PUE ZUS 2023 - obowiązkowe konto dla płatnika składek - wyjaśnienia ZUS

Kto powinien założyć konto na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS?

Odpowiedź ZUS: Do 30 grudnia 2022 r. wszyscy płatnicy składek (osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) powinni mieć konto na PUE ZUS. Płatnicy składek mają czas do 30 grudnia 2022 r. aby założyć takie konto osobiście lub upoważnić kogoś do dostępu do roli płatnika na PUE ZUS. Osoba upoważniona powinna mieć wcześniej założone swoje konto PUE ZUS.

Podstawa prawna: art. 15 Ustawy z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021, poz. 1621).

Dlaczego warto mieć profil na PUE ZUS?

Odpowiedź ZUS: PUE ZUS umożliwia załatwienie większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Płatnicy składek mogą elektronicznie przekazywać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu).

Więcej na ten temat: Co można załatwić przez PUE ZUS w 2023 roku?

Płatnik składek nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego). Jeśli dostęp do roli płatnika na PUE ZUS ma osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa, to czy płatnik musi zakładać swoje konto żeby spełnić ustawowy obowiązek?

Odpowiedź ZUS: Jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił (udzielił pełnomocnictwa) do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego), to znaczy, że płatnik ma już swój profil na PUE ZUS. W takim przypadku płatnik spełnił ten obowiązek.

Czy można założyć konto na PUE ZUS bez wizyty w ZUS?

Odpowiedź ZUS: Można. Wystarczy wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony). Następnie należy wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, należy wpisać również NIP. Kolejnym krokiem jest wybór sposobu rejestracji:

- za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
- za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl),
- za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po wybraniu odpowiedniego dla siebie sposobu, należy postępować zgodnie z podpowiedziami w systemie.

Podczas rejestracji za pomocą login.gov, bankowości elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.

Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Aby zarejestrować i potwierdzić profil, trzeba mieć skończone 13 lat.

Płatnik składek – osoba fizyczna może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).

Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.

Osoba, która na podstawie pełnomocnictwa ma mieć dostęp do roli płatnika na PUE ZUS musi mieć swoje konto na PUE ZUS.

Jak osoba fizyczna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Odpowiedź ZUS: Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie elektronicznej – przez PUE ZUS na odpowiednim formularzu (PEL) lub w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) - najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL.

Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa - trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.

Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak osoba prawna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Odpowiedź ZUS: Aby upoważnić inną osobę do profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie elektronicznej – przez PUE ZUS na odpowiednim formularzu (PEL) lub w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) - najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL.

Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa - trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.

Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli (instrukcja: "Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli" - plik docx 217kb).

Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ile osób może mieć dostęp do roli płatnika na PUE?

Odpowiedź ZUS: Dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób. Warto jednak pamiętać, że w tej roli znajdują się dane płatnika składek oraz osób zgłoszonych przez niego do ubezpieczeń (jeśli dokonywał takich zgłoszeń), w tym informacje o zwolnieniach lekarskich czy podstawie wymiaru składek.

Jeśli wspólnik spółki chce mieć dostęp do roli płatnika na PUE ZUS, a zgodnie z KRS ma możliwość jednoosobowej reprezentacji spółki, to czy musi składać do ZUS pełnomocnictwo?

Odpowiedź ZUS: Jeśli jednoosobowa reprezentacja spółki wynika z wpisu w KRS, nie trzeba składać do ZUS pełnomocnictwa. Wystarczy, zgłosić to:

- telefonicznie na infolinii ZUS (Centrum Obsługi Telefonicznej),
- podczas e-wizyty w ZUS,
- na sali obsługi klientów w placówce ZUS,
- pisemnie.

Wtedy na podstawie przekazanych informacji, zostanie przypisana rola płatnika do konta na PUE.

Jak odwołać pełnomocnictwo do PUE ZUS?

Odpowiedź ZUS: Pełnomocnictwo może odwołać zarówno mocodawca jak i pełnomocnik. Odwołanie pełnomocnictwa można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O . W PEL-O składanym elektronicznie system automatycznie wypełni cześć danych w zależności od roli, w której będzie wypełniany. Formularzem PEL-O odwołuje się wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa.

Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli - więcej na ten temat w instrukcji: Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli" - plik docx 217kb. Formularz PEL-Z można wysłać elektronicznie przez PUE ZUS jako załącznik do PEL-O albo złożyć w placówce ZUS.

Jak ograniczyć udzielone pełnomocnictwo?

Odpowiedź ZUS: Dostęp do danych w roli płatnika można ograniczyć. To znaczy, że osoba upoważniona będzie miała dostęp tylko do wybranych informacji – do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub do zwolnień lekarskich osób zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczeń.

Informację o ograniczeniu pełnomocnictwa można podać zgłaszając pełnomocnictwo na formularzu PEL.

Jeśli konieczne jest ograniczenie udzielonego wcześniej pełnomocnictwa, wystarczy, że mocodawca ponownie wypełni formularz PEL i wskaże nowy zakres pełnomocnictwa. W takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo składać odwołania pełnomocnictwa.

Czy osoby upoważnione do profilu płatnika na PUE ZUS mogą nadawać lub odbierać dostęp innym osobom?

Odpowiedź ZUS: Dostępu do profilu płatnika na PUE ZUS może udzielić mocodawca, czyli płatnik składek w przypadku osoby fizycznej lub osoba wg. odpowiedniego umocowania np. zgodnie z KRS, lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa. Pełnomocnik może samodzielnie złożyć odwołanie pełnomocnictwa dla siebie.

Co stanie się z dostępem do profilu płatnika na PUE ZUS w sytuacji, gdy jedyny użytkownik konta umrze, bądź organizacja ogłosi upadłość (posiada likwidatora/syndyka) lub gdy dla organizacji ustanowiono kuratora?

Odpowiedź ZUS: Jeśli nie zostanie ustanowiony nowy pełnomocnik, to nikt nie będzie miał dostępu do profilu płatnika. O taki dostęp może wystąpić uprawniona osoba np. syndyk. Wystarczy, że zgłosi do ZUS tą sprawę i jej umocowanie zostanie potwierdzone.

Czy konto na PUE ZUS można usunąć?

Odpowiedź ZUS: Płatnik składek ma ustawowy obowiązek utrzymywania konta na PUE ZUS. ZUS nie usuwa kont użytkowników na PUE ZUS. Możemy jednak zamknąć dostęp do takiego konta jeśli:

- płatnik składek zmarł,
- miało miejsce naruszenie ochrony danych osobowych,
- wystąpiły w inne okoliczności, które są wymienione w regulaminie PUE ZUS.

Podstawa prawna: art. 47b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz.1009).

Co się stanie, jeśli płatnik nie założy konta na PUE ZUS do 30 grudnia 2022 r.?

Odpowiedź ZUS: Jeśli płatnik do 30 grudnia 2022 r. nie założy profilu na PUE ZUS lub nie upoważni nikogo do dostępu do profilu płatnika, ZUS założy mu profil na PUE ZUS do 31 stycznia 2023 r., jeśli na koncie w ZUS będą zapisane dane:

- imię płatnika,
- nazwisko płatnika,
- PESEL Płatnika albo seria i numer paszportu i data urodzenia płatnika,
- Adres e-mail lub numer telefonu.

Płatnik powinien przekazać adres mailowy na dokumencie zgłoszeniowym ZFA (blok VIII, pole 10) /ZPA (blok VI, pole 10) lub w trybie korekty/zmiany. Adresy mailowe przekazane w innej formie pisemnej zostaną zapisane przez ZUS z urzędu na koncie płatnika.

Podstawa prawna:
- art. 15 ustawy z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021, poz. 1621),
- art. 47b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz.1009).

Jak uzyskać dostęp do konta płatnika (osoby fizycznej) na PUE, jeśli takie konto założył ZUS?

Odpowiedź ZUS: W pierwszym etapie aby klient mógł zalogować się na swoje konto, musi uzyskać dane do logowania lub upoważnić pełnomocnika:

- w przypadku osoby fizycznej login oraz jednorazowe hasło otrzyma podczas e-wizyty lub na SOK w dowolnej placówce ZUS,
- w przypadku osoby prawnej upoważnić pełnomocnika (pełnomocnik samodzielnie zakłada konto na PUE ZUS),
- jednoosobowa reprezentacja spółki na podstawie danych wpisu KRS może zgłosić się do ZUS drogą telefoniczną, mailową, podczas e-wizyty, na SOK.

W kolejnym etapie (w połowie lutego br.) ZUS planuje uruchomienie usługi automatycznej autoryzacji założonych profili metodą zaufania poprzez bankowość elektroniczną, login.gov.pl, certyfikat kwalifikowany.  Aby dokończyć ten proces wystarczy tylko, że klient na stronie www.zus.pl wybierze ,,Zaloguj się ‘’ za pomocą bankowości elektronicznej, login.gov lub certyfikatu kwalifikowanego, a hasło ustali samodzielnie. Do tego procesu niezbędne jest podanie unikalnego numeru telefonu lub adresu mailowego. Login i jednorazowe hasło może również otrzymać na SOK albo podczas e-wizyty.

Jak uzyskać dostęp na PUE ZUS do konta płatnika (inny niż osoba fizyczna), które założył ZUS?

Odpowiedź ZUS: Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi działać przez swoich przedstawicieli. Może też udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi firmy lub biura rachunkowego.

Jeśli dostęp do konta chce mieć osoba, która ma umocowanie w KRS do reprezentacji lub wynika to z obowiązujących przepisów (np. dotyczących zarządcy sukcesyjnego, umowy spółki, aktu powołania itp.), to wystarczy, że zgłosi to w sali obsługi klientów lub pisemnie. Jeśli do konta płatnika (mocodawcy) mają mieć dostęp inne osoby, jest to możliwe, gdy do ZUS wpłynie pełnomocnictwo. Jeśli jest kilku przedstawicieli płatnika, należy dołączyć formularz PEL-Z. Więcej informacji jest na stronie www.zus.pl.

Jak ma założyć konto osoba poniżej 13 roku życia, która jest płatnikiem składek?

Odpowiedź ZUS: Gdy płatnikami składek są dzieci, to rodzić może występować w imieniu dziecka z mocy prawa  – jako jego przedstawiciel ustawowy. Każdy z rodziców (posiadających władzę rodzicielską) może samodzielnie występować w imieniu dziecka, chyba że są to sprawy przekraczające zwykły zarząd jego majątkiem. Dokumentami wystarczającymi do wykazania umocowania rodzica do działania w imieniu dziecka przed sądem lub organem administracji jest odpis aktu urodzenia dziecka oraz dowód tożsamości rodzica.
Dlatego też, aby rodzić  miał  dostęp do profilu informacyjnego płatnika składek swojego dziecka:

1) powinien  posiadać swój profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS

Aby korzystać z PUE ZUS trzeba zarejestrować się na www.zus.pl i potwierdzić swoją tożsamość. Można wybrać jeden z czterech sposobów rejestracji i potwierdzenia profilu:
-   za pomocą bankowości elektronicznej w banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl),
-   za pomocą rządowego portalu login.gov.pl,
-   za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
-   poprzez rejestrację na stronie www.zus.pl  i potwierdzenie tożsamości w ciągu 7 dni od rejestracji w dowolnej placówce ZUS – osobiście lub podczas e-wizyty.

2)  musi  mieć na PUE ZUS nadane upoważnienie do profilu Płatnika dziecka na podstawie odpisu aktu urodzenia dziecka.

Jak ma założyć konto osoba powyżej 13 rok życia, która jest płatnikiem składek?

Odpowiedź ZUS:  Jeśli osoba ma ukończony 13 rok życia, może samodzielnie założyć konto na PUE. W imieniu dziecka może też działać rodzic (tak to wyjaśniono w poprzedniej odpowiedzi).

Czy ZUS założy profil informacyjny płatnikowi składek, który zawiesił prowadzenie działalności?

Odpowiedź ZUS:  Płatnikowi który ma zawieszone prowadzenie działalności ZUS nie będzie zakładał automatycznie profilu informacyjnego. Nastąpi to dopiero gdy płatnik wznowi działalność.

Od 1 stycznia 2023 r. płatnik składek ma również obowiązek przekazywania do ZUS adresu elektronicznego (mailowego). W jaki sposób może to zrobić?

Odpowiedź ZUS: Płatnik powinien przekazać adres mailowy na dokumencie zgłoszeniowym ZFA (blok VIII, pole 10) /ZPA (blok VI, pole 10) lub w trybie korekty/zmiany. Adresy mailowe przekazane w innej formie pisemnej zostaną zapisane przez ZUS z urzędu na koncie płatnika.

Podstawa prawna: art. 47b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz.1009).