Samofakturowanie - kiedy jest dopuszczalne

Faktury są najczęściej wystawiane przez sprzedawców. Istnieje jednak możliwość wystawiania faktur (w tym faktur korygujących oraz duplikatów faktur) przez nabywców towarów i usług. Jest to tzw. samofakturowanie.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

1. Kto może wystawiać faktury w ramach samofakturowania

Możliwość samofakturowania przewiduje art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktury może wystawiać nabywający towary i usługi, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Faktury w ramach samofakturowania mogą zatem wystawiać zarówno polscy podatnicy, jak i podatnicy zagraniczni oraz osoby prawne niebędące podatnikami (zob. tabelę).

Podmioty mogące wystawiać faktury w ramach samofakturowania

Kto jest nabywcą	Czy może wystawiać faktury w ramach samofakturowania
Polski podatnik Autopromocja Szkolenie: Jak przygotować się do KSeF? Sprawdź	TAK
Podatnik z innego państwa członkowskiego Autopromocja Jak przygotować się do zmian 2025. Podatki. Rachunkowość. ZUS Sprawdź	TAK
Podatnik spoza UE	TAK
Osoba prawna niebędąca podatnikiem	TAK
Osoba fizyczna niebędąca podatnikiem	NIE
Jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej niebędąca podatnikiem	NIE

Spółka z o.o. prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Jednym z jej stałych kontrahentów jest polska firma budowlana. Możliwe jest, aby spółka zawarła z tą firmą umowę w sprawie samofakturowania.

Innym kontrahentem spółki jest osoba prywatna budująca dom systemem gospodarczym. Z tą osobą spółka nie może zawrzeć umowy w sprawie samofakturowania.

Zauważyć należy, że podatnikami w rozumieniu VAT są wszystkie podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą (art. 15 ust. 1 ustawy o VAT), a więc nie tylko podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, ale również podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni oraz podatnicy niezarejestrowani. Również tacy podatnicy mogą wystawiać faktury w ramach samofakturowania.

Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że polska firma budowlana, o której w nim mowa, korzysta ze zwolnienia podmiotowego, tj. zwolnienia obejmującego sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy nie zabraniają zawarcia z tą firmą umowy w sprawie samofakturowania. Jeżeli umowa taka zostanie zawarta, firma budowlana – mimo że nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT – będzie mogła wystawiać za spółkę z o.o. faktury z wykazanymi kwotami VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

2. Jakie transakcje mogą być dokumentowane w ramach samofakturowania

Na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT w ramach samofakturowania mogą być wystawiane trzy rodzaje faktur (zob. tabelę).

Faktury, które mogą być wystawiane w ramach samofakturowania

Rodzaj faktury	Podstawa prawna
Faktury dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży (a więc odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju, eksportu towarów lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) na rzecz podmiotu, z którym została zawarta umowa w sprawie samofakturowania	Art. 106d ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT
Faktury dokumentujące otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi (czyli tzw. faktury zaliczkowe) dotyczące sprzedaży na rzecz podmiotu, z którym została zawarta umowa w sprawie samofakturowania	Art. 106d ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT
Faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium państwa trzeciego (czyli poza Unią Europejską)	Art. 106d ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT

Jak widać, katalog przedstawiony w tabeli nie zawiera faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego. Wynika to z faktu, że w tym zakresie o dopuszczalności samofakturowania decydują przepisy tego państwa członkowskiego, a nie przepisy polskie. Faktury wystawiane przez nabywców są w takich przypadkach fakturami wystawianymi na zasadach obowiązujących w państwie członkowskim nabywcy.

Samofakturowanie a sprzedaż poza terytorium kraju

Miejsce świadczenia czynności	Przepisy, na podstawie których jest zawierana umowa w sprawie samofakturowania	Przepisy, na podstawie których faktury są wystawiane przez nabywców
Na terytorium państwa trzeciego (poza Unią Europejską)	Polskie	Polskie
Na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego	Państwa członkowskiego nabywcy	Państwa członkowskiego nabywcy

Podatnik świadczy usługi doradcze dla firm z innych państw członkowskich oraz z państw Unii Europejskiej. Z firmami spoza Unii Europejskiej może zawierać umowy o samofakturowanie na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Nabywcy, z którymi zostaną zawarte takie umowy, powinni wystawiać faktury zgodnie z polskimi przepisami.

Inaczej jest w przypadku nabywców z innych państw członkowskich. Z takimi nabywcami umowy o samofakturowanie mogą zostać zawarte tylko na podstawie przepisów tych państw członkowskich. Nabywcy, z którymi zostaną zawarte takie umowy, powinni wystawiać faktury zgodnie z przepisami swoich państw członkowskich.

Faktury dokumentujące transakcje, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa UE, mogą zostać objęte samofakturowaniem według zasad obowiązujących w tym kraju.

3. Jak powinna wyglądać umowa w sprawie samofakturowania

Aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę, musi on zawrzeć z podatnikiem umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika. W umowie musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Jest to jedyny wymagany przepisami element umowy o samofakturowanie.

Akceptacji treści faktur wystawianych przez nabywcę może dokonywać pełnomocnik dostawcy. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2015 r. (sygn. IBPP2/443-803/14/WN), w której czytamy, że:

(...) akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych przez współpracownika Spółki nabywającej usługi lub towary od Dostawcy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Dostawcę, wypełnia dyspozycje art. 106d ustawy o VAT.

Na marginesie należy dodać, że w przeszłości (do końca 2012 r.) konieczne było, aby faktury wystawiane przez nabywców były akceptowane przez sprzedawcę w formie podpisu. Obecnie przepisy nie określają sposobu zatwierdzania wystawiania faktur przez nabywców. W konsekwencji strony umów o samofakturowanie mają swobodę w określaniu procedury zatwierdzania faktur.

Dopuszczalne jest nawet milczące zatwierdzanie faktur przez sprzedawców. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 września 2015 r. (sygn. IBPP2/4512-508/15/WN):

(...) opisana we wniosku procedura samofakturowania, zgodnie z którą faktury pierwotne będą wystawiane przez danego dostawcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez Wnioskodawcę, a zatwierdzanie poszczególnych faktur odbywać się będzie w oparciu o mechanizm milczącego zatwierdzania faktur, tj. zatwierdzenie faktury nastąpi przez kontrahenta Spółki wówczas, gdy w terminie określonym w umowie nie zgłosi on sprzeciwu lub uwag w stosunku do faktury korygującej wystawionej przez Spółkę – będzie oznaczać spełnienie warunku istnienia określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez kontrahenta, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy.

---

4. Jaką treść powinny mieć faktury wystawiane w ramach samofakturowania

Faktury wystawiane przez nabywców muszą zawierać dodatkowy element, tj. wyraz „samofakturowanie” (zob. art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT). W pozostałym zakresie treść faktur wystawianych przez nabywców – w imieniu i na rachunek sprzedawców – jest taka sama jak treść „zwykłych” (wystawianych przez sprzedawców) faktur.

Faktury wystawiane przez nabywców zawsze muszą zawierać dodatkowy element, tj. wyraz „samofakturowanie”.

Nabywców wystawiających faktury w ramach samofakturowania obowiązują przy tym standardowe terminy wystawiania faktur określone przepisami art. 106i ustawy o VAT. W konsekwencji najczęściej nabywcy obowiązani są wystawić fakturę do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Natomiast w przypadku faktur zaliczkowych powinni to uczynić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania przez sprzedawcę zapłaty (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).

Podatnicy X (sprzedawca) oraz Y (nabywca) zawarli umowę w sprawie samofakturowania. 29 lipca 2016 r. podatnik Y zlecił przelew na poczet zaliczki na dostawę towarów. Przelew ten został otrzymany przez podatnika X 1 sierpnia 2016 r. Zamówione towary zostały wysłane przez podatnika X własnym transportem 30 sierpnia 2016 r. i zostały dostarczone podatnikowi Y 2 września 2016 r. W tej sytuacji termin wystawienia przez podatnika Y w ramach samofakturowania:

1) faktury zaliczkowej upłynął 15 września 2016 r. (termin ten liczony był bowiem od dnia otrzymania zaliczki przez podatnika X, a więc od 1 sierpnia 2016 r.; moment zlecenia przez podatnika Y zapłaty zaliczki nie miał znaczenia),

2) faktury końcowej upłynął 15 października 2016 r.

5. Czy z faktur wystawianych w ramach samofakturowania można odliczać podatek naliczony

Faktury wystawione w ramach samofakturowania stanowią dla nabywców podstawę odliczania z nich podatku naliczonego, o ile w ramach określonej przez strony procedury zostały zaakceptowane przez podatnika (sprzedawcę). Jak bowiem stanowi art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego faktury (jak również faktury korygujące) wystawione przez nabywcę, jeżeli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Ze względu na brzmienie art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT organy podatkowe przyjmują, że prawo do odliczenia z faktur wystawianych w ramach samofakturowania powstaje dopiero w momencie ich zaakceptowania przez sprzedawcy (o ile wcześniej u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności – zob. art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 września 2014 r. (sygn. ILPP2/443-694/14-2/JK) czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 stycznia 2016 r. (sygn. IBPP2/4512-3/16/ICz). Jak czytamy w drugiej z tych interpretacji:

(...) faktury wystawione przez Wnioskodawcę w imieniu Dostawcy poprzez przedstawiony we wniosku system, z zastosowaniem opisanej szczegółowo procedury zatwierdzania faktur, spełnia wymogi określone w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, tym samym wystawione w przedstawiony sposób faktury będą upoważniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z omawianych faktur w rozliczeniu za okres, w którym nastąpi zatwierdzenie danej faktury przez Dostawcę towarów, o ile przed końcem tego okresu w odniesieniu do nabytych towarów powstanie obowiązek podatkowy po stronie Dostawcy.

31 sierpnia 2016 r. nabywca A wystawił w ramach samofakturowania fakturę dokumentującą dokonanie dla niego przez podatnika B dostawy towarów. Informację (e-mail) o akceptacji tej faktury przez podatnika B nabywca A otrzymał 1 września 2016 r. Według wyjaśnień organów podatkowych prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury powstało we wrześniu 2016 r.

6. Czy w ramach samofakturowania można wystawiać faktury korygujące

W ramach samofakturowania nabywcy mogą wystawiać również – w imieniu i na rzecz sprzedawców – faktury korygujące (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 stycznia 2014 r., sygn. IPPP3/443-1001/13-3/SM). Obowiązują w tym zakresie takie same zasady jak w przypadku „zwykłych” faktur. W tym także takie faktury korygujące muszą zawierać wyraz „samofakturowanie” i w ramach określonej przez strony procedury być potwierdzane przez sprzedawcę.

7. Czy można wystawiać duplikat faktury powstałej w ramach samofakturowania

Jeżeli faktura wystawiona przez nabywcę towarów i usług w imieniu sprzedawcy ulegnie zniszczeniu lub zaginie, obowiązek wystawienia duplikatu faktury ciąży na tym nabywcy. Duplikat faktury jest wówczas wystawiany:

1) zgodnie z danymi zawartymi w egzemplarzu faktury będącym w posiadaniu nabywcy – jeżeli z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury wystąpi sprzedawca (art. 106l ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT),

2) zgodnie z danymi zawartymi w egzemplarzu faktury będącym w posiadaniu sprzedawcy – jeżeli zaginie lub ulegnie zniszczeniu egzemplarz faktury nabywcy (art. 106l ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o VAT).

VAT 2017

Od 1 stycznia 2017 r. nie zmienią się zasady samofakturowania.

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 1, art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 88 ust. 3a pkt 5, art. 106d, art. 106e, art. 106i ust. 1 i 2 oraz art. 106l ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579

Tomasz Krywan, doradca podatkowy