Jak często należy sprawdzać rachunek kontrahenta na białej liście

Dokonując płatności powyżej 15 000 zł czynnemu podatnikowi VAT, musimy za każdym razem sprawdzać jego numer na białej liście. Konto to powinno znajdować się na białej liście w dniu zlecenia przelewu. Oświadczenie kontrahenta nie chroni nas przed negatywnymi konsekwencjami wpłaty na inne konto niż znajdujące się na białej liście w dniu zlecenia przelewu.

Polecamy: Instrukcje VAT
Polecamy: Biuletyn VAT

Od 1 stycznia 2020 r., dokonując płatności, musimy sprawdzać, czy konto kontrahenta, czynnego podatnika VAT, który wystawił nam fakturę, znajduje się na białej liście. Gdy jednorazowa kwota transakcji przekroczy 15 000 zł, a dokonamy zapłaty na inny rachunek niż podany w wykazie:

• nie będziemy mieli możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• poniesiemy ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego VAT od transakcji.

Uzyskanie od kontrahenta oświadczenia, że będzie nas informował o wszystkich zmianach w wykazie, nie zastąpi obowiązku osobistego sprawdzenia go na białej liście. Dlatego należy stwierdzić, że podatnik samodzielnie powinien dokonywać weryfikacji danych swojego kontrahenta na białej liście.

Co istotne, dane na białej liście są aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Tym samym, jeśli podatnik planuje zrealizowanie płatności swojemu kontrahentowi, powinien sprawdzić jego numer rachunku bankowego tego samego dnia, w którym realizuje przelew.

Uwaga!
Rachunek na białej liście należy sprawdzić na dzień zlecenia każdego przelewu.

Podatnik może uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformuje o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Zawiadomienie to składamy na formularzu ZAW-NR.

Mimo że rachunek należy sprawdzać za każdym razem, gdy robimy przelew, to zawiadomienie o dokonaniu przelewu na rachunek spoza białej listy wystarczy złożyć jeden raz, niezależnie od liczby przelewów. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 20 grudnia 2019 r. wyjaśniło, że:

W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza wykazu, o którym podatnik już raz poinformował organy, składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Podstawa prawna:

• art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106

• art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292

• art. 17ba ustawy z 27 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200

Tomasz Burchard, Doradca podatkowy