Zasady rozliczania samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej

Koszty wykorzystywania samochodu prywatnego

Wykorzystywanie prywatnego pojazdu osobowego w prowadzonej działalności gospodarczej do 2019 roku nakładało na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów PIT. Wówczas w kosztach podatkowych ewidencjonowane były wydatki zgodnie z limitem kilometrówki, który należało wyliczyć poprzez porównanie liczby faktycznie przejechanych kilometrów w celach związanych z działalnością gospodarczą pomnożonych przez odpowiednią stawkę za 1 km z poniesionymi wydatkami dotyczącymi samochodu. Wydatki na zakup paliwa oraz wydatki eksploatacyjne pojazdu nieprzekraczające wysokości wyliczonego limitu stanowiły koszt uzyskania przychodu i ujmowane były w kol. 13 KPiR.

Od stycznia 2019 roku obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki w przypadku używania prywatnych pojazdów w firmie został zlikwidowany. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 znowelizowanej ustawy o PIT podatnicy, którzy w działalności użytkują prywatny pojazd osobowy, mają prawo do ujmowania w kosztach wydatków związanych z wykorzystywaniem pojazdu oraz jego ubezpieczeniem do wysokości limitu 20%.

Co do zasady wszystkie wydatki związane z wykorzystywaniem prywatnego pojazdu osobowego ujmuje się w KPiR w kwocie odpowiadającej 20% tych wydatków. Koszty związane z ubezpieczeniem OC i AC również ogranicza się powyższym limitem. Autopromocja Nowelizacja VAT 2025. Praktyczny webinar INFORAKADEMII Sprawdź

Przykład

Pani Janina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i w celu dojazdu do klienta  wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy. Czy może ona ująć w kosztach wydatki związane z zakupem paliwa i ubezpieczeniem OC pojazdu? Czy jest wówczas zobowiązana prowadzić kilometrówkę dla celów PIT?

Nie, co do zasady od stycznia 2019 roku obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT został zlikwidowany. Zatem wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu i polisy ubezpieczeniowej pani Janina może ująć w kosztach w kwocie ograniczonej limitem 20%. 

Leasing i najem samochodu osobowego

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy w dużej mierze korzystali z pojazdów osobowych, które finansowane były na podstawie umów leasingu operacyjnego. Była to niezwykle opłacalna forma finansowania, zwłaszcza tych najdroższych samochodów, ponieważ ujmowanie kosztów dotyczących spłaty rat leasingowych nie było w żaden sposób ograniczone. Zatem bez względu na wartość początkową samochodu przedsiębiorca miał prawo do ujmowania w kosztach podatkowych rat leasingowych w pełnej wysokości.

Od 2019 roku znowelizowana ustawa o PIT ogranicza możliwość ujmowania wydatków dotyczących rat leasingowych pojazdów osobowych w kosztach uzyskania przychodów. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 47a: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (...) dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Z cytowanego artykułu ustawy wynika, że podatnicy, którzy użytkują samochody osobowe na podstawie umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu czy dzierżawy lub umów o podobnym charakterze mają prawo do ujęcia w kosztach podatkowych wydatków dotyczących spłaty rat w proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu (225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych).

Ograniczenie w przypadku leasingu operacyjnego dotyczy wydatków wynikających z umowy leasingu, a zatem rat leasingowych dotyczących spłaty wartości początkowej samochodu oraz opłaty wstępnej.

Koszty ubezpieczenia obowiązkowego OC pojazdu nie podlegają powyższemu limitowi i ujmowane są w księdze przychodów i rozchodów w pełnej wysokości.

Co ważne, limit 150 000 zł nie obejmuje pojazdów osobowych, w których przypadku umowa leasingu została zawarta do końca 2018 roku, chyba że w kolejnych latach nastąpiła zmiana warunków tej umowy.

Przykład

Pan Tomek od 2018 roku wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej pojazd osobowy finansowany leasingiem operacyjnym. Jego wartość początkowa wynosi 180 000 zł. Czy pan Tomek ma prawo ujmować w kosztach podatkowych faktury za raty leasingowe w całości?

Tak. Z uwagi na fakt, że umowa leasingu operacyjnego została zawarta przed 2019 rokiem, nie ma obowiązku ograniczania wydatków na spłatę rat leasingowych do równowartości 150 000 zł, zatem pan Tomasz może ujmować w kosztach podatkowych faktury za raty w pełnej wysokości. Gdyby natomiast po 2018 roku warunki umowy zostały zmienione, wówczas podatnika obowiązywałyby nowe zasady rozliczania pojazdu.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Limit amortyzacji samochodu osobowego będącego środkiem trwałym

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali pojazdy osobowe stanowiące majątek trwały firmy, mieli prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących umorzenia wartości początkowej pojazdu, zgodnie z poniższymi limitami:

• 20 000 euro – w przypadku pojazdów silnikowych lub
• 30 000 euro – w przypadku pojazdów elektrycznych.

W sytuacji, gdy wartość początkowa samochodu była niższa, wówczas możliwe było ujmowanie odpisów amortyzacyjnych w KPiR w pełnej wysokości.

Od stycznia 2019 roku zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 znowelizowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztu uzyskania przychodu nie stanowią odpisy dotyczące umorzenia wartości początkowej samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości pojazdu, przewyższające kwoty: 225 000 zł – w przypadku pojazdów elektrycznych, 150 000 zł – w przypadku pozostałych pojazdów osobowych (spalinowych i hybrydowych).

Zatem obecnie przedsiębiorca ma prawo do pomniejszania przychodu o odpisy amortyzacyjne dotyczące zużycia pojazdu osobowego zgodnie z limitem 150 000 zł lub 225 000 zł. Co ciekawe, wyższy limit odpisów amortyzacyjnych ma również zastosowanie dla pojazdów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed 2019 rokiem. Zyskują na tym szczególnie przedsiębiorcy, którzy posiadają w majątku trwałym pojazdy o wysokiej wartości początkowej.

---

Przykład

Pani Maja prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W styczniu 2018 roku wprowadziła do ewidencji środków trwałych zakupiony pojazd osobowy, którego wartość początkowa wynosiła 140 000 zł. Z uwagi na obowiązujące wówczas przepisy, ujmowała w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne zgodnie z limitem 20 000 euro. Czy od stycznia 2019 roku istnieje możliwość ujęcia odpisów dotyczących umorzenia wartości samochodu w całości?

Tak, z uwagi na wprowadzone zmiany dotyczące rozliczania pojazdów osobowych pani Maja od 2019 roku ma prawo ujmować w KPiR odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego w pełnej wysokości.

Wydatki eksploatacyjne

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy ujmowali w kosztach wydatki eksploatacyjne pojazdu w pełnej wysokości, ponieważ na gruncie podatku dochodowego nie istniało żadne ograniczenie. Jednak z początkiem 2019 roku kwestia ta uległa zmianie i zostały wprowadzone następujące ograniczenia.

Faktury za paliwo, myjnie i koszty napraw

Od 2019 roku wydatki dotyczące zakupu paliwa do pojazdu, napraw czy myjni księgowane są w kosztach w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu. Przedsiębiorcy, którzy użytkują pojazd osobowy w celach jedynie związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatki dotyczące pojazdu ujmują w kosztach w pełnej wysokości.

Podatnik, który ujmuje w kosztach uzyskania przychodu wydatki związane z pojazdem w pełnej wysokości, jest zobowiązany udowodnić, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach firmowych.

Natomiast w przypadku podatników, którzy wykorzystują pojazd osobowy zarówno do celów związanych z działalnością, jak i prywatnie, możliwość ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów została ograniczona do 75%. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT,  w takiej sytuacji 25% wydatku nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne samochodu

Wydatki poniesione na zakup ubezpieczenia dobrowolnego samochodu osobowego OC oraz NNW nie zostały ograniczone żadnym limitem. Bez względu na to, czy pojazd służy celom mieszanym czy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności, wydatek na zakup polisy OC i NNW ujmowany jest kosztach uzyskania przychodów w całości. Odmiennie jednak wygląda sytuacja, w przypadku gdy podatnik zdecyduje się na zakup dobrowolnego ubezpieczenia AC lub GAP. Jak wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 47, za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się (...) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Zatem wartość zakupionej polisy AC lub GAP podatnik ma prawo ująć w kosztach podatkowych w całości, pod warunkiem że wartość pojazdu osobowego przyjęta dla celów tego ubezpieczenia nie przekracza 150 000 zł. W przeciwnym wypadku w celu ujęcia kosztu należy zastosować proporcję.

Reasumując, od stycznia 2019 roku przedsiębiorcy ujmując w kosztach podatkowych wydatki dotyczące zakupu paliwa, eksploatacji pojazdu czy ubezpieczenia, powinni dokładnie przeanalizować sposób wykorzystywania pojazdu oraz jego wartość, by w odpowiedniej wysokości ująć wydatek w kosztach i nie został on zakwestionowany przez organy podatkowe.

Autor: Sandra Maj, ekspert wFirma.pl