REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie?

Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W pierwszym tygodniu lipca Polskę obiegła informacja o tym, że kopiowanie dowodów osobistych stanie się nielegalne. Ma to związek z wchodzącą w życie ustawą o dokumentach publicznych. Czy faktycznie, jak donosi prasa, za kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę ma grozić kara dwóch lat pozbawienia wolności?

Nowe przepisy

Na wstępie należy wyjaśnić, że kwestia kopiowania lub kserowania dowodów osobistych przez pracodawców była przedmiotem wielu żywych dyskusji na przestrzeni ostatnich lat, a ostateczne stanowisko w tej kwestii – zakazujące tego procederu – ugruntowało się jeszcze przed wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO). Również ustawa z 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych, która wejdzie w życie 12 lipca br., nie zmienia nic w tej kwestii, gdyż jej głównym celem jest walka z tzw. replikami lub kolekcjonerskimi dowodami osobistymi lub dokumentami prawa jazdy.

REKLAMA

Autopromocja

Repliki dokumentów

W przeciągu ostatnich kilku lat stosunkowo łatwo można było nabyć dokument bardzo przypominający dowód osobisty lub prawo jazdy, który był przez sprzedawcę personalizowany poprzez wklejenie wybranego przez klienta zdjęcia i zamieszczenie w nim wskazanych danych. Dokumenty takie do złudzenia przypominały oryginalne dokumenty, zawsze jednak różniły się na pewnym poziomie szczegółów. Repliki oferowane w internecie mają bardziej nasycone kolory, ich powłoka wydaje się bardziej połyskiwać, zawierają też niskiej jakości imitację hologramu. Umieszczenie poszczególnych części (układ dokumentu) jest niemal identyczne, chociaż podczas porównania z prawdziwym dokumentem widać różnice. Jednakże w przypadku zeskanowania dowodu osobistego różnice te będą w zasadzie niewidoczne.

Należy wskazać, że o ile posłużenie się takim dokumentem (np. repliką dowodu osobistego) przez daną osobę mogło być uznane za tzw. fałszerstwo materialne (art. 270 kodeksu karnego), to niemożliwe było ściganie osób, które dokumenty takie wytwarzały. Jak bowiem wynika z treści przywołanego wyżej przepisu, karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, podlega osoba, która:

a) w celu użycia jako autentycznego przerabia lub podrabia dokument;

b) używa przerobionego lub podrobionego dokumentu jako autentycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym w postępowaniu osób, które produkowały i personalizowały „kolekcjonerskie” dowody osobiste brakowało postępowania „w celu użycia jako autentyczny”. Producenci wcale nie mieli zamiaru używać tych dokumentów, często nawet na swoich stronach internetowych przed tym przestrzegali.

Przepisy wymierzone w twórców fałszywek

Ustawodawca zdecydował się więc na stworzenie odrębnej ustawy o dokumentach publicznych i tam, w art. 58 wskazał, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednocześnie w samej ustawie zamieszczono definicję repliki dokumentu publicznego, za którą uznano takie odwzorowanie lub kopię dokumentu publicznego, które posiada cechy autentyczności dokumentu publicznego, a jego wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

REKLAMA

Kluczowym fragmentem definicji repliki jest stwierdzenie, że to odwzorowanie lub kopia „o cechach autentyczności dokumentu publicznego”.  W przypadku dowodu osobistego cechami autentyczności jest przede wszystkim jego wielkość, użyty materiał, ale także szereg zabezpieczeń (hologram, pismo Braille’a oraz wiele innych). Kserokopia dowodu osobistego żadnej z tych cech nie będzie posiadać, w związku z czym w świetle ustawy o dokumentach publicznych nie będzie stanowić repliki dokumentu publicznego, a zatem skserowanie dowodu osobistego nie będzie stanowiło czynu zabronionego.

Na marginesie należy podkreślić, że z zakresu regulacji nowej ustawy wyłączono kserokopie wykonywane w celach urzędowych, służbowych i zawodowych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że podmioty, którym przepisy dają prawo do kopiowania niektórych dokumentów, nie muszą obawiać się nowych przepisów.

Kserokopia dowodu osobistego u pracodawcy

Czy zatem skoro nie ma sankcji karnej za wykonywanie kserokopii dowodu osobistego, to pracodawca może takie kserokopie wykonywać? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Znowelizowany w maju 2019 roku przepis art. 221  Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a później od pracownika.  Wśród tych danych nie znajduje się jednak numer dowodu osobistego. Ponadto, zgodnie z ust. 5 przywołanego wyżej przepisu udostępnienie danych wskazanych w treści przepisu następuje w formie oświadczenia, natomiast pracodawca może żądać udokumentowania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy wyjaśnić, że potwierdzenie danych należy rozumieć jako okazanie dokumentu, a nie jako jego skopiowanie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy, mimo że to nie do nich była kierowana ustawa o dokumentach publicznych, nie powinni kserować dowodów osobistych pracowników, gdyż praktyka taka może zostać potraktowana jako przetwarzanie danych osobowych ponad miarę, a więc przetwarzanie większej ilości danych, niż jest to wymagane przy stosunku pracy. Należy też przypomnieć, że kary pieniężne nakładane na podstawie przepisów RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% obrotu spółki.

Jednocześnie podkreślić należy, że podmioty które są uprawnione do wykonywania kopii dokumentów np. na podstawie przepisu art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (np. banki, ubezpieczyciele, kantory, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe), dalej są do tego uprawnione, a nowa ustawa nie zmienia ich obowiązków.

Kamil Kozioł – starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Kamil Kozioł, starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

Ceny za badania techniczne wyższe już w 2025 r.? 260–280 zł - to postulat diagnostów. Zmienić się mają też opłaty karne za spóźniony przegląd i terminy

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

Twój e-PIT 2025: przedsiębiorcy. Wstępnie wypełnione zeznanie trzeba sprawdzić, ew. uzupełnić i zaakceptować

Ministerstwo Finansów informuje, że z usługi Twój e-PIT mogą w 2025 roku korzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Przedsiębiorcy znajdą na swoich kontach częściowo uzupełnione formularze PIT-36, PIT-36L, PIT-28. Z tej usługi mogą skorzystać także przedsiębiorcy z zawieszoną działalnością gospodarczą.

REKLAMA

Odszkodowanie od pracodawcy za nierówne traktowanie (dyskryminację). Jaka kwota? Trzeba zapłacić podatek, czy jest zwolnienie?

Z Kodeksu pracy wynika, że osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W indywidualnych interpretacjach podatkowych z dnia 11 lipca 2024 r. i 7 listopada 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnia, jakie są zasady opodatkowania takiego odszkodowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Będą zmiany: Spadek. Zachowek. 6 miesięcy na zgłoszenie. Dla niektórych dłużej [RPO i MF]

Nowelizację zapowiada Ministerstwo Finansów w korespondencji z RPO. Termin 6 miesięcy jest na zgłoszenie faktu nabycia spadku albo zachowku do urzędu skarbowego (druk SD-Z2). Niedochowanie terminu, to utrata zwolnienia od podatku spadkowego, które przysługuje np. wdowie. Od lat jest tu pytanie „Po co to zgłoszenie i po co ten termin?". Przecież zwolniony z podatku od spadków jest każdy wdowiec, wdowa, syn, wnuk, dziadek, brat, siostra. Zwolnienie przysługuje dzięki obiektywnym cechom - więzy krwi albo małżeństwo. Niestety termin zgłoszenia oraz konieczność jego dokonania nie zostanie zmieniony. Na czym polega zmiana?

Ograniczenie tzw. podatku Belki. Zyski z oszczędności do 100 tys. zł bez podatku

W dniu 10 lutego 2025 r. podczas konferencji "Polska. Rok Przełomu" minister finansów Andrzej Domański zapowiedział ograniczenie podatku od zysków kapitałowych (zwanego potocznie podatkiem Belki). Podatek ten jest płacony jest od dochodów z obligacji, lokat bankowych oraz zysków ze sprzedaży jednostek funduszy czy akcji. W odpowiedzi na interpelację poselską, wiceminister finansów Jarosław Neneman przybliżył nieco szczegóły planowanych zmian w tym podatku.

Wdrożenie inicjatywy STEP – 10 postulatów. Jak ułatwić firmom dostęp do funduszy unijnych?

Platforma technologii strategicznych STEP to uruchomiona w 2024 roku inicjatywa unijna mająca na celu wzmocnienie konkurencyjności przemysłu UE poprzez wspieranie inwestycji w kluczowe obszary technologiczne. Należą do nich technologie deep-tech, technologie zeroemisyjne oraz biotechnologie. Wypracowanie szczegółowych zasad finansowania projektów zostało pozostawione w gestii poszczególnych państw członkowskich. W CRIDO opracowaliśmy 10 postulatów, dzięki którym polski system wsparcia projektów STEP będzie mógł działać efektywnie, a przedsiębiorcy uzyskają łatwiejszy dostęp do unijnych środków.

REKLAMA

Minister finansów: 240 tys. zł - nowy limit zwolnienia z VAT od 2026 roku. Będą też inne zmiany w podatkach

Od przyszłego roku podniesiemy limit zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 tys. zł – powiedział 10 lutego 2025 r. podczas konferencji „Polska. Rok przełomu” minister finansów Andrzej Domański. Obecnie ten limit wynosi 200 tys. zł. Minister Domański zapowiedział także zmiany w podatku miedziowym.

Zastosowanie procedury marży w VAT przy sprzedaży towarów używanych – błędna interpretacja

Czym jest procedura marży w podatku od towarów i usług? Czy towary zakupione przed 1 maja 2004 r., które następnie były i są przedmiotem dostawy po tej dacie, mogą być objęte tą procedurą? Wyjaśnia prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA