Jak przygotować się do kontroli urzędu skarbowego

Kontrola urzędu skarbowego budzi negatywne skojarzenia u większości osób, bez względu na to czy jesteśmy osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą czy też takiej działalności nie prowadzimy. Takie negatywne konotacje kontroli wynikają ze względu na cel w jakim jest ona prowadzona, tj. sprawdzenie, czy wszystkie nasze obowiązki, jakie mamy wobec fiskusa, wypełniamy prawidłowo i terminowo. A dobrze wiemy, że w gąszczu przepisów prawa podatkowego, łatwo utonąć i dopuścić się naruszenia tych obowiązków, szczególnie jeśli same organy podatkowe często zajmują odmienne stanowiska w tej samej kwestii, a  i stanowiska sadów administracyjnych rzadko są spójne ze sobą.

Kontrola urzędu skarbowego jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania systemu podatkowego, wywiera ona istotny wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej bowiem od jej ustaleń zależą zobowiązania podatkowe podatnika i ewentualna odpowiedzialność karno – skarbowa.

Wobec tego warto zapoznać się z kilkoma zasadami i regułami jakimi rządzi się kontrola urzędu skarbowego, a w szczególności jakie prawa i obowiązki mają zarówno inspektorzy urzędu skarbowego jak i sam kontrolowany.

Kontrola urzędu skarbowego jest przeważnie zapowiedziana

Kontrolę podatkową wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Kontrolowany może wyrazić zgodę na rozpoczęcie kontroli przed wspomnianymi 7 dniami. Zatem między bajki można włożyć historię, gdzie nagle w drzwiach firmy staje urzędnik i dokonuje natychmiastowego paraliżu przedsiębiorstwa.

Przepisy wskazują przypadki, gdy urząd nie musi zawiadamiać o kontroli i może natychmiast podjąć czynności wchodzące w skład kontroli podatkowej. Jednak są to sytuacje wyjątkowe i podejmowane w szczególnych okolicznościach, a z praktyki i tak kontrolowany jest o niej uprzedzany telefonicznie. Jako przykładowe można wskazać sytuacje gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku VAT, gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwo, gdy sprawa dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych albo niezgłoszonej działalności gospodarczej. Poza weryfikacją zwrotu podatku VAT, pozostałe sytuację są sytuacjami wyjątkowymi i dotyczą ekstremalnych przypadków.

Polecamy: Praktyczny leksykon VAT 2016

Takie zawiadomienie, daje kontrolowanemu czas na przygotowanie dokumentów i ewentualne poprawienie błędów w rozliczeniach, dokumentach, czy też skorygowanie faktur, zapisów w księgach podatkowych. W tym czasie kontrolowany może także złożyć korekty deklaracji VAT lub rocznych zeznań, bowiem po rozpoczęciu kontroli korekt już nie można składać.

Obecność kontrolowanego w trakcie kontroli urzędu skarbowego

Czynności kontrolne co do zasady, dokonuje się w obecności kontrolowanego. W przypadku choroby lub innych niedogodności (przebywanie w delegacjach) kontrolowany ma prawo wskazać osobę upoważnioną do działania w jego imieniu, chyba że kontrolowany zrezygnuje z tego prawa (rezygnacja musi być złożona w formie pisemnego oświadczenia).

Taka osoba upoważniona ma między innymi prawo do:

- odbioru zawiadomienia o planowanej kontroli podatkowej,

- wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,

- złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

Warto przypomnieć, iż wyznaczenie takiej osoby nie oznacza, iż sam kontrolowany nie może podejmować tych czynności. W takim przypadku kontrolowany ma pewność, że na każdym etapie kontroli będzie należycie reprezentowany.

Postępowanie kontrolne (kontrola skarbowa)

Oprócz osoby upoważnionej, kontrolowany może być reprezentowany także przez profesjonalnego pełnomocnika, którym może być adwokat, radca prawny czy też właśnie doradca podatkowy, który oprócz szczególnego stopnia zaufania kontrolowanego będzie posiadał także szczególną wiedze podatkową.

Prawa i obowiązki kontrolowanego i kontrolującego

W powszechnym przekonaniu prawa urzędnika sięgają tak daleko jak sięga nasze przekonanie, jednak jest on związany ograniczeniami jakie na niego nakładają przepisy. Czasami urzędnik wykorzystując niewiedzę kontrolowanego, wykazuje się dużą nadgorliwością żądając szeregu informacji i dokumentów, które wykraczają poza zakres kontroli jak i jego uprawnień. Dlatego warto znać te granice i w razie konieczności móc świadomie stawić opór żądaniom kontrolującego w sposób, który nie będzie łączył się z negatywnymi konsekwencjami dla kontrolowanego.

Podczas kontroli podatkowej pracownik urzędu skarbowego ma prawo do:

- wchodzenia do lokali i innych pomieszczeń kontrolowanego; do mieszkania może wchodzić tylko w wyjątkowych przypadkach;

- żądania okazania majątku;

- żądania udostępnienia wszystkich potrzebnych dokumentów, a także sporządzać ich kopie, odpisy, notatki;

- zabezpieczania zebranych dowodów;

- żądania przedstawienia tzw. spisu z natury;

- przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób;

- zasięgania opinii biegłych.

Ponadto, kontrolowany ma poniekąd obowiązek udostępnić samodzielne pomieszczenia dla kontrolującego. Sformułowanie poniekąd wynika z użycia w ustawie sformułowania „w miarę możliwości”- co jest pojęciem elastycznym i w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą w jednym pomieszczeniu lub niewielkim pomieszczeniu (np. kiosk) trudno nałożyć taki obowiązek na kontrolowanego. Natomiast trudno wytłumaczyć brak możliwości, gdy kontrolowany prowadzi działalność w budynku, gdzie posiada on kilkanaście pomieszczeń biurowych. Czasami kontrolujący rezygnują ze swoich uprawnień związanych z obowiązkiem udostępnienia takiego lokalu.

Jednak na to zagadnienie należy spojrzeć szerzej, bowiem zapewnienie pomieszczenia w którym urzędnicy będą czuli się bardziej komfortowo, przyczyni się do większego optymizmu i może znacznie ułatwić oraz usprawnić przebieg kontroli. Co czasami może wpłynąć na ustalenia dokonane w trakcie kontroli, dlatego warto zastanowić się nad nawiązaniem współpracy z podmiotami, które zajmując się naszą księgowością, będą w stanie wziąć na siebie ciężar zapewnienia odpowiedniego pomieszczenia kontrolującym i zapewnią im stosowną atmosferę.

Dobrowolne poddanie się odpowiedzialności karnej skarbowej

Kontrolujący, gdy natrafi na nieuzasadniony i bezprawny opór, który uniemożliwia lub utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych, może wezwać pomoc Policji, Straży Granicznej lub straży miejskiej (gminnej) albo zwrócić się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że na taki opór natrafi.

Podatnik ma obowiązek:

- umożliwić nieodpłatne rejestrowanie oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą nośników informacji;

- przedstawić na żądanie kontrolera dokumentów dotyczących spraw stanowiących przedmiot kontroli;

- udzielać koniecznych wyjaśnień;

- przedstawianiu na żądanie tłumaczenia przysięgłego na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Zakończenie kontroli w urzędzie skarbowym

Ustalenia i przebieg kontroli jest udokumentowany w formie protokołu pokontrolnego, którego doręczenie oznacza zakończenie kontroli.

W tym miejscu kontrolowany jeśli nie zgadza się z treścią protokołu, ma prawo w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia, które mogą podważyć ustalenia dokonane w trakcie kontroli. Co będzie rzutowało na postępowanie podatkowe i ewentualne decyzje wydane przez organ podatkowy.

Jeżeli z kolei kontrolujący zgadza się, co do zastrzeżeń pokontrolnych, to w ciągu 14 dni jest zobowiązany do zawiadomienia urzędu o sposobie załatwienia tychże zastrzeżeń, przy czym zawiadomienie to powinno obejmować uzasadnienie stanu faktycznego oraz prawnego.

Autor: Artur Hofman, Manager działu podatkowego, Doradca podatkowy

GLC

https://glc.pl/