systemu IT jest bardzo trudne, czasochłonne i kosztowne.

Miarą sukcesu biznesu jest przewidywanie i ograniczanie pojawiających się problemów. Zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej powinno być standardem. Współpraca z partnerem zewnętrznym w tym zakresie zapewni nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, skróci czas realizacji procesów, odciąży zasoby ludzkie, ale także w dłuższej perspektywie zapewni realne oszczędności. Skutki utraty, uszkodzenia dokumentów, czy wypłynięcia wrażliwych danych są zbyt dużym ryzykiem, aby można było nie zadbać o tę część działalności.

Źródło:

Impel Business Solutions

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Ulga na dziecko po rozwodzie - były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

Podatek dla superbogaczy, by zwalczać uchylanie się od opodatkowania

Globalny podatek od superbogatych. Francuski minister finansów Bruno Le Maire poinformował, że wraz ze swoim brazylijskim odpowiednikiem Haddadem Fernando rozpoczyna wspólną inicjatywę, by na szczycie G20 w Waszyngtonie podjąć decyzję w sprawie minimalnego opodatkowania najbogatszych osób na świecie.

PFRON 2024. Zasady obliczania wpłat

Regulacje dotyczące dokonywania wpłat na PFRON zawarte są w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto też pamiętać, że ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, z dwoma poważnymi zmianami z 2016 i 2018 roku. Jakie zasady obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych obowiązują aktualnie w kwietniu 2024 roku?

Praca w Wielkiej Brytanii – czy i kiedy trzeba rozliczyć podatek w Polsce? Jak rozliczyć się z brytyjskim urzędem?

Mimo wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nasi rodacy dalej wybierają ten kraj jako miejsce pracy. Destynacja ta jest wygodna pod wieloma względami. Jednym z nich jest łatwość dotarcia poprzez liczne połączenia samolotowe, dostępne prawie z każdego portu lotniczego w Polsce. Zebraliśmy garść informacji o rozliczeniu podatkowym w tym kraju. Warto je poznać zanim podejmiesz tam pracę.

REKLAMA