REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie
Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, którzy posługują się w działalności dużą ilością dokumentów, doskonale zdają sobie sprawę z tego jak trudne jest zorganizowanie ich obiegu i jakie komplikacje mogą się pojawić podczas ich archiwizacji. A przecież niektóre dokumenty przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Jak dobrze zabezpieczyć ten obszar?

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu.

REKLAMA

REKLAMA

Dla przykładu, wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe stanowiące postawę zatrudnienia pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat. Z utratą lub zniszczeniem oryginałów dokumentów wiąże się szereg obostrzeń i niekiedy dotkliwych kar finansowych. Tutaj w szczególności należy zwrócić uwagę chociażby na kwestię dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych. Praktycznie każda firma posiada dokumenty zawierające dane osobowe, ponieważ są one nierozerwalnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W dobie rosnącej świadomości i potrzeby bezpieczeństwa danych, utrata dokumentów wiąże się z poważnymi sankcjami dla przedsiębiorców – mówi Mariusz Miziołek, ekspert Impel Business Solutions.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Składzik na papiery

W większości firm temat składowania dokumentacji archiwalnej nie ma charakteru priorytetowego. Archiwa zakładowe to zazwyczaj miejsca wygospodarowane w przestrzeni piwnicznej, bądź w pomieszczeniach obszaru biurowego nieprzystosowane do pracy ludzi.

REKLAMA

Wyposażenie techniczne często ograniczone bywa do prostych regałów magazynowych i zwykłej drabiny oraz niekiedy systemu antywłamaniowego i ppoż.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rzadko kiedy pamięta się o badaniu poziomu temperatury, wilgotności, wentylacji, wytrzymałości stropów czy właściwym oświetleniu. Z kolei elektroniczny system zarządzania dokumentacją archiwalną to narzędzie, na które zdecydowały się naprawdę nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy.

W archiwach usytuowanych w pomieszczeniach piwnicznych częstym „sąsiadem” dokumentów są rury i przewody wodociągowe, które w tej sytuacji wymagają należytego zabezpieczenia.

Dokumentacji nie sprzyja również współdzielenie pomieszczeń z występującymi wszechobecnie kurzem, grzybami czy drobnymi organizmami żywymi.

Jakie ryzyka to generuje?

Dla dokumentów – zawilgocenie, zalanie, zagrzybienie. Dla osób obsługujących składowaną dokumentację – nieszczęśliwy upadek, poślizgnięcie, zainfekowanie drobnoustrojami.

Jak ich uniknąć?

Sposoby są w zasadzie dwa: inwestycja w odpowiednie wyposażenie techniczne i narzędzia IT wspomagające zarządzanie dokumentacją albo powierzenie dokumentacji do zarządzania profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Decydują również dwa elementy – bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych i koszty – i w oby przypadkach zawsze korzystniej wypada outsourcing tej części działania firmy. – dodaje Mariusz Miziołek.

Czas to pieniądz

Czas to pieniądz, ale czy to przysłowie sprawdza się również w obszarze zarządzania dokumentacją? W tym wypadku czas również jest niezwykle istotny i to w dwóch wymiarach. Po pierwsze jest to czas obiegu dokumentu, po drugie czas dostępności do widoku oryginału dokumentu.

Można sobie wyobrazić (a wielu miejscach jeszcze zobaczyć), że korespondencja, którą dostarczył operator pocztowy trafia do recepcji, następnie do sekretariatu, tam jest otwierana i dzielona na „stosiki” zgodnie z podziałem zadań w firmie. Tak ułożona dokumentacja trafia do działów, część jednak skrzętnie układana w teczce z przegródkami ląduje na biurku decydenta celem zadekretowania. W praktyce kadra zarządzająca w wyniku natłoku obowiązków, nie szybko znajduje czas, aby zapoznać się z dokumentami i zaznaczyć właściwy kierunek ich obiegu.

Należy pamiętać, że w wielu firmach, cała opisana ścieżka „transportu” dokumentów wewnątrz organizacji odbywa się „na nogach” ludzi, w czasie, kiedy mogliby wykonywać dużo bardziej wartościowe zadania. Oczywiście, jest możliwe uwolnienie pracowników od tej nieproduktywnej pracy, ale warunkiem jest wdrożenie narzędzia, które pozwoli na zdigitalizowanie dokumentu już w kancelarii, gdzie został przyjęty od operatora pocztowego. Dokument w formie obrazu elektronicznego wraz z danymi bezpośrednio z niego sczytanymi umieszczany jest przez system w odpowiednim, zdefiniowanym wcześniej strumieniu odbiorców i zadań oraz elektronicznym repozytorium.

Istotny z punktu widzenia potencjalnych kosztów bywa również czas dostępu do widoku oryginałów dokumentów. Bez odpowiedniego systemu oznacza to po prostu odszukanie go w szafie bądź archiwum zakładowym. Oczywistym jest, że im więcej zgromadzonej dokumentacji tym dłużej trwają poszukiwania. Kłopoty zaczynają się wtedy, kiedy zbyt długi czas dostępu do archiwum generuje dodatkowe koszty. Tutaj dobrym przykładem są reklamacje, których rozpatrzenie w określonym w umowie terminie zależy od weryfikacji archiwalnych dokumentów.

Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki

Co zrobić, żeby nie generować niepotrzebnych kosztów? To proste – inwestować tylko w „core business”, a resztą pozwolić się zająć zewnętrznym specjalistom. Profesjonalny partner zajmujący się zarządzaniem dokumentacją może odciążyć nas nie tylko od dodatkowej pracy, ale również zmniejszyć ryzyko operacyjne.

Outsourcer dzięki posiadanym narzędziom IT, profesjonalnemu wyposażeniu, wieloletniemu know how oraz kompetentnej załodze jest w stanie zapewnić zarówno właściwe warunki przechowywania dokumentacji, jak również usprawni pracę wdrażając zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami elektroniczny obieg dokumentów.

Jak mówi ekspert Impel Business Solutions: Nie można też zapomnieć o jeszcze jednej, bardzo istotnej korzyści, która płynie z wydzielenia na zewnątrz procesów zarządzania dokumentacją - to maksymalne ograniczenie ryzyka związanego z wypłynięciem z firmy wrażliwych danych. Nie ma również możliwości, aby ktoś przez nieuwagę wyrzucił ważne dokumenty bądź ich kopie do śmietnika, jak to się niestety czasami zdarza. Przy elektronicznym obiegu dokumentacji nie ma takiego zjawiska jak kopiowanie dokumentów, ponieważ ich obrazy dostępne są w systemie na bieżąco.


Przedsiębiorcy czasami inwestują duże kwoty we własny system informatyczny do obiegu dokumentów. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że koszty takiego rozwiązania są bardzo duże. Dodatkowo samodzielne utrzymanie zaawansowanego technologicznie systemu IT jest bardzo trudne, czasochłonne i kosztowne.

Miarą sukcesu biznesu jest przewidywanie i ograniczanie pojawiających się problemów. Zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej powinno być standardem. Współpraca z partnerem zewnętrznym w tym zakresie zapewni nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, skróci czas realizacji procesów, odciąży zasoby ludzkie, ale także w dłuższej perspektywie zapewni realne oszczędności. Skutki utraty, uszkodzenia dokumentów, czy wypłynięcia wrażliwych danych są zbyt dużym ryzykiem, aby można było nie zadbać o tę część działalności.

Źródło:

Impel Business Solutions

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA