Czy każdemu cudzoziemcowi pracującemu w Polsce trzeba przekazać informację IFT-1/IFT-1R?

• Roczne rozliczenie podatku
• IFT-1 czy IFT-1R – który formularz wybrać?
• Informacja o przychodach dla obywateli Ukrainy

Roczne rozliczenie podatku

Po zakończeniu roku podatkowego płatnicy mają obowiązek przekazać podatnikom informację o wysokości uzyskanego dochodu (przychodu). W przypadku polskich pracowników w większości przypadków oznacza to konieczność przekazania informacji PIT-11 (choć w zależności od okoliczności może również mieć miejsce inna sytuacja). A jak jest w przypadku cudzoziemców pracujących w Polsce? Dla ich prawidłowego rozliczenia kluczowe jest ustalenie rezydencji podatkowej, czyli miejsca zamieszkania dla celów podatkowych.

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Polski (ograniczony obowiązek podatkowy).
Kryteria ustalania miejsca zamieszkania dla celów podatkowych osoby fizycznej zawarte są w art. 3 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski, jeżeli:
- posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
- przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Z kolei definicja miejsca zamieszkania na potrzeby podatku dochodowego obejmuje dwa kryteria:
- pobyt na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym lub
- posiadanie na terytorium Polski ośrodka interesów życiowych rozumianego jako centrum interesów osobistych lub centrum interesów gospodarczych.

Jak wskazał Minister Finansów w objaśnieniach podatkowych z 29 kwietnia 2021 r. w sprawie rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku podatkowego osób fizycznych w Polsce, Spójnik „lub” oznacza, że spełnienie przynajmniej jednego z tych kryteriów pozwala uznać podatnika za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Jednocześnie każde z tych kryteriów należy rozpatrywać samodzielnie i niezależnie.
Warto pamiętać, że dochody uzyskane przez nierezydentów podlegają zryczałtowanemu opodatkowaniu wg stawki 20%.

Polecamy: Komplet: VAT 2026 + PIT, CIT i Ryczałt ewidencjonowany 2026 + Ordynacja podatkowa, NIP 2026

IFT-1 czy IFT-1R – który formularz wybrać?

IFT-1/IFT-1R to informacja o wysokości dochodu (przychodu), uzyskanego w Polsce przez nierezydentów, czyli osoby nieposiadające w Polsce miejsca zamieszkania i objęte ograniczonym obowiązkiem podatkowym. Przekazuje się ją do urzędu skarbowego i podatnika, a należy zrobić to do końca lutego. Ponieważ w 2026 r. ostatni dzień lutego przypada w sobotę, terminem granicznym jest 2 marca.
Biorąc pod uwagę zakres formularza IFT-1/IFT-1R, należy stwierdzić, nie informacji tej nie wystawia się dla każdego cudzoziemca uzyskującego przychód w Polsce, a jedynie dla tych, którzy są objęci ograniczonym obowiązkiem podatkowym. W przypadku podatników objętych nieograniczonym obowiązkiem (rezydentów podatkowych), należy na ogólnych zasadach wystawić im informację PIT-11.
W pewnym uproszczeniu można więc powiedzieć, że z perspektywy płatników zasady rozliczania obcokrajowców uzyskujących przychody w Polsce są następujące:

• gdy posiadają w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy – wystawia się informację PIT-11,
• gdy posiadają w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy, a są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę – wystawia się informację PIT-11,
• gdy posiadają w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy, a są zatrudnieni na innej podstawie niż umowa o pracę – wystawia się druk IFT.

Czym różni się formularz IFT-1 od formularza IFT-1R? Tak naprawdę to jeden wzór, a wybór pomiędzy wersją 1 i 1R jest uzależniony od tego, jaki okres ma obejmować dokument:

• po zakończeniu roku podatkowego należy wypełnić wersję IFT-1R (skreślić IFT-1),
• w trakcie roku (np. jeśli dokument jest wystawiany na żądanie podatnika) należy wypełnić wersję IFT-1 (skreślić IFT-1R).

Informacja o przychodach dla obywateli Ukrainy

Biorąc pod uwagę obecną sytuację na rynku pracy, najwięcej trudności dotyczy oczywiście rozliczania przychodów obywateli Ukrainy. Warto pamiętać, że PIT-11 dla obywatela Ukrainy, polskiego rezydenta należy przesłać do urzędu skarbowego:
- według miejsca zamieszkania pracownika lub
- właściwego ze we względu na miejsce jego pobytu.
Jako adres takiej osoby należy wskazać jej miejsce zamieszkania w Polsce.

Jeżeli obywatel Ukrainy nie jest polskim rezydentem, to informację należy wysłać do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, a jako adres takiej osoby należy wpisać jej adres zagraniczny.