PIT-11 można wysłać pracownikowi intranetem w pliku PDF z podpisem elektronicznym

300 pracowników - PIT-11/PIT-40 dla każdego

O interpretację podatkowa wystąpiła Spółka, która zatrudnia ponad 300. pracowników na terenie całej Polski. Każdy z pracowników ma dostęp do wewnętrznej, odpowiednio zabezpieczonej, prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa.

Dostęp pracownika do sieci komputerowej realizowany jest poprzez logowanie do wewnętrznej sieci „Intranet” przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.

Dzięki możliwości zalogowania się do sieci komputerowej Spółki, pracownik ma możliwość współużytkowania danych znajdujących się w prywatnej sieci przedsiębiorstwa, wymianę informacji, odbieranie dokumentów oraz korzystanie z poczty elektronicznej.

Spółka jako płatnik zamierza wykorzystać zabezpieczoną prywatną sieć komputerową przedsiębiorstwa do przekazywania podatnikom, będącym pracownikami Spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny.

Spółka zamierza przeprowadzić tę operację w sposób następujący:

- wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11/PIT-40 w wersji PDF w postaci plików, w nieedytowalnym formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

- następnie, deklaracje PIT-11/PIT-40 zostaną podpisane cyfrowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

- na deklaracjach w miejscu podpis i pieczątka osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku zostanie naniesiony znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

- deklaracje zostaną zamieszczone na zabezpieczonej platformie Intranet i platformie Internetowej PCP i będą dostępne poprzez linki zarówno do odczytu jak i pobrania w formie plików podpisanych cyfrowo,

- do pracowników zostanie wysłana, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, informacja o publikacji deklaracji PIT-11/PIT-40 na zabezpieczonej platformie internetowej,

- pracownicy mający dostęp do Intranet logują się poprzez podanie unikalnego indywidualnie nadanego loginu i podanie hasła dostępu (hasło generowane i aktualizowane jest przez pracownika),

- pracownicy mający dostęp do aplikacji Internet PCP logują się za pomącą karty SID (Jednoznaczny Numer Identyfikacyjny Sprzedawcy) zabezpieczonej kodem PIN, który jest znany tylko pracownikowi.

Obie platformy dostępowe będą zapisywać datę i godzinę pierwszego dostępu pracownika do udostępnionych deklaracji. 

Będzie również możliwe wygenerowanie raportu z logowania podatników do platformy z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40. Raport z logowania będzie zawierał potwierdzenie dostępu z datą i godziną otwarcia.

PIT-11 można złożyć za pośrednictwem systemu e-deklaracje

Czy PIT-40 i PIT-11 można wysłać mailem

Jak wypełnić PIT-11

Fiskus akceptuje taki tryb przekazania PIT-11/PIT-40

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów uznał w interpretacji z 13 stycznia 2012 r. (nr IPPB4/415-791/11-3/MP) stanowisko Spółki za prawidłowe.

Wskazał jednocześnie, że zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Organ podatkowy uznał, że płatnik nie musi uzyskać pisemnej zgody podatnika na przekazanie ww. informacji w formie elektronicznej. Przekazanie podatnikom, będącym pracownikami płatnika, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny - jest spełnieniem obowiązku płatnika odnośnie przekazania podatnikowi informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

A za przekazaną podatnikowi informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy można uznać raport z logowania podatników do platformy internetowej z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40. Jednak płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.