Zaliczki udokumentowane fakturą - ewidencja na kasie fiskalnej

Podatnik powinien zaewidencjonować wpłatę na kasie fiskalnej w momencie jej otrzymania. Do wystawionej faktury zaliczkowej podatnik jest zobowiązany dołączyć paragon fiskalny dokumentujący tę wpłatę. Na wystawionym paragonie powinna znajdować się nazwa towaru lub usługi, której dotyczy otrzymana zaliczka.

Paragon a czasem faktura

W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest paragon fiskalny. Jest on wystawiany, gdy podatnik ma obowiązek rejestrowania obrotu i kwoty podatku należnego z wykorzystaniem kasy rejestrującej.

Jak wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących. Należy jednak pamiętać, że przepisy wykonawcze do ustawy o podatku od towarów i usług w niektórych sytuacjach zwalniają podatników z określonych obowiązków. Kwestie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeśli jednak w omawianej sprawie podatnik nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, to w przypadku dokonywania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych generalnie jest on zobowiązany zaewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej.

Dokumentowanie sprzedaży paragonem fiskalnym nie wyklucza możliwości wystawienia faktury VAT.

Jak wynika z treści art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności (z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).

Zaliczka

Wystawienie faktury zaliczkowej nie zwalnia jednak podatnika z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej otrzymanej zaliczki. Obowiązek ten wynika wprost z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Według tych regulacji otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Uwaga!
Zaliczkę należy zaewidencjonować na kasie w momencie otrzymania, gdy podatnik nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ponadto, jeśli faktura (w tym także faktura zaliczkowa) dotyczy sprzedaży zarejestrowanej z wykorzystaniem kasy rejestrującej, to podatnik jest zobowiązany dołączyć do pozostającego u niego egzemplarza faktury paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ustawy o VAT). Obowiązek ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną z zastosowaniem kasy rejestrującej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Natomiast gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej, podatnik pozostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Należy również wskazać, że w myśl art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Przepis ten reguluje kwestię terminu powstania obowiązku podatkowego w stosunku do dostawy towarów/świadczenia usług, w sytuacji gdy podatnik otrzymał całość lub część zapłaty przed ich realizacją.

Tym samym podatnik, który otrzymał od osoby fizycznej zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usługi (przy założeniu, że nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku rejestracji na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów), powinien ją zaewidencjonować w dacie jej otrzymania.

Zaewidencjonowanie zaliczki w dniu jej otrzymania może być utrudnione, w szczególności gdy wpłata otrzymywana jest przez sprzedawcę na konto bankowe. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której podatnik otrzymuje wpłatę na konto bankowe po zakończeniu pracy. W takiej sytuacji organy podatkowe dopuszczają możliwość zaewidencjonowania zaliczki w następnym dniu roboczym. Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 lutego 2017 r. (sygn. 0461-ITPP1.4512.994.2016.1.AJ):

(…) podatnik jest obowiązany ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej każdą sprzedaż, w tym także otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży całość lub części należności (zapłaty) w momencie jej otrzymania.

Uwzględniając jednak fakt, że o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu) należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej tych wpłat bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

Gdy wpłata zaliczki ma miejsce na przełomie okresów rozliczeniowych (wpłata w jednym miesiącu, ewidencja w kolejnym miesiącu), należy dokonać korekty. W tym celu należy się posłużyć ewidencją korekt.

Spółka otrzymała 28 lutego na rachunek bankowy zaliczkę w wysokości 1230 zł od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. Zaliczkę zaewidencjonowała na kasie dopiero 1 marca. W takiej sytuacji w ewidencji za luty musi powiększyć obrót o kwotę netto 1000 zł, VAT 230 zł. Natomiast w ewidencji za marzec musi obniżyć obrót podlegający ewidencjonowaniu i VAT o te same kwoty.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Należy pamiętać, że paragon fiskalny powinien zawierać określone dane. Wymogi co do treści paragonu fiskalnego regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 12 rozporządzenia, w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Natomiast jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, paragon fiskalny zawiera nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Tym samym paragon fiskalny wystawiony do otrzymanej zaliczki powinien zawierać precyzyjnie określoną nazwę towaru lub usługi. Jak wskazuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD):

Podatnik powinien bowiem wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby - z jednej strony - pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku, a z drugiej - zapewniały konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. (…) Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) przypisując do niej wyłącznie stawkę VAT, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi.

Podsumowując, podatnik otrzymujący zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi jest zobowiązany zaewidencjonować otrzymaną kwotę na kasie fiskalnej w momencie jej otrzymania. Na wystawionym paragonie powinna znajdować się nazwa towaru lub usługi, której dotyczy otrzymana zaliczka.

Podstawa prawna:

• art. 19a ust. 8, art. 111 ust. 1, art. 106b ust. 3 pkt 1, art. 106h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2433

• § 2 pkt 12, § 3 ust. 2, § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363

• § 2-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. z 2018 r. poz. 2519

Adrian Błaszkiewicz, Ekspert w zakresie VAT