JPK na żądanie - dokumentacja w formie papierowej i elektroniczna ewidencja VAT

Pliki JPK na żądanie

Nowy obowiązek w kontekście przygotowywania i składania plików JPK dotyka przedsiębiorców tylko na żądnie urzędów skarbowych, tj. w razie ewentualnej kontroli skarbowej. Urzędnicy, w każdym momencie, w trakcie roku podatkowego, mają prawo zażądać od przedsiębiorstw dodatkowej dokumentacji księgowej w formie pliku JPK. Co istotne, obowiązek ten nałożony został na wszystkie firmy, a forma rozliczenia podatkowego jest tu nieistotna.

Nowe pliki JPK to np. plik JPK FA, który zawiera informacje o wystawionych fakturach sprzedaży lub plik JPK MAG, w którym znajdą się dane odnoszące się do stanów magazynowych.

Dokumentacja papierowa

Najwięcej pytań pojawia się w odniesieniu do prowadzenia dokumentacji papierowej, której dodatkowo nie zawsze da się uniknąć. Bo co np. zrobić, kiedy faktury wystawia się poza siedzibą firmy, w momencie dostawy towaru? Przedsiębiorcy obawiają się czy urząd skarbowy w takiej sytuacji narzuci im przygotowanie pliku JPK FA, a jeżeli tak, to czy poradzą sobie z jego przygotowaniem według udostępnionych wytycznych, w momencie, w którym nie posiadają stosownego oprogramowania.

Kary porządkowe?

Teoretycznie obowiązek przesyłania plików JPK na żądanie dotyczy tylko przedsiębiorców, którzy prowadzą księgowość w formie elektronicznej, o czym mówi ordynacja podatkowa. Zachodzi jednak pytanie, jak ma się to do ustawy o VAT, która na każdego podatnika nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej.

Można domniemywać, że przedsiębiorca, na wezwanie urzędu skarbowego, będzie mógł wysłać wymagane dane w innej postaci, wraz ze stosownym uzasadnieniem, ale nie jest pewne, że postać ta zadowoli urzędnika. Nie powinno to jednak spowodować nałożenia kary porządkowej (maksymalnie do 2800 zł), bowiem firma nie uchyla się od obowiązku przekazania wymaganych informacji.

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

Oprogramowanie z pomocą

O ile zakup stosownego oprogramowania do wystawiania faktur, jeżeli firma takowego nie posiada, nie wydaje się być naglący, o tyle modernizacja funkcjonującego już oprogramowania, które nie pozwala na generowanie plików JPK, jest już bardzo ważna. Z całą pewnością nie warto takiej aktualizacji odkładać na ostatnią chwilę. Co jednak istotne, koszt zakupu licencji, przykładowo, na program do wystawiania faktur i obsługi magazynu wcale nie musi być wysoki (wręcz przeciwnie, może być nawet darmowy, jeżeli mówimy o małej ilości dokumentów), a dodatkowo, poza wsparciem dla plików JPK, firma otrzyma szereg usprawnień, takich jak chociażby biblioteki kontrahentów czy bazy danych, gromadzące informacje o towarach i usługach.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.