REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W pierwszym tygodniu lipca Polskę obiegła informacja o tym, że kopiowanie dowodów osobistych stanie się nielegalne. Ma to związek z wchodzącą w życie ustawą o dokumentach publicznych. Czy faktycznie, jak donosi prasa, za kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę ma grozić kara dwóch lat pozbawienia wolności?

Nowe przepisy

Na wstępie należy wyjaśnić, że kwestia kopiowania lub kserowania dowodów osobistych przez pracodawców była przedmiotem wielu żywych dyskusji na przestrzeni ostatnich lat, a ostateczne stanowisko w tej kwestii – zakazujące tego procederu – ugruntowało się jeszcze przed wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO). Również ustawa z 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych, która wejdzie w życie 12 lipca br., nie zmienia nic w tej kwestii, gdyż jej głównym celem jest walka z tzw. replikami lub kolekcjonerskimi dowodami osobistymi lub dokumentami prawa jazdy.

REKLAMA

Autopromocja

Repliki dokumentów

REKLAMA

W przeciągu ostatnich kilku lat stosunkowo łatwo można było nabyć dokument bardzo przypominający dowód osobisty lub prawo jazdy, który był przez sprzedawcę personalizowany poprzez wklejenie wybranego przez klienta zdjęcia i zamieszczenie w nim wskazanych danych. Dokumenty takie do złudzenia przypominały oryginalne dokumenty, zawsze jednak różniły się na pewnym poziomie szczegółów. Repliki oferowane w internecie mają bardziej nasycone kolory, ich powłoka wydaje się bardziej połyskiwać, zawierają też niskiej jakości imitację hologramu. Umieszczenie poszczególnych części (układ dokumentu) jest niemal identyczne, chociaż podczas porównania z prawdziwym dokumentem widać różnice. Jednakże w przypadku zeskanowania dowodu osobistego różnice te będą w zasadzie niewidoczne.

Należy wskazać, że o ile posłużenie się takim dokumentem (np. repliką dowodu osobistego) przez daną osobę mogło być uznane za tzw. fałszerstwo materialne (art. 270 kodeksu karnego), to niemożliwe było ściganie osób, które dokumenty takie wytwarzały. Jak bowiem wynika z treści przywołanego wyżej przepisu, karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, podlega osoba, która:

a) w celu użycia jako autentycznego przerabia lub podrabia dokument;

b) używa przerobionego lub podrobionego dokumentu jako autentycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym w postępowaniu osób, które produkowały i personalizowały „kolekcjonerskie” dowody osobiste brakowało postępowania „w celu użycia jako autentyczny”. Producenci wcale nie mieli zamiaru używać tych dokumentów, często nawet na swoich stronach internetowych przed tym przestrzegali.

Przepisy wymierzone w twórców fałszywek

Ustawodawca zdecydował się więc na stworzenie odrębnej ustawy o dokumentach publicznych i tam, w art. 58 wskazał, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednocześnie w samej ustawie zamieszczono definicję repliki dokumentu publicznego, za którą uznano takie odwzorowanie lub kopię dokumentu publicznego, które posiada cechy autentyczności dokumentu publicznego, a jego wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

REKLAMA

Kluczowym fragmentem definicji repliki jest stwierdzenie, że to odwzorowanie lub kopia „o cechach autentyczności dokumentu publicznego”.  W przypadku dowodu osobistego cechami autentyczności jest przede wszystkim jego wielkość, użyty materiał, ale także szereg zabezpieczeń (hologram, pismo Braille’a oraz wiele innych). Kserokopia dowodu osobistego żadnej z tych cech nie będzie posiadać, w związku z czym w świetle ustawy o dokumentach publicznych nie będzie stanowić repliki dokumentu publicznego, a zatem skserowanie dowodu osobistego nie będzie stanowiło czynu zabronionego.

Na marginesie należy podkreślić, że z zakresu regulacji nowej ustawy wyłączono kserokopie wykonywane w celach urzędowych, służbowych i zawodowych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że podmioty, którym przepisy dają prawo do kopiowania niektórych dokumentów, nie muszą obawiać się nowych przepisów.

Kserokopia dowodu osobistego u pracodawcy

Czy zatem skoro nie ma sankcji karnej za wykonywanie kserokopii dowodu osobistego, to pracodawca może takie kserokopie wykonywać? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Znowelizowany w maju 2019 roku przepis art. 221  Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a później od pracownika.  Wśród tych danych nie znajduje się jednak numer dowodu osobistego. Ponadto, zgodnie z ust. 5 przywołanego wyżej przepisu udostępnienie danych wskazanych w treści przepisu następuje w formie oświadczenia, natomiast pracodawca może żądać udokumentowania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy wyjaśnić, że potwierdzenie danych należy rozumieć jako okazanie dokumentu, a nie jako jego skopiowanie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy, mimo że to nie do nich była kierowana ustawa o dokumentach publicznych, nie powinni kserować dowodów osobistych pracowników, gdyż praktyka taka może zostać potraktowana jako przetwarzanie danych osobowych ponad miarę, a więc przetwarzanie większej ilości danych, niż jest to wymagane przy stosunku pracy. Należy też przypomnieć, że kary pieniężne nakładane na podstawie przepisów RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% obrotu spółki.

Jednocześnie podkreślić należy, że podmioty które są uprawnione do wykonywania kopii dokumentów np. na podstawie przepisu art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (np. banki, ubezpieczyciele, kantory, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe), dalej są do tego uprawnione, a nowa ustawa nie zmienia ich obowiązków.

Kamil Kozioł – starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Kamil Kozioł, starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA