Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej

Czy faktury papierowe można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?

Przechowywanie faktur

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 106m ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Podatnik powinien więc stosować zabezpieczenia uniemożliwiające modyfikacje treści faktur (np. poprzez zapisywanie faktur w odpowiednim formacie lub szyfrowanie).

Przykład:
Warunki te zostaną spełnione gdy po zeskanowaniu faktury papierowej, wersja elektroniczna faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej a dane zawarte w wersji elektronicznej faktury będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą.

Kontrole biznesowe

Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6.11.2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.472.2020.2.KP pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Wiarygodna ścieżka audytu

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Powyższe oznacza, że podatnik może przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej (także te otrzymane w formie papierowej) jeżeli spełnione są opisane wyżej warunki.

Z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury wyglądała identycznie jak wersja papierowa tej faktury. Warunek braku zmiany treści faktury (integralności treści), nie dotyczy formatu faktury w formie elektronicznej. Format, w którym zawarte są dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem, że dane te pozostaną niezmienione.

Należy zaznaczyć, że zniszczenie papierowych faktur po ich utrwaleniu w formie elektronicznej nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Konrad Bartuzel, radca prawny, konsultant podatkowy w ECDP Tax Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp. k.
www.ecdpgroup.pl

Polecamy: Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją. Poradnik Gazety Prawnej 4/2020

Polecamy: Biuletyn VAT