REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie?

Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W pierwszym tygodniu lipca Polskę obiegła informacja o tym, że kopiowanie dowodów osobistych stanie się nielegalne. Ma to związek z wchodzącą w życie ustawą o dokumentach publicznych. Czy faktycznie, jak donosi prasa, za kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę ma grozić kara dwóch lat pozbawienia wolności?

Nowe przepisy

Na wstępie należy wyjaśnić, że kwestia kopiowania lub kserowania dowodów osobistych przez pracodawców była przedmiotem wielu żywych dyskusji na przestrzeni ostatnich lat, a ostateczne stanowisko w tej kwestii – zakazujące tego procederu – ugruntowało się jeszcze przed wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO). Również ustawa z 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych, która wejdzie w życie 12 lipca br., nie zmienia nic w tej kwestii, gdyż jej głównym celem jest walka z tzw. replikami lub kolekcjonerskimi dowodami osobistymi lub dokumentami prawa jazdy.

REKLAMA

Autopromocja

Repliki dokumentów

W przeciągu ostatnich kilku lat stosunkowo łatwo można było nabyć dokument bardzo przypominający dowód osobisty lub prawo jazdy, który był przez sprzedawcę personalizowany poprzez wklejenie wybranego przez klienta zdjęcia i zamieszczenie w nim wskazanych danych. Dokumenty takie do złudzenia przypominały oryginalne dokumenty, zawsze jednak różniły się na pewnym poziomie szczegółów. Repliki oferowane w internecie mają bardziej nasycone kolory, ich powłoka wydaje się bardziej połyskiwać, zawierają też niskiej jakości imitację hologramu. Umieszczenie poszczególnych części (układ dokumentu) jest niemal identyczne, chociaż podczas porównania z prawdziwym dokumentem widać różnice. Jednakże w przypadku zeskanowania dowodu osobistego różnice te będą w zasadzie niewidoczne.

Należy wskazać, że o ile posłużenie się takim dokumentem (np. repliką dowodu osobistego) przez daną osobę mogło być uznane za tzw. fałszerstwo materialne (art. 270 kodeksu karnego), to niemożliwe było ściganie osób, które dokumenty takie wytwarzały. Jak bowiem wynika z treści przywołanego wyżej przepisu, karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, podlega osoba, która:

a) w celu użycia jako autentycznego przerabia lub podrabia dokument;

b) używa przerobionego lub podrobionego dokumentu jako autentycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym w postępowaniu osób, które produkowały i personalizowały „kolekcjonerskie” dowody osobiste brakowało postępowania „w celu użycia jako autentyczny”. Producenci wcale nie mieli zamiaru używać tych dokumentów, często nawet na swoich stronach internetowych przed tym przestrzegali.

Przepisy wymierzone w twórców fałszywek

Ustawodawca zdecydował się więc na stworzenie odrębnej ustawy o dokumentach publicznych i tam, w art. 58 wskazał, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednocześnie w samej ustawie zamieszczono definicję repliki dokumentu publicznego, za którą uznano takie odwzorowanie lub kopię dokumentu publicznego, które posiada cechy autentyczności dokumentu publicznego, a jego wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

REKLAMA

Kluczowym fragmentem definicji repliki jest stwierdzenie, że to odwzorowanie lub kopia „o cechach autentyczności dokumentu publicznego”.  W przypadku dowodu osobistego cechami autentyczności jest przede wszystkim jego wielkość, użyty materiał, ale także szereg zabezpieczeń (hologram, pismo Braille’a oraz wiele innych). Kserokopia dowodu osobistego żadnej z tych cech nie będzie posiadać, w związku z czym w świetle ustawy o dokumentach publicznych nie będzie stanowić repliki dokumentu publicznego, a zatem skserowanie dowodu osobistego nie będzie stanowiło czynu zabronionego.

Na marginesie należy podkreślić, że z zakresu regulacji nowej ustawy wyłączono kserokopie wykonywane w celach urzędowych, służbowych i zawodowych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że podmioty, którym przepisy dają prawo do kopiowania niektórych dokumentów, nie muszą obawiać się nowych przepisów.

Kserokopia dowodu osobistego u pracodawcy

Czy zatem skoro nie ma sankcji karnej za wykonywanie kserokopii dowodu osobistego, to pracodawca może takie kserokopie wykonywać? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Znowelizowany w maju 2019 roku przepis art. 221  Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a później od pracownika.  Wśród tych danych nie znajduje się jednak numer dowodu osobistego. Ponadto, zgodnie z ust. 5 przywołanego wyżej przepisu udostępnienie danych wskazanych w treści przepisu następuje w formie oświadczenia, natomiast pracodawca może żądać udokumentowania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy wyjaśnić, że potwierdzenie danych należy rozumieć jako okazanie dokumentu, a nie jako jego skopiowanie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy, mimo że to nie do nich była kierowana ustawa o dokumentach publicznych, nie powinni kserować dowodów osobistych pracowników, gdyż praktyka taka może zostać potraktowana jako przetwarzanie danych osobowych ponad miarę, a więc przetwarzanie większej ilości danych, niż jest to wymagane przy stosunku pracy. Należy też przypomnieć, że kary pieniężne nakładane na podstawie przepisów RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% obrotu spółki.

Jednocześnie podkreślić należy, że podmioty które są uprawnione do wykonywania kopii dokumentów np. na podstawie przepisu art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (np. banki, ubezpieczyciele, kantory, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe), dalej są do tego uprawnione, a nowa ustawa nie zmienia ich obowiązków.

Kamil Kozioł – starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Kamil Kozioł, starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA