Jednolity wykaz podatników VAT (tzw. biała lista) już działa

Wykaz podatników VAT - pytania i odpowiedzi

Czym jest wykaz podatników VAT?

Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Informacje czy podatnik znajduje się w wykazie możesz sprawdzić na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdzasz podatnika.

Baza jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Od kiedy wykaz obowiązuje?

Od 1 września 2019 r.

Gdzie znaleźć wykaz?

Na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów.

Wykaz można też znaleźć na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jakie dane znajdziesz w wykazie?

Wykaz podatników VAT zawiera w szczególności:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podatnik został zidentyfikowany na potrzeby VAT, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podatnika, który nie został zarejestrowany albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany,
• numer REGON, o ile został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania w przypadku braku adresu miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.

Jak często dane w wykazie są aktualizowane i przez kogo?

Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy.

Co zrobić gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym chcę zawrzeć transakcję?

Wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Dodatkowo zweryfikuj, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.

Co może być podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy w rejestrze podatników VAT?

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec podatnika sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Co może być podstawą wykreślenia jako podatnika VAT?

• podatnik zawiadomił o zakończeniu prowadzenia czynności, które podlegają opodatkowaniu,
• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są niezgodne z prawdą,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub SKOK do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów, które dotyczą zawieszenia wykonywania o działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy,
• podatnik, który ma obowiązek złożyć deklaracje (o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT) nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały,
• podatnik składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia,
• podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące, które dokumentowały czynności, które nie zostały wykonane,
• podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową,
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej,
• likwidacja działalności lub śmierć podatnika.

Co może być podstawą przywrócenia podatnika jako podatnika VAT?

• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz – w przypadku niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku – niezwłocznie złoży brakujące deklaracje,
• jeżeli podatnik wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą, a wystawienie faktury lub faktury korygującej (o których mowa w art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT) było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika,
• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem wykorzystania działalności banków i SKOK do celów, które mają związek z wyłudzeniami skarbowymi albo wyjdą na jaw inne okoliczności lub dowody, z których wynikał brak tego zamiaru (art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT),
• jeżeli podatnik wykaże, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży – innej niż zwolniona od podatku – jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem sprzedaży, innej niż zwolniona od podatku.

Jak udowodnić, że weryfikacja kontrahenta została przeprowadzona lub że transakcja została dokonana na rachunek zgodny z wykazem?

Aby udowodnić weryfikację kontrahenta należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.

Co zrobić w przypadku, gdy weryfikacja kontrahenta okazała się negatywna, a kontrahent jest w trakcje weryfikacji i nie ma go w wykazie?

Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Ponadto w zależności od celu weryfikacji (dochowanie należytej staranności czy też umożliwienie zaliczenia wydatków  do kosztów uzyskania przychodów dokonanej płatności) należy też wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia.

Dlaczego warto skorzystać z wykazu podatników VAT?

Ponieważ zawiera w jednym miejscu wszystkie informacje o statusie podatników VAT. Ułatwia i przyśpiesza proces wyszukiwania danych o podmiotach zawartych w tym wykazie. Dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo i istotnie ogranicza ryzyko wplątania w oszukańczy proceder zmierzający do wyłudzenia VAT.

Weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie popełnili oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Obejmuje ona m.in. sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony oraz czy jest wpisany do wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub nie zostali zarejestrowani.

Czy korzystanie z wykazu podatników VAT jest obowiązkowe?

Nie. Jednak brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje, tj.:

• niedochowanie należytej staranności,
• brak możliwości zaliczenia wydatku  do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
• ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

Co się stanie gdy zawiadomienie o płatności za transakcję na inny rachunek niż wskazany w wykazie zostanie przekazany do naczelnika urzędu skarbowego innego niż właściwy dla mojego kontrahenta?

Naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie podatników VAT, a nie będzie właściwy dla wystawcy faktury, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Czy konsekwencje finansowe obejmą sytuację, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie, a kontrahent zapłaci VAT?

Nie. Przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT. Niestety nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność, a nie ma go w wykazie?

Taka sytuacja jest możliwa, jeśli przedsiębiorca oczekuje na rejestrację do VAT lub kiedy jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub w przypadku zwolnienia przedmiotowego. Kontrahent w ramach należytej staranności powinien sprawdzić, jaki jest status przedsiębiorcy.

Co w sytuacji problemów technicznych z dostępem do wykazu?

W przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu zapisz komunikat o niedostępności (np. zrób zrzut ekranu). Jednocześnie pamiętaj, że aby uchronić się przed skutkami zapłaty na rachunek, który nie występuje w wykazie, możesz skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie. Termin na złożenie zawiadomienia to 3 dni od dnia zlecenia przelewu.

Co jeśli w wykazie nie znajdą się moje dane?  

Jeśli wykaz nie obejmie twoich danych może to oznaczać, że:

• oczekujesz na rejestrację do VAT lub
• jesteś zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub
• jesteś zwolniony przedmiotowo.

Co w przypadku, gdy wyszukiwany kontrahent jest w wykazie ale nie ma tam jego numeru rachunku bankowego?

W wykazie podatników VAT są wyłącznie rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w  SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. rachunki  przeznaczone dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym osób będących przedsiębiorcami.

Jeżeli w wykazie nie ma rachunku twojego kontrahenta to:

• być może korzysta on w rozliczeniach firmowych z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR),
• nie zgłosił swojego rachunku rozliczeniowego w formularzu zgłoszeniowym CEIDG//NIP.

Co w przypadku gdy moje dane w wykazie są nieaktualne?

Dane w wykazie aktualizowane są automatycznie raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Jeśli jednak twoje dane zawarte w wykazie są nieaktualne, możesz złożyć do Szefa KAS wniosek o usunięcie lub sprostowanie tych danych (innych niż osobowych), jeśli są niezgodne ze stanem rzeczywistym, wraz z uzasadnieniem. Szef KAS ma prawo odmówić realizacji takiego wniosku, jeśli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym. Danymi takimi mogą być: niezgodna ze stanem faktycznym data rejestracji podatnika VAT lub data wykreślenia.

Co znaczy, jeśli wykaz nie obejmuje rachunku przedsiębiorcy?

W wykazie podatników VAT są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. To jest rachunki przeznaczone dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym osób będących przedsiębiorcami.

Jeżeli na wykazie nie ma rachunku to być może przedsiębiorca korzysta w rozliczeniach firmowych z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR) lub nie zgłosił rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w SKOK, otwartego w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą, w formularzu zgłoszeniowym NIP/CEIDG/.

Jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK, otwarty w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą i chce aby znalazł się w wykazie, to – jeśli firma jest zarejestrowana w CEIDG – wystarczy, że wpisze numer rachunku bankowego przy wypełnianiu wniosku na odpowiednim formularzu w CEIDG.

Jeśli podmiot jest zarejestrowany w KRS, informację o numerach rachunku powinien złożyć do urzędu skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8 lub na formularzu NIP-2, który jest przeznaczony dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie są wpisane do KRS (np. spółek cywilnych) lub NIP-7 dla osób fizycznych niepodlegających rejestracji w CEIDG,