PIT-11 można wysłać pracownikowi intranetem w pliku PDF z podpisem elektronicznym

300 pracowników - PIT-11/PIT-40 dla każdego

O interpretację podatkowa wystąpiła Spółka, która zatrudnia ponad 300. pracowników na terenie całej Polski. Każdy z pracowników ma dostęp do wewnętrznej, odpowiednio zabezpieczonej, prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa.

Dostęp pracownika do sieci komputerowej realizowany jest poprzez logowanie do wewnętrznej sieci „Intranet” przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.

Dzięki możliwości zalogowania się do sieci komputerowej Spółki, pracownik ma możliwość współużytkowania danych znajdujących się w prywatnej sieci przedsiębiorstwa, wymianę informacji, odbieranie dokumentów oraz korzystanie z poczty elektronicznej.

Spółka jako płatnik zamierza wykorzystać zabezpieczoną prywatną sieć komputerową przedsiębiorstwa do przekazywania podatnikom, będącym pracownikami Spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny.

Spółka zamierza przeprowadzić tę operację w sposób następujący:

- wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11/PIT-40 w wersji PDF w postaci plików, w nieedytowalnym formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

- następnie, deklaracje PIT-11/PIT-40 zostaną podpisane cyfrowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

- na deklaracjach w miejscu podpis i pieczątka osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku zostanie naniesiony znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

- deklaracje zostaną zamieszczone na zabezpieczonej platformie Intranet i platformie Internetowej PCP i będą dostępne poprzez linki zarówno do odczytu jak i pobrania w formie plików podpisanych cyfrowo,

- do pracowników zostanie wysłana, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, informacja o publikacji deklaracji PIT-11/PIT-40 na zabezpieczonej platformie internetowej,

- pracownicy mający dostęp do Intranet logują się poprzez podanie unikalnego indywidualnie nadanego loginu i podanie hasła dostępu (hasło generowane i aktualizowane jest przez pracownika),

- pracownicy mający dostęp do aplikacji Internet PCP logują się za pomącą karty SID (Jednoznaczny Numer Identyfikacyjny Sprzedawcy) zabezpieczonej kodem PIN, który jest znany tylko pracownikowi.

Obie platformy dostępowe będą zapisywać datę i godzinę pierwszego dostępu pracownika do udostępnionych deklaracji. 

Będzie również możliwe wygenerowanie raportu z logowania podatników do platformy z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40. Raport z logowania będzie zawierał potwierdzenie dostępu z datą i godziną otwarcia.

PIT-11 można złożyć za pośrednictwem systemu e-deklaracje

Czy PIT-40 i PIT-11 można wysłać mailem

Jak wypełnić PIT-11

Fiskus akceptuje taki tryb przekazania PIT-11/PIT-40

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów uznał w interpretacji z 13 stycznia 2012 r. (nr IPPB4/415-791/11-3/MP) stanowisko Spółki za prawidłowe.

Wskazał jednocześnie, że zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Organ podatkowy uznał, że płatnik nie musi uzyskać pisemnej zgody podatnika na przekazanie ww. informacji w formie elektronicznej. Przekazanie podatnikom, będącym pracownikami płatnika, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny - jest spełnieniem obowiązku płatnika odnośnie przekazania podatnikowi informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

A za przekazaną podatnikowi informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy można uznać raport z logowania podatników do platformy internetowej z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40. Jednak płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

---

PIT-11 albo PIT-40 do końca lutego

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przypomniał, że na podstawie art. 37 ust. 1 ustawy o PIT, jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:

1. poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e,

2. nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2-4,

3. nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,

4. (uchylony),

5. nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5,

- płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru (PIT-40), roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Zgodnie z art. 37 ust. 3 ustawy o PIT, roczne obliczenie podatku PIT-40 płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, (a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a ustawy o PIT -, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje PIT-11.

Informację PIT-11, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74 ustawy o PIT. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5. (art. 39 ust. 2 ustawy o PIT).

Przepisy te nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11) oraz rocznego obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-40).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 oraz rocznego obliczenie podatku (PIT-40) przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników.

Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Dlatego też organy podatkowe uważają, że doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 przez płatnika może nastąpić zarówno bezpośrednio, jak również elektronicznie. Warunkiem jest jednak, by był zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz PIT-40, informacja ta będzie zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa i zostanie podpisana przez płatnika podpisem zwykłym lub elektronicznym.