REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Paragony z kas fiskalnych - przechowywanie, utylizacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paragony z kas fiskalnych - przechowywanie, utylizacja
Paragony z kas fiskalnych - przechowywanie, utylizacja

REKLAMA

REKLAMA

Minister Finansów udzielił wyjaśnień odnośnie przechowywania i utylizacji paragonów fiskalnych z kas rejestrujących (kas fiskalnych).

Obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych z kas rejestrujących

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT (zob. art. 111 ust. 1, ust. 3a), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy ci mają w szczególności obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

REKLAMA

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przechowywanie paragonów fiskalnych

Wyżej wskazani podatnicy rejestrujący sprzedaż kasą fiskalną mają też obowiązek (zob. art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT (czyli - co do zasady - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Zobowiązania podatkowe w podatku od towarów i usług (VAT) przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z ogólnych zasad przedawnienia zobowiązań podatkowych określonych w art. 70 Ordynacji podatkowej. Ale konstrukcja podatku VAT wywołuje pewne problemy z ustaleniem terminu przedawnienia, zwłaszcza jeżeli z rozliczenia VAT wynikała kwota zwrotu lub nadwyżka do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Eksperci podkreślają też, że nie można zawsze automatycznie przyjmować 5-letniego terminu przedawnienia, bowiem w praktyce rozliczania VAT - z uwagi na zawieszenie lub przerwanie tego terminu - bywa nierzadko, że termin przedawnienia ulega wydłużeniu - czasem znacznemu.

Więcej na temat przedawnienia w VAT: Kiedy rozliczenie VAT ulega przedawnieniu?

Jako, że art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT w zakresie przechowywania paragonów fiskalnych odwołuje się do ustawy o rachunkowości, to trzeba wskazać, że zasady przechowywania dowodów księgowych (paragony są dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości) zostały określone w Rozdziale 8 Ochrona danych (art. 71-76) ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z tymi przepisami paragony fiskalne (tak jak inne dowody księgowe) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przy przechowywaniu ksiąg rachunkowych, czy dowodów księgowych (także paragonów) przy użyciu komputera ochrona danych powinna w szczególności polegać na:
- stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
- doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
- systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych,
- zapewnieniu trwałości zapisu informacji,
- zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Jak wskazał Minister Finansów (w odpowiedzi z 28 listopada 2022 roku na interpelację poselską nr 36920) - kasy rejestrujące typu on-line zapewniają m.in. przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki danych oraz posiadają funkcjonalność połączenia i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas (system teleinformatyczny służący do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują m.in. dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji).

Zaś prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnicy mają obowiązek przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie, oraz zapewnić do nich dostęp organom kontrolnym.

Minister Finansów zauważył, że w przypadku podatników używających kasy z elektronicznym zapisem kopii prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania, stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta oraz stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy. (§ 30 rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. - Dz.U. z 2021r. poz. 1625).

Utylizacja (niszczenie) paragonów fiskalnych

Jednocześnie Minister Finansów wskazał, że nie ma przepisów szczególnych, które zawierają zasady postępowania w zakresie utylizacji (niszczenia) paragonów fiskalnych. Zdaniem Ministra po upływie terminów obowiązkowego przechowywania taka dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych na nich zawartych - czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych.

Źródło: Odpowiedź Ministra Finansów z 28 listopada 2022 roku na interpelację poselską nr 36920.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA