Zaliczka czy zadatek - co wybrać. Skutki podatkowe w PIT, CIT i VAT

Zaliczka czy zadatek – definicje i różnice

W cywilistycznym sensie zadatek jest to zapłata części wynagrodzenia przed faktyczną jej realizacją - w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Reguła ta została wyrażona w art. 394 Kodeksu Cywilnego.

Sama zaliczka nie została zdefiniowania w ustawie. Zaliczka nie jest również pojęciem, z którym ustawodawca cywilistycznie wiąże szczególne konsekwencje. Jest to termin potoczny, którego znaczenie utrwaliło się w praktyce. W szczególności nie należy wiązać konsekwencji określonych w art. 394 Kodeksu Cywilnego. Zarówno ustawy o podatkach dochodowych jak i ustawa o podatku od towarów i usług nie definiują zaliczki i zadatku. Dlatego w rozumieniu ich charakteru należy odnieść się do ich znaczenia zarówno w języku potocznym jak i ustawach poza podatkowych. Słownik języka polskiego PWN definiuje zaliczkę jako „część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności”.

Zwrot zadatku i zaliczki – skutki w podatku dochodowym i podatku VAT

W zakresie podatku dochodowego (PIT lub CIT), zwrot zaliczki i zadatku oznacza, że faktyczna usługa lub dostawa towarów nie została wykonana. Zaliczka co do zasady nie stanowi przychodu, gdyż nie jest ona świadczeniem ostatecznym. Staje się ona przychodem – w uproszczeniu – z chwilą przekształcenia w świadczenie ostateczne, czyli zazwyczaj z chwilą wykonania usługi lub dostawy towaru. Z perspektywy podatku dochodowego zwrot zaliczki nie będzie skutkował ani obowiązkami korekty przychodów ani kosztów. Podobnie należy traktować zadatek. Będzie to świadczenie nieostateczne, zatem w kontekście podatku dochodowego nie powinno być traktowane jako przychód. Zwrot zadatku i zaliczki w istocie nie generuje obowiązków korekty w zakresie podatku dochodowego.

W zakresie VAT, wpłata zaliczki oraz zadatku ma jednakowy charakter. Co do zasady, zgodnie z art. 19 ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, lub m.in. zaliczkę lub zadatek obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W tym kontekście zwrot zaliczki lub zadatku (np. z powodu niewykonania usługi z winy usługodawcy), będzie generował obowiązek korekty u obu podatników. Nie każda wpłata ma charakter zaliczkowy lub charakter zadatku. Na podobne rozumowanie wskazują m.in. Interpretacja Indywidualna z dnia 4 lutego 2020 r., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.720.2019.2.KOM:

Tak więc w dacie otrzymania przez Wnioskodawcę opłaty rezerwacyjnej, wpłacanej na podstawie umowy rezerwacyjnej, opłata ta nie stanowi/nie będzie stanowić wynagrodzenia za świadczenie usług, a jedynie będzie potwierdzać rzeczywiste zainteresowanie klienta ofertą Wnioskodawcy i wolę nabycia danego lokalu. Opłata rezerwacyjna w dacie jej otrzymania przez Wnioskodawcę nie wiąże się zatem z wykonaniem przez Wnioskodawcę świadczenia i tym samym w dacie jej otrzymania nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Pogląd ten wspiera również orzecznictwo, m.in. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 24 marca 2021 r., sygn. I SA/Łd 516/20:

Z powołanych wcześniej wyroków NSA płynie wniosek, że aby powstał obowiązek podatkowy na podstawie art. 19 ust. 11 ustawy o VAT (art. 19a ust. 8) konieczne jest zawsze ustalenie, iż wpłaty stanowią część konkretnej, oznaczonej co do podmiotu i przedmiotu, należności podatnika od jego kontrahenta. Wpłata określonej kwoty na rzecz podatnika nie może być uznana za objętą obowiązkiem podatkowym przedpłatę, zadatek, zaliczkę lub ratę, jeśli nie łączy się z konkretnymi dostawami (usługami) i jeśli nie stanowią cząstkowej zapłaty za indywidualnie, nieodwracalnie umówioną transakcję. Wszelkie okoliczności istotne dla zaistnienia zdarzenia podatkowego (przyszłej dostawy lub usługi) muszą być więc jednoznacznie i niezmiennie określone pod względem podmiotowym oraz przedmiotowym, i nie mogą mieć funkcji jedynie zabezpieczenia wykonania nie do końca jeszcze sprecyzowanej czynności opodatkowanej.

Z podatkowego punktu widzenia zwrot takiej zaliczki lub zadatku będzie generował obowiązek korekty w zakresie podatku należnego i naliczonego. Zasady korekty zostały wyrażone zarówno w art. 29a ust. 10 oraz 13 ustawy o VAT oraz art. 89 ust. 19a ustawy o VAT.

Zatrzymanie zadatku lub zaliczki – skutki w podatku dochodowym i VAT

W zakresie podatku dochodowego (PIT lub CIT), zatrzymanie zadatku lub zaliczki wiąże się z rozpoznaniem przychodu podatkowego. Otrzymujący uzyskał środki finansowe które w momencie potwierdzenia, że usługa nie zostanie wykonana pozostanie bezzwrotna.

Wskazać należy, że zarówno zadatek jak i zaliczka „utracone” nie będą kosztem uzyskania przychodu. Wyłączenie wprost zostało wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy o CIT  i art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o PIT). Zgodnie z tymi przepisami za koszty uzyskania przychodów nie uważa się strat (kosztów) powstałych w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy.

W zakresie VAT – wskazać należy, że zadatek i zaliczka nie są związane z wykonaniem usługi lub dostawy towarów. Najczęściej zaliczka i zadatek zostają zatrzymane ze względu na rezygnację kontrahenta. W takim wypadku należy wskazać, że zadatek i zaliczka jako niezwiązane z usługą/dostawą – nie powinny być opodatkowane (mają one charakter quasi odszkodowawczy). W tym wypadku również należy rozliczyć korektę VAT zarówno w podatku należnym jak i naliczonym.

Wojciech Kliś, doradca podatkowy