REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT
Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT

REKLAMA

REKLAMA

W mojej firmie użytkowane samochody nie zostały zgłoszone na druku VAT-26 do urzędu. Dlatego od wydatków samochodowych odliczam 50% VAT. Mam pytanie - co z wydatkami związanymi z delegacjami? Otrzymuję od pracowników paragony za przejazd autostradą, za parkingi. Jak technicznie wpisać do JPK_VAT te dokumenty? Czy muszę wpisywać każdy poszczególny paragon, czy mogę zrobić zestawienie zbiorcze? Czy faktury i paragony przekazane przez pracowników w wersji papierowej możemy zeskanować i przechowywać w wersji elektronicznej?

Od wydatków związanych za przejazd autostradą czy parkingi możemy odliczyć tylko 50% VAT, gdy samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności (m.in. brak złożenia VAT-26). Każdy paragon za przejazd autostradą powinien być wpisany odrębnie. To samo dotyczy faktur za parkingi. Paragony za parkingi, w przeciwieństwie do paragonów za autostradę, nie dają podstaw do odliczenia VAT. Można zrobić skany papierowych faktur oraz paragonów i przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.

REKLAMA

Autopromocja

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Nie dotyczy to pojazdów samochodowych:

  • o masie całkowitej powyżej 3,5 tony,
  • wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
  • konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Jak wynika z pytania, w omawianym przypadku te wyłączenia nie mają zastosowania. Podatnik może odliczać tylko 50% od poniesionych wydatków samochodowych.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

1.Wydatki samochodowe, od których nie odliczymy 100% VAT

Należy się zastanowić, jakie wydatki zalicza się do kategorii wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT wynika, że do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;

2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

REKLAMA

Wydatki za przejazd autostradą czy parkingi można zaliczyć do wydatków związanych z eksploatacją lub używaniem pojazdów. Dlatego VAT od tych wydatków podlega odliczeniu w 50%, gdy dotyczy samochodu, który nie uprawnia do pełnego odliczenia VAT.

Organy podatkowe wykluczają uznanie wydatku poniesionego na przejazd autostradą za wydatek ogólny, od którego można odliczyć pełny VAT (zob. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 sierpnia 2014 r., sygn. IBPP2/443-482/14/AB).

Stanowisko organów podatkowych potwierdził NSA w wyroku z 12 lipca 2018 r. (sygn. akt I FSK 1037/16). Przedmiotem sporu była sprawa spółki, która użytkuje samochody w sposób „mieszany”. Zdaniem spółki nie wykluczało to jednak odliczania 100% VAT od określonych wydatków, które są związane wyłącznie z działalnością gospodarczą. Spośród tego rodzaju wydatków spółka wymieniła przykładowo:

  • opłaty za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe ponoszone w związku z podróżą służbową pracownika,
  • usługi parkowania pojazdów na parkingach strzeżonych,
  • naprawa usterek i uszkodzeń pojazdów powstałych w trakcie podróży służbowej,
  • nabycie paliwa wyłącznie na potrzeby odbycia podróży służbowej.

Ostatecznie NSA nie zgodził się ze stanowiskiem spółki i odrzucił skargę kasacyjną. W wyroku sądu czytamy:

W konsekwencji za trafne należało uznać stanowisko Sądu pierwszej instancji, że Spółka, w przedstawionym stanie faktycznym, nie ma prawa do odliczenia 100% podatku w oparciu o przepisy dyrektywy 2006/112/WE z tytułu deklarowanych wydatków dotyczących samochodów osobowych.

2. Dokument będący podstawą do odliczenia VAT

Kolejny poruszony problem to sposób udokumentowana wydatków związanych z użytkowaniem samochodów. Jak wynika z cytowanego art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą odliczenia jest faktura. Czytelnik dysponuje paragonami. Nie oznacza to jednak, że traci prawo do odliczenia VAT od tych wydatków. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur za fakturę uznaje się także dokument za przejazd płatną autostradą, jeżeli zawiera on:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

REKLAMA

Jeśli zatem otrzymany paragon za przejazd płatną autostradą zawiera wszystkie te elementy, to na jego podstawie podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT (zob. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 24 lutego 2017 r., sygn. 0461-ITPP2.4512.977.2016.1.AD).

Ponieważ samochody, którymi pracownicy Czytelnika odbywają podróże służbowe, uprawniają do odliczania podatku naliczonego w wysokości 50%, więc od wydatku na przejazd autostradą podatek naliczony należy odliczyć w takiej samej wysokości.

Podstawy do odliczenia nie dają natomiast paragony za parkingi. Aby w tym przypadku odliczyć podatek, musimy dysponować fakturą.

3. Zapis w JPK_VAT wydatków za przejazd autostradą i parkingi

Każda faktura lub dokument uznany za fakturę, będące podstawą odliczenia VAT, muszą być wpisane odrębnie w ewidencji i JPK_VAT. To oznacza, że za każdym razem należy wpisywać odrębnie dane sprzedawcy i numer dokumentu. Nie można tego zrobić na podstawie dokumentu zbiorczego, nawet gdy kwoty VAT nie są duże.

W JPK_VAT do zapisu zakupów służą następujące pozycje:

  • K_45 - należy wpisać kwotę netto od nabycia towarów i usług niezaliczanych u podatnika do środków trwałych; wartość netto wpisujemy w kwocie przypadającej na odliczany VAT;
  • K_46 - należy wpisać kwotę podatku naliczonego w wysokości podlegającej odliczeniu od wartości netto wykazanej w poz. K_45.

Taki sposób postępowania potwierdziło także MF. W odpowiedzi na pytanie podatnika, które brzmiało:

1) Czy pole „K_44” [obecnie pole K.45 - przy. red.] dla „Ewidencji zakupu VAT” opisane jako „Wartość faktury netto” ma dotyczyć tylko tej część faktury, w której dokumentuje ona transakcje z kwotą podatku różną od zera (tj. innych niż zwolnione z VAT, opodatkowane stawką VAT 0%), czy całości faktury?

Ministerstwo Finansów odpowiedziało:

MF:Biorąc pod uwagę, że odpowiednie pola JPK_VAT mają uzgadniać się z deklaracją VAT w przypadku wypełniania pola K_44 [obecnie pole K.45 - przy. red.] należy przyjąć identyczną metodę, to znaczy uwzględnić tylko część faktury, która dokumentuje transakcje zawierające kwotę podatku do odliczenia.

Oznacza to, że jeżeli podatnik odlicza np. 50% kwoty podatku naliczonego za przejazd, to wykazuje tylko 50% zarówno kwoty netto z takiego paragonu, jak i kwoty VAT. Wpisujemy kwoty faktycznie odliczane.

Przykład
Pracownik spółki był w delegacji. Za przejazd autostradą dostarczył paragon o wartości netto 30 zł, VAT 6,90 zł. Samochód, który użytkował, nie uprawnia do pełnego odliczenia VAT. Dlatego spółka w JPK_VAT w K_44 wpisze kwotę 15 zł, a w K_45 kwotę 3,45 zł, jeżeli będzie korzystać z odliczenia VAT.


4. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Otrzymane w formie papierowej faktury czy paragony będące podstawą do odliczenia VAT mogą zostać zarchiwizowane w wersji elektronicznej i tak przechowywane. Natomiast dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone.

Jest to jednak możliwe, gdy zostaną spełnione następujące warunki, tzn. zostanie zapewniona:

  • autentyczność pochodzenia - ma to miejsce m.in., gdy system informatyczny pozwala śledzić historię zapisanych w nim dokumentów i informacje o osobie zapisującej ten dokument,
  • integralność treści i czytelność faktur poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu,
  • kontrola i ścieżka audytu archiwizowanych dokumentów.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 grudnia 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF) czytamy:

MF

Jak Spółka wskazuje we wdrożonym systemie rozliczania podróży służbowych (faktur zakupowych, paragonów i innych dokumentów źródłowych) Spółka zapewni autentyczność pochodzenia (dokument zawiera nazwę Spółki, wdrożony system informatyczny zawiera pełną historię zapisanych w nim dokumentów i informacje o osobie zapisującej ten dokument, wdrożono instrukcję wymagań systemowych i sposobu udokumentowania podróży służbowej w systemie), integralność treści i czytelność faktur (zastosowanie nieedytowanego formatu PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF oraz wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego) oraz kontrolę biznesową i ścieżkę audytu (przełożeni konkretnych działów Spółki posiadają wiedzę w zakresie wewnętrznej korespondencji, pracownicy tworzą raport z listą poniesionych wydatków z załączonymi fakturami zakupu odebranymi przez nich, raport jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika).

(…) Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Podstawa prawna:

  • art. 86 ust. 1-2, 10-10b, 11-13 i 19, art. 86a i 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2433

  • § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie faktur - Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

  • art. 82 § 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 800; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 492

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA