Jak i kiedy można anulować fakturę VAT?

Anulowanie faktur VAT - przepisy i stanowisko organów podatkowych

Warto wiedzieć, że przepisy ustawy o VAT, ani przepisy aktów wykonawczych do tej ustawy, nie regulują zasad anulowania wystawionych faktur. Jednak organy podatkowe (zob. przykładowo interpretację indywidualną z 29 września 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK) uważają, że w praktyce jest dopuszczalne anulowanie faktury, polegające na przekreśleniu oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Zdaniem Dyrektora KIS anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie:
- tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego,
- tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Kontrahent odsyła fakturę bez księgowania - co robić?

O interpretację w zakresie anulowania wystawionych faktur (wyłącznie papierowych) wystąpił podatnik, któremu kontrahenci zwracają czasem wystawioną przez niego fakturę VAT bez księgowania tej faktury. Dotyczy to sytuacji, gdy wystawiona omyłkowo faktura dotyczy transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca (towary nie zostały dostarczone lub nie doszło do wykonania usługi w rozumieniu przepisów o VAT). Zwracane przez kontrahentów faktury nie dokumentują również żadnej zaliczki, która byłaby uiszczona przez kontrahenta na rzecz podatnika (wystawcy faktury) z tytułu przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług.

W praktyce zdarza się też, że zwracane faktury są opatrzone adnotacją wskazującą, że przed zwróceniem ich wystawcy znajdowały się w posiadaniu kontrahenta (np. w postaci tzw. prezentaty z datą otrzymania faktury przez kontrahenta).

Po zwróceniu egzemplarza faktury przez kontrahenta, podatnik (wystawca faktury) stosuje następującą procedurę anulowania takiej faktury:

• oba egzemplarze faktury (także egzemplarz zwrócony przez kontrahenta) zostają przekreślone przez podatnika;
• na przekreślonych egzemplarzach faktury podatnik umieszcza adnotację potwierdzającą fakt dokonania anulowania faktury i określającą przyczynę jej anulowania;
• anulowane faktury są przechowywane wraz z dokumentacją księgową podatnika.

Faktury są zwracane czasem po upływie kilku tygodni od ich wystawienia. Dlatego zdarza się, że zwrócona przez kontrahenta faktura mogła być już uprzednio ujęta przez podatnika w rozliczeniu podatku należnego za dany okres, za który została już złożona deklaracja VAT.

Na gruncie wyżej opisanego stanu faktycznego podatnik zapytał Dyrektora KIS:

1. Czy ww. procedura uprawnia podatnika do skutecznego anulowania zwracanych faktur?
2. (W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1) Jeśli anulowana faktura została już uwzględniona w rozliczeniu (deklaracji) VAT podatnika za dany okres rozliczeniowy, w ramach którego okresu rozliczeniowego, to czy podatnik powinien uwzględnić anulowanie takiej faktury w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, tj. „wycofać” anulowaną fakturę z rozliczenia (deklaracji) VAT za okres, w którym została ona pierwotnie ujęta?

Zdaniem podatnika:

Ad 1. Stosowana przez niego procedura anulowania faktur jest prawidłowa i postępując zgodnie z nią podatnik ma prawo do skutecznego anulowania faktury.

Ad. 2 Podatnik ma obowiązek uwzględnić anulowanie faktury w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, tj. „wycofać” anulowaną Fakturę z rozliczenia (deklaracji) VAT za okres, w którym została ona pierwotnie ujęta.

Na poparcie swojego stanowiska podatnik wskazał kilka indywidualnych interpretacji podatkowych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w ww. interpretacji z 29 września 2020 r. zgodził się z podatnikiem i uznał jego stanowisko i argumentację za prawidłową w aktualnym stanie prawnym.

Polecamy: Biuletyn VAT

Ustawa o VAT

Korekta faktury i korekta deklaracji - przepisy

Dyrektor KIS wskazał, że zasady wystawiania faktur i faktur korygujących regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zdarzają się jednak sytuacje, w których należy skorygować uprzednio wystawiony i wprowadzony do obrotu prawnego dokument. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą. Jakie zapisy i dane powinna zawierać faktura korygująca określa art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty i wykazania (zgodnie z art. 99 ustawy o VAT) w deklaracji VAT.

Dyrektor KIS wskazał ponadto, że zgodnie z art. 81 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji.

Czym jest faktura VAT i kiedy można ją anulować?

Dyrektor KIS zauważył, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli dokumentuje prawdziwe zdarzenie gospodarcze - czyli stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług albo fakt otrzymania zaliczki. Zatem nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona faktycznie zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura potwierdza więc zaistnienie zdarzenia gospodarczego co jest niezbędne dla powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Wystawienie faktury należy (zdaniem Dyrektora KIS) rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego, nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w jego rozliczeniach.

Jednak nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

Gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (co potwierdza fakt, że wystawca jest w posiadaniu 2 egzemplarzy faktury), to nie ma podstaw do poprawienia błędów poprzez wystawienie faktury korygującej – w takim przypadku (zdaniem Dyrektora KIS) istnieje możliwość anulowania tej faktury.

Żadne polskie przepisy dot. VAT nie określają jednak zasad anulowania wystawionych faktur. Tym niemniej organy podatkowe twierdzą, że ("w drodze wyjątku") anulowanie faktury jest dopuszczalne jeżeli faktura:
- nie została wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego i jednocześnie
- faktura dokumentuje czynność, która w rzeczywistości nie zaistniała.

Zdaniem Dyrektora KIS anulowanie faktury polega na przekreśleniu oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Zalecane jest również pozostawienie anulowanych faktur w dokumentacji podatkowej.

Wobec powyższego podatnik, który wystąpił o wydanie ww. interpretacji w opisanych stanach faktycznych miał pełne prawo anulować faktury.

Warto tu zauważyć, że Dyrektor KIS uznał za niemający znaczenia fakt, że jeden z egzemplarzy faktury został przesłany do kontrahenta, który następnie odesłał ten egzemplarz wystawcy (bez zaksięgowania). Mimo takiego przesyłania najważniejsze jest, że ostatecznie w wyniku tej korespondencji wystawca posiada 2 egzemplarze tej faktury, co ma taki sam skutek jakby tego egzemplarza wcale nie wysyłał do kontrahenta. W takiej sytuacji nie ma przeszkód dla anulowania faktury.

Dyrektor KIS potwierdził także obowiązek podatnika skorygowania deklaracji VAT, które uwzględniały dane z anulowanych następnie faktur.