REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF odroczony ale w końcu będzie: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-faktura, KSeF
Obowiązkowy KSeF odroczony ale nieunikniony: w 2025 r. trzeba przygotować firmę i biuro rachunkowe na przyszłoroczne zmiany. Co trzeba zrobić?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2025 roku powraca temat obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur, który zacznie obowiązywać przedsiębiorców już w 2026 roku. Reforma wprowadza obowiązek rejestracji faktur w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na analizę procesów oraz poznanie wymogów systemu. Sprawdzamy, jakie największe korzyści i wyzwania wiążą się z planowanymi zmianami.
rozwiń >

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Pierwotnie reformę obowiązkowego KSeF planowano wdrożyć już 1 lipca 2024 roku, jednak audyt przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów po zmianie władzy wykazał liczne nieprawidłowości i błędy techniczne, które mogłyby zakłócać płynnie działanie systemu. Ostatecznie w maju 2024 roku rząd zadecydował o wprowadzeniu KSeF w 2026 roku. Obecny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązywał przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązywał pozostałych przedsiębiorców.  

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF dla przedsiębiorców

Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na możliwe trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu KSeF, powodujące trudności związane z terminową wysyłką faktur.

Krajowy System e-Faktur wiąże się także z brakiem możliwości anulowania faktury, ponieważ każda przesłana do KSeF faktura natychmiast trafi do odbiorcy. Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Obawy ekspertów dotyczą głównie wprowadzenia KSeF w małych firmach.

Jak podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
- Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają stare przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Dotyczy to np. branży budowlanej, gdzie nadal przeważają faktury papierowe. Nierzadko zdarza się, że to my - księgowi - wystawiamy faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków.
Co do zasady KSeF nakłada nowy obowiązek na przedsiębiorców, nie na ich biura rachunkowe. Z pewnością jednak odpowiedzialni księgowi będą musieli zadbać o uświadomienie swoich klientów, być może nawet zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia, aby czuli się bezpieczni i dobrze przygotowani, a współpraca układała się płynnie.

Konieczne zmiany w funkcjonowaniu firm

Po wprowadzeniu KSeF, a najlepiej jeszcze przed jego wdrożeniem, przedsiębiorcy powinni opanować obsługę systemu, by pierwsze logowanie nie było dla nich zaskoczeniem. Ponadto warto korzystać z programu do fakturowania dostosowanego do wymogów reformy i wyznaczyć oraz przeszkolić osoby odpowiedzialne za jego obsługę.  

Firmy będą musiały zmierzyć się z możliwymi opóźnieniami, np. niewystawieniem przez kontrahenta faktury ostatniego dnia miesiąca i brakiem możliwości rozliczenia kosztów i VAT na bieżąco.

Eksperci dostrzegają także pozytywne skutki reformy. Dzięki automatyzacji przesyłania faktur do systemu KSeF przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas. Nowe przepisy wpłyną także na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmach.

KSeF a automatyzacja procesów księgowych

Wejście w życie reformy przyczyni się do usprawnienia procesów księgowych w firmie, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Konieczna jest wcześniejsza analiza obecnego procesu fakturowania i obiegu dokumentów w danej organizacji.

Przedsiębiorcy już teraz mogą wystawiać faktury na platformie połączonej z KSeF, celem uproszczenia tego procesu i przyzwyczajenia się do przyszłych obowiązków. Tego typu system powinien posiadać możliwość importowania faktur kosztowych w czasie rzeczywistym, umożliwiając bieżące księgowanie. Należy przy tym uważać na dokumenty niezwiązane z prowadzoną działalnością. Podatnicy będą musieli zatwierdzać takie faktury oddzielnie.

Danuta Grabińska-Chłopaś z DGC Biuro Rachunkowe Sp. z o.o. zrzeszonego w ramach OSCBR zwraca uwagę na inne narzędzia technologiczne, z których już teraz mogą korzystać przedsiębiorcy:
- Przykładem rozwiązania, które uwzględnia procesy wynikające z reformy KseF, jest mOrganizer finansów, zintegrowany z kontem firmowym w mBanku. Jego użytkownicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (spełniające warunki KSeF), które następnie trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa. Wykonywanie płatności odbywa się automatycznie. Co ważne, funkcja umożliwiająca obsługę KSeF jest w mOrganizerze bezpłatna. Program posiada także inne, przydatne w prowadzeniu przedsiębiorstwa funkcje - np. księgowy generuje w systemie gotowe przelewy ZUS i podatków dla klienta, a przedsiębiorca jedynie je zatwierdza i opłaca jednym kliknięciem.

Dodatkowe wsparcie dla klientów i biur rachunkowych

Biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR oraz przedsiębiorcy korzystający z ich usług otrzymają bezpłatne wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF. Takie działania podejmowano jeszcze przed odroczeniem terminu wejścia w życie reformy. Szkolenia przybliżające główne założenia nowych przepisów odbyły się w różnych regionach Polski oraz online w ramach programu szkoleniowo – edukacyjnego “Bądź gotowy na KSeF”.

- OSCBR od początku wspiera biura rachunkowe w adaptacji do zmieniających się przepisów. Patronat Ministerstwa Finansów, który w 2023 uzyskał projekt “Bądź gotowy na KSeF”, pozwolił na bieżące monitorowanie postępów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oraz udział w licznych konsultacjach w Ministerstwie. Poprzez organizowane szkolenia przygotowujemy naszych partnerów oraz ich klientów na wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. W czasie trwania programu ponad 2800 przedsiębiorców oraz 3400 księgowych zdobyło wiedzę i narzędzia pozwalające na efektywne funkcjonowanie w zmieniającym się środowisku prawnym i technologicznym - mówi Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR. Cały czas obserwujemy działania rządu, monitorujemy sytuację i jesteśmy gotowi na dostosowanie naszej strategii do ewentualnych zmian w funkcjonowaniu KSeF, aby dalej wspierać księgowych i przedsiębiorców w płynnym zaadaptowaniu się do wymogów. Chcemy, aby każde biuro zrzeszone w sieci mogło nie tylko sprostać nowym wymogom, ale też wykorzystać je jako szansę na rozwój - dodaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wpływ reformy obowiązkowego KSeF na pracę biur rachunkowych

Branża księgowa pozytywnie ocenia pomysł digitalizacji faktur. Danuta Grabińska-Chłopaś podkreśla strategiczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- Do najważniejszych korzyści należy skrócenie procesu księgowania przez biura rachunkowe i uproszczenie obiegu dokumentów. Dodatkowo skorzystają klienci - mniejsze firmy zyskają bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma ograniczy także biurokrację oraz zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto nie będzie już konieczności wydawania duplikatów dokumentów, ponieważ faktury będą dostępne online.

Jako największe wyzwanie księgowi wskazują konieczność uzyskania informacji od klientów czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy MF, mają związek z prowadzoną działalnością. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty.

Odroczenie obowiązku KSeF dla małych firm

Stopniowe wdrażanie KSeF wzbudza niepokój księgowych, ponieważ włożyli wiele wysiłku w przygotowania do wdrożenia systemu. Z kolei właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu.

Eksperci uważają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł, ponieważ wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystać mogą wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie oraz MF, które będzie w stanie przetestować środowisko na mniejszej liczbie firm. Tymczasem zmiany są konieczne i nieuniknione.

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego

Za sprawnym wprowadzeniem reformy przemawiają istotne czynniki. Powszechny obowiązek KSeF pozwoli na zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Umożliwi także wczesne wykrywanie błędów w fakturach, które mogłyby prowadzić do sankcji lub problemów podatkowych. Ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej, co zmniejszy ryzyko ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Wśród zalet warto także wymienić brak konieczności udowadniania daty wpływu dokumentów i daty wystawienia. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF, podatnicy i organy skarbowe zyskają dostęp do pełnej dokumentacji, co przyspieszy proces wyjaśniania niejasności.

Jak podkreśla Przemysław Naklicki - Dyrektor Zarządzający OSCBR:
- Ważne jest, aby zarówno firmy, jak i biura rachunkowe już teraz zaczęły dostosowywać swoje procesy, wprowadzając narzędzia ułatwiające dostosowanie się do KSeF. Księgowi biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR mogą mieć pewność, że otrzymają kompleksowe wsparcie i niezbędne narzędzia informatyczne, aby mogły stać się liderami w procesie digitalizacji procesów księgowych w obliczu cyfrowej rewolucji.

Reforma obowiązkowego KSeF wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych, otwierając nowe możliwości, ale także stawiając przed nimi wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę i zmniejszyć ryzyko błędów. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA