REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady rozliczania samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zasady rozliczania samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej
Zasady rozliczania samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Z początkiem tego roku zostały wprowadzone istotne zmiany dotyczące rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Dotyczą one zarówno pojazdów prywatnych, jak i wykorzystywanych na zasadach umowy leasingu czy majątku trwałego. Obecnie wydatki związane z eksploatacją samochodów podatnicy rozliczają w kosztach z wieloma ograniczeniami.

Koszty wykorzystywania samochodu prywatnego

REKLAMA

Wykorzystywanie prywatnego pojazdu osobowego w prowadzonej działalności gospodarczej do 2019 roku nakładało na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów PIT. Wówczas w kosztach podatkowych ewidencjonowane były wydatki zgodnie z limitem kilometrówki, który należało wyliczyć poprzez porównanie liczby faktycznie przejechanych kilometrów w celach związanych z działalnością gospodarczą pomnożonych przez odpowiednią stawkę za 1 km z poniesionymi wydatkami dotyczącymi samochodu. Wydatki na zakup paliwa oraz wydatki eksploatacyjne pojazdu nieprzekraczające wysokości wyliczonego limitu stanowiły koszt uzyskania przychodu i ujmowane były w kol. 13 KPiR.

REKLAMA

Od stycznia 2019 roku obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki w przypadku używania prywatnych pojazdów w firmie został zlikwidowany. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 znowelizowanej ustawy o PIT podatnicy, którzy w działalności użytkują prywatny pojazd osobowy, mają prawo do ujmowania w kosztach wydatków związanych z wykorzystywaniem pojazdu oraz jego ubezpieczeniem do wysokości limitu 20%.

Co do zasady wszystkie wydatki związane z wykorzystywaniem prywatnego pojazdu osobowego ujmuje się w KPiR w kwocie odpowiadającej 20% tych wydatków. Koszty związane z ubezpieczeniem OC i AC również ogranicza się powyższym limitem.

Przykład

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pani Janina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i w celu dojazdu do klienta  wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy. Czy może ona ująć w kosztach wydatki związane z zakupem paliwa i ubezpieczeniem OC pojazdu? Czy jest wówczas zobowiązana prowadzić kilometrówkę dla celów PIT?

Nie, co do zasady od stycznia 2019 roku obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT został zlikwidowany. Zatem wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu i polisy ubezpieczeniowej pani Janina może ująć w kosztach w kwocie ograniczonej limitem 20%. 

Leasing i najem samochodu osobowego

REKLAMA

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy w dużej mierze korzystali z pojazdów osobowych, które finansowane były na podstawie umów leasingu operacyjnego. Była to niezwykle opłacalna forma finansowania, zwłaszcza tych najdroższych samochodów, ponieważ ujmowanie kosztów dotyczących spłaty rat leasingowych nie było w żaden sposób ograniczone. Zatem bez względu na wartość początkową samochodu przedsiębiorca miał prawo do ujmowania w kosztach podatkowych rat leasingowych w pełnej wysokości.

Od 2019 roku znowelizowana ustawa o PIT ogranicza możliwość ujmowania wydatków dotyczących rat leasingowych pojazdów osobowych w kosztach uzyskania przychodów. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 47a: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (...) dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Z cytowanego artykułu ustawy wynika, że podatnicy, którzy użytkują samochody osobowe na podstawie umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu czy dzierżawy lub umów o podobnym charakterze mają prawo do ujęcia w kosztach podatkowych wydatków dotyczących spłaty rat w proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu (225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych).

Ograniczenie w przypadku leasingu operacyjnego dotyczy wydatków wynikających z umowy leasingu, a zatem rat leasingowych dotyczących spłaty wartości początkowej samochodu oraz opłaty wstępnej.

Koszty ubezpieczenia obowiązkowego OC pojazdu nie podlegają powyższemu limitowi i ujmowane są w księdze przychodów i rozchodów w pełnej wysokości.

Co ważne, limit 150 000 zł nie obejmuje pojazdów osobowych, w których przypadku umowa leasingu została zawarta do końca 2018 roku, chyba że w kolejnych latach nastąpiła zmiana warunków tej umowy.

Przykład

Pan Tomek od 2018 roku wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej pojazd osobowy finansowany leasingiem operacyjnym. Jego wartość początkowa wynosi 180 000 zł. Czy pan Tomek ma prawo ujmować w kosztach podatkowych faktury za raty leasingowe w całości?

Tak. Z uwagi na fakt, że umowa leasingu operacyjnego została zawarta przed 2019 rokiem, nie ma obowiązku ograniczania wydatków na spłatę rat leasingowych do równowartości 150 000 zł, zatem pan Tomasz może ujmować w kosztach podatkowych faktury za raty w pełnej wysokości. Gdyby natomiast po 2018 roku warunki umowy zostały zmienione, wówczas podatnika obowiązywałyby nowe zasady rozliczania pojazdu.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Limit amortyzacji samochodu osobowego będącego środkiem trwałym

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali pojazdy osobowe stanowiące majątek trwały firmy, mieli prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących umorzenia wartości początkowej pojazdu, zgodnie z poniższymi limitami:

  • 20 000 euro – w przypadku pojazdów silnikowych lub
  • 30 000 euro – w przypadku pojazdów elektrycznych.

W sytuacji, gdy wartość początkowa samochodu była niższa, wówczas możliwe było ujmowanie odpisów amortyzacyjnych w KPiR w pełnej wysokości.

Od stycznia 2019 roku zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 znowelizowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztu uzyskania przychodu nie stanowią odpisy dotyczące umorzenia wartości początkowej samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości pojazdu, przewyższające kwoty:

  • 225 000 zł – w przypadku pojazdów elektrycznych,
  • 150 000 zł – w przypadku pozostałych pojazdów osobowych (spalinowych i hybrydowych).

Zatem obecnie przedsiębiorca ma prawo do pomniejszania przychodu o odpisy amortyzacyjne dotyczące zużycia pojazdu osobowego zgodnie z limitem 150 000 zł lub 225 000 zł. Co ciekawe, wyższy limit odpisów amortyzacyjnych ma również zastosowanie dla pojazdów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed 2019 rokiem. Zyskują na tym szczególnie przedsiębiorcy, którzy posiadają w majątku trwałym pojazdy o wysokiej wartości początkowej.


Przykład

Pani Maja prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W styczniu 2018 roku wprowadziła do ewidencji środków trwałych zakupiony pojazd osobowy, którego wartość początkowa wynosiła 140 000 zł. Z uwagi na obowiązujące wówczas przepisy, ujmowała w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne zgodnie z limitem 20 000 euro. Czy od stycznia 2019 roku istnieje możliwość ujęcia odpisów dotyczących umorzenia wartości samochodu w całości?

Tak, z uwagi na wprowadzone zmiany dotyczące rozliczania pojazdów osobowych pani Maja od 2019 roku ma prawo ujmować w KPiR odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego w pełnej wysokości.

Wydatki eksploatacyjne

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy ujmowali w kosztach wydatki eksploatacyjne pojazdu w pełnej wysokości, ponieważ na gruncie podatku dochodowego nie istniało żadne ograniczenie. Jednak z początkiem 2019 roku kwestia ta uległa zmianie i zostały wprowadzone następujące ograniczenia.

Faktury za paliwo, myjnie i koszty napraw

Od 2019 roku wydatki dotyczące zakupu paliwa do pojazdu, napraw czy myjni księgowane są w kosztach w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu. Przedsiębiorcy, którzy użytkują pojazd osobowy w celach jedynie związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatki dotyczące pojazdu ujmują w kosztach w pełnej wysokości.

Podatnik, który ujmuje w kosztach uzyskania przychodu wydatki związane z pojazdem w pełnej wysokości, jest zobowiązany udowodnić, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach firmowych.

Natomiast w przypadku podatników, którzy wykorzystują pojazd osobowy zarówno do celów związanych z działalnością, jak i prywatnie, możliwość ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów została ograniczona do 75%. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT,  w takiej sytuacji 25% wydatku nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne samochodu

Wydatki poniesione na zakup ubezpieczenia dobrowolnego samochodu osobowego OC oraz NNW nie zostały ograniczone żadnym limitem. Bez względu na to, czy pojazd służy celom mieszanym czy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności, wydatek na zakup polisy OC i NNW ujmowany jest kosztach uzyskania przychodów w całości. Odmiennie jednak wygląda sytuacja, w przypadku gdy podatnik zdecyduje się na zakup dobrowolnego ubezpieczenia AC lub GAP. Jak wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 47, za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się (...) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Zatem wartość zakupionej polisy AC lub GAP podatnik ma prawo ująć w kosztach podatkowych w całości, pod warunkiem że wartość pojazdu osobowego przyjęta dla celów tego ubezpieczenia nie przekracza 150 000 zł. W przeciwnym wypadku w celu ujęcia kosztu należy zastosować proporcję.

Reasumując, od stycznia 2019 roku przedsiębiorcy ujmując w kosztach podatkowych wydatki dotyczące zakupu paliwa, eksploatacji pojazdu czy ubezpieczenia, powinni dokładnie przeanalizować sposób wykorzystywania pojazdu oraz jego wartość, by w odpowiedniej wysokości ująć wydatek w kosztach i nie został on zakwestionowany przez organy podatkowe.

Autor: Sandra Maj, ekspert wFirma.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

REKLAMA

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

REKLAMA