Wystawianie faktur do paragonów

Kiedy paragon, a kiedy faktura?

Przez wzgląd na posłużenie się w treści tego przepisu spójnikiem „lub” należy uznać, że ustawodawca dopuszcza możliwość, aby dostawca nie wydawał nabywcy paragonu jeśli wydaje mu fakturę. Powyższy wniosek potwierdza również treść art. 106h ustawy o VAT, z którego wynika, że jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wówczas paragon fiskalny dotyczący tej sprzedaży pozostaje u dostawcy.

W sytuacji, gdy nabywca w danej transakcji nie wskaże, że dokonuje transakcji jako podatnik i nie poda numeru NIP należy uznać, że dokonuje tego zakupu jako konsument, a w konsekwencji podatnik co do zasady ma obowiązek zaewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie rejestrującej.
Podatnik może równocześnie udokumentować taką sprzedaż fakturą przekazując wyłącznie ten dokument nabywcy, przy czym, wystawiona faktura nie może zawierać NIP. Wystawienie takiej faktury będzie prawidłowe, jeżeli zostaną zawarte w niej inne informacje, jak np. dane osobowe czy adres, które pozwolą na identyfikację nabywcy. Jednocześnie wystawienie faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, w przypadkach gdy jest on do tego zobowiązany. W takiej sytuacji wydrukowany paragon, który nie został wydany nabywcy, podatnik ma obowiązek zachować w swojej dokumentacji.

Symbol FP na fakturze wystawionej do paragonu i fakturze wystawionej na kasie fiskalnej

Od dnia 1 października 2020 r., na mocy rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: „Rozporządzenie”), został wprowadzony obowiązek wykazywania w ewidencji m.in. odpowiedniego symbolu oznaczającego określoną procedurę podatkową.

Stosownie do przepisów § 10 ust. 5 Rozporządzenia, ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

    „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących;
    „WEW” – dokument wewnętrzny;
    „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy.

Ważne!
Zatem w prowadzonej ewidencji dla celów prawidłowego rozliczenia podatku należnego symbolem „FP” powinny być oznaczone faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej pierwotnie paragonem fiskalnym, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej.

Dla celów prowadzonej ewidencji, faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej są ujmowane w okresie, w którym zostały wystawione i nie będą zwiększać wartości sprzedaży i podatku należnego za ten okres, gdyż sprzedaż ta została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej i ujęta w raporcie fiskalnym dobowym oraz miesięcznym.

Wskazać w tym miejscu należy, że zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Konrad Bartuzel, radca prawny, starszy konsultant podatkowy w ECDP TAX Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp. k.