Czy koszty napraw gwarancyjnych są kosztami pośrednimi

RADA

Koszty napraw gwarancyjnych to koszty pośrednio związane z przychodami. Mogą być one zatem zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, czyli w dniu księgowania tych kosztów w księgach rachunkowych. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Koszty uzyskania przychodów ponoszone przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych dzielą się na koszty bezpośrednio związane z przychodami oraz na koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie). Bezpośrednio związane z przychodami są koszty, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów, tj. możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Koszty pośrednie to koszty, których nie można w taki sposób przypisać określonym przychodom, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Pojawia się pytanie, czy koszty napraw gwarancyjnych stanowią koszty bezpośrednio czy pośrednio związane z przychodami. Więcej przemawia za uznaniem tych kosztów za pośrednio związane z przychodami. Należy bowiem zauważyć, że udzielenie gwarancji nie warunkuje uzyskania przychodu (stanowi jedynie dla nabywcy zachętę do zakupu). Nie wpływa też na wysokość przychodu. Nie bez znaczenia jest również fakt, że w momencie uzyskiwania przychodów ze sprzedaży towarów objętych gwarancją podatnik nie wie, czy w ogóle będzie musiał ponieść koszty napraw gwarancyjnych tych towarów.

Które wydatki na edukację można zaliczyć do kosztów

Czy wydatek na flagę narodową zaliczymy w koszty

Podobne stanowisko dominuje także w wyjaśnieniach organów podatkowych. Jako przykład można wskazać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 czerwca 2009 r., sygn. IBPBI/2/423-314/09/AP, w której czytamy, że:

Spółka ponosi koszty z tytułu zobowiązań gwarancyjnych. W momencie sprzedaży produkowanych przez Spółkę urządzeń wysokość tych kosztów jest niemożliwa do zidentyfikowania. Koszty napraw gwarancyjnych mogą w ogóle nie wystąpić. Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, iż wydatki te należy uznać za koszty pośrednie, przyjmowane jako koszty funkcjonowania podatnika, których ponoszenie jest związane z prowadzeniem działalności.

Podobne stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2011 r., sygn. IPPB3/423-669/11-3/MC, czy Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 12 października 2012 r., sygn. IPTPB3/423-255/12-4/MF.

A zatem koszty napraw gwarancyjnych są potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d updop), czyli w dniu księgowania tych kosztów w księgach rachunkowych. Dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu to dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - art. 15 ust. 4e updop. Nieistotny w omawianym przypadku wyjątek dotyczy kosztów ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak zaś wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych, określenie „dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych” oznacza dzień dokonania zapisu w księgach rachunkowych (przykładowo: wyrok NSA z 18 maja 2010 r., sygn. akt II FSK 942/09, wyrok NSA z 20 lipca 2011 r., sygn. akt II FSK 414/10, czy wyrok WSA w Krakowie z 27 września 2012 r., sygn. akt I SA/Kr 669/12).

Spółka X udziela dwuletniej gwarancji na sprzedawane urządzenia. W księgach rachunkowych jednostka nie tworzy rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koszty ewentualnych napraw gwarancyjnych (ze względu na bardzo niskie prawdopodobieństwo ich wystąpienia). W styczniu 2013 r. spółka otrzymała od jednostki zajmującej się (na podstawie umowy) naprawą gwarancyjną sprzedawanych przez spółkę X urządzeń fakturę za naprawę jednego z nich (w ramach gwarancji).

Faktura VAT wystawiona 15 stycznia 2013 r. za usługę wykonaną w styczniu:

• wartość netto 1000 zł

• VAT naliczony 230 zł

• wartość usługi gwarancyjnej brutto 1230 zł

Ewidencja w księgach rachunkowych stycznia będzie następująca:

Wn konto 402 „Usługi obce”; w analityce: koszty usług gwarancyjnych 1000 zł

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 230 zł

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1230 zł

oraz przeniesienie tych kosztów na konta zespołu 5

Wn konto zespołu 5 „Koszty działalności podstawowej” 1000 zł

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów” 1000 zł

oraz zwiększenie kosztu własnego sprzedanych urządzeń

Wn konto zespołu 7 „Koszt własny sprzedanych produktów” lub „Wartość sprzedanych towarów według cen nabycia” 1000 zł

Ma konto zespołu 5 „Koszty działalności podstawowej” 1000 zł

W styczniu spółka będzie mogła koszty naprawy gwarancyjnej uznać za koszty uzyskania przychodu, gdyż uwzględniła je w prowadzonych przez siebie księgach rachunkowych stycznia (przypisała ten koszt kosztom poniesionym w styczniu).

Jeśli faktura za taką usługę (wykonaną w styczniu) dotarłaby do spółki X po zamknięciu ksiąg rachunkowych za styczeń (np. 22 lutego 2013 r.), to koszty te należałoby ująć w księgach rachunkowych lutego i również w lutym byłyby zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Co decyduje o momencie powstania kosztów

Co grozi za niewłaściwe koszty uzyskania przychodu?

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 4-4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1342

Tomasz Krywan - doradca podatkowy

Paweł Muż - ekonomista, księgowy