Czy importerzy będą pod stałym monitoringiem organów? Nowy UKC to koniec przypadkowych kontroli

• Od kontroli wyrywkowej do analizy ciągłej
• EU Customs Data Hub – serce nowego systemu
• Koniec przypadkowych kontroli?
• Transparentność zamiast reakcji – nowa rzeczywistość importera
• Ryzyko systemowe – nie tylko błąd, ale wzorzec
• Co to oznacza w praktyce?
• Czy to jeszcze kontrola – czy już nadzór?
• Nowy UKC to zmiana reguł gry

Od kontroli wyrywkowej do analizy ciągłej

Obecny model kontroli opiera się w dużej mierze na analizie pojedynczych zgłoszeń celnych. Organy weryfikują dane „punktowo” – w momencie odprawy lub w toku kontroli następczej.

Reforma UKC zmienia to podejście systemowo. Kluczowym elementem jest odejście od kontroli zdarzeniowej na rzecz ciągłej analizy danych przedsiębiorcy. Organy nie będą już skupiać się wyłącznie na konkretnej dostawie, lecz na całokształcie działalności importera – jego schematach handlowych, powtarzalności transakcji, relacjach z kontrahentami czy historii zgłoszeń.

W praktyce oznacza to przejście z modelu:

• „sprawdzam zgłoszenie” na model:
• „analizuję przedsiębiorcę”.

EU Customs Data Hub – serce nowego systemu

Fundamentem planowanej reformy systemu celnego w Unii Europejskiej ma być utworzenie scentralizowanej infrastruktury danych, określanej jako EU Customs Data Hub. Jego głównym założeniem jest odejście od 111 rozproszonych, krajowych systemów działających w 27 krajach UE, na rzecz jednolitego środowiska, w którym dane celne z całej Unii będą gromadzone, przetwarzane i analizowane w sposób skoordynowany.

W praktyce oznacza to integrację informacji dotyczących zgłoszeń celnych, podmiotów gospodarczych, przepływów towarowych oraz historii transakcji w jednym systemie, dostępnym dla administracji celnych państw członkowskich w czasie rzeczywistym. Kluczową funkcjonalnością ma być możliwość bieżącej, ciągłej analizy tych danych, z wykorzystaniem narzędzi automatycznych, w tym algorytmów opartych na sztucznej inteligencji, służących identyfikowaniu potencjalnych nieprawidłowości i wzorców ryzyka.

W efekcie zmienia się logika działania organów celnych. Zamiast reagować na konkretne zgłoszenia lub inicjować kontrole w sposób punktowy, system będzie sam wskazywał podmioty, których działalność odbiega od przyjętych modeli uznawanych za bezpieczne. Oznacza to przejście od kontroli incydentalnej do modelu ciągłego monitorowania, w którym analiza danych wyprzedza działania kontrolne, a nie jest ich następstwem.

Koniec przypadkowych kontroli?

Z perspektywy przedsiębiorcy planowane zmiany mogą oznaczać zasadnicze odejście od dotychczasowego modelu kontroli o charakterze losowym. Kontrole przestają być zdarzeniem przypadkowym, a zaczynają wynikać z systemowej analizy działalności danego podmiotu.

Nie oznacza to jednak ograniczenia liczby kontroli – przeciwnie, można oczekiwać ich intensyfikacji, przy czym będą one miały inny charakter. Staną się bardziej precyzyjnie ukierunkowane, skoncentrowane na konkretnych obszarach ryzyka oraz częściej powtarzane wobec tych samych podmiotów. Podstawą ich inicjowania będzie profilowanie ryzyka oparte na analizie danych, a nie pojedyncze zdarzenie, takie jak konkretne zgłoszenie celne.

W praktyce oznacza to, że importer, którego działalność wpisuje się w określone schematy uznawane za podwyższone ryzyko, może być poddawany kontrolom wielokrotnie, nawet przy braku jednego wyraźnego impulsu do ich wszczęcia. Kontrola przestaje być reakcją na zdarzenie – staje się konsekwencją oceny całokształtu działalności przedsiębiorcy.

Transparentność zamiast reakcji – nowa rzeczywistość importera

Nowy model funkcjonowania systemu celnego oznacza istotną zmianę filozofii działania po stronie przedsiębiorców. Dotychczas podejście wielu podmiotów opierało się na reaktywności – dokumentacja była kompletowana przede wszystkim „na potrzeby kontroli”, a działania podejmowano dopiero w odpowiedzi na wezwanie organu. Kontrola była zdarzeniem incydentalnym, do którego przedsiębiorca przygotowywał się dopiero po jego wszczęciu.

W nowej rzeczywistości takie podejście przestaje być wystarczające. Kluczowe znaczenie zyskuje stała gotowość do wykazania zgodności z przepisami, niezależnie od tego, czy kontrola została formalnie wszczęta. Dokumentacja powinna być nie tylko kompletna, ale również spójna i aktualna w każdym momencie prowadzenia działalności. Oznacza to konieczność bieżącego zarządzania danymi oraz ich weryfikacji, a nie jedynie ich archiwizowania.

Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że rozbieżności pomiędzy danymi mogą być identyfikowane automatycznie, bez udziału człowieka, na podstawie analizy systemowej. W efekcie nawet drobne niespójności mogą zostać wychwycone na wczesnym etapie i stać się podstawą dalszych działań organów. Nowy model wymusza więc przejście od podejścia reaktywnego do podejścia proaktywnego, opartego na ciągłym monitorowaniu i utrzymywaniu zgodności.

Ryzyko systemowe – nie tylko błąd, ale wzorzec

Szczególnie istotna zmiana dotyczy sposobu oceny błędów popełnianych przez przedsiębiorców. W dotychczasowej praktyce pojedyncza nieprawidłowość, o ile miała charakter incydentalny i możliwy do wyjaśnienia, nie musiała prowadzić do poważniejszych konsekwencji. Obecnie jednak punkt ciężkości przesuwa się z analizy jednostkowego zdarzenia na ocenę całokształtu działalności podmiotu.

Problemem przestaje być sam błąd, a zaczyna być jego powtarzalność oraz wpisywanie się w określony schemat działania. Organy zwracają szczególną uwagę na sytuacje, w których podobne nieprawidłowości pojawiają się wielokrotnie lub gdy dane prezentowane w różnych zgłoszeniach są niespójne. Tego rodzaju zjawiska mogą świadczyć nie o przypadkowym uchybieniu, lecz o systemowym braku kontroli nad procesami lub przyjętym modelu działania.

W nowym podejściu analiza nie ogranicza się do jednego dokumentu czy jednej transakcji. System ocenia zachowanie przedsiębiorcy w dłuższej perspektywie, identyfikując wzorce i zależności pomiędzy poszczególnymi operacjami. W efekcie znaczenia nabiera nie tylko poprawność pojedynczego zgłoszenia, lecz przede wszystkim spójność i konsekwencja działań przedsiębiorcy w czasie.

Co to oznacza w praktyce?

Dla importerów nowe podejście organów oznacza konieczność istotnej zmiany w sposobie zarządzania zgodnością z przepisami. Przede wszystkim niezbędne staje się wdrożenie rzeczywistych, funkcjonujących w praktyce procedur compliance, a nie jedynie formalnych dokumentów, które nie znajdują odzwierciedlenia w codziennym działaniu przedsiębiorstwa. Procedury te powinny obejmować zarówno obszar klasyfikacji towarów, ustalania wartości celnej, jak i pochodzenia, a także być stosowane w sposób spójny i powtarzalny.

Kluczowe znaczenie zyskuje również zapewnienie spójności danych wykorzystywanych w zgłoszeniach celnych. Rozbieżności pomiędzy wartością, klasyfikacją czy deklarowanym pochodzeniem w różnych transakcjach mogą zostać szybko zidentyfikowane i stać się podstawą zakwestionowania całego modelu działania. W związku z tym przedsiębiorcy powinni nie tylko kontrolować pojedyncze operacje, lecz także analizować ich wzajemne powiązania.

Istotnym elementem staje się także aktywne zarządzanie łańcuchem dostaw. Importer powinien posiadać wiedzę na temat swoich kontrahentów, sposobu pozyskiwania towarów oraz potencjalnych ryzyk związanych z ich działalnością. Równolegle konieczne jest dokumentowanie podejmowanych decyzji biznesowych – tak, aby w razie kontroli możliwe było wykazanie, na jakiej podstawie przyjęto określone rozwiązania.

W praktyce oznacza to zmianę charakteru pytań zadawanych przez organy. Nie będą one ograniczać się wyłącznie do analizy pojedynczego zgłoszenia i pytania, dlaczego zastosowano konkretny kod taryfy celnej. Coraz częściej przedmiotem zainteresowania stanie się cały model działalności przedsiębiorcy, a pytanie będzie brzmiało: dlaczego w sposób systemowy stosowane są określone rozwiązania i czy są one uzasadnione oraz spójne z rzeczywistym charakterem prowadzonej działalności.

Czy to jeszcze kontrola – czy już nadzór?

Granica między kontrolą a stałym nadzorem zaczyna się zacierać.

Importerzy funkcjonujący w nowym modelu mogą odnieść wrażenie, że ich działalność jest stale „widoczna” dla organów – nawet bez formalnego wszczęcia kontroli.

Nie oznacza to automatycznie większej represyjności systemu, ale niewątpliwie oznacza większą transparentność działalności przedsiębiorcy wobec administracji.

Nowy UKC to zmiana reguł gry

Reforma Unijnego Kodeksu Celnego nie sprowadza się wyłącznie do zmian legislacyjnych, lecz oznacza fundamentalną zmianę sposobu postrzegania i prowadzenia kontroli celnych. Następuje odejście od modelu, w którym kontrola była zdarzeniem incydentalnym, często postrzeganym jako losowe, na rzecz systemu opartego na ciągłej analizie ryzyka i danych.

W praktyce oznacza to koniec „przypadkowych” kontroli w dotychczasowym rozumieniu. Działania organów będą coraz częściej wynikały z profilowania ryzyka, opartego na analizie zachowań przedsiębiorców w czasie, a nie na pojedynczych zdarzeniach czy zgłoszeniach. Równocześnie rośnie odpowiedzialność przedsiębiorców za spójność i jakość danych wykorzystywanych w obrocie celnym – to one stają się podstawowym przedmiotem oceny.

Nowa rzeczywistość wymusza również budowanie systemowego podejścia do compliance. Działania podejmowane ad hoc lub ograniczone do reagowania na kontrolę przestają być wystarczające. Niezbędne staje się wdrożenie trwałych, funkcjonujących mechanizmów zapewniających zgodność, obejmujących zarówno procesy operacyjne, jak i zarządzanie informacją.

W efekcie importer przestaje być jedynie uczestnikiem obrotu gospodarczego. Staje się elementem szerszego systemu analizy danych, w którym jego działalność podlega bieżącej ocenie pod kątem spójności, powtarzalności i poziomu ryzyka.

Autor:
dr Izabella Tymińska, ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego,
Katarzyna Ryszkiewicz ekspert w międzynarodowym obrocie towarowym z wieloletnim doświadczeniem w Urzędzie Celnym, agent celny.