Zmiany w kasach fiskalnych od 2027 r. (nowelizacja rozporządzenia). Koniec możliwości wystawiania faktur na kasie rejestrującej i inne nowości

• Faktury będą mogły być wystawiane docelowo tylko w KSeF
• Usunięcie przepisów pozwalających na wystawiania faktur VAT na kasie rejestrującej
• Doprecyzowanie obowiązku wydawania paragonu fiskalnego
• Ujednolicenie procedur związanych z wymianą pamięci fiskalnej
• Zakres danych ewidencjonowanych na kasie rejestrującej
• Doprecyzowanie procedury dot. kas w przypadku zakończenia działalności
• Zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy rejestrującej oraz sposób ich identyfikacji
• Zmiany o charakterze technicznym
• Zakres danych zawartych w raporcie fiskalnym
• Przepisy przejściowe
• Termin wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych

Faktury będą mogły być wystawiane docelowo tylko w KSeF

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) przewiduje już teraz nowy system fakturowania oparty o KSeF (zob. w szczególności art.106ga ust. 1 i następne tej ustawy). Funkcjonuje obecnie przepis przejściowy (art. 145n ustawy o VAT), który do końca 2026 r. pozwala na wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz uznawania paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł za faktury uproszczone.

„Art. 145n. 1. W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

2. Wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie wlicza się do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku, o której mowa w art. 87 ust. 6e pkt 1 i 2.

3. Do faktur i paragonów fiskalnych, o których mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisu art. 106h ust. 1.

4. Faktury, o których mowa w ust. 1 pkt 1, w przypadku których wartość sprzedaży oraz podatek należny zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej, ujmuje się w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.”

Usunięcie przepisów pozwalających na wystawiania faktur VAT na kasie rejestrującej

Zatem przede wszystkim omawiana nowelizacja usunie z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących pojęcia „faktura” i „faktura anulowana” oraz obowiązki raportowe związane z tymi dokumentami. Od 2027 r. kasy rejestrujące mają służyć wyłącznie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych, natomiast wystawianie faktur będzie odbywać się co do zasady, przy użyciu KSeF.

Doprecyzowanie obowiązku wydawania paragonu fiskalnego

W § 6 ust. 1 pkt 1, 9 i 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących omawiana nowelizacja doprecyzuje obowiązek wydawania paragonu fiskalnego. Będzie jednoznacznie zapisane w przepisach, że podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury przy użyciu kasy zamiast paragonu fiskalnego.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, pozostawienie tej możliwości prowadziłoby do powielania funkcjonalności systemów oraz do niespójności z zasadami wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Ujednolicenie procedur związanych z wymianą pamięci fiskalnej

W § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących pojawi się odesłanie do czynności określonych w § 32 ust. 1 pkt 1, 2 oraz pkt 3 lit. a. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, zmiana ta ma na celu ujednolicenie procedur związanych z wymianą pamięci fiskalnej w kasach on line oraz wyeliminowanie rozbieżności interpretacyjnych.

Zakres danych ewidencjonowanych na kasie rejestrującej

Zmiany w § 20 wynikają z potrzeby dostosowania zakresu danych ewidencjonowanych i raportowanych przez kasy do ich podstawowej funkcji. W § 20 ust. 1 pkt 1 po wyrazach „§ 12” dodaje się wyrazy „i § 20a”, co ma charakter porządkujący. Uchylenie pkt 2 wynika z utraty znaczenia danych powiązanych z wystawianiem faktur przy użyciu kas. Jednocześnie zmieniono pkt 6 i 8, przesądzając o elektronicznej postaci raportów fiskalnych rozliczeniowych oraz łącznych raportów fiskalnych rozliczeniowych, co odzwierciedla postępującą cyfryzację oraz specyfikę kas on-line.

Doprecyzowanie procedury dot. kas w przypadku zakończenia działalności

Omawiana nowelizacja ma także doprecyzować przepisy określające sposób postępowania w przypadku zakończenia działalności. W tej sytuacji raport fiskalny rozliczeniowy lub łączny raport fiskalny rozliczeniowy w postaci elektronicznej składany będzie w terminie 5 dni od dnia sporządzenia protokołu z tej czynności, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, oraz wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy rejestrującej oraz sposób ich identyfikacji

W § 21 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących doprecyzowany zostanie zakres dokumentów potwierdzających nabycie kasy rejestrującej oraz sposób ich identyfikacji, z uwzględnieniem funkcjonowania KSeF.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych wymagane będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF, natomiast w przypadku faktur wystawionych poza KSeF – ich numeru wynikającego z chronologii wystawianych dokumentów w systemach księgowych. Utrzymano także regulacje dotyczące identyfikacji dokumentów w przypadku braku faktury.

Zmiany o charakterze technicznym

Nowelizacja obejmuje również zmiany o charakterze technicznym, w tym w § 25 ust. 1 (zasady wymiany pamięci fiskalnej w kasach z elektronicznym zapisem kopii) oraz zmiany w § 29 ust. 1 i załącznikach do rozporządzenia, polegające m. in. na usunięciu pól dotyczących liczby i wartości faktur oraz faktur anulowanych.

Zakres danych zawartych w raporcie fiskalnym

W § 29 ust. 1 projekt przewiduje zmiany o charakterze porządkującym i dostosowującym zakres danych zawartych w raporcie fiskalnym do aktualnych funkcji kas rejestrujących, w szczególności w związku z rezygnacją z możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas.

W pkt 9 skreślono wyrazy „osobno dla paragonów i faktur”, co stanowi konsekwencję eliminacji faktur z zakresu działania kas rejestrujących. W obecnym stanie prawnym brak jest uzasadnienia dla dalszego rozróżniania tych danych w raportach fiskalnych.

Uchylenie pkt 17 wynika z utraty znaczenia danych objętych tą regulacją, pozostających w bezpośrednim związku z funkcjonalnością kas dotyczącą wystawiania faktur. W związku ze zmianami systemowymi przepis ten stał się zbędny.

Zmiana w pkt 18 polega na dostosowaniu sposobu określania łącznej liczby pozycji w raporcie fiskalnym poprzez wskazanie, że obejmuje ona pozycje sumowane od pkt 5 do pkt 16. Modyfikacja ta ma charakter porządkujący i wynika z uchylenia pkt 17, zapewniając jednocześnie spójność i czytelność przepisów określających zakres danych prezentowanych w raportach fiskalnych.

Proponowane zmiany mają na celu uproszczenie regulacji, eliminację zbędnych danych oraz dostosowanie przepisów do aktualnego modelu funkcjonowania kas rejestrujących, w szczególności kas on-line.

Przepisy przejściowe

Omawiany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zawiera też następujące przepisy przejściowe.

§ 2. Do faktur potwierdzających dokonanie sprzedaży, wystawionych przy użyciu kas rejestrujących przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 3. Do raportów fiskalnych rozliczeniowych i łącznych raportów fiskalnych rozliczeniowych wystawionych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 4. Oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji złożone przed wejściem w życie niniejszego rozporządzenia według dotychczasowego wzoru zachowują moc.

§ 5. Protokoły z odczytu zawartości pamięci fiskalnej sporządzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia według dotychczasowego wzoru zachowują moc.

Termin wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych

Omawiana nowelizacja ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2027 r., co – zdaniem resortu finansów da podatnikom odpowiedni czas na dostosowanie stosowanych rozwiązań organizacyjnych i technicznych do nowych regulacji.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (projekt z 18 czerwca 2026 r.) – nr 70/2026.