Dlaczego należy weryfikować kontrahentów w bazach VIES i NIP?

Do końca maja 2017 r. z rejestru podatników VAT urzędy wykreśliły ponad 39 tys. podmiotów gospodarczych. W lutym fiskus rozpoczął weryfikację plików JPK_VAT pod kątem transakcji udokumentowanych fakturami wystawionymi przez podmioty, które nie są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Dokonanie transakcji objętej podatkiem VAT z podmiotem, który nie jest czynnym podatnikiem, gdyż został wykreślony z rejestru (ale nie jest tego świadomy i nadal wystawia faktury) może być uznane przez organy podatkowe za próbę wyłudzenia VAT. Dotyczy to także transakcji wewnątrz Unii Europejskiej w przypadku dokumentów wystawionych przez podmiot nie będący podatnikiem VAT-UE, czy też posługiwania się błędnym numerem NIP lub VAT-UE. Stąd bardzo ważne jest sprawdzanie, czy faktury kosztowe pochodzą od firm, które nadal figurują w rejestrze czynnych podatników VAT.

Organy skarbowe nie mają obowiązku informowania podatnika o odebraniu mu statusu czynnego podatnika VAT. „W sytuacji, gdy nieświadomy utraty statusu podatnika VAT przedsiębiorca, wystawi fakturę swojemu kontrahentowi, ten ostatni, gdy zaksięguje taką fakturę lub co gorsza – odliczy od niej VAT, może mieć poważne problemy, związane z solidarną odpowiedzialnością w VAT. Żadna firma nie może przecież odliczyć VAT od nieistniejącego podatnika, grożą za to dotkliwe sankcje. Dlatego tak bardzo krytyczne z punktu widzenia przedsiębiorcy jest posiadanie odpowiednich narzędzi informatycznych do wcześniejszej weryfikacji kontrahentów w bazach NIP oraz VIES” – zwraca uwagę Piotr Ciski, dyrektor zarządzający Sage w Polsce.

Konsekwencje podatkowe

W sytuacji gdy podmiot dokona zakupu od kontrahenta niezarejestrowanego jako czynny podatnik VAT i będzie chciał odliczyć podatek, urząd skarbowy może zakwestionować prawo do odliczenia, a nawet nałożyć 100-proc. sankcję z tytułu nieuprawnionego zawyżenia podatku do odliczenia. Także sprzedaż jest obarczona ryzykiem kar finansowych, jeśli transakcja objęta jest tzw. mechanizmem odwróconego obciążenia, a nabywca nie jest zarejestrowany w ewidencji VAT.

Kiedy podatnik może zostać wykreślony z rejestru VAT?

Art. 9 i 9a ustawy o VAT zawiera szeroki katalog przesłanek do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników VAT. Wykreślane są podmioty, które nie istnieją lub w zgłoszeniu rejestracyjnym podały nieprawidłowe dane, bądź przez 6 miesięcy lub dwa kwartały nie złożyły deklaracji VAT, mimo iż mają taki obowiązek. Przyczyną wykreślenia może być także wystawianie faktur lub faktur korygujących, które dokumentują czynności fikcyjne, chyba że nastąpiło to w wyniku pomyłki, bądź bez wiedzy podatnika.

Wykreślenie może dotknąć także uczciwych podatników, którzy z różnych względów przez okres kolejnych sześciu miesięcy lub dwóch kwartałów złożyli tzw. deklaracje zerowe, czyli nie wykazali obrotu. Jeśli podatnik wyjaśni okoliczności, dla których nastąpiła taka sytuacja, np. związane ze specyfiką działalności, wówczas może uniknąć wykreślenia. Nie jest jednak jasne, czy to urząd powinien zwrócić się do podatnika w sprawie wyjaśnień, czy to podatnik ma ich udzielić przed upływem sześciu miesięcy niewykazywania obrotu. Kolejną przesłanką do wykreślenia z rejestru jest brak możliwości skontaktowania się z podatnikiem, co może wynikać m.in. z banalnego zaniedbania podatnika – jeśli ten np. zmieni dane adresowe lub numer telefonu i nie zgłosi tego faktu w urzędzie.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Warto także pamiętać, że powodem wykreślenia jest zawieszenie działalności na okres dłuższy niż sześć miesięcy. Po podjęciu dalszej działalności należy ponownie zarejestrować się jako podatnik VAT.

Sprawdzanie kontrahentów obowiązkiem przedsiębiorcy

Wiele emocji wśród przedsiębiorców budzi fakt, że przesłanką do wykreślenia z rejestru VAT może być podejrzenie ze strony urzędu, że podatnik wiedział lub miał uzasadnione podejrzenia, iż bierze udział w nierzetelnym rozliczaniu VAT w celu osiągnięcia korzyści majątkowej. Na podatniku spoczywa zatem odpowiedzialność za zachowanie należytej staranności i weryfikacji kontrahentów. Co jednak oznacza pojęcie „należytej staranności”?