Zmiana danych nabywcy na fakturze: jak to zrobić prawidłowo? Faktura korygująca, nota korygująca, terminy, ujęcie w ewidencji i JPK VAT

• Dane nabywcy na fakturze
• Co zrobić, gdy dane nabywcy na fakturze są nieprawidłowe?
• Faktura korygująca
• Nota korygująca
• Wystawienie faktury korygującej albo noty korygującej - terminy
• Błędna nazwa nabywcy na fakturze a JPK VAT. Co powinien zrobić nabywca i sprzedawca?

Dane nabywcy na fakturze

Przepis ustawy o VAT (art. 106e) nakazuje umieszczać na fakturach konkretne dane nabywców. Chodzi o imiona i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Na fakturze trzeba także umieścić numer NIP za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT.

Co zrobić, gdy dane nabywcy na fakturze są nieprawidłowe?

Zdarza się w praktyce obrotu gospodarczego i fakturowego, że (z najróżniejszych powodów) na fakturze zostały umieszczone błędne lub nieaktualne dane nabywcy. Przepisy dot. VAT wymagają skorygowania takiej faktury i podania prawidłowych, aktualnych danych nabywcy. Można to zrobić na dwa sposoby:

1) wystawienie (przez sprzedawcę, podatnika VAT) faktury korygującej (art. 106j ustawy o VAT) – to zasadniczy tryb poprawiania błędnych danych na fakturze,
2) wystawienie (przez nabywcę) noty korygującej (art. 106k ustawy o VAT) - można w ten sposób korygować błędy na fakturze oprócz danych liczbowych.

Faktura korygująca

Fakturę  korygującą może wystawić wystawca faktury pierwotnej (sprzedawca, podatnik VAT) w następujących przypadkach:
- gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury (a więc także odnośnie danych nabywcy),
- gdy podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- gdy dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Faktura korygująca musi zawierać:
1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
2) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur,
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT (czyli datę wystawienia i numer faktury pierwotnej /korygowanej/ oraz imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP), 
4) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać:
1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;
2) przyczynę korekty.

Nota korygująca

Nota korygująca to specyficzny rodzaj faktury uregulowany w ustawie o VAT, który pozwala nabywcy towaru lub usługi (podatnikowi VAT) poprawić część błędów w fakturze otrzymanej od kontrahenta. Notą korygującą można w szczególności poprawić błędne dane nabywcy na wystawionej fakturze.
Trzeba pamiętać, że notą korygującą nie można, co do zasady, poprawiać błędów w kwotach i liczbach na fakturze.

Prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie podatnikowi VAT, który nabył towar lub usługę i otrzymał fakturę VAT zawierającą wskazane w ustawie o VAT błędy.

Przepis art. 106k ustawy o VAT wyraźnie wskazuje, że notą korygującą nie mogą być poprawiane błędy w zakresie danych (liczbowych) wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 tej ustawy.

Zatem notą korygującą nabywca może poprawić wszystkie inne błędy w fakturze, w tym w szczególności:
- datę wystawienia faktury i jej numer;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a ustawy o VAT;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy o VAT;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- oraz szereg innych pomyłek i błędów.

Nota korygująca powinna zawierać:
1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6;
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Więcej na ten temat w artykułach: 
Nota korygująca – czym jest, kto może wystawić, jakie błędy na fakturze może poprawić
Kiedy dane nabywcy na fakturze można skorygować notą korygującą

Wystawienie faktury korygującej albo noty korygującej - terminy

Przepisy nie wskazują żadnego konkretnego terminu, w którym trzeba wystawić fakturę korygującą albo notę korygującą. Podatnik (sprzedawca lub nabywca) ma tu więc – co do zasady - dowolność. Może wystawić notę korygującą od razu jak zauważy błąd lub w późniejszym terminie. Ale warto to zrobić jak najszybciej (niezwłocznie po zauważeniu błędu), choćby dlatego, że kontrola fiskusa może uznać taką błędną fakturę za nierzetelny lub niekompletny dowód księgowy, który nie może stanowić podstawy rozliczeń podatkowych, w tym np. odliczenia VAT, czy zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Błędna nazwa nabywcy na fakturze a JPK VAT. Co powinien zrobić nabywca i sprzedawca?

A co w kontekście JPK_VAT, gdy sprzedawca wystawił fakturę z błędną nazwą nabywcy. Czy taką fakturę z błędem trzeba wykazać w JPK_VAT? Jak powinien postąpić w takiej sytuacji sprzedawca i nabywca?

Na te pytania odpowiedziało Ministerstwo Finansów w swoim serwisie podatki.gov.pl. To są jedynie zalecenia resortu finansów – zaktualizowane na koniec 2023 roku (od tego czasu stan prawny się w tym zakresie nie zmienił). W podobny sposób udziela wyjaśnień Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przede wszystkim MF wskazało, że faktura taka powinna być skorygowana – błędne dane powinny zostać zastąpione danymi prawidłowymi. Można to zrobić albo przez fakturę korygującą albo przez notę korygującą.

Ministerstwo zauważyło przy okazji, że faktura, w której występują błędy jedynie w nazwie nabywcy (NIP oraz adres są prawidłowe) pozwala przedsiębiorcy odliczyć VAT.

Zdaniem MF, nabywca w takiej sytuacji powinien wykazać błędną fakturę w swojej ewidencji VAT oraz informacji JPK_VAT. Błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i – zdaniem Ministerstwa - nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem, że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji (o ile oczywiście nabywca jest stroną transakcji i nabył towar/usługę). 

Ministerstwo Finansów wskazuje, że nabywca powinien w takiej sytuacji wystawić notę korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją do akceptacji odbiorcy, chyba że otrzyma fakturę korygującą. Nabywca ma wtedy prawo do odliczenia podatku naliczonego z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury noty korygującej. Bowiem tego rodzaju wady nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę, przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (i niespełnieniu przesłanek wyłączających odliczenie, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT).

Także dostawca ma obowiązek wykazać w ewidencji oraz informacji JPK_VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Zdaniem Ministerstwa Finansów błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia podatku z tytułu zrealizowanej transakcji. 

Oczywiście następnie sprzedawca ma też obowiązek wystawić fakturę korygującą, chyba że wcześniej otrzymał notę korygującą od nabywcy. 

W korekcie JPK_VAT, poza błędnie wykazaną fakturą, należy wykazać storno tej błędnej faktury z kwotami na „-„ podając numery faktury pierwotnej (błędnej) oraz wprowadzić kolejny zapisz z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej.

Zdaniem MF, zapisy powyższe można byłoby zastąpić jednym poprawnym zapisem, jedynie w sytuacji gdy wystawienie faktury pierwotnej i korygującej miałoby miejsce, jeszcze przed przesłaniem JPK_VAT za dany okres. Jeżeli opisywana zmiana dotycząca danych nabywcy nastąpiła już po złożeniu JPK_VAT, należy postąpić tak jak wskazano wyżej.

Jednocześnie Ministerstwo wskazało, że szczególne zasady ujmowania korekt faktur mogą być dokonywane odmiennie w zależności od możliwości technicznych oprogramowania wykorzystywanego przez podatnika do prowadzenia ewidencji VAT. 

Odmienne zasady ewidencji stosowane przez podatnika, wymuszone np. posiadanym programem mogą wiązać się koniecznością wyjaśnienia niezgodności w rozliczeniu VAT, zidentyfikowanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, na podstawie przesłanych informacji JPK_VAT.

Podstawa prawna: art. 106e, art. 106j, art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług -  t.j. z dnia 13 marca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r., poz. 361).

Paweł Huczko