REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody?

 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Każdy pracodawca przetwarza w trakcie trwania stosunku zatrudnienia dane osobowe swoich pracowników. Przetwarzanie takie polega przede wszytkim na gromadzeniu danych w celu prawidłowego i rzetelnego prowadzenia akt osobowych pracownika oraz wykonywania innych obowiązków pracodawcy, w tym jego obowiązków jako płatnika danin publicznoprawnych. Czy jednak pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

REKLAMA

Autopromocja

Podstawę prawną zarówno gromadzenia, jak i dokonywania innych operacji na danych osobowych pracowników, stanowi przede wszystkim art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy (tj. Dz. U. 2016 r. poz. 1666 z późn zm. – dalej „Kodek pracy”). Czy pracodawca może jednak przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich dobrowolnej zgody, w sytuacji gdy umocowanie do przetwarzanie tych danych osobowych nie wynika z treści art. 221 Kodeksu pracy bądź innego przepisu szczególnego?

Zgodnie z treścią art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących (1) imię (imiona) i nazwisko, (2) imiona rodziców, (3) datę urodzenia, (4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), (5) wykształcenie (6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, (7) numer PESEL oraz (8) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może również żądać od pracownika podania innych niż określone powyżej danych osobowych, pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Co do zasady zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest zatem potrzebna, gdy chodzi o dane wskazane w art. 221 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi bowiem samoistną podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników zawartych w jego treści. Problem pojawia się jednak w sytuacji kiedy z punktu widzenia pracodawcy zasadne i potrzebne wydaje się być przetwarzanie także innych danych osobowych pracowników, tj. danych pozostających poza zakresem określonym przez art. 221 Kodeksu pracy. Z uwagi na charakter świadczonych usług, czy profil prowadzonej działalności takimi danymi mogą być m.in. dane dotyczące niekaralności, szeroko rozumianego statusu materialnego pracownika lub nawet dane odnoszące się do stanu zdrowia osób zatrudnionych.

Ponadto, nawet jeśli to nie pracodawca jest stroną inicjującą proces wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych pracownika (np. poprzez skierowanie do niego prośby w tym zakresie), to wielu kandydatów do pracy w swoich podaniach o zatrudnienie dobrowolnie wskazuje dodatkowe dane osobowe, a podmiot zatrudniający nie ma przecież żadnego wpływu na to co znajduje się w CV osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy zatem w powyższych przypadkach przesłanką legalizującą przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika (lub kandydata do pracy) może być wyrażenie przez te osoby zgody?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dominująca pozycja pracodawcy w relacjach z pracownikiem

Stanowisko prezentowane obecnie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej:  „GIODO”) i podzielane przez orzecznictwo, a także część doktryny oparte jest na założeniu, iż w relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o dobrowolnym wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż pracodawcę z pracownikiem łączy stosunek nadrzędności, co może sprzyjać „wymuszaniu” ww. zgody (braku dobrowolności jej udzielenia). Ponadto w prawie pracy obowiązuje generalna zasada, że zgoda pracownika nie może powodować zmniejszenia uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy (tak: J. Stelina [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. A. Sobczyk, Legalis 2017). Z tych m.in. powodów GIODO uważa, że pracodawcy na potrzeby stosunku pracy nie mogą przetwarzać dodatkowych danych osobowych, tj. innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, nawet jeśli pracownik udostępnił te dane dobrowolnie i wyraził zgodę na ich przetwarzanie.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, iż w wyroku z dnia 18 czerwca 2010 r. (II SA/Wa 151/10, Legalis nr 253065) WSA w Warszawie stwierdził, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli” (w sprawie chodziło o udostępnienie linii papilarnych). Podobne stanowisko znalazło się w wyr. NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, Legalis nr 332309), w myśl którego „uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu”.

Swoboda wyrażania woli przez pracownika

W doktrynie można jednakże spotkać autorów stojących na stanowisku, że „pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych przekazywanych dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest sprzeczne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa” (tak: E. Suknarowska-Drzewiecka [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Legalis 2017). W związku z powyższym, przetwarzanie danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, będzie dopuszczalne wtedy, gdy osoba której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Podstawę przetwarzania takich danych przez pracodawcę będzie w takiej sytuacji stanowił art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.).

Zobacz także: Kadry


Próbę wykazania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, na podstawie ich zgody podjął M. Wujczyk. W jego ocenie przepis art. 221 Kodeksu pracy stanowi co prawda ograniczenie do żądania od pracownika podania dodatkowych danych osobowych, co nie wyłącza jednak uzyskania ich przez pracodawcę na innej podstawie (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, red. dr Dominika Dörre-Kolasa, Legalis 2017). Argumentując swoje stanowisko ww. autor, odnosząc się do kwestii dobrowolności wyrażenia zgody w stosunkach pracowniczych, podkreśla, iż „jakkolwiek można stwierdzić, że pracodawca może mieć w stosunkach pracy pozycję dominującą, to jednak pozycji tej nie można przeceniać i uznawać, że prowadzi ona do pozbawienia pracownika swobody działania”. Konsekwentnie więc należy uznać, że pracownik, zarówno jako jednostka, jak i podmiot stosunków pracy, ma swobodę w dysponowaniu swoimi danymi osobowymi, a zatem może je przekazać pracodawcy i zezwolić na ich przetwarzanie. Co więcej, przyjęcie, że zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie skuteczna może prowadzić do znacznego ograniczenia rozwoju przedsiębiorstw z uwagi na zróżnicowane potrzeby ekonomii, jak również rozwój technologii (np. technik komunikowania się) i związaną z tym konieczność gromadzenia coraz nowszych danych osobowych (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników…,op. cit.).

Podsumowanie

W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa odpowiedź na pytanie, czy pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników nieobjętych zakresem art. 221 Kodeksu pracy na podstawie ich zgody, nie jest oczywista. Co do zasady należy zgodzić się z poglądem, iż w sprawach mniejszej wagi, w szczególności w sytuacji pozyskiwania od kandydata do pracy lub pracownika danych teleinformacyjnych, takich jak numer telefonu czy adres poczty elektronicznej, można dopuścić pozyskiwanie danych na zasadzie dobrowolności. Jednocześnie, mając na uwadze uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych w relacjach pracowniczych, należy przyjąć, że np. przetwarzanie danych biometrycznych osób zatrudnionych w celu rozliczania czasu pracy stanowiłoby po stronie pracodawcy wyjście poza ten cel i tym samym nieproporcjonalną ingerencję w prawo pracownika do prywatności.

REKLAMA

Ponadto nie tracąc z pola widzenia faktu, że rozwój przedsiębiorstw zatrudniających pracowników skutkuje obecnie sytuacją, w której to w interesie pracownika jest przekazanie pracodawcy coraz szerszego zakresu danych osobowych, nie można z góry zakładać, że w stosunkach pracy zgoda wyrażona przez pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie miała charakteru swobodnego.

Uwzględniając zatem wszystkie powyższe uwagi można stwierdzić, że w odniesieniu do możliwości wyrażenia zgody przez pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych przez pracodawcę, dostrzega się potrzebę zmian ustawodawczych zmierzającą w kierunku rezygnacji z ograniczeń określonych w Kodeksie pracy. Jednakże na ten moment pracodawcy, przetwarzając inne dane osobowe pracowników niż te zawarte w art. 221 Kodeksu pracy, powinni zachować szczególną ostrożność, pamiętając jednocześnie o ryzyku poniesienia odpowiedzialności za naruszenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

Autor: Paulina Furman

Źródło: Kancelaria Nowicki i Ziemczyk

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga termomodernizacyjna 2025: Co nowego w przepisach dla podatników?

Ulga termomodernizacyjna po zmianach. Od początku 2025 roku właściciele lub współwłaściciele domów jednorodzinnych mogą skorzystać z ulgi termomodernizacyjnej także w przypadku zakupu i montażu magazynów energii. Jest to kolejna forma wsparcia rozwoju energetyki odnawialnej i zwiększenia opłacalności instalacji prosumenckich.

Uwaga na fałszywe e-maile na temat konieczności dokonania korekty PIT

Ministerstwo Finansów poinformowało, że pojawiły się fałszywe wiadomości podszywające się pod Krajową Administrację Skarbową (KAS) zawierające miedzy innymi informacje o konieczności dokonania korekty PIT-17.

WIBOR zostanie zastąpiony przez POLSTR - nowy wskaźnik referencyjny. Od kiedy?

POLSTR – tak będzie nazywał się nowy wskaźnik referencyjny, który zastąpi WIBOR. Taką decyzję podjął 30 stycznia 2025 r. Komitet Sterujący Narodowej Grupy Roboczej ds. wskaźników referencyjnych.

Sądy masowo popierają przedsiębiorców w sporze o Mały ZUS Plus

Sądy Okręgowe w całej Polsce wydały ponad 60 wyroków zgodnych z interpretacją Rzecznika MŚP, uznając, że przedsiębiorcy mogą ponownie skorzystać z Małego ZUS Plus po dwóch latach przerwy. ZUS stoi na stanowisku, że okres ten powinien wynosić trzy lata. Spór trwa, a część spraw trafia do Sądu Najwyższego.

REKLAMA

Czy komputery kwantowe są zagrożeniem dla blockchaina i bezpieczeństwa cyfrowych transakcji?

Blockchain od lat jest symbolem bezpieczeństwa i niezmienności danych. Jego zastosowanie wykracza daleko poza kryptowaluty – wykorzystuje się go w finansach, administracji, logistyce czy ochronie zdrowia. Jednak pojawienie się komputerów kwantowych, zdolnych do przeprowadzania obliczeń niewyobrażalnych dla klasycznych komputerów, rodzi pytanie: czy blockchain przestanie być odporny na złamanie? A jeśli tak, jakie będą tego konsekwencje dla transakcji, danych i całej gospodarki cyfrowej?

Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

4%, 5% a nawet 8% - w którym banku można tyle dostać? Oprocentowanie lokat i kont oszczędnościowych - koniec stycznia 2025 r.

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

REKLAMA

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

REKLAMA