Jak zaewidencjonować meble

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) nie wymaga, aby składniki majątkowe zaliczane do środków trwałych stanowiły własność lub współwłasność jednostki. Wystarczy, że są to zasoby majątkowe kontrolowane przez jednostkę o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Tytułu własności do składników zdecydowanie żąda za to podatkowa definicja środków trwałych.

Wykaz środków trwałych zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.). Jest to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego służący do celów ewidencyjnych. Zawiera on definicję środków trwałych tożsamą z definicją wymienioną w ustawie o rachunkowości. Podstawową jednostką ewidencji w KŚT jest pojedynczy element majątku trwałego.

Meble są środkiem trwałym zakwalifikowanym do grupy 8, narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, rodzaj 808 – meble Klasyfikacji Środków Trwałych, a według załącznika nr 1 wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych, poz. 08 do ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm., dalej zwanej u.p.d.o.p.) dotyczy ich roczna 20-proc. podatkowa stawka amortyzacyjna.

Podział rodzajowy środków trwałych jest istotny ze względu na podatkową gradację stawek amortyzacji. Podatnicy – osoby fizyczne prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów – mogą potraktować pojedyncze meble jako wyposażenie firmy. Wydatki poniesione na ich zakup mogą być uznane za koszt w miesiącu oddania do użytkowania, zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym podatnicy tacy muszą pojedyncze meble lub ich zestawy o wartości powyżej 1500 zł wpisać do ewidencji wyposażenia. Mogą też uznać je za środek trwały i jednorazowo zamortyzować w miesiącu oddania ich do używania, zgodnie z art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

WARTO WIEDZIEĆ
Za pojedynczy składnik majątku można przyjąć tzw. obiekt zbiorczy, np. zespół meblowy. Jednym środkiem trwałym będą także obiekty złożone konstrukcyjnie i powiązane ze sobą technologicznie, tworzące funkcjonalnie cały zespół urządzeń.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe określa samodzielnie w swojej polityce rachunkowości, jak ewidencjonować i klasyfikować meble, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. I tak, ponieważ poszczególne meble (krzesło, fotel, regał) mogą samodzielnie pełnić swoje funkcje, podatnicy mogą nie zaliczać pojedynczych mebli o wartości do 3500 zł do środków trwałych i nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a wydatki poniesione na ich nabycie zaliczać bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów firmy w miesiącu oddania ich do używania.

Meble mogą być też środkami trwałymi, które podlegają amortyzacji w rozumieniu art. 16a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jako inne przedmioty stanowiące: własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, o ile podatnik przewiduje ich użytkowanie dłużej niż rok, a są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, przy czym klasyfikacja mebli jako środków trwałych, a w konsekwencji tego i ich amortyzacja, możliwa jest na dwa sposoby.

Poszczególne meble można uznać za środek trwały i dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zakupionych mebli jako środków trwałych jednorazowo w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym, w przypadku gdy wartość początkowa każdego pojedynczego mebla w dniu przyjęcia do używania jest niższa lub równa 3500 zł.

Oczywiście możliwe jest również naliczanie od zestawów mebli odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie, tj. na zasadach ogólnych. Podatnicy mogą wówczas dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zestawu zakupionych mebli jako środków trwałych w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał albo jednorazowo na koniec roku podatkowego od wartości początkowej środka trwałego, zgodnie z art. 16h pkt 1-4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Pamiętajmy jednak, że to, jak kwalifikujemy kupione meble, zależy od konkretnej sytuacji. Jeżeli meble tworzą jeden połączony zestaw, mogą być uznane za całość, stanowiącą jeden środek trwały. Zwrócił na to uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 września 1999 r. (SA/Sz 1560/98). Sąd rozstrzygał sprawę mebli aptecznych – stołu składającego się z 4 segmentów z szufladami, segmentu z półkami, regałów i innych mebli, które wykorzystano do wyposażenia apteki. Sąd stwierdził, iż niewątpliwie stanowią one pewną całość, która funkcjonalnie służy do sprzedaży leków i innych towarów w aptece oraz do przygotowywania leków o określonej recepturze, a więc zakupione meble apteczne, stanowiące kompletną całość na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, skoro ich czas używania wynosi ponad rok, spełniają cechy środka trwałego (...). Nie zmienia tej oceny fakt, że takie wyposażenie apteki może być aranżowane w różnym układzie, czy też fakt, że pojedynczy element wyposażenia apteki też może stanowić przedmiot kompletny i zdatny do użytku. NSA podkreślił jednak, że podatnik nie wykazał za pomocą dowodów księgowych, jaka jest wartość poszczególnych elementów, dlatego też nie można było wyodrębnić ceny poszczególnych rzeczy, co prowadziło do wniosku, że przedmiotem zakupu był komplet mebli.

Istnieje jeszcze inna możliwość ewidencji księgowej i podatkowej mebli, mianowicie zakupione meble mogą również zwiększyć wartość początkową budynku. Jak czytamy bowiem w uwagach do grupy I KŚT, do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcję budynku na stałe oraz normalne wyposażenie, np. wbudowane meble. Jeżeli więc mebel, np. szafa, zostanie wbudowany na stałe, to jego koszt zwiększy wartość początkową budynku, a wydatki na nabycie i zamontowanie takich mebli zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne budynku niemieszkalnego, od których jako sklasyfikowanych w grupie 11 KŚT przysługuje 2,5-proc. roczny podatkowy odpis amortyzacyjny, zgodnie z poz. 1 załącznika nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jest to rozwiązanie najmniej korzystne podatkowo, jednak prawnie dopuszczalne.

WARTO WIEDZIEĆ

Istnieje inna możliwość ewidencji księgowej i podatkowej mebli, mianowicie zakupione meble mogą również zwiększyć wartość początkową budynku.

W niektórych sytuacjach regulacje podatkowe stanowią odmiennie o środkach trwałych od regulacji prawa bilansowego. Jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok, to są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

• zaliczyć te składniki do środków trwałych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia,
• zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,
• stosować stawki amortyzacji ujęte w wykazie, w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
• wpłacić, w terminie do 20 dnia miesiąca, do właściwego urzędu skarbowego, kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w składanych deklaracjach lub zeznaniu.

Przytoczone przepisy nie mają swojego odpowiednika w regulacjach ustawy o rachunkowości. Zapis księgowy związany z wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych tak wyksięgowanych mebli będzie wyglądał następująco: Wn 011 „Środki trwałe” w wartości brutto, Ma 071 „Umorzenie środków trwałych” w kwocie umorzenia obliczonego za rok, Ma 762 „Pozostałe przychody operacyjne” w kwocie różnicy pomiędzy wartością brutto a umorzeniem.