Jak się przygotować do inwentaryzacji

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny wynikać z regulaminu inwentaryzacji, który powinien być częścią polityki rachunkowości. Dodatkowo w ramach np. zarządzenia kierownika jednostki co roku należy też określić harmonogram inwentaryzacji i skład komisji inwentaryzacyjnej. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego aktywów i pasywów oraz urealnienie wartości aktywów i pasywów wynikających z ewidencji księgowej, co jest fundamentem wyceny bilansowej. Przy czym należy pamiętać, że czynności inwentaryzacyjne są nie tylko podstawą wyceny bilansowej, ale również elementem kontroli wewnętrznej. Dlatego istotne znaczenie ma poprawna dokumentacja księgowa. Z regulaminu obiegu dokumentów lub innego rodzaju dokumentu powinno jednoznacznie wynikać, kto i w jakim zakresie jest odpowiedzialny za przeprowadzone operacje gospodarcze. Ułatwi to po przeprowadzeniu inwentaryzacji rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

Jak efektywnie przeprowadzać spis przy wielu zespołach spisowych?

1. Jakie składniki majątku w jakim terminie podlegają inwentaryzacji i jaką metodą

Inwentaryzacji podlegają – zgodnie z zasadą kompletności – wszystkie składniki majątku. Inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień bilansowy metodą spisu z natury, potwierdzenia sald lub weryfikacji.

Tabela 1. Metody inwentaryzacji

Metoda inwentaryzacji	Rodzaj inwentaryzowanego składnika
Spis z natury	● aktywa pieniężne (środki pieniężne w kasie PLN i w kasie walutowej, czeki) ● papiery wartościowe w postaci materialnej (obligacje, bony skarbowe, akcje, udziały innych jednostek) ● rzeczowe aktywa obrotowe (towary, materiały, produkty, półprodukty, produkcja w toku) ● środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne ● środki trwałe w budowie (urządzenia, maszyny)
Potwierdzenie sald	● środki pieniężne na rachunku bankowym ● aktywa finansowe przechowywane w innych jednostkach (m.in. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej) ● należności ● pożyczki udzielone ● własne składniki majątku powierzone kontrahentom
Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami	● środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony ● grunty ● prawa zakwalifikowane do nieruchomości ● należności sporne i wątpliwe ● należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych ● należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych

Inwentaryzacji należy dokonać na dzień bilansowy. Jeżeli rok obrotowy jednostki jest rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia 2014 r. To, że inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień bilansowy, nie oznacza jednak, że należy te czynności wykonać tego dnia (byłoby to niemożliwe). Dlatego termin ten jest uznawany przez ustawę o rachunkowości za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono 15 stycznia następnego roku. W przypadku jednostek, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, oznacza to, że inwentaryzację można rozpocząć 1 października br. i trzeba skończyć do 15 stycznia 2015 r. Trzeba jednak pamiętać, że na dzień bilansowy należy dokonać odpowiednich korekt z tytułu zwiększeń lub zmniejszeń, które nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia sald a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Przy czym należy pamiętać, że podczas przeprowadzania spisu z natury nie powinno się dokonywać obrotów magazynowych. Jeżeli nie jest to możliwe w dużych magazynach, należy tę zasadę utrzymać odnośnie do pola spisowego.

W przypadku innych składników majątku termin inwentaryzacji na dzień bilansowy uznaje się za zachowany, jeżeli inwentaryzacja jest przeprowadzona w innym okresie niż 1 października roku obrotowego – 1 stycznia 2015 r.

Autor: dr Gyöngyvér Takáts

Pełna treść artykułu na INFORFK: Przygotowywanie się do inwentaryzacji

Materiał wskazuje, które składniki majątku w jakim terminie i jaką metodą podlegają inwentaryzacji. Następnie podpowiada, jak i kogo należy powołać do komisji inwentaryzacyjnej oraz jaka jest rola głównego księgowego w przeprowadzeniu spisu z natury. Tekst omawia również kwestię przygotowania pól spisowych i zawiera szereg przydatnych w tym zakresie wzorów formularzy.

Zapraszamy do dyskusji na forum