REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W pierwszym tygodniu lipca Polskę obiegła informacja o tym, że kopiowanie dowodów osobistych stanie się nielegalne. Ma to związek z wchodzącą w życie ustawą o dokumentach publicznych. Czy faktycznie, jak donosi prasa, za kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę ma grozić kara dwóch lat pozbawienia wolności?

Nowe przepisy

Na wstępie należy wyjaśnić, że kwestia kopiowania lub kserowania dowodów osobistych przez pracodawców była przedmiotem wielu żywych dyskusji na przestrzeni ostatnich lat, a ostateczne stanowisko w tej kwestii – zakazujące tego procederu – ugruntowało się jeszcze przed wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO). Również ustawa z 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych, która wejdzie w życie 12 lipca br., nie zmienia nic w tej kwestii, gdyż jej głównym celem jest walka z tzw. replikami lub kolekcjonerskimi dowodami osobistymi lub dokumentami prawa jazdy.

REKLAMA

REKLAMA

Repliki dokumentów

W przeciągu ostatnich kilku lat stosunkowo łatwo można było nabyć dokument bardzo przypominający dowód osobisty lub prawo jazdy, który był przez sprzedawcę personalizowany poprzez wklejenie wybranego przez klienta zdjęcia i zamieszczenie w nim wskazanych danych. Dokumenty takie do złudzenia przypominały oryginalne dokumenty, zawsze jednak różniły się na pewnym poziomie szczegółów. Repliki oferowane w internecie mają bardziej nasycone kolory, ich powłoka wydaje się bardziej połyskiwać, zawierają też niskiej jakości imitację hologramu. Umieszczenie poszczególnych części (układ dokumentu) jest niemal identyczne, chociaż podczas porównania z prawdziwym dokumentem widać różnice. Jednakże w przypadku zeskanowania dowodu osobistego różnice te będą w zasadzie niewidoczne.

Należy wskazać, że o ile posłużenie się takim dokumentem (np. repliką dowodu osobistego) przez daną osobę mogło być uznane za tzw. fałszerstwo materialne (art. 270 kodeksu karnego), to niemożliwe było ściganie osób, które dokumenty takie wytwarzały. Jak bowiem wynika z treści przywołanego wyżej przepisu, karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, podlega osoba, która:

a) w celu użycia jako autentycznego przerabia lub podrabia dokument;

REKLAMA

b) używa przerobionego lub podrobionego dokumentu jako autentycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym w postępowaniu osób, które produkowały i personalizowały „kolekcjonerskie” dowody osobiste brakowało postępowania „w celu użycia jako autentyczny”. Producenci wcale nie mieli zamiaru używać tych dokumentów, często nawet na swoich stronach internetowych przed tym przestrzegali.

Przepisy wymierzone w twórców fałszywek

Ustawodawca zdecydował się więc na stworzenie odrębnej ustawy o dokumentach publicznych i tam, w art. 58 wskazał, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednocześnie w samej ustawie zamieszczono definicję repliki dokumentu publicznego, za którą uznano takie odwzorowanie lub kopię dokumentu publicznego, które posiada cechy autentyczności dokumentu publicznego, a jego wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

Kluczowym fragmentem definicji repliki jest stwierdzenie, że to odwzorowanie lub kopia „o cechach autentyczności dokumentu publicznego”.  W przypadku dowodu osobistego cechami autentyczności jest przede wszystkim jego wielkość, użyty materiał, ale także szereg zabezpieczeń (hologram, pismo Braille’a oraz wiele innych). Kserokopia dowodu osobistego żadnej z tych cech nie będzie posiadać, w związku z czym w świetle ustawy o dokumentach publicznych nie będzie stanowić repliki dokumentu publicznego, a zatem skserowanie dowodu osobistego nie będzie stanowiło czynu zabronionego.

Na marginesie należy podkreślić, że z zakresu regulacji nowej ustawy wyłączono kserokopie wykonywane w celach urzędowych, służbowych i zawodowych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że podmioty, którym przepisy dają prawo do kopiowania niektórych dokumentów, nie muszą obawiać się nowych przepisów.

Kserokopia dowodu osobistego u pracodawcy

Czy zatem skoro nie ma sankcji karnej za wykonywanie kserokopii dowodu osobistego, to pracodawca może takie kserokopie wykonywać? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Znowelizowany w maju 2019 roku przepis art. 221  Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a później od pracownika.  Wśród tych danych nie znajduje się jednak numer dowodu osobistego. Ponadto, zgodnie z ust. 5 przywołanego wyżej przepisu udostępnienie danych wskazanych w treści przepisu następuje w formie oświadczenia, natomiast pracodawca może żądać udokumentowania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy wyjaśnić, że potwierdzenie danych należy rozumieć jako okazanie dokumentu, a nie jako jego skopiowanie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy, mimo że to nie do nich była kierowana ustawa o dokumentach publicznych, nie powinni kserować dowodów osobistych pracowników, gdyż praktyka taka może zostać potraktowana jako przetwarzanie danych osobowych ponad miarę, a więc przetwarzanie większej ilości danych, niż jest to wymagane przy stosunku pracy. Należy też przypomnieć, że kary pieniężne nakładane na podstawie przepisów RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% obrotu spółki.

Jednocześnie podkreślić należy, że podmioty które są uprawnione do wykonywania kopii dokumentów np. na podstawie przepisu art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (np. banki, ubezpieczyciele, kantory, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe), dalej są do tego uprawnione, a nowa ustawa nie zmienia ich obowiązków.

Kamil Kozioł – starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Kamil Kozioł, starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA