Kiedy można anulować fakturę, a kiedy należy wystawić korektę

Autopromocja

O anulowaniu faktury mówią jedynie fiskus i sądy – przepisy zarówno ustawy o VAT, jak i rozporządzeń wykonawczych nie odnoszą się do tej kwestii wcale. Jedynie, jak czytamy w art. 106 ustawy o VAT (przepisy działu XI „Dokumentacja”, rozdziału I „Faktury”) stosuje się generalnie do dokumentowania sprzedaży oraz dostawy towarów i świadczenia usług i przekazywania innemu podmiotowi (nabywcy). Faktura potwierdza zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Zdaniem organów podatkowych zatem, faktura wystawiona, ale niewdrożona do obrotu prawnego nie jest fakturą w rozumieniu ustawy.

Wyjątkowe sytuacje

Autopromocja

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Sprawdź

Jak zaznaczył Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 23 marca 2015 r. o sygn. IBPP2/443-1309/14/ICz, podatnik powinien traktować anulowanie faktury w sposób wyjątkowy i wykorzystywać je wyłącznie, jeśli wystąpi taka wyjątkowa okoliczność. A jest nią przypadek, kiedy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Co musi zawierać dokument, aby został uznany za fakturę

Innymi słowy, anulować fakturę można wtedy, gdy nie doszło do dostawy towarów lub usługa nie została wykonana i jednocześnie dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego, a sprzedawca posiada zarówno kopię jak i oryginał faktury. W praktyce może mieć to miejsce, kiedy w drodze do nabywcy jego zamówienie zostaje skradzione.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Sprawdź

Inaczej sprawa kradzieży zamówienia i anulowania faktury będzie wyglądać przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Jeśli zamówienie opuściło granice Polski i poza nimi zostało skradzione, to i tak może dojść do wywozu towarów do innego kraju UE, czyli do WDT – sprzedawca nie może anulować faktury. Dowodem potwierdzającym WDT są przeważnie dokumenty przewozowe czy specyfikacja zamówienia. Natomiast mogą nim być również korespondencja handlowa z nabywcą, dokumenty dotyczące ubezpieczenia transporty czy wreszcie protokół policyjny potwierdzający, że do kradzieży zamówienia doszło za granicą, co potwierdza NSA w wyroku z 20 lipca 2012 r. o sygn. akt I FSK 1637/11. Brak potwierdzenia odbioru przez samego nabywcę nie podważa prawa sprzedawcy do rozliczenia transakcji na gruncie VAT-u. Autopromocja Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian Sprawdź

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Zdarzyć też się może, że klient odmawia przyjęcia towaru i z taką adnotacją faktura wraca do sprzedawcy. Tutaj pada pytanie, czy w takim przypadku, kiedy nabywca był w posiadaniu faktury, można mówić, że nie została ona wprowadzona do obrotu? Organy podatkowe wydały rozbieżne stanowiska w tej sprawie.

Anulujemy i oryginał, i kopię

Sama czynność anulowania sprowadza się do przekreślenia obu egzemplarzy faktury, tj. jej oryginału oraz kopii, i dokonaniu na niej adnotacji, które uniemożliwią jej ponowne wykorzystanie. Trzeba też podać datę anulowania. Anulowanych faktur się nie wyrzuca, tylko trzyma w dokumentacji tak jak pozostałe dokumenty podatkowe.

Anulowanie faktur VAT oraz refakturowanie

Kiedy decydujemy się anulować fakturę, którą już rozliczyliśmy w deklaracji podatkowej, w chwili jej anulowania mamy prawo skorygować VAT należny poprzez sporządzenie korekty deklaracji.

Katarzyna Miazek, Tax Care