REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody?

 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Każdy pracodawca przetwarza w trakcie trwania stosunku zatrudnienia dane osobowe swoich pracowników. Przetwarzanie takie polega przede wszytkim na gromadzeniu danych w celu prawidłowego i rzetelnego prowadzenia akt osobowych pracownika oraz wykonywania innych obowiązków pracodawcy, w tym jego obowiązków jako płatnika danin publicznoprawnych. Czy jednak pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

REKLAMA

Autopromocja

Podstawę prawną zarówno gromadzenia, jak i dokonywania innych operacji na danych osobowych pracowników, stanowi przede wszystkim art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy (tj. Dz. U. 2016 r. poz. 1666 z późn zm. – dalej „Kodek pracy”). Czy pracodawca może jednak przetwarzać dane osobowe pracowników na podstawie ich dobrowolnej zgody, w sytuacji gdy umocowanie do przetwarzanie tych danych osobowych nie wynika z treści art. 221 Kodeksu pracy bądź innego przepisu szczególnego?

Zgodnie z treścią art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących (1) imię (imiona) i nazwisko, (2) imiona rodziców, (3) datę urodzenia, (4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), (5) wykształcenie (6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, (7) numer PESEL oraz (8) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może również żądać od pracownika podania innych niż określone powyżej danych osobowych, pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Co do zasady zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest zatem potrzebna, gdy chodzi o dane wskazane w art. 221 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi bowiem samoistną podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników zawartych w jego treści. Problem pojawia się jednak w sytuacji kiedy z punktu widzenia pracodawcy zasadne i potrzebne wydaje się być przetwarzanie także innych danych osobowych pracowników, tj. danych pozostających poza zakresem określonym przez art. 221 Kodeksu pracy. Z uwagi na charakter świadczonych usług, czy profil prowadzonej działalności takimi danymi mogą być m.in. dane dotyczące niekaralności, szeroko rozumianego statusu materialnego pracownika lub nawet dane odnoszące się do stanu zdrowia osób zatrudnionych.

Ponadto, nawet jeśli to nie pracodawca jest stroną inicjującą proces wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych pracownika (np. poprzez skierowanie do niego prośby w tym zakresie), to wielu kandydatów do pracy w swoich podaniach o zatrudnienie dobrowolnie wskazuje dodatkowe dane osobowe, a podmiot zatrudniający nie ma przecież żadnego wpływu na to co znajduje się w CV osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy zatem w powyższych przypadkach przesłanką legalizującą przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika (lub kandydata do pracy) może być wyrażenie przez te osoby zgody?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dominująca pozycja pracodawcy w relacjach z pracownikiem

Stanowisko prezentowane obecnie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej:  „GIODO”) i podzielane przez orzecznictwo, a także część doktryny oparte jest na założeniu, iż w relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o dobrowolnym wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż pracodawcę z pracownikiem łączy stosunek nadrzędności, co może sprzyjać „wymuszaniu” ww. zgody (braku dobrowolności jej udzielenia). Ponadto w prawie pracy obowiązuje generalna zasada, że zgoda pracownika nie może powodować zmniejszenia uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy (tak: J. Stelina [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. A. Sobczyk, Legalis 2017). Z tych m.in. powodów GIODO uważa, że pracodawcy na potrzeby stosunku pracy nie mogą przetwarzać dodatkowych danych osobowych, tj. innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, nawet jeśli pracownik udostępnił te dane dobrowolnie i wyraził zgodę na ich przetwarzanie.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W tym kontekście należy zwrócić uwagę, iż w wyroku z dnia 18 czerwca 2010 r. (II SA/Wa 151/10, Legalis nr 253065) WSA w Warszawie stwierdził, że „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli” (w sprawie chodziło o udostępnienie linii papilarnych). Podobne stanowisko znalazło się w wyr. NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, Legalis nr 332309), w myśl którego „uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu”.

Swoboda wyrażania woli przez pracownika

W doktrynie można jednakże spotkać autorów stojących na stanowisku, że „pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych przekazywanych dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest sprzeczne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa” (tak: E. Suknarowska-Drzewiecka [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Legalis 2017). W związku z powyższym, przetwarzanie danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, będzie dopuszczalne wtedy, gdy osoba której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Podstawę przetwarzania takich danych przez pracodawcę będzie w takiej sytuacji stanowił art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.).

Zobacz także: Kadry


Próbę wykazania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników, innych niż te wskazane w art. 221 Kodeksu pracy, na podstawie ich zgody podjął M. Wujczyk. W jego ocenie przepis art. 221 Kodeksu pracy stanowi co prawda ograniczenie do żądania od pracownika podania dodatkowych danych osobowych, co nie wyłącza jednak uzyskania ich przez pracodawcę na innej podstawie (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, red. dr Dominika Dörre-Kolasa, Legalis 2017). Argumentując swoje stanowisko ww. autor, odnosząc się do kwestii dobrowolności wyrażenia zgody w stosunkach pracowniczych, podkreśla, iż „jakkolwiek można stwierdzić, że pracodawca może mieć w stosunkach pracy pozycję dominującą, to jednak pozycji tej nie można przeceniać i uznawać, że prowadzi ona do pozbawienia pracownika swobody działania”. Konsekwentnie więc należy uznać, że pracownik, zarówno jako jednostka, jak i podmiot stosunków pracy, ma swobodę w dysponowaniu swoimi danymi osobowymi, a zatem może je przekazać pracodawcy i zezwolić na ich przetwarzanie. Co więcej, przyjęcie, że zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie skuteczna może prowadzić do znacznego ograniczenia rozwoju przedsiębiorstw z uwagi na zróżnicowane potrzeby ekonomii, jak również rozwój technologii (np. technik komunikowania się) i związaną z tym konieczność gromadzenia coraz nowszych danych osobowych (tak: M. Wujczyk [w:] Ochrona danych osobowych pracowników…,op. cit.).

Podsumowanie

W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa odpowiedź na pytanie, czy pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników nieobjętych zakresem art. 221 Kodeksu pracy na podstawie ich zgody, nie jest oczywista. Co do zasady należy zgodzić się z poglądem, iż w sprawach mniejszej wagi, w szczególności w sytuacji pozyskiwania od kandydata do pracy lub pracownika danych teleinformacyjnych, takich jak numer telefonu czy adres poczty elektronicznej, można dopuścić pozyskiwanie danych na zasadzie dobrowolności. Jednocześnie, mając na uwadze uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych w relacjach pracowniczych, należy przyjąć, że np. przetwarzanie danych biometrycznych osób zatrudnionych w celu rozliczania czasu pracy stanowiłoby po stronie pracodawcy wyjście poza ten cel i tym samym nieproporcjonalną ingerencję w prawo pracownika do prywatności.

REKLAMA

Ponadto nie tracąc z pola widzenia faktu, że rozwój przedsiębiorstw zatrudniających pracowników skutkuje obecnie sytuacją, w której to w interesie pracownika jest przekazanie pracodawcy coraz szerszego zakresu danych osobowych, nie można z góry zakładać, że w stosunkach pracy zgoda wyrażona przez pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nigdy nie będzie miała charakteru swobodnego.

Uwzględniając zatem wszystkie powyższe uwagi można stwierdzić, że w odniesieniu do możliwości wyrażenia zgody przez pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych przez pracodawcę, dostrzega się potrzebę zmian ustawodawczych zmierzającą w kierunku rezygnacji z ograniczeń określonych w Kodeksie pracy. Jednakże na ten moment pracodawcy, przetwarzając inne dane osobowe pracowników niż te zawarte w art. 221 Kodeksu pracy, powinni zachować szczególną ostrożność, pamiętając jednocześnie o ryzyku poniesienia odpowiedzialności za naruszenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, inne niż wymienione w art. 22(1) Kodeksu pracy, na podstawie wyrażonej przez niego zgody?

Autor: Paulina Furman

Źródło: Kancelaria Nowicki i Ziemczyk

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

REKLAMA

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA