Samofakturowanie - kiedy jest dopuszczalne

Faktury są najczęściej wystawiane przez sprzedawców. Istnieje jednak możliwość wystawiania faktur (w tym faktur korygujących oraz duplikatów faktur) przez nabywców towarów i usług. Jest to tzw. samofakturowanie.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

1. Kto może wystawiać faktury w ramach samofakturowania

Możliwość samofakturowania przewiduje art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktury może wystawiać nabywający towary i usługi, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Faktury w ramach samofakturowania mogą zatem wystawiać zarówno polscy podatnicy, jak i podatnicy zagraniczni oraz osoby prawne niebędące podatnikami (zob. tabelę).

Podmioty mogące wystawiać faktury w ramach samofakturowania

Spółka z o.o. prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Jednym z jej stałych kontrahentów jest polska firma budowlana. Możliwe jest, aby spółka zawarła z tą firmą umowę w sprawie samofakturowania.

Innym kontrahentem spółki jest osoba prywatna budująca dom systemem gospodarczym. Z tą osobą spółka nie może zawrzeć umowy w sprawie samofakturowania.

Zauważyć należy, że podatnikami w rozumieniu VAT są wszystkie podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą (art. 15 ust. 1 ustawy o VAT), a więc nie tylko podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, ale również podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni oraz podatnicy niezarejestrowani. Również tacy podatnicy mogą wystawiać faktury w ramach samofakturowania.

Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że polska firma budowlana, o której w nim mowa, korzysta ze zwolnienia podmiotowego, tj. zwolnienia obejmującego sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy nie zabraniają zawarcia z tą firmą umowy w sprawie samofakturowania. Jeżeli umowa taka zostanie zawarta, firma budowlana – mimo że nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT – będzie mogła wystawiać za spółkę z o.o. faktury z wykazanymi kwotami VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

2. Jakie transakcje mogą być dokumentowane w ramach samofakturowania

Na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT w ramach samofakturowania mogą być wystawiane trzy rodzaje faktur (zob. tabelę).

Faktury, które mogą być wystawiane w ramach samofakturowania

Jak widać, katalog przedstawiony w tabeli nie zawiera faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego. Wynika to z faktu, że w tym zakresie o dopuszczalności samofakturowania decydują przepisy tego państwa członkowskiego, a nie przepisy polskie. Faktury wystawiane przez nabywców są w takich przypadkach fakturami wystawianymi na zasadach obowiązujących w państwie członkowskim nabywcy.

Samofakturowanie a sprzedaż poza terytorium kraju

Podatnik świadczy usługi doradcze dla firm z innych państw członkowskich oraz z państw Unii Europejskiej. Z firmami spoza Unii Europejskiej może zawierać umowy o samofakturowanie na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Nabywcy, z którymi zostaną zawarte takie umowy, powinni wystawiać faktury zgodnie z polskimi przepisami.

Inaczej jest w przypadku nabywców z innych państw członkowskich. Z takimi nabywcami umowy o samofakturowanie mogą zostać zawarte tylko na podstawie przepisów tych państw członkowskich. Nabywcy, z którymi zostaną zawarte takie umowy, powinni wystawiać faktury zgodnie z przepisami swoich państw członkowskich.

Faktury dokumentujące transakcje, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa UE, mogą zostać objęte samofakturowaniem według zasad obowiązujących w tym kraju.

3. Jak powinna wyglądać umowa w sprawie samofakturowania

Aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę, musi on zawrzeć z podatnikiem umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika. W umowie musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Jest to jedyny wymagany przepisami element umowy o samofakturowanie.

Akceptacji treści faktur wystawianych przez nabywcę może dokonywać pełnomocnik dostawcy. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2015 r. (sygn. IBPP2/443-803/14/WN), w której czytamy, że:

(...) akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych przez współpracownika Spółki nabywającej usługi lub towary od Dostawcy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Dostawcę, wypełnia dyspozycje art. 106d ustawy o VAT.

Na marginesie należy dodać, że w przeszłości (do końca 2012 r.) konieczne było, aby faktury wystawiane przez nabywców były akceptowane przez sprzedawcę w formie podpisu. Obecnie przepisy nie określają sposobu zatwierdzania wystawiania faktur przez nabywców. W konsekwencji strony umów o samofakturowanie mają swobodę w określaniu procedury zatwierdzania faktur.

Dopuszczalne jest nawet milczące zatwierdzanie faktur przez sprzedawców. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 września 2015 r. (sygn. IBPP2/4512-508/15/WN):

(...) opisana we wniosku procedura samofakturowania, zgodnie z którą faktury pierwotne będą wystawiane przez danego dostawcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez Wnioskodawcę, a zatwierdzanie poszczególnych faktur odbywać się będzie w oparciu o mechanizm milczącego zatwierdzania faktur, tj. zatwierdzenie faktury nastąpi przez kontrahenta Spółki wówczas, gdy w terminie określonym w umowie nie zgłosi on sprzeciwu lub uwag w stosunku do faktury korygującej wystawionej przez Spółkę – będzie oznaczać spełnienie warunku istnienia określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez kontrahenta, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy.