REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Każdy pracodawca przetwarza w trakcie trwania stosunku zatrudnienia dane osobowe swoich pracowników. Przetwarzanie takie polega przede wszytkim na gromadzeniu danych w celu prawidłowego i rzetelnego prowadzenia akt osobowych pracownika oraz wykonywania innych obowiązków pracodawcy, w tym jego obowiązków jako płatnika danin publicznoprawnych. Czy jednak pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

REKLAMA

REKLAMA

Podstawę prawną zarówno gromadzenia, jak i dokonywania innych operacji na danych osobowych pracowników, stanowi przede wszystkim art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy (tj. Dz. U. 2016 r. poz. 1666 z późn zm. – dalej „Kodek pracy”). Czy pracodawca może jednak przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich dobrowolnej zgody, w sytuacji gdy umocowanie do przetwarzanie tych danych osobowych nie wynika z treści art. 221 Kodeksu pracy bądź innego przepisu szczególnego?

Zgodnie z treścią art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących (1) imię (imiona) i nazwisko, (2) imiona rodziców, (3) datę urodzenia, (4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), (5) wykształcenie (6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, (7) numer PESEL oraz (8) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może również żądać od pracownika podania innych niż określone powyżej danych osobowych, pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Co do zasady zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest zatem potrzebna, gdy chodzi o dane wskazane w art. 221 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi bowiem samoistną podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników zawartych w jego treści. Problem pojawia się jednak w sytuacji kiedy z punktu widzenia pracodawcy zasadne i potrzebne wydaje się być przetwarzanie także innych danych osobowych pracowników, tj. danych pozostających poza zakresem określonym przez art. 221 Kodeksu pracy. Z uwagi na charakter świadczonych usług, czy profil prowadzonej działalności takimi danymi mogą być m.in. dane dotyczące niekaralności, szeroko rozumianego statusu materialnego pracownika lub nawet dane odnoszące się do stanu zdrowia osób zatrudnionych.

Ponadto, nawet jeśli to nie pracodawca jest stroną inicjującą proces wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych pracownika (np. poprzez skierowanie do niego prośby w tym zakresie), to wielu kandydatów do pracy w swoich podaniach o zatrudnienie dobrowolnie wskazuje dodatkowe dane osobowe, a podmiot zatrudniający nie ma przecież żadnego wpływu na to co znajduje się w CV osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy zatem w powyższych przypadkach przesłanką legalizującą przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika (lub kandydata do pracy) może być wyrażenie przez te osoby zgody?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dominująca pozycja pracodawcy w relacjach z pracownikiem

Stanowisko prezentowane obecnie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej:  „GIODO”) i podzielane przez orzecznictwo, a także część doktryny oparte jest na założeniu, iż w relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o dobrowolnym wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż pracodawcę z pracownikiem łączy stosunek nadrzędności, co może sprzyjać „wymuszaniu” ww. zgody (braku dobrowolności jej udzielenia). Ponadto w prawie pracy obowiązuje generalna zasada, że zgoda pracownika nie może powodować zmniejszenia uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy (tak: J. Stelina [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. A. Sobczyk, Legalis 2017). Z tych m.in. powodów GIODO uważa, że pracodawcy na potrzeby stosunku pracy nie mogą przetwarzać dodatkowych danych osobowych, tj. innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, nawet jeśli pracownik udostępnił te dane dobrowolnie i wyraził zgodę na ich przetwarzanie.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, iż w wyroku z dnia 18 czerwca 2010 r. (II SA/Wa 151/10, Legalis nr 253065) WSA w Warszawie stwierdził, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli” (w sprawie chodziło o udostępnienie linii papilarnych). Podobne stanowisko znalazło się w wyr. NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, Legalis nr 332309), w myśl którego „uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu”.

Swoboda wyrażania woli przez pracownika

W doktrynie można jednakże spotkać autorów stojących na stanowisku, że „pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych przekazywanych dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest sprzeczne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa” (tak: E. Suknarowska-Drzewiecka [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Legalis 2017). W związku z powyższym, przetwarzanie danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, będzie dopuszczalne wtedy, gdy osoba której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Podstawę przetwarzania takich danych przez pracodawcę będzie w takiej sytuacji stanowił art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.).

Zobacz także: Kadry


Próbę wykazania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, na podstawie ich zgody podjął M. Wujczyk. W jego ocenie przepis art. 221 Kodeksu pracy stanowi co prawda ograniczenie do żądania od pracownika podania dodatkowych danych osobowych, co nie wyłącza jednak uzyskania ich przez pracodawcę na innej podstawie (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, red. dr Dominika Dörre-Kolasa, Legalis 2017). Argumentując swoje stanowisko ww. autor, odnosząc się do kwestii dobrowolności wyrażenia zgody w stosunkach pracowniczych, podkreśla, iż „jakkolwiek można stwierdzić, że pracodawca może mieć w stosunkach pracy pozycję dominującą, to jednak pozycji tej nie można przeceniać i uznawać, że prowadzi ona do pozbawienia pracownika swobody działania”. Konsekwentnie więc należy uznać, że pracownik, zarówno jako jednostka, jak i podmiot stosunków pracy, ma swobodę w dysponowaniu swoimi danymi osobowymi, a zatem może je przekazać pracodawcy i zezwolić na ich przetwarzanie. Co więcej, przyjęcie, że zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie skuteczna może prowadzić do znacznego ograniczenia rozwoju przedsiębiorstw z uwagi na zróżnicowane potrzeby ekonomii, jak również rozwój technologii (np. technik komunikowania się) i związaną z tym konieczność gromadzenia coraz nowszych danych osobowych (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników…,op. cit.).

Podsumowanie

W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa odpowiedź na pytanie, czy pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników nieobjętych zakresem art. 221 Kodeksu pracy na podstawie ich zgody, nie jest oczywista. Co do zasady należy zgodzić się z poglądem, iż w sprawach mniejszej wagi, w szczególności w sytuacji pozyskiwania od kandydata do pracy lub pracownika danych teleinformacyjnych, takich jak numer telefonu czy adres poczty elektronicznej, można dopuścić pozyskiwanie danych na zasadzie dobrowolności. Jednocześnie, mając na uwadze uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych w relacjach pracowniczych, należy przyjąć, że np. przetwarzanie danych biometrycznych osób zatrudnionych w celu rozliczania czasu pracy stanowiłoby po stronie pracodawcy wyjście poza ten cel i tym samym nieproporcjonalną ingerencję w prawo pracownika do prywatności.

REKLAMA

Ponadto nie tracąc z pola widzenia faktu, że rozwój przedsiębiorstw zatrudniających pracowników skutkuje obecnie sytuacją, w której to w interesie pracownika jest przekazanie pracodawcy coraz szerszego zakresu danych osobowych, nie można z góry zakładać, że w stosunkach pracy zgoda wyrażona przez pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie miała charakteru swobodnego.

Uwzględniając zatem wszystkie powyższe uwagi można stwierdzić, że w odniesieniu do możliwości wyrażenia zgody przez pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych przez pracodawcę, dostrzega się potrzebę zmian ustawodawczych zmierzającą w kierunku rezygnacji z ograniczeń określonych w Kodeksie pracy. Jednakże na ten moment pracodawcy, przetwarzając inne dane osobowe pracowników niż te zawarte w art. 221 Kodeksu pracy, powinni zachować szczególną ostrożność, pamiętając jednocześnie o ryzyku poniesienia odpowiedzialności za naruszenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

Autor: Paulina Furman

Źródło: Kancelaria Nowicki i Ziemczyk

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA