Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana przez skarbówkę? Zasada i wyjątki

• Kontrola podatkowa – czym jest, jakie przepisy ją regulują
• Kontrola podatkowa - co do zasady – musi być zapowiedziana. W jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem?
• Kiedy kontrola podatkowa nie musi być zapowiedziana
• Kontrola podatkowa „na legitymację” (niezwłoczna)

Kontrola podatkowa – czym jest, jakie przepisy ją regulują

Kontrola podatkowa, to instytucja prawna przewidziana i dokładnie określona przez przepisy Ordynacji podatkowej (art. 281-292). Organy podatkowe pierwszej instancji (w szczególności urzędy skarbowe) mają prawo na podstawie tych przepisów przeprowadzać kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz ich następców prawnych. Oczywistym celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Kontrola podatkowa - co do zasady – musi być zapowiedziana. W jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem?

Zasadą (od której niestety są wyjątki) jest, że podatnik powinien zostać prawidłowo zawiadomiony o kontroli podatkowej przed jej rozpoczęciem. Na podstawie art. 282b. Ordynacji podatkowej, organy podatkowe mają obowiązek zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.

Kontrolę podatkową można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia kontrolowanemu podmiotowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zasadniczo wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. 

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej musi zawierać:
1) oznaczenie organu podatkowego;
2) datę i miejsce wystawienia;
3) oznaczenie kontrolowanego;
4) wskazanie zakresu kontroli;
5) pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
6) podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Aktualny wzór zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jest określony w rozporządzeniu ministra finansów z 19 lipca 2019 r. (Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 1380).

Kiedy kontrola podatkowa nie musi być zapowiedziana

W niektórych sytuacjach kontrola podatkowa może być niezapowiedziana. Sytuacje te są wymienione w art. 282c Ordynacji podatkowej.
Organ podatkowy nie musi zawiadamiać (podatnika, płatnika i innych kontrolowanych) o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

1) kontrola podatkowa:
a) dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
b) ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
c) dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
d) dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
e) ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
f) zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 Ordynacji podatkowej (tzw. tryb „na legitymację”),
g) ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,
h) dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin,
i) ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej,
j) dotyczy zasadności zwrotu podatku w rozumieniu przepisów rozdziału 7b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozdziału 6a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych;

2) organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:

a) został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598) lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika,
b) jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
c) nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Uwaga! Przepis  pkt 1 stosuje się również w razie konieczności rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.

Kontrola podatkowa „na legitymację” (niezwłoczna)

Warto jeszcze zacytować zasady ww. kontroli podatkowej „na legitymację”, określone w art. 284a Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z § 1 tego przepisu kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej kontrolowanemu, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

A na podstawie § 1a tego przepisu, w razie nieobecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 kodeksu cywilnego, lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Przypomnijmy, że na podstawie art. 97 kodeksu cywilnego, osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.

Podstawa prawna: art. 281-292 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r., poz. 2383; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2023 r., poz. 2760).

oprac. Paweł Huczko