REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andersen w Polsce
Andersen w Polsce tworzy zespół doświadczonych ekspertów oferujących kompleksową obsługę prawną, najwyższej klasy doradztwo podatkowe, compliance, doradztwo w zakresie cen transferowych i outsourcing księgowy.
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia
Kserokopie dowodów osobistych – legalne czy nie? /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W pierwszym tygodniu lipca Polskę obiegła informacja o tym, że kopiowanie dowodów osobistych stanie się nielegalne. Ma to związek z wchodzącą w życie ustawą o dokumentach publicznych. Czy faktycznie, jak donosi prasa, za kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę ma grozić kara dwóch lat pozbawienia wolności?

Nowe przepisy

Na wstępie należy wyjaśnić, że kwestia kopiowania lub kserowania dowodów osobistych przez pracodawców była przedmiotem wielu żywych dyskusji na przestrzeni ostatnich lat, a ostateczne stanowisko w tej kwestii – zakazujące tego procederu – ugruntowało się jeszcze przed wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO). Również ustawa z 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych, która wejdzie w życie 12 lipca br., nie zmienia nic w tej kwestii, gdyż jej głównym celem jest walka z tzw. replikami lub kolekcjonerskimi dowodami osobistymi lub dokumentami prawa jazdy.

REKLAMA

Repliki dokumentów

W przeciągu ostatnich kilku lat stosunkowo łatwo można było nabyć dokument bardzo przypominający dowód osobisty lub prawo jazdy, który był przez sprzedawcę personalizowany poprzez wklejenie wybranego przez klienta zdjęcia i zamieszczenie w nim wskazanych danych. Dokumenty takie do złudzenia przypominały oryginalne dokumenty, zawsze jednak różniły się na pewnym poziomie szczegółów. Repliki oferowane w internecie mają bardziej nasycone kolory, ich powłoka wydaje się bardziej połyskiwać, zawierają też niskiej jakości imitację hologramu. Umieszczenie poszczególnych części (układ dokumentu) jest niemal identyczne, chociaż podczas porównania z prawdziwym dokumentem widać różnice. Jednakże w przypadku zeskanowania dowodu osobistego różnice te będą w zasadzie niewidoczne.

Należy wskazać, że o ile posłużenie się takim dokumentem (np. repliką dowodu osobistego) przez daną osobę mogło być uznane za tzw. fałszerstwo materialne (art. 270 kodeksu karnego), to niemożliwe było ściganie osób, które dokumenty takie wytwarzały. Jak bowiem wynika z treści przywołanego wyżej przepisu, karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, podlega osoba, która:

a) w celu użycia jako autentycznego przerabia lub podrabia dokument;

b) używa przerobionego lub podrobionego dokumentu jako autentycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tym samym w postępowaniu osób, które produkowały i personalizowały „kolekcjonerskie” dowody osobiste brakowało postępowania „w celu użycia jako autentyczny”. Producenci wcale nie mieli zamiaru używać tych dokumentów, często nawet na swoich stronach internetowych przed tym przestrzegali.

Przepisy wymierzone w twórców fałszywek

Ustawodawca zdecydował się więc na stworzenie odrębnej ustawy o dokumentach publicznych i tam, w art. 58 wskazał, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jednocześnie w samej ustawie zamieszczono definicję repliki dokumentu publicznego, za którą uznano takie odwzorowanie lub kopię dokumentu publicznego, które posiada cechy autentyczności dokumentu publicznego, a jego wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

Kluczowym fragmentem definicji repliki jest stwierdzenie, że to odwzorowanie lub kopia „o cechach autentyczności dokumentu publicznego”.  W przypadku dowodu osobistego cechami autentyczności jest przede wszystkim jego wielkość, użyty materiał, ale także szereg zabezpieczeń (hologram, pismo Braille’a oraz wiele innych). Kserokopia dowodu osobistego żadnej z tych cech nie będzie posiadać, w związku z czym w świetle ustawy o dokumentach publicznych nie będzie stanowić repliki dokumentu publicznego, a zatem skserowanie dowodu osobistego nie będzie stanowiło czynu zabronionego.

Na marginesie należy podkreślić, że z zakresu regulacji nowej ustawy wyłączono kserokopie wykonywane w celach urzędowych, służbowych i zawodowych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że podmioty, którym przepisy dają prawo do kopiowania niektórych dokumentów, nie muszą obawiać się nowych przepisów.

Kserokopia dowodu osobistego u pracodawcy

Czy zatem skoro nie ma sankcji karnej za wykonywanie kserokopii dowodu osobistego, to pracodawca może takie kserokopie wykonywać? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Znowelizowany w maju 2019 roku przepis art. 221  Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od kandydata do pracy, a później od pracownika.  Wśród tych danych nie znajduje się jednak numer dowodu osobistego. Ponadto, zgodnie z ust. 5 przywołanego wyżej przepisu udostępnienie danych wskazanych w treści przepisu następuje w formie oświadczenia, natomiast pracodawca może żądać udokumentowania tych danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy wyjaśnić, że potwierdzenie danych należy rozumieć jako okazanie dokumentu, a nie jako jego skopiowanie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracodawcy, mimo że to nie do nich była kierowana ustawa o dokumentach publicznych, nie powinni kserować dowodów osobistych pracowników, gdyż praktyka taka może zostać potraktowana jako przetwarzanie danych osobowych ponad miarę, a więc przetwarzanie większej ilości danych, niż jest to wymagane przy stosunku pracy. Należy też przypomnieć, że kary pieniężne nakładane na podstawie przepisów RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% obrotu spółki.

Jednocześnie podkreślić należy, że podmioty które są uprawnione do wykonywania kopii dokumentów np. na podstawie przepisu art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (np. banki, ubezpieczyciele, kantory, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe), dalej są do tego uprawnione, a nowa ustawa nie zmienia ich obowiązków.

Kamil Kozioł – starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach

Kamil Kozioł, starszy prawnik w Andersen Tax & Legal w Katowicach
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA