REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zaliczki udokumentowane fakturą - ewidencja na kasie fiskalnej

Subskrybuj nas na Youtube
Zaliczki udokumentowane fakturą - ewidencja na kasie fiskalnej
Zaliczki udokumentowane fakturą - ewidencja na kasie fiskalnej
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W którym momencie należy zaewidencjonować na kasie fiskalnej zaliczkę wpłaconą przez osobę fizyczną, w przypadku gdy podatnik wystawił fakturę zaliczkową? Jeżeli podatnik wystawił fakturę zaliczkową, to czy w tym samym momencie powinien zarejestrować otrzymaną wpłatę na kasie fiskalnej, czy dopiero całą należność przy rozliczeniu tej zaliczki? Podatnik nie zalicza do przychodu wykazanego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów otrzymanych zaliczek.

Podatnik powinien zaewidencjonować wpłatę na kasie fiskalnej w momencie jej otrzymania. Do wystawionej faktury zaliczkowej podatnik jest zobowiązany dołączyć paragon fiskalny dokumentujący tę wpłatę. Na wystawionym paragonie powinna znajdować się nazwa towaru lub usługi, której dotyczy otrzymana zaliczka.

REKLAMA

Autopromocja

Paragon a czasem faktura

REKLAMA

W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest paragon fiskalny. Jest on wystawiany, gdy podatnik ma obowiązek rejestrowania obrotu i kwoty podatku należnego z wykorzystaniem kasy rejestrującej.

Jak wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących. Należy jednak pamiętać, że przepisy wykonawcze do ustawy o podatku od towarów i usług w niektórych sytuacjach zwalniają podatników z określonych obowiązków. Kwestie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeśli jednak w omawianej sprawie podatnik nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, to w przypadku dokonywania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych generalnie jest on zobowiązany zaewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej.

Dokumentowanie sprzedaży paragonem fiskalnym nie wyklucza możliwości wystawienia faktury VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak wynika z treści art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności (z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).

Zaliczka

Wystawienie faktury zaliczkowej nie zwalnia jednak podatnika z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej otrzymanej zaliczki. Obowiązek ten wynika wprost z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Według tych regulacji otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Uwaga!
Zaliczkę należy zaewidencjonować na kasie w momencie otrzymania, gdy podatnik nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ponadto, jeśli faktura (w tym także faktura zaliczkowa) dotyczy sprzedaży zarejestrowanej z wykorzystaniem kasy rejestrującej, to podatnik jest zobowiązany dołączyć do pozostającego u niego egzemplarza faktury paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ustawy o VAT). Obowiązek ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną z zastosowaniem kasy rejestrującej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Natomiast gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej, podatnik pozostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

REKLAMA

Należy również wskazać, że w myśl art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Przepis ten reguluje kwestię terminu powstania obowiązku podatkowego w stosunku do dostawy towarów/świadczenia usług, w sytuacji gdy podatnik otrzymał całość lub część zapłaty przed ich realizacją.

Tym samym podatnik, który otrzymał od osoby fizycznej zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usługi (przy założeniu, że nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku rejestracji na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów), powinien ją zaewidencjonować w dacie jej otrzymania.

Zaewidencjonowanie zaliczki w dniu jej otrzymania może być utrudnione, w szczególności gdy wpłata otrzymywana jest przez sprzedawcę na konto bankowe. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której podatnik otrzymuje wpłatę na konto bankowe po zakończeniu pracy. W takiej sytuacji organy podatkowe dopuszczają możliwość zaewidencjonowania zaliczki w następnym dniu roboczym. Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 lutego 2017 r. (sygn. 0461-ITPP1.4512.994.2016.1.AJ):

(…) podatnik jest obowiązany ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej każdą sprzedaż, w tym także otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży całość lub części należności (zapłaty) w momencie jej otrzymania.

Uwzględniając jednak fakt, że o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu) należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej tych wpłat bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

Gdy wpłata zaliczki ma miejsce na przełomie okresów rozliczeniowych (wpłata w jednym miesiącu, ewidencja w kolejnym miesiącu), należy dokonać korekty. W tym celu należy się posłużyć ewidencją korekt.

Spółka otrzymała 28 lutego na rachunek bankowy zaliczkę w wysokości 1230 zł od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. Zaliczkę zaewidencjonowała na kasie dopiero 1 marca. W takiej sytuacji w ewidencji za luty musi powiększyć obrót o kwotę netto 1000 zł, VAT 230 zł. Natomiast w ewidencji za marzec musi obniżyć obrót podlegający ewidencjonowaniu i VAT o te same kwoty.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz


Należy pamiętać, że paragon fiskalny powinien zawierać określone dane. Wymogi co do treści paragonu fiskalnego regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 12 rozporządzenia, w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Natomiast jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, paragon fiskalny zawiera nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Tym samym paragon fiskalny wystawiony do otrzymanej zaliczki powinien zawierać precyzyjnie określoną nazwę towaru lub usługi. Jak wskazuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD):

Podatnik powinien bowiem wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby - z jednej strony - pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku, a z drugiej - zapewniały konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. (…) Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) przypisując do niej wyłącznie stawkę VAT, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi.

Podsumowując, podatnik otrzymujący zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi jest zobowiązany zaewidencjonować otrzymaną kwotę na kasie fiskalnej w momencie jej otrzymania. Na wystawionym paragonie powinna znajdować się nazwa towaru lub usługi, której dotyczy otrzymana zaliczka.

Podstawa prawna:

  • art. 19a ust. 8, art. 111 ust. 1, art. 106b ust. 3 pkt 1, art. 106h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2433

  • § 2 pkt 12, § 3 ust. 2, § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363

  • § 2-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. z 2018 r. poz. 2519

Adrian Błaszkiewicz, Ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

REKLAMA

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA