Kasy fiskalne online - zgłoszenie i fiskalizacja

Pierwsza kasa rejestrująca – na co zwrócić uwagę?

Zakup bądź wynajem pierwszej kasy rejestrującej wiąże się z nie lada wyzwaniem dla przedsiębiorcy, ponieważ na rynku wprowadzono wiele rodzajów takich kas, posiadają one również różne funkcje. W związku z tym istotne jest, aby zakupiona kasa rejestrująca spełniała wymogi wskazane przez ustawodawcę (Krok 1). Następnie po jej zakupie należy jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy online dokonać jej fiskalizacji przy pomocy serwisanta (Krok 2).

Fiskalizacja w przypadku kas online to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji (rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy online, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas).

Po dokonaniu zakupu kasy rejestrującej oraz dokonaniu jej fiskalizacji przedsiębiorca podejmuje się konieczności spełniania obowiązków nałożonych przez ustawodawcę w stosunku do prowadzenia sprzedaży na kasie rejestrującej (Krok 3).

Krok 1 – zakup lub wynajem kasy rejestrującej

Obecnie na polskim rynku możliwy jest zakup następujących kas rejestrujących:

• kasa z papierowym zapisem kopii (wydawane są do sprzedaży do końca 31 sierpnia 2019 r.),
• kasa z elektronicznym zapisem kopii (wydawane są do sprzedaży do końca 31 grudnia 2022 r.),
• kasa online (wydane są do sprzedaży od 1 maja 2019 roku).

Mimo że na rynku są aż 3 rodzaje kas rejestrujących, to od 2023 roku każdy podatnik będzie zmuszony przepisami do stosowania tylko jednego rodzaju – kas online (gdy przestaną obowiązywać przepisy przejściowe wskazane w art. 145b ustawy o VAT). Wskazać należy, że tylko kasy online pozwolą na spełnienie warunków nałożonych przez ustawodawcę w art. 111 ust. 3a ustawy o VAT, m.in. w kwestii połączenia z centralnym repozytorium kas czy tylko dla ich zakupu możliwe jest odliczenie ulgi na zakup kasy rejestrującej (po spełnieniu pozostałych warunków).

Kasa z papierowym zapisem kopii może być stosowana do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej bądź do 2023 roku, chyba że podatnik wykonuje czynności, dla których wymiana kasy jest obowiązkowa we wcześniejszym terminie. Natomiast kasa z elektronicznym zapisem kopii może być stosowana do momentu jej wyeksploatowania bądź do 2023 roku, chyba że podatnik wykonuje czynności, dla których wymiana kasy jest obowiązkowa we wcześniejszym terminie. Autopromocja Komplet KSeF: wdrożenie w firmie, zasady wystawiania faktur, wystawianie i rozliczanie korekt Sprawdź

Ponadto ustawodawca zezwolił na korzystanie przez podatników z kasy rejestrującej online na podstawie pisemnej umowy najmu, leasingu bądź innej umowy o podobnym charakterze. Przy czym wymagane jest, aby:

• wynajmowana kasa rejestrująca online spełniała funkcje techniczne wymienione przez ustawodawcę, m.in. musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (potwierdzone to powinno być przez Prezesa Głównego Urzędu Miar);
• wynajmowana kasa online posiadała nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną;
• podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnił wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia;
• podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line przekazał podatnikowi:
  • informacje o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis,
  • kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

Przedsiębiorca może więc zdecydować się na zakup kasy fiskalnej bądź dokonać jej wynajmu. Przy wyborze kasy rejestrującej warto wziąć pod uwagę uwarunkowania techniczne, jakie musi ona spełnić, oraz obowiązujące przepisy. Kolejno będzie możliwe dokonanie zgłoszenia kasy fiskalnej i jej fiskalizacja.

Krok 2 – fiskalizacja zakupionej lub wynajętej kasy rejestrującej online

Po zakupie kasy rejestrującej online podatnik zobowiązany jest jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online do dokonania fiskalizacji przy pomocy serwisanta. Ustawodawca jednak nie precyzuje dokładnego terminu w tym zakresie. Wykonanie fiskalizacji ma zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacja jest dokonywana automatycznie, a wraz z nią jednoczesne automatyczne zgłoszenie kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego.

Przykład 1.
Pan Marek rozpoczął prowadzenie działalności 1 maja 2019 roku. Dokonał zakupu kasy rejestrującej online. Pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej dokonać chce 1 czerwca 2019 roku. Do kiedy powinna nastąpić fiskalizacja kasy rejestrującej?

Fiskalizacja kasy rejestrującej powinna odbyć się najpóźniej do 31 maja 2019 roku.

Osobą wykonującą serwis kasy online jest osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz podmiotu prowadzącego serwis główny lub serwis, która wykonuje serwis oraz posiada upoważnienie do wykonywania serwisu i identyfikator serwisanta, wystawione przez podmiot prowadzący serwis główny. Aby zweryfikować, czy dany podmiot posiada odpowiednie uprawnienia, można skorzystać z wyszukiwarki uprawnień serwisantów, która dostępna jest na Portalu Podatkowym pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarka-uprawnien-serwisantow/

Zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących fiskalizacja obejmuje:

1. przesłanie klucza publicznego kasy;
2. zgłoszenie żądania fiskalizacji;
3. odebranie numeru ewidencyjnego;
4. nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;
5. inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;
6. zerowanie wszystkich liczników kasy;
7. niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
8. zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;
9. zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, o których mowa w § 7 ust. 1;
10. wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;
11. zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;
12. pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

Po dokonaniu fiskalizacji należy dołączyć raport z fiskalizacji do książki kasy.

Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane jej dotyczące. Jej wzór określają przepisy o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas. Wydawana jest z reguły przez serwisanta. Należy ją prowadzić i przechowywać w dokumentacji firmowej w razie kontroli do końca jej użytkowania.

W przypadku gdy kasa rejestrująca została wynajęta, przed jej fiskalizacją należy ją poddać do pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego po objęciu kasy w używanie, ale przed dniem dokonania fiskalizacji. Chęć skorzystania z przeglądu technicznego wskazuje się u podmiotu prowadzącego serwis, który zajmuje się kasą.

W przypadku niepoddania kasy w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu, naczelnik urzędu skarbowego na mocy art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł.

Krok 3 – korzystanie z kasy rejestrującej – obowiązki z tym związane

Po dokonaniu fiskalizacji nastąpi włączenie trybu fiskalnego, dzięki czemu podatnik może rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, czyli np. rozpocząć dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonów.

Tryb fiskalny – jest to tryb pracy kasy, który obejmuje nieprzerwany okres od dokonania fiskalizacji do wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego. Oznacza to, że gdy urządzenie zostanie uruchomione w trybie fiskalnym, podatnik będzie mógł zacząć prowadzenie ewidencji i wystawiać na niej paragony dla klientów, a w rezultacie na koniec miesiąca sporządzić raport rozliczeniowy.

Najważniejszym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie dostępu do internetu, gdyż poprzez sieć telekomunikacyjną, tj. internet, za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi) następuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Rolą podatnika jest zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych. Kasa online nie informuje podczas swojej pracy o stanie transmisji danych z CRK, więc w przypadku gdy występuje brak połączenia, zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Gdy łączność jest odzyskiwana, kasa przesyła do CRK informację o liczbie nieudanych prób nawiązania połączenia. Jeśli brak połączenia jest czasowy (jednorazowy, niepowtarzający się często), to wystarczy, że podatnik niezwłocznie po ustaniu przejściowej przyczyny uruchomi sieć niezbędną do połączenia.

Aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z brakiem ciągłego połączenia z CRK, które następuje z przyczyn niezależnych, możliwe jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru. Wzór wniosku znajduje się w załączniku nr 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. O zgodę taką przedsiębiorca będzie mógł wystąpić zarówno przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jak i już w trakcie jej użytkowania, w przypadku gdy nastąpi zmiana warunków dostępu do sieci.

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Szczególnymi obowiązkami przedsiębiorcy użytkującego kasę online oprócz zapewnienia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas są:

• wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności,
• w sytuacji gdy otrzymana zostanie przed dokonaniem sprzedaży całość lub część należności (zapłata, zaliczka czy zadatek):
  • w gotówce – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego najpóźniej z chwilą jej otrzymania (czyli po wpłaceniu kwoty nabywca od razu powinien otrzymać paragon),
  • za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;
• zgłoszenie każdej nieprawidłowości w pracy kasy do serwisu;
• poddanie kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (nie rzadziej niż co 2 lata);
• wystawianie raportu fiskalnego dobowego w postaci elektronicznej po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• wystawianie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny));
• przypisywanie oznaczenia literowego od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, według nowych wymogów, tj. w następujący sposób:
  • literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
  • literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
  • literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
  • literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
  • literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
  • literom „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;
• zakończenie używania kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy.

W przypadku zatrudniania pracowników obsługujących kasy fiskalne należy przed rozpoczęciem przez nich pracy zapoznać ich z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Po przekazaniu informacji należy wyegzekwować od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się. Wzór informacji wraz z oświadczeniem znajduje się w załączniku nr 1 załącznika do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Opisany proces fiskalizacji oraz zgłoszenie kasy fiskalnej online jest ogólny, więcej informacji o samym procesie podatnik dowie się od podmiotu prowadzącego serwis. Artykuł ma na celu przybliżenie podatnikowi procesu i wsparcie w doborze kasy rejestrującej.

Zespół wFirma.pl