Sprzedaż na rzecz pracowników zwolniona z ewidencji na kasie rejestrującej

• Obowiązek prowadzenia ewidencji
• Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 października 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.447.2019.1.JG.

Obowiązek prowadzenia ewidencji

Jak wyjaśnił organ skarbowy, obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (zwanej dalej ustawą). Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy – w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Pojęcie towaru ustawodawca zdefiniował w art. 2 pkt 6 ustawy. Zgodnie z zapisem zawartym w tym przepisie, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.

Zgodnie zaś z art. 8 ust. 2a ustawy, w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Przepis ten wprowadza zasadę, że w przypadku gdy podmiot „pośredniczy” pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługę, a jej odbiorcą, przyjmuje się, że podmiot ten działa tak jakby sam wcześniej nabył taką usługę, a następnie ją wyświadczył, co sprawia, że opodatkowaniu podlegają wszystkie etapy w świadczeniu usług, łącznie z tym, w którym nie wykonuje się czynności faktycznych.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Należy jednak zauważyć, że na mocy delegacji ustawowej zawartej w przepisie art. 111 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…).

Może zatem zaistnieć sytuacja, w której podatnik będzie ewidencjonował przy zastosowaniu kasy rejestrującej jedynie część swojej sprzedaży, a niektórych czynności nie, bowiem mogą one korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 stycznia 2019 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519), zwane dalej rozporządzeniem.

Zwolnienie z obowiązku instalowania kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.

Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe) i zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe).

Stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia – zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r. czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku (ust. 2 § 2 rozporządzenia).

Pod poz. 34 ww. załącznika wymieniono dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administracyjnych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

Powyższe zwolnienie jest zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, tj. dotyczy przedmiotu działalności.

Niektóre usługi oraz dostawa niektórych towarów zostały wyłączone przez ustawodawcę z prawa do zwolnienia o którym mowa w przepisach § 2 i § 3 ww. rozporządzenia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej. Szczegółowo zostały one wymienione w § 4 powołanego rozporządzenia.

Na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku świadczenia usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia.

Stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia, przepisu ust. 1 pkt 1 nie stosuje się do dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia.

Natomiast, stosownie do § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, przepisu ust. 1 pkt 2 nie stosuje się do świadczenia usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 34 załącznika do rozporządzenia przez podatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Spółki jest zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie, dystrybucja, sprzedaż, leasing systemów zabezpieczających jak również instalacja i świadczenie usług serwisowych związanych z systemami zabezpieczającymi na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Spółka od 2006 roku dokonuje ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy rejestrującej. Spółka wystawia faktury VAT na rzecz klientów w systemie finansowo-księgowym. Aby zaewidencjonować sprzedaż zawsze konieczne jest wystawienie faktury VAT niezależnie od tego czy klientem jest osoba fizyczna czy firma prowadząca działalność gospodarczą. Dodatkowo Spółka wystawia paragony na rzecz osób fizycznych. Oryginał paragonu jest dołączany do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Transakcje zapłaty z klientami są prowadzone wyłącznie bezgotówkowo. Wszystkie płatności są dokonywane na rachunek bankowy w formie przelewu. Spółka co miesiąc wystawia też faktury na rzecz pracowników z tytułu obciążeń, takich jak korzystanie z samochodów, czy opłat za karty dostępu do różnych usług medycznych, które Spółka zakupuje na rzecz pracowników. Zdarzają się też przypadki sprzedaży pracownikom używanych środków trwałych: komputerów lub telefonów oraz sporadyczne przypadki sprzedaży towarów magazynowych. Płatności od pracowników za ww. faktury odbywają się przeważnie poprzez potrącenie należnej kwoty z wynagrodzenia pracownika. Wynagrodzenie jest płatne tylko przelewem z konta bankowego Spółki. Zdarzają się też płatności od pracownika przelewem na konto Spółki.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów i świadczenia usług na rzecz pracowników przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz możliwości rezygnacji z dotychczasowego ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.

Wskazać w tym miejscu należy, że Wnioskodawca będzie uprawniony do zrezygnowania ze stosowania kasy rejestrującej w przypadku gdy sprzedaż przez nią rejestrowana będzie podlegała zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania za pośrednictwem kasy rejestrującej. Zatem należy dokonać analizy dokonywanej przez Wnioskodawcę sprzedaży w zakresie możliwości korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.

Polecamy: PODATKI 2020 – Komplet

W niniejszej sprawie w odniesieniu do sprzedaży komputerów i telefonów zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, wyłączenia ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej zawarte w przepisie § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia nie będą miały zastosowania, gdyż Wnioskodawca dokonuje dostawy towarów, o której mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia – czyli jest to dostawa towarów dla pracowników. Z kolei rozpatrując świadczenie usług medycznych, które to usługi Wnioskodawca nabywa od innego podmiotu, a następnie obciąża pracowników opłatami za kartę dostępu do tych usług, należy stwierdzić, że w myśl § 4 ust. 3 pkt 1 cyt. rozporządzenia wyłączenia ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej zawarte w przepisie § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia nie będą miały zastosowania, gdyż Wnioskodawca świadczy usługi, o których mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia – czyli na rzecz pracowników, jako podatnik działający we własnym imieniu na rzecz osoby trzeciej zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy.

Odnosząc przedstawiony opis sprawy do obowiązujących przepisów prawa, w zakresie sprzedaży na rzecz pracowników komputerów, telefonów lub towarów magazynowych, obciążania pracowników kosztami korzystania z samochodów służbowych, opłat za karty dostępu do różnych usług medycznych, które Spółka zakupuje na rzecz swoich pracowników wskazać należy, że czynności te stanowią dostawę towarów oraz świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników, o których mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej.

Zatem Wnioskodawca będzie miał prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz pracowników za pośrednictwem kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z kas w powiązaniu z poz. 34 załącznika do tego rozporządzenia. Jak z wniosku wynika, Spółka co miesiąc wystawia faktury na rzecz pracowników z tytułu obciążeń, takich jak korzystanie z samochodów czy opłat za karty dostępu do różnych usług medycznych, które Spółka zakupuje na rzecz swoich pracowników. Spółka dokonuje również sprzedaży pracownikom używanych środków trwałych: komputerów lub telefonów oraz sporadycznie towarów magazynowych. Płatności od pracowników za powyższe faktury odbywają się poprzez potrącenie należnej kwoty z wynagrodzenia pracownika.

W konsekwencji organ skarbowy stwierdził, że Zainteresowany ma prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów (komputerów, telefonów lub towarów magazynowych) i świadczenia usług (korzystanie z samochodów służbowych, opłaty za karty dostępu do różnych usług medycznych) na rzecz swoich pracowników w oparciu o zapis § 2 ust. 1 w zw. z poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów. W związku z tym, w sytuacji gdy do tej pory Spółka ewidencjonowała taką sprzedaż, to może zaprzestać jej ewidencjonowania na rzecz pracowników do dnia 31 grudnia 2021 roku.