| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Podatnik VAT > Należyta staranność podatnika VAT - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Należyta staranność podatnika VAT - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień dla podatników VAT odnośnie tego co powinni robić, aby dochować należytej staranności w kontaktach biznesowych. Jak bezpiecznie nawiązywać i kontynuować relacje biznesowe z kontrahentami, tak by uniknąć negatywnych skutków ewentualnych oszustw i nadużyć podatkowych tych kontrahentów.

Dlaczego trzeba dochowywać należytej staranności w VAT

Z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wynika, że organy podatkowe mogą odmówić podatnikowi VAT prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdy sam podatnik popełnia oszustwo lub nadużycie, ale także wtedy, gdy podatnik ten wiedział lub powinien był wiedzieć, że przez nabycie towaru uczestniczył w transakcji związanej z oszustwem w zakresie VAT.

Podatnikowi, który nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, prawo do odliczenia VAT naliczonego nie powinno zostać odebrane, jeżeli podatnik, przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT.

Dla oceny, czy w danym przypadku zasadne jest kwestionowanie prawa podatnika do odliczenia VAT kluczowe znaczenie ma ocena, czy w konkretnej sprawie, w której stwierdzono oszustwo w zakresie VAT, podatnik powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT.

Dlatego właśnie, dla dochowania należytej staranności podatnik powinien zweryfikować swojego kontrahenta, czyli dostawcę towaru i okoliczności transakcji z nim zawieranej.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Co to jest należyta staranność

Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Została przedstawiona w formie dokumentu pn. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych" (Metodyka). Ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.

To jednocześnie „drogowskaz" dla przedsiębiorców. Podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT.

Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych (PDF, 434 kB)

Jak dochować należytej staranności

Zobacz przykładowe działania, których podjęcie pomoże ci zweryfikować okoliczności związane z transakcją i dochować należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o jej zawarciu z kontrahentem (przedsiębiorcą – sprzedawcą, dostawcą towaru).

Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Chodzi tu o zawarcie transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawierałeś transakcji handlowych dotyczących towarów. To też sytuacja, w której zawierasz transakcję z podmiotem, z którym zawierałeś ją już wcześniej, ale nowe transakcje będą dotyczyć towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których dotychczas od niego nie kupowałeś.

Kryteria formalne

W przypadku każdego nowego kontrahenta potwierdź:

  • w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), że kontrahent jest w nim zarejestrowany – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta,
  • czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny przez usługę Sprawdzenie statusu podmiotu VAT na Portalu Podatkowym lub przez złożenie wniosku do właściwego urzędu skarbowego,
  • czy kontrahent – na moment transakcji – jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub nie zostali zarejestrowani,
  • czy kontrahent posiada, lub – na twoje żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
  • umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby (np. zweryfikuj umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).

Przy ocenie należytej staranności KAS weźmie pod uwagę:

  • czy w późniejszym okresie przywrócono rejestrację twojego kontrahenta, w sytuacji gdy na moment transakcji figurował w wykazie podmiotów wykreślonych z rejestru jako podatnicy VAT czynni,
  • czy w późniejszym okresie nie został do tego rejestru wpisany, w sytuacji kiedy zawarłeś transakcję z kontrahentem, który – na moment jej zawarcia – nie był wpisany do rejestru podatników VAT czynnych.

Kryteria transakcyjne

Przedstawiona lista prezentuje przykładowe okoliczności transakcji, na które należy zwrócić uwagę, aby zachować należytą staranność. Nie ma charakteru zamkniętego, ponieważ w praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić inne sytuacje wskazujące na ryzyko udziału w oszustwie.

Przeprowadzenie transakcji bez ryzyka gospodarczego

Nietypowa sytuacja wystąpi wtedy, gdy kontrahent (dostawca) lub podmiot działający w jego imieniu proponuje ci dalszą sprzedaż dostarczonych przez niego towarów wskazanemu przez siebie nabywcy – przy czym ten nabywca płaci ci należność za towar, zanim zapłacisz swojemu kontrahentowi. Tym samym, płatność za towar (od podmiotu wskazanego przez kontrahenta – przez ciebie – do kontrahenta) zabezpiecza transakcję u ciebie, zanim jeszcze dojdzie do dostawy towaru.

Następuje tu praktycznie całkowite wyeliminowanie ryzyka gospodarczego dla ciebie. Wynika to z tego, że dokonujesz transakcji, zazwyczaj o znacznej wartości (kupujesz i sprzedajesz towary), ale nie angażujesz w tę transakcję żadnych własnych środków finansowych (płacisz pieniędzmi uzyskanymi od podmiotu, któremu sprzedałeś ten towar). Nie musisz też szukać klienta, któremu sprzedasz zakupiony towar. Na ryzyko udziału w oszustwach podatkowych wskazywać może też zastosowanie przelewów natychmiastowych do płatności za towar.

Przykładowa transakcja bez ryzyka gospodarczego:
- spółka A oferuje towar za 200 000 zł spółce B,
- spółka A wskazuje spółce B kontrahenta ‒ spółkę C, który jest chętny do nabycia towaru od spółki B za 210 000 zł,
- spółka C płaci 210 000 zł na rzecz spółki B,
- spółka B płaci 200 000 zł na rzecz spółki A ze środków otrzymanych wcześniej od spółki C,
- spółka B zarabia 10 000 zł na transakcji, mimo że nie angażuje żadnych własnych środków finansowych, nie ponosi żadnego ryzyka gospodarczego oraz nie wykazuje żadnej inicjatywy w przeprowadzeniu transakcji.

Zapłata gotówką lub skorzystanie z obniżenia ceny przy płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł

Zwróć uwagę na sytuację, kiedy dostawca towaru proponuje ci wystawienie tego samego dnia kilku faktur dokumentujących sprzedaż towarów, gdzie każda z faktur jest wystawiona na kwoty poniżej 15 tys. zł. W takim przypadku faktycznie jedna transakcja dzielona jest na kilka, aby uniknąć przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Pamiętaj, że zgoda na sztuczny podział transakcji na płatności mniejsze niż 15 tys. zł, podobnie jak płatność gotówką, gdy wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł (np. aby skorzystać z rabatu dla płatności gotówkowej) – jest niezgodna z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej.

Dodatkowo płatność gotówkowa w takiej sytuacji znacznie utrudnia identyfikację stron transakcji oraz podwyższa ryzyko dla nabywcy w razie sporu z dostawcą towaru.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2017 poz. 2168, z późn. zm.)

Zapłata za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny

Nietypowa jest sytuacja, w której płatność za towar następuje na rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny, o ile nie ma to wyraźnego uzasadnienia ekonomicznego (np. umowa cesji czy faktoring).

Natomiast płatność za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe powinna budzić wątpliwości, jeżeli cenę netto za zakupione towary zapłacono na rachunek bankowy wskazany przez kontrahenta, a zawarty w cenie towarów VAT zapłacono na inny (wskazany przez kontrahenta) rachunek bankowy.

Cena towaru oferowanego przez kontrahenta znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia

Jeśli twoje relacje handlowe z kontrahentem nie są ugruntowane, sprawdź, czy oferowana ci cena towarów przystaje do realiów rynkowych w momencie transakcji. Atrakcyjna cena wymaga dodatkowej ostrożności w stosunku do partnera handlowego, przy czym najważniejsze jest nie tyle samo obniżenie ceny, ale to, czy istnieje ekonomiczne uzasadnienie dla takiego zachowania kontrahenta. Weź pod uwagę branżę, etap obrotu (hurt, duży hurt, itp.) i jego wielkość. Znacząca różnica między ceną oferowaną przez kontrahenta a ceną rynkową może wskazywać, że celem transakcji nie było osiągnięcie zysku przez kontrahenta.

Przykłady:
1) nowo powstały podmiot oferuje atrakcyjną cenę w porównaniu do cen konkurentów, którzy działali na danym rynku przez wiele lat (np. duży dystrybutor danego towaru nie jest w stanie zaoferować ceny porównywalnej z tą proponowaną przez kontrahenta),
2) bardzo okazyjną cenę proponuje kontrahent, który jest relatywnie małym przedsiębiorcą na danym rynku (nie dotyczy producentów danego towaru). Dlatego standardowo nie powinien uzyskiwać dużego rabatu z uwagi na poziom obrotów – od producenta lub dystrybutora tego towaru – który uzasadniałby niską cenę.

Oczywiście istnieją sytuacje, kiedy niska cena, która odbiega od ceny rynkowej, ma ekonomiczne uzasadnienie. To np. różne akcje promocyjne, w tym takie, które były potwierdzone publiczną ofertą (strony www, portale branżowe) lub programem lojalnościowym.

Zakup od kontrahenta towarów – wcześniej nie kupowanych u niego – z innej branży niż ta, w której działa, jeżeli zmiana profilu jego działalności nie ma uzasadnienia ekonomicznego

Oszustwa podatkowe często mają miejsce wtedy, gdy podmioty, które wcześniej nie oferowały danego rodzaju towaru, nagle składają ci „atrakcyjne" oferty na ten towar. Ale oferowanie przez kontrahenta towarów z innej branży niż te, wcześniej sprzedawał, może mieć uzasadnienie ekonomiczne, w szczególności gdy zmienia on dotychczasowy profil działalności.

Przykłady:
- posiadanie przez dostawcę towarów spoza profilu jego działalności nie wynika z jego oferty, ale z zapytania nabywcy (czyli dostawa wynikała np. z twojego żądania kompleksowego wykonania dostawy przez kontrahenta),
- dostawca miał w ofercie takie towary, ale nie oferował ich wcześniej lub kupujący nie był nimi zainteresowany,
- rozszerzenie działalności o nowy zakres towarów przez dostawcę było potwierdzone publiczną ofertą dostawy takich towarów, referencjami producenta/dostawcy lub informacją na stronie www podmiotu lub w portalach branżowych, odpowiednim wpisem w PKD lub jego aktualizacją,

- nowo oferowane towary były objęte obrotem koncesjonowanym i podmiot uzyskał stosowne koncesje lub zezwolenia.

Kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą nieodpowiedni dla okoliczności transakcji

Jakie sytuacje powinny wzbudzić wątpliwości starannego podatnika VAT (dotyczy wyłącznie krajowych dostaw towarów):

  • kontrahent (lub osoba go reprezentująca) nie jest rezydentem w Polsce, a kontakt z nim odbywa się wyłącznie w obcym języku, przez zagraniczny adres e-mail, komunikator internetowy albo telefonicznie,
  • kontrahent nie jest rezydentem w Polsce i nie przedstawił żadnej osoby do kontaktu w Polsce,
  • kontrahent nie posiada żadnego biura, agencji, oddziału, przedstawicielstwa w Polsce, ma wyłącznie zagraniczny adres miejsca prowadzenia działalności,
  • kontrahent (osoba go reprezentująca) nie uwiarygadnia swojej tożsamości, tak, że nie masz pewności z kim faktycznie się kontaktujesz. Na przykład kontakt odbywa się z adresu e-mail, którego nie da się powiązać z działalnością gospodarczą kontrahenta, w e-mailach nie było żadnych jego danych a korespondencja może być prowadzona wyłącznie przez komunikator internetowy,
  • osobiste spotkanie z kontrahentem lub osobą go reprezentującą (np. agentem, przedstawicielem handlowym) jest niemożliwe,
  • ta sama osoba występuje jako osoba reprezentująca różne podmioty lub osoba, z którą uzgadnia się szczegóły transakcji dotyczących różnych podmiotów.

Kontrahent posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej

Możesz mieć wątpliwości, jeśli kontrahent jako adres siedziby (lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej) wskazuje adres, pod którym mieści się jedynie tzw. wirtualne biuro świadczące usługi udostępnienia adresu dla celów rejestracyjnych – chyba, że posługiwanie się wirtualnym biurem odpowiada skali jego działalności gospodarczej.

Niepokojąca jest też (zdaniem MF) sytuacja, gdy wskazana siedziba (miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) pozostaje w oczywistej sprzeczności ze skalą lub rodzajem działalności kontrahenta. Przykładowo kontrahent oferuje dostawę hurtowej ilości paliwa a siedziba mieści się w garażu.

Wymagany przez kontrahenta od ciebie termin płatności jest krótszy niż oferowany przez innych dostawców z tej samej branży bez ekonomicznego uzasadnienia

Kryterium terminu płatności oceniaj na tle konkretnej branży. Przykładowo przy powszechnym stosowaniu przedpłat przy dostawie danego rodzaju towaru nie masz podstaw, aby podważać wiarygodność kontrahenta. Chodzi tu zatem o przypadki, gdy terminy płatności były znacząco krótsze niż standardowo stosowane w danym czasie, na danym rynku i w danej branży. Twoje szczególne wątpliwości powinny (zdaniem MF) wzbudzić sytuacje, w których obrót towarem oraz płatności następowały w szybkich cyklach.

Zawarcie transakcji na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznaje się w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu

Poniżej przykłady typowych warunków, które świadczą o tym, że transakcja może mieć na celu naruszenie prawa lub oszustwo.

Przykłady:
- ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru,
- brak ubezpieczenia towarów i gwarancji mimo ich wysokiej wartości – w przypadku, gdy nie zastosowano innych form zabezpieczenia,
- brak możliwości wprowadzenia do umowy dodatkowych zabezpieczeń, np. kar umownych oraz ustalenia warunków transportu, magazynowania, miejsca odbioru towaru,
- brak możliwości dokładnej weryfikacji jakości towarów, np. zakaz otwierania opakowań zbiorczych, nakaz wpisywania numerów fabrycznych towarów na opakowaniu zbiorczym bez możliwości porównania tych numerów z faktycznymi numerami na towarach.

Ministerstwo Finansów dostrzega jednocześnie sytuacje, gdy przewagę ekonomiczną posiada dostawca towaru, co może zmniejszać możliwości odbiorcy negocjacji warunków transakcji.

Kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w prawie

W niektórych branżach przepisy określają wymagania jakościowe dla towarów oraz przewidują kary za obrót nimi, jeśli nie spełniają wymagań. Typowym przykładem są regulacje dotyczące obrotu paliwami ciekłymi. Dlatego zwracaj szczególną uwagę na dokumenty potwierdzające jakość paliwa nabywanego od kontrahenta, ponieważ ich brak może wskazywać na udział w oszustwie podatkowym.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U. 2016 poz. 1928, z późn. zm.)
  • Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U. 2015 poz. 1680, z późn. zm.)

Transakcja nie jest udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem jej warunków

Z uwagi na dynamikę obrotu gospodarczego zawarcie umowy pisemnej między tobą a kontrahentem może być niekiedy utrudnione. MF radzi: dokumentuj wtedy warunki transakcji w inny sposób (np. w formie korespondencji mailowej).

Kontrahent – spółka kapitałowa – posiada kapitał zakładowy rażąco niski w stosunku do okoliczności transakcji

Zdaniem MF wątpliwości podatnika powinna wzbudzić sytuacja, kiedy kontrahent będący spółką kapitałową (spółką akcyjną lub spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) przykładowo posiada kapitał zakładowy w wysokości 5 tys. zł a oferuje dostawę towarów o wartości dwóch milionów złotych lub prowadzi hurtowy handel paliwami (czyli wysokość kapitału nie odpowiada specyfice rynku).

MF przyznaje jednak, że samej wysokości kapitału zakładowego nie można uznawać za kryterium przesądzające o zachowaniu należytej staranności. Ważne są też inne okoliczności transakcji, np. jeżeli kontrahent działa na rynku od wielu lat i jest polecany przez inne podmioty, to niska wartość kapitału zakładowego może nie mieć znaczenia. Podobnie jest w przypadku, kiedy kontrahent posiada wysokie aktywa obrotowe lub kapitał własny.

Kontrahent nie posiada zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej

Chodzi o sytuację, kiedy kontrahent nie dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym, technicznym oraz zasobem kadrowym, który umożliwia prowadzenie działalności gospodarczej w skali, jaką ci oferuje.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy kontrahent proponuje ci dostawę sprzętu AGD w znacznej ilości i o znacznej wartości, ale nie posiada dostępu (np. jako właściciel, najemca, leasingobiorca, nabywca usług transportowych) do odpowiednich magazynów lub środków transportu.

Kontrahent nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży

MF radzi podatnikom, by brali pod uwagę specyfikę branży oraz innych okoliczności transakcji, w tym jej wartości. Niekiedy kontrahent nie posiada strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych), ponieważ prowadzi działalność wyłącznie w oparciu o tzw. marketing szeptany czy polecanie przez innych kontrahentów.

Zdaniem MF podejrzenia podatnika mogą jednak wzbudzić sytuacje, kiedy (przykładowo):

  • kontrahent oferuje duże partie dostaw komputerów znanej marki, ale w dostępnych publicznie źródłach (jak internet) nie ma informacji o tym, żeby był dystrybutorem takich komputerów,
  • kontrahent twierdzi, że ma rozbudowaną ofertę dla przedsiębiorców w zakresie handlu elektroniką, ale nie ma żadnej strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych).

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Kompass Poland

Kompass Poland jest częścią międzynarodowego koncernu Kompass International z siedzibą we Francji, w Paryżu. Kompass International należy do tej samej grupy finansowej co firma Coface. Właścicielem grupy jest Bank Natixis.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »