Co najczęściej kontrolują urząd skarbowy i ZUS? Te kwestie na pewno zwrócą uwagę kontrolerów

• Zakres kontroli podatkowej urzędu skarbowego musi być wskazany w zawiadomieniu o jej wszczęciu
• Ulga na złe długi
• Sprzedaż nieruchomości
• Transakcje między podmiotami powiązanymi
• Ulgi i wysokie zwroty podatku
• Podatek u źródła
• WDT i inne transakcje zagraniczne objęte preferencją
• Należyta staranność w VAT
• Sprzedaż internetowa
• Długotrwałe straty i wydatki niewspółmierne do dochodów
• Co najczęściej sprawdza ZUS?
• Jak urząd skarbowy wykrywa rozbieżności?
• Dokumentacja ma znaczenie przed kontrolą

Jakie obszary są najczęściej sprawdzane i czego może dotyczyć kontrola?

Zakres kontroli podatkowej urzędu skarbowego musi być wskazany w zawiadomieniu o jej wszczęciu

Na podstawie art. 282b ordynacji podatkowej, organy podatkowe (np. urząd skarbowy) mają obowiązek zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Tę kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Co ważne, jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawierać musi w szczególności:
- oznaczenie organu;
- datę i miejsce wystawienia;
- oznaczenie kontrolowanego;
- wskazanie zakresu kontroli;
- wstępną listę dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ podatkowy w trakcie kontroli;
- w przypadku kontroli planowej – informację o kategorii ryzyka, o której mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;
- pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
- podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady - sytuacje, kiedy przed rozpoczęciem kontroli podatkowej organ podatkowy nie ma obowiązku zawiadomienia o tej kontroli podatnika. Taką możliwość przewiduje art. 282c ordynacji podatkowej. Wymieniono w nim m.in. kontrolę:
- zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
- na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
- zmierzającą do wykrycia niezgłoszonej działalności gospodarczej czy też nieujawnionych źródeł przychodów.
- doraźną dotyczącą ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Ulga na złe długi

Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi skorygować rozliczenie, gdy kontrahent nie zapłacił za fakturę. Jednocześnie po stronie dłużnika może powstać obowiązek odpowiedniej korekty. Jedna transakcja wpływa więc na rozliczenia dwóch podatników, a dane wykazane przez obie strony powinny być ze sobą zgodne.

Jak zaznacza Julia Gałkowska-Nguyen, Specjalistka ds. księgowości z CashDirector: - Ulga na złe długi dotyczy jednej transakcji, ale wpływa na rozliczenia obu jej stron. Urząd może porównać dane z dwóch rozliczeń, dlatego rozbieżności dotyczące terminu płatności, momentu korekty czy późniejszego uregulowania faktury są stosunkowo łatwe do wychwycenia.

Problemy pojawiają się m.in. wtedy, gdy wierzyciel zastosuje ulgę zbyt wcześnie, nie spełnia wymaganych warunków albo nie uwzględni późniejszej zapłaty. Kontrola może dotyczyć:
- daty wystawienia faktury i terminu płatności,
- momentu uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności,
- spełnienia warunków zastosowania ulgi,
- ujęcia korekty przez wierzyciela i dłużnika,
- późniejszego uregulowania należności,
- zgodności deklaracji z ewidencją i dokumentami księgowymi.

Przy rozliczeniu ulgi na złe długi organ podatkowy zwraca również szczególną uwagę na weryfikację czy ulga została uwzględniona również po stronie dłużnika. Urząd skarbowy może poprosić dłużnika o przedstawienie faktury i potwierdzenia zapłaty, a także nałożyć sankcje za niewykazanie obowiązkowego zmniejszenia niezapłaconego kosztu.

Sprzedaż nieruchomości

Sprzedaż nieruchomości może rodzić konsekwencje w PIT, CIT, VAT lub podatku od czynności cywilnoprawnych. Sposób rozliczenia zależy m.in. od statusu sprzedającego, charakteru nieruchomości, sposobu jej wykorzystywania oraz okoliczności transakcji.

Wątpliwości może budzić przede wszystkim ustalenie, czy sprzedaż odbywa się w ramach działalności gospodarczej, czy w ramach zarządu majątkiem prywatnym. W VAT znaczenie mają także rodzaj nieruchomości, historia jej użytkowania, poniesione nakłady oraz warunki zastosowania zwolnienia.

Organy mogą sprawdzać:
- sposób nabycia i wykorzystywania nieruchomości,
- częstotliwość i zorganizowany charakter sprzedaży,
- kwalifikację transakcji jako prywatnej albo firmowej,
- prawidłowość zastosowania zwolnienia lub stawki VAT,
- moment powstania przychodu,
- wysokość wykazanych kosztów,
- dokumenty potwierdzające nakłady poniesione na nieruchomość.

Jak wskazuje Julia Gałkowska-Nguyen: - Odpłatne zbycie nieruchomości na gruncie VAT pozostaje jednym z najczęstszych tematów sporów podatników z organami. W praktyce jeżeli przy transakcji występuje jakikolwiek niestandardowy czynnik, to jedyną drogą upewnienia się o prawidłowości rozliczenia jest uzyskanie interpretacji indywidualnej od Krajowej Informacji Skarbowej.

Transakcje między podmiotami powiązanymi

Transakcje zawierane pomiędzy podmiotami powiązanymi są szczególnie istotne dla organów, ponieważ ich warunki mogą wpływać na wysokość dochodu wykazywanego do opodatkowania. Dotyczy to nie tylko dużych grup kapitałowych. Powiązania mogą mieć również charakter osobowy, rodzinny lub organizacyjny.

Problemem może być ustalenie ceny, która odbiega od warunków stosowanych przez niezależne podmioty, albo brak wystarczającego uzasadnienia gospodarczego transakcji. Kontrola może obejmować:
- rodzaj i zakres powiązań,
- rynkowy charakter cen i pozostałych warunków współpracy,
- faktyczne wykonanie usług lub dostaw,
- ekonomiczne uzasadnienie transakcji,
- sposób kalkulacji wynagrodzenia,
- obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych,
-nzgodność dokumentacji z rzeczywistym przebiegiem współpracy.

Jak wyjaśnia Julia Gałkowska-Nguyen: - Wątpliwości najczęściej budzą usługi doradcze, zarządcze, marketingowe, pożyczki oraz najem pomiędzy podmiotami powiązanymi. Sama faktura potwierdza zawarcie transakcji, ale w przypadku podmiotów powiązanych warto od razu przygotować dowody potwierdzające, że ustalona cena odpowiada warunkom rynkowym. Jest to szczególnie ważne, ponieważ przepisy nakładają na podmioty powiązane obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych, gdzie przedstawia się analizy wykonane celem ustalenia warunków rynkowych dla danej transakcji. Pomocne mogą być także umowy, raporty, korespondencja, kalkulacje wynagrodzenia czy przykłady rezultatów wykonanych prac.

Ulgi i wysokie zwroty podatku

Skorzystanie z ulgi jest prawem podatnika, ale znaczne odliczenie lub wysoki zwrot podatku mogą zostać dodatkowo zweryfikowane. Im większa korzyść w porównaniu ze skalą i dotychczasowymi rozliczeniami firmy, tym większe znaczenie ma kompletna dokumentacja.

Problematyczne bywają warunki poszczególnych ulg, sposób kwalifikowania wydatków oraz przypisywanie tych samych kosztów do kilku preferencji. Organ może sprawdzić:
- czy przedsiębiorca spełnił warunki skorzystania z ulgi,
- czy odliczone wydatki mieszczą się w ustawowym katalogu,
- sposób ustalenia ich wysokości,
- związek wydatków z działalnością objętą ulgą,
- prowadzenie wymaganej ewidencji,
- dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów,
- czy ten sam wydatek nie został rozliczony więcej niż raz.

Podatek u źródła

Podatek u źródła może wystąpić przy określonych płatnościach dokonywanych na rzecz zagranicznych podmiotów, np. z tytułu odsetek, praw autorskich lub niektórych usług. Trudność polega na prawidłowym ustaleniu rodzaju świadczenia, statusu odbiorcy oraz warunków zastosowania zwolnienia albo obniżonej stawki.

Kontrola może dotyczyć:
- charakteru wypłacanego wynagrodzenia,
- miejsca siedziby i rezydencji podatkowej odbiorcy,
- posiadania aktualnego certyfikatu rezydencji,
- zastosowanej stawki podatku,
- prawa do zwolnienia lub preferencji wynikającej z umowy międzynarodowej,
- statusu rzeczywistego właściciela należności,
- dochowania należytej staranności przez płatnika.

W tym obszarze znaczenie mają nie tylko dokumenty, ale również rzeczywisty przebieg i gospodarcze uzasadnienie transakcji.

WDT i inne transakcje zagraniczne objęte preferencją

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów może zostać objęta stawką 0% VAT, jeżeli przedsiębiorca spełni ustawowe warunki. Problemem bywa przede wszystkim zgromadzenie dowodów potwierdzających, że towar rzeczywiście opuścił Polskę i trafił do nabywcy w innym państwie Unii Europejskiej.

Kontrola może obejmować:
- status kontrahenta jako podatnika VAT UE,
- prawidłowość numerów identyfikacyjnych stron,
- fakturę i dokumenty przewozowe,
- potwierdzenie odbioru towaru,
- zgodność ilości, dat i miejsc dostawy,
- wykazanie transakcji w ewidencji i informacji podsumowującej,
- terminowe zgromadzenie dokumentacji wymaganej do zastosowania stawki 0%,
- zgodność płatności z warunkami umowy i faktury.

Zdaniem Julii Gałkowskiej-Nguyen: - Przy WDT szczególne znaczenie mają dokumenty potwierdzające, że towar rzeczywiście został wywieziony z Polski i dotarł do nabywcy w innym kraju UE, m.in. dokumenty przewozowe, potwierdzenie odbioru, zamówienie i korespondencja z kontrahentem. Prawidłowo wystawiona faktura nie wystarczy, jeśli przedsiębiorca nie potrafi udokumentować faktycznego przemieszczenia towarów na terytorium innego państwa członkowskiego.

Należyta staranność w VAT

Przedsiębiorca może nieświadomie uczestniczyć w transakcji, która okaże się elementem oszustwa podatkowego. W takiej sytuacji organ sprawdza, czy zachował należytą staranność i podjął racjonalne działania służące zweryfikowaniu kontrahenta oraz transakcji.

Szczególnie problematyczne są zakupy na nietypowych warunkach, od nowych kontrahentów, po cenach znacznie odbiegających od rynkowych albo z płatnością na rachunek innego podmiotu. Uwagę organów zwracają również transakcje z krajami stosującymi szkodliwą konkurencję podatkową. Kontrola może dotyczyć:
- sprawdzenia statusu kontrahenta,
- weryfikacji rachunku na białej liście podatników VAT,
- sposobu nawiązania współpracy,
- warunków płatności i dostawy,
- osób reprezentujących kontrahenta,
- dokumentów potwierdzających wykonanie transakcji,
- reakcji przedsiębiorcy na nietypowe lub podejrzane okoliczności.

Sprzedaż internetowa

Dane dotyczące sprzedaży prowadzonej za pośrednictwem platform internetowych są coraz łatwiej dostępne dla administracji skarbowej. Obowiązki raportowe operatorów platform wynikające z regulacji DAC7 ułatwiają porównanie aktywności sprzedawców z przychodami wykazanymi w rozliczeniach.

Sama liczba transakcji lub przekroczenie progu raportowania nie oznacza automatycznie powstania podatku. Może jednak spowodować weryfikację charakteru sprzedaży.

Urząd może sprawdzić:
- skalę, powtarzalność i zorganizowanie sprzedaży,
- czy sprzedaż ma charakter prywatny, czy gospodarczy,
- wartość uzyskanych przychodów,
- prawidłowość rozliczenia PIT i VAT,
- zgodność danych z platform z ewidencją podatnika,
- sprzedaż niewykazaną w księgach i deklaracjach.

Długotrwałe straty i wydatki niewspółmierne do dochodów

Strata może być naturalnym skutkiem inwestycji, pogorszenia koniunktury lub początkowego etapu działalności. Jeśli jednak firma wykazuje ją przez wiele lat, a jednocześnie ponosi wysokie wydatki lub rozwija działalność, organ może zainteresować się kwestią tego, skąd pochodzą przeznaczone na to środki. Kontrola może objąć:
- rzetelność wykazanych przychodów,
- zasadność zaliczenia wydatków do kosztów,
- źródła finansowania działalności,
- pożyczki i wpłaty właściciela,
- zgodność wydatków z deklarowanymi dochodami,
- transakcje gotówkowe,
- przepływy pomiędzy rachunkami firmowymi i prywatnymi.

Szczególne znaczenie może mieć wykazanie, z jakich środków finansowano zakupy, inwestycje albo prywatne wydatki przedsiębiorcy.

Jak zaznacza Julia Gałkowska-Nguyen: - Skrajne dysproporcje między wysokością wykazywanych przychodów, a skalą ponoszonych wydatków, często wzbudzają zainteresowanie organów podatkowych. Rodzi to bowiem pytania o rzeczywistą kondycję firmy i źródła jej finansowania.

Co najczęściej sprawdza ZUS?

Kontrole ZUS koncentrują się na obowiązkach płatnika składek oraz prawie ubezpieczonych do świadczeń. Problemy często wynikają z nieprawidłowego ustalenia tytułu ubezpieczenia albo rozbieżności między treścią umowy a rzeczywistym sposobem wykonywania pracy. ZUS może sprawdzać:
- prawidłowość i terminowość zgłaszania do ubezpieczeń,
- ustalanie podstawy wymiaru oraz wysokości składek,
- terminowość ich opłacania,
- umowy zlecenia, umowy o dzieło i zbiegi tytułów do ubezpieczeń,
- umowy cywilnoprawne wykazujące cechy stosunku pracy,
- faktyczne wykonywanie pracy,
- prawo do zasiłków i innych świadczeń,
- prawidłowość ustalania oraz wypłacania świadczeń przez płatnika.

Weryfikowana może być również autentyczność zatrudnienia albo prowadzenia działalności. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy krótko po zgłoszeniu do ubezpieczeń lub znacznym podwyższeniu podstawy składek ubezpieczony występuje o wysokie świadczenie.

Część z obszarów kontrolowanych przez ZUS pokrywa się z zakresem kontroli innych instytucji. Jak zaznacza Julia Gałkowska-Nguyen: - Warto pamiętać, że prawidłowość formy zatrudnienia jest również przedmiotem zainteresowania Państwowej Inspekcji Pracy, która może sprawdzać czy umowa, na podstawie której odbywa się współpraca, odpowiada stanowi faktycznemu i nie spełnia znamion innego stosunku prawnego.

Jak urząd skarbowy wykrywa rozbieżności?

Administracja skarbowa nie opiera się wyłącznie na dokumentach dostarczonych podczas kontroli. Dysponuje danymi pozwalającymi automatycznie zestawiać informacje pochodzące z różnych źródeł.

W wykrywaniu nieprawidłowości pomagają przede wszystkim:
- JPK_VAT, który umożliwia porównywanie ewidencji zakupów i sprzedaży,
- struktury JPK przekazywane na żądanie, obejmujące m.in. faktury, księgi, wyciągi bankowe i ewidencje,
- KSeF, zapewniający administracji dostęp do ustrukturyzowanych danych o fakturach wystawianych w systemie,
- STIR, wykorzystywany do analizy przepływów na rachunkach podmiotów i oceny ryzyka wykorzystywania sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych,
- biała lista podatników VAT oraz dane rejestracyjne,
- informacje przekazywane przez platformy cyfrowe w ramach DAC7,
- dane o transakcjach unijnych, w tym informacje podsumowujące VAT UE oraz system VIES,
- informacje pochodzące od kontrahentów i administracji podatkowych innych państw.

Organy mogą dzięki temu wykrywać m.in. faktury wykazane tylko przez jedną stronę, różnice pomiędzy deklaracją a ewidencją, nietypowe zwroty podatku, brak przychodów odpowiadających wpływom oraz niezgodności w transakcjach zagranicznych. Analiza danych pozwala więc wytypować konkretną transakcję do sprawdzenia jeszcze przed rozpoczęciem właściwej kontroli.

Dokumentacja ma znaczenie przed kontrolą

W wielu przypadkach problemem nie jest sama transakcja, lecz brak dokumentów potwierdzających jej przebieg, gospodarcze uzasadnienie lub prawo do preferencji. Odtwarzanie dowodów po kilku miesiącach albo latach może być trudne, zwłaszcza gdy współpraca z kontrahentem już się zakończyła.

Tymczasem dzięki cyfryzacji urząd skarbowy i ZUS dysponują coraz większą liczbą narzędzi pozwalających porównywać dane, wykrywać rozbieżności i typować firmy do kontroli. Coraz mniej błędów pozostaje więc poza zasięgiem organów. Bieżąca obsługa księgowa, regularna weryfikacja rozliczeń oraz kompletowanie dokumentacji na czas pomagają ograniczyć ryzyko nieprawidłowości i sprawniej przygotować firmę do ewentualnej kontroli.

Autorzy:
Julia Gałkowska-Nguyen, specjalistka ds. księgowości z CashDirector
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych