REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dlaczego należy weryfikować kontrahentów w bazach VIES i NIP?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dlaczego warto sprawdzać kontrahenta w VIES i NIP?
Dlaczego warto sprawdzać kontrahenta w VIES i NIP?
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Nowe przepisy w zakresie VAT, które obowiązują od początku tego roku, pozwalają urzędnikom stosunkowo łatwo wykreślić podatnika z rejestru VAT, nawet go o tym nie informując. Takie konsekwencje wywołać może przyjęcie faktury VAT od kontrahenta, który nigdy nie był czynnym podatnikiem lub przestał nim być. Aby ustrzec się przed nimi, należy odpowiednio wcześnie weryfikować kontrahentów w bazach VIES i NIP.

Do końca maja 2017 r. z rejestru podatników VAT urzędy wykreśliły ponad 39 tys. podmiotów gospodarczych. W lutym fiskus rozpoczął weryfikację plików JPK_VAT pod kątem transakcji udokumentowanych fakturami wystawionymi przez podmioty, które nie są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Dokonanie transakcji objętej podatkiem VAT z podmiotem, który nie jest czynnym podatnikiem, gdyż został wykreślony z rejestru (ale nie jest tego świadomy i nadal wystawia faktury) może być uznane przez organy podatkowe za próbę wyłudzenia VAT. Dotyczy to także transakcji wewnątrz Unii Europejskiej w przypadku dokumentów wystawionych przez podmiot nie będący podatnikiem VAT-UE, czy też posługiwania się błędnym numerem NIP lub VAT-UE. Stąd bardzo ważne jest sprawdzanie, czy faktury kosztowe pochodzą od firm, które nadal figurują w rejestrze czynnych podatników VAT.

REKLAMA

REKLAMA

Organy skarbowe nie mają obowiązku informowania podatnika o odebraniu mu statusu czynnego podatnika VAT. „W sytuacji, gdy nieświadomy utraty statusu podatnika VAT przedsiębiorca, wystawi fakturę swojemu kontrahentowi, ten ostatni, gdy zaksięguje taką fakturę lub co gorsza – odliczy od niej VAT, może mieć poważne problemy, związane z solidarną odpowiedzialnością w VAT. Żadna firma nie może przecież odliczyć VAT od nieistniejącego podatnika, grożą za to dotkliwe sankcje. Dlatego tak bardzo krytyczne z punktu widzenia przedsiębiorcy jest posiadanie odpowiednich narzędzi informatycznych do wcześniejszej weryfikacji kontrahentów w bazach NIP oraz VIES” – zwraca uwagę Piotr Ciski, dyrektor zarządzający Sage w Polsce.

Konsekwencje podatkowe

W sytuacji gdy podmiot dokona zakupu od kontrahenta niezarejestrowanego jako czynny podatnik VAT i będzie chciał odliczyć podatek, urząd skarbowy może zakwestionować prawo do odliczenia, a nawet nałożyć 100-proc. sankcję z tytułu nieuprawnionego zawyżenia podatku do odliczenia. Także sprzedaż jest obarczona ryzykiem kar finansowych, jeśli transakcja objęta jest tzw. mechanizmem odwróconego obciążenia, a nabywca nie jest zarejestrowany w ewidencji VAT.

Kiedy podatnik może zostać wykreślony z rejestru VAT?

Art. 9 i 9a ustawy o VAT zawiera szeroki katalog przesłanek do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników VAT. Wykreślane są podmioty, które nie istnieją lub w zgłoszeniu rejestracyjnym podały nieprawidłowe dane, bądź przez 6 miesięcy lub dwa kwartały nie złożyły deklaracji VAT, mimo iż mają taki obowiązek. Przyczyną wykreślenia może być także wystawianie faktur lub faktur korygujących, które dokumentują czynności fikcyjne, chyba że nastąpiło to w wyniku pomyłki, bądź bez wiedzy podatnika.

REKLAMA

Wykreślenie może dotknąć także uczciwych podatników, którzy z różnych względów przez okres kolejnych sześciu miesięcy lub dwóch kwartałów złożyli tzw. deklaracje zerowe, czyli nie wykazali obrotu. Jeśli podatnik wyjaśni okoliczności, dla których nastąpiła taka sytuacja, np. związane ze specyfiką działalności, wówczas może uniknąć wykreślenia. Nie jest jednak jasne, czy to urząd powinien zwrócić się do podatnika w sprawie wyjaśnień, czy to podatnik ma ich udzielić przed upływem sześciu miesięcy niewykazywania obrotu. Kolejną przesłanką do wykreślenia z rejestru jest brak możliwości skontaktowania się z podatnikiem, co może wynikać m.in. z banalnego zaniedbania podatnika – jeśli ten np. zmieni dane adresowe lub numer telefonu i nie zgłosi tego faktu w urzędzie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Warto także pamiętać, że powodem wykreślenia jest zawieszenie działalności na okres dłuższy niż sześć miesięcy. Po podjęciu dalszej działalności należy ponownie zarejestrować się jako podatnik VAT.

Sprawdzanie kontrahentów obowiązkiem przedsiębiorcy

Wiele emocji wśród przedsiębiorców budzi fakt, że przesłanką do wykreślenia z rejestru VAT może być podejrzenie ze strony urzędu, że podatnik wiedział lub miał uzasadnione podejrzenia, iż bierze udział w nierzetelnym rozliczaniu VAT w celu osiągnięcia korzyści majątkowej. Na podatniku spoczywa zatem odpowiedzialność za zachowanie należytej staranności i weryfikacji kontrahentów. Co jednak oznacza pojęcie „należytej staranności”?


To pojęcie zawarte w art. 17 ust. 2a ustawy o VAT, który dotyczy tzw. mechanizmu odwrotnego obciążenia. Wyjaśnione zostało 11 maja 2017 r. w odpowiedzi na interpelację poselską nr 11813. Według Ministerstwa Finansów podatnik powinien szczegółowo zweryfikować kontrahentów, jeśli pojawią się okoliczności budzące wątpliwości ze względu na ich nietypowość. Szczególnie należy zwrócić uwagę na podmioty, których działalność zarejestrowana jest w miejscu, gdzie brakuje oznak prowadzenia działalności mimo jej dużej skali lub brakuje tam zaplecza technicznego do jej prowadzenia. Wątpliwości powinny wzbudzać niemające ekonomicznego uzasadnienia częste zmiany dostawców i odbiorców w łańcuchu dostaw, czy nawet brak dążenia dostawcy do zawarcia długotrwałej współpracy handlowej. Przedsiębiorcę powinny również zaniepokoić krótkie terminy płatności w odniesieniu do rozmiaru transakcji, niskie, stałe i nienegocjowane marże dla większości firm w łańcuchu dostaw lub szybka wymiana handlowa i przekazywanie towarów bez ich magazynowania.

Biorąc pod uwagę znaczny zakres i wręcz niedostępność danych, jakie należałoby zdobyć przed podjęciem w pełni bezpiecznej transakcji, podatnicy nie są w stanie zweryfikować wszystkich przesłanek. Nie zmienia to faktu, że przyjęcie faktury wystawionej w celu wyłudzenia podatku nie chroni przed karami finansowymi, odpowiedzialnością osobistą przedsiębiorcy i księgowego oraz utratą statusu podatnika VAT. Obecnie wdrożony i działający już system kontroli podatników z pomocą Jednolitych Plików Kontrolnych pozwala fiskusowi wykrywać tego typu transakcje, co jest jednoznaczną wskazówką do wskazania podatnika do kontroli.

Jak zweryfikować kontrahenta?

Ministerstwo Finansów udostępniło Portal Podatkowy, który pozwala zweryfikować kontrahentów poprzez podanie numeru NIP. W portalu można sprawdzić status podatnika, a otrzymaną informację wydrukować i zachować na wypadek kontroli. Bardziej angażującą metodą jest kontakt z urzędem skarbowym i uzyskanie zaświadczenia, bądź kontakt telefoniczny w celu potwierdzenia statusu kontrahenta. W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych można sprawdzić status podmiotu w bazie VIES udostępnionej przez Komisję Europejską. Należy wówczas podać numer VAT-UE podatnika. Są to jednak bardzo czasochłonne i przez to nieefektywne metody, szczególnie w sytuacjach gdy firmy przeprowadzają znaczną liczbę transakcji. Łatwiejsze do wykorzystania są rozwiązania zintegrowane z systemami finansowo-księgowymi z wbudowaną funkcjonalnością do sprawdzania statusu kontrahenta w bazie NIP i VIES.

Jeśli przedsiębiorca nie przeprowadził weryfikacji kontrahentów przed dokonaniem transakcji, może dokonać tego poprzez platformę e-Audytor. Weryfikując poprawność merytoryczną oraz techniczną pliku JPK_VAT załadowanego na platformę można także zweryfikować wszystkich kontrahentów jednocześnie, by sprawdzić ich status jako podatników VAT jednocześnie w bazie NIP oraz VIES. Platforma automatycznie pobiera listę kontrahentów z pliku JPK_VAT, zapamiętuje ją i aktualizuje. Dane wszystkich podmiotów są aktualizowane regularnie, a przedsiębiorca może sprawdzić, kiedy przeprowadzona była najnowsza aktualizacja. Dane można eksportować, uzyskując w ten sposób potwierdzenie weryfikacji kontrahentów, które można przedłożyć w razie kontroli.

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

REKLAMA

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA