| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > Koszty > Koszty pracownicze > Podróże służbowe 2014

Podróże służbowe 2014

Od 1 marca 2013 r. dieta krajowa wynosi 30 zł. 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wynosi 6,00 zł, a ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety - 45 zł. Podwyższone zostały też diety zagraniczne i limity noclegowe w delegacjach zagranicznych. 29 stycznia 2013 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej podpisał rozporządzenie w sprawie należności za podróże służbowe. To jedno rozporządzenie dotyczy zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych ! Jest też wiele innych nowości.

Warto zauważyć, że stawki diet zmieniły się pierwszy raz od 2007 roku.

9,90 złFaktury 2014 - PDF

Publikując projekt rozporządzenia w sprawie diet z 31 lipca 2012 r. Ministerstwo zapowiadało nowe stawki od samego początku 2013 roku. Gdy termin ten nie został dotrzymany wielu osobom wydawało się, że z dietami będzie tak samo jak w przypadku „kilometrówki” , gdzie możliwości budżetu państwa i weto Ministra Finansów stanęły na przeszkodzie aktualizacji stawek. Na szczęście jest inaczej.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter!

Diety ważne nie tylko dla "budżetówki"

Co prawda w tytuł rozporządzenia sugeruje związek tych przepisów tylko ze sferą budżetową, ale z przepisów kodeksu pracy wynika, że limity diet dotyczą również sfery prywatnych pracodawców.

Otóż na podstawie art. 775 § 3-4 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami - w tym także diet - w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jednak obowiązujące, u danego pracodawcy, zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę w danej firmie prywatnej nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej (art. 775 § 5 k.p.).

Więcej na ten temat w tekście:  Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców – rozliczenia podatkowe

Polecamy poradnik: Kodeks pracy 2014 z komentarzem

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Polecamy: Komplet : IFK + MK + Infororganizer

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Zdaniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej konieczność zmiany ww. rozporządzeń uzasadniona jest w szczególności:

1) podwyższeniem stawek diet, a w przypadku podróży zagranicznych także urealnieniem limitów noclegowych, gdyż ich wysokość od kilku lat nie była zmieniana,

2) modyfikacją niektórych przepisów, w tym ich uproszczeniem lub ujednoliceniem bądź uściśleniem.

Minister Pracy i Polityki Społecznej uznał, że całość problematyki należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników sfery budżetowej na obszarze kraju i poza jego granicami powinna znaleźć się w jednym rozporządzeniu.

To założenie realizuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (zostało podpisane w kształcie niemal nie różniącym się od projektu z 2 października 2012 r.).

Treść rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dziennik Ustaw z 5 lutego 2013 r., poz. 167).

W nowym rozporządzeniu wprowadzono podział na 4 rozdziały:

- w pierwszym rozdziale, obejmującym § 1-5 zamieszczono przepisy wspólne dla podróży krajowej i zagranicznej,

- w drugim rozdziale, obejmującym § 6-11 zamieszczono przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe,

- w trzecim rozdziale, obejmującym § 12-21 zamieszczono przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne,

- w czwartym rozdziale (§ 22 -23) zamieszczono przepisy końcowe.

Dalej przedstawiamy fragmenty uzasadnienia projektu tego rozporządzenia, dotyczące zwłaszcza nowych lub modyfikowanych rozwiązań.

W § 3, określono warunki zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. Zgodnie z treścią ust. 2 zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Koszty przejazdu dokumentuje się biletami lub rachunkami. Utrzymana została zasada dokumentowania przejazdu biletami lub rachunkami fakturami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2), co umożliwi zwrot pracownikowi kosztów przejazdu w przypadku np. zagubienia bądź zniszczenia biletów lub rachunków.

Brzmienie § 3 ust. 3 i 4 stanowi w zasadzie powtórzenie dotychczasowych warunków zwrotu kosztów przejazdu w przypadku gdy, na wniosek pracownika, pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem, z tym że w odniesieniu do podróży zagranicznej dodano możliwość skorzystania - poza samochodem - z motocykla lub motoroweru.

Zwrot tych kosztów będzie następował z uwzględnieniem stawek za 1 km przebiegu ustalonych przez pracodawcę na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.).

Kilometrówka 2012/2013

Przepis § 4 nowego rozporządzenia ustala zasadę zwrotu pracownikowi innych niezbędnych wydatków, niż określone w rozporządzeniu (w tym wymienione w § 2 pkt 1-3), których poniesienie było ściśle związane z podróżą służbową. Mogą to być opłaty za bagaż, gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia, bądź opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży pojazdem, o którym mowa w § 3 ust. 4, oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

W § 5 nowego rozporządzenia określono wspólne dla podróży krajowej i podróży zagranicznej warunki rozliczania kosztów tych podróży. Utrzymano 14-to dniowy termin przedstawienia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży (ust. 1), przy czym nie ma przeszkód aby pracownik przedstawił rozliczenie w terminie krótszym. Nie uwzględniono zatem propozycji Ministra Gospodarki (dot. skrócenia tego terminu do 7 dni) oraz Ministra Zdrowia (aby termin rozliczenia określał pracodawca).

Nie uległa zmianie zasada, że do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności: rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Skorygowane brzmienie tej części przepisu ust. 2 (obecnie „Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe...) pozwoli wyeliminować wątpliwości pracodawców odnośnie możliwości zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego wydatków służbowych, jeśli nie są one stosownie udokumentowane; dotyczyć to będzie sytuacji nietypowych (np. zagubienie, zniszczenie, kradzież rachunków, biletów itp.).

Pracownik, w uzasadnionych przypadkach, składa również oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów podróży bądź ich wysokości (np. w przypadku gdy na rachunku/ fakturze za hotel brak jest informacji, że w hotelu zapewnione zostało wyżywienie).

Warunki wypłacenia pracownikowi zaliczki zostały zamieszczone odpowiednio w rozdziale 2 (podróż krajowa) i 3 (podróż zagraniczna).

1. Stawka diety wzrasta o 7 zł tj. z 23 do 30 zł (§ 8 ust. 1 projektu). Aktualna (do końca lutego 2013 r.) wysokość diety (23 zł) obowiązuje od 1 stycznia 2007 r., a nowa wysokość diety będzie obowiązywała od 1 marca 2013 r. . Podwyższenie kwoty diety krajowej (o 30,4%) odpowiada, zdaniem MPiPS wzrostowi inflacji (średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych) w tym czasie.

2) określono sposób zmniejszenia należnej diety w przypadku gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z § 7 ust. 4 nowego rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety;

2) obiad – 50% diety;

3) kolacja – 25% diety.

Określone w § 7 ust. 3 nowego rozporządzenia przypadki, w których dieta nie przysługuje nie uległy zmianie. Wcześniej przepisy dotyczące obliczania diety należnej pracownikowi przewidywały, że dieta nie przysługuje m.in. jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, a tym samym brak jest podstaw do zmniejszenia przez pracodawcę kwoty diety, w przypadku gdy podczas krajowej podróży służbowej miał on zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie, tj. jeden lub dwa posiłki.

Zasadne zatem jest, by dieta była stosownie zmniejszona w przypadku, gdy pracownik miał zapewniony bezpłatny 1 lub 2 posiłki, gdyż wydatki pracownika na zwiększone koszty wyżywienia w czasie krajowej podróży są wówczas niższe niż w sytuacji, gdy wszystkie posiłki musiał sobie zapewnić we własnym zakresie.

Podobna zasada stosownego zmniejszenia diety obowiązuje od wielu lat w przypadku odbywania podróży zagranicznej.

Wydaje się zatem zasadny nowy przepis, regulujący kwestię stosownego zmniejszenia diety krajowej w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione częściowe bezpłatne wyżywienie, gdyż wymagają tego względy racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami finansowymi będącymi w dyspozycji jednostek organizacyjnych sfery budżetowej. Podobne regulacje zamieszczone są w przepisach dotyczących warunków zwrotu należności za podróże służbowe np. policjantów i żołnierzy.

3) Określone w § 8 i 9 nowego rozporządzenia przepisy, regulujące prawo pracownika do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, jak i do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg są, w zasadzie, analogiczne jak dotychczasowe regulacje.

Przy nowej stawce diety (30 zł), 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 6,00 zł (obecnie 4,60 zł), a ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety, 45 zł (obecnie 34,50 zł), co oznacza ich wzrost także o 30,4%.

4) Zgodnie z § 9 ust. 1 nowego rozporządzenia, zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (do 600 zł). Limitowanie kosztów noclegów przewidują przepisy mające zastosowanie do zwrotu kosztów noclegu przy podróżach służbowych np. żołnierzy i funkcjonariuszy.

Dodano jednakże ust. 2, umożliwiający pracodawcy – w uzasadnionych przypadkach - wyrażenie zgody na zwrot udokumentowanych kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

5) Przepis § 10 stanowi powtórzenie dotychczasowego przepisu i zapewnia pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (jednokrotnego lub wielokrotnego w zależności od okresu pobytu w podróży) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

6) W § 11 powtórzono dotychczasowy przepis dotyczący udzielenia pracownikowi, na jego wniosek, zaliczki na przewidywane koszty podróży krajowej. Z reguły wydatki związane z podróżą krajową są znacznie niższe niż przy podróży zagranicznej, dokonywane są w walucie polskiej, a zatem kwestię odnośnie wnioskowania o przyznanie zaliczki pozostawiono w gestii pracownika.

1) zmieniona została wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw, jak i rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.

Nowe wysokości diet limitów noclegowych zostały określone w załączniku do nowego rozporządzenia.

W większym niż dotychczas zakresie wysokość tych należności została określona w euro (w Afganistanie, Arabii Saudyjskiej, Armenii, Azerbejdżanie, Białorusi, Brazylii, Chinach, Gruzji, Indonezji, Izraelu, Jordanii, Kenii, Malezji, Mołdowie, Nigerii, Pakistanie, Rosji, Tadżykistanie, Tajlandii, Tanzanii, Turkmenistanie, Ukrainie, Uzbekistanie, Zimbabwe, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, HongKongu, Tajwanie); dla Turcji świadczenia zostały określone w USD.

Podwyższone bądź zmienione stawki diet i limitów noclegowych zostały określone na podstawie propozycji nadesłanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (w 2008 r.) oraz placówki dyplomatyczne. Niektóre stawki diet nie były zmieniane od wielu lat (np. Afganistan, Etiopia, Mongolia, Peru, Syria).

Wzrost stawek diet zagranicznych i limitów noclegowych jest bardzo zróżnicowany.

Najniższy wzrost  stawek diet jest w: Australii (1,14%), Portugalii, Mongolii i Malcie (2,1-2,4%), Iranie, Kanadzie, Estonii, Rumunii (5-6%); wyższy wzrost w granicach ponad 10% do 35% ma miejsce w odniesieniu np. do Albanii, Algierii, Austrii, Danii, Francji, Meksyku, Niemiec, Senegalu, Słowacji, USA, Węgier, Włoch. Najwyższy wzrost tych stawek ma miejsce w przypadku np. Chile (42,9%), Cypru (51,5%), Wenezueli (53,8%), Islandii (55,6%). Zróżnicowany jest także wzrost limitów noclegowych; dla przykładu: poniżej 10% w Irlandii i Niderlandach, o 25% m.in. w Libanie, Libii, Maroku, Meksyku, Norwegii, Szwajcarii, o 50% w Argentynie, Czechach, Francji, Kolumbii, o 100% w Algierii i Cyprze, ponad 100% w Etiopii.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych wnioskując, w listopadzie 2008 r., o zmianę wysokości diet i limitu hotelowego poinformowało, że proponowane kwoty diet zostały ustalone na bazie 1/30 mnożnika 2,8 dodatku zagranicznego w poszczególnych krajach, a kwoty limitu noclegowego zostały podane na podstawie wystąpień placówek.

2) w § 13 ust. 2 zmiana polega na dodaniu drugiego zdania w brzmieniu „W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe”.

Pozwoli to wyeliminować zgłaszane dotychczas wątpliwości, czy w przypadku gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe) pracodawca może ustalić wysokość diet, przewidzianych w załączniku, odpowiednią dla każdego z tych państw, a nie tylko jedną stawkę diety.

Dotyczy to np. podróży zagranicznej na trasie np. Warszawa – Berlin – Bruksela – Paryż, w sytuacji gdy w każdym z tych miast poza granicami RP pracownik odbywa służbowe spotkania. W takim przypadku pracodawca może ustalić należność z tytułu diet w sposób następujący: według diety przewidzianej dla Francji jako państwa docelowego (50 EUR) lub dodatkowo według diet przewidzianych dla Niemiec (49 EUR) i Belgii (48 EUR) bądź jednego z tych państw (Niemiec lub Belgii).

Powyższa zasada nie dotyczy – tak jak dotychczas – ustalania diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem (np. podróż służbowa do Francji, odbywana samochodem prywatnym; w takim przypadku należną dietę ustala się w wysokości przewidzianej dla Francji);

3) znowelizowane zostały przepisy dotyczące zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. Projektowany § 20 ust. 3 stanowi, że „Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.”

Brzmienie ust. 3 uwzględnia uwagi zgłoszone przez Ministra Finansów i Ministra Spraw Wewnętrznych. Treść ust. 1, 2, 4 stanową powtórzenie dotychczasowych regulacji;

4) dotychczasowe przepisy dotyczące możliwości wypłacenia zaliczki w walucie polskiej, za zgodą pracownika, jak i rozliczenia wypłaconej zaliczki uzupełniono regulacją, według jakiego kursu waluty należy ustalić zaliczkę i jej rozliczenie, o co wnioskował m.in. Minister Finansów oraz Minister Spraw Wewnętrznych. W myśl projektowanego § 21:

„1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia określonego przez Narodowy Bank Polski.”;

5) nie uległy zmianie pozostałe przepisy, dotyczące obliczania i wypłacania należnych diet, zwrotu kosztów noclegu, przejazdów i dojazdów, warunków udzielania zaliczki oraz rozliczania kosztów (wydatków) związanych z odbytą podróżą służbową.

Określone w załączniku do projektu stawki diet zagranicznych i limitów noclegowych dla Ekwadoru i Iraku nie uległy zmianie. Dotychczasowa jest także: wysokość limitów noclegowych dla Iranu, Japonii, Kambodży, Mongolii i Urugwaju oraz wysokość diet dla Kuwejtu i Wybrzeża Kości Słoniowej.

6) Nowym przepisem jest § 22, dotyczący sposobu ustalania diety i innych wydatków w przypadku gdy podróż zagraniczna powiązana jest z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Dotychczasowe przepisy nie zawierały odrębnych postanowień w tym zakresie, dlatego niektórzy pracodawcy mieli wątpliwości, czy i w jakiej wysokości należy dokonywać pracownikowi zwrotu należności za czas przejazdu na obszarze kraju.

Zamieszczono zatem przepis, zgodnie z którym przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio do ustalania należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej do kraju.

Nowe przepisy weszły w życie z dniem 1 marca 2013 r.

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

PAŹ02
TydzieńPWŚCPSN
40293012345
416789101112
4213141516171819
4320212223242526
4427282930310102

Poznaj platformę INFORFK

Ostatnio na forum

Narzędzia księgowego

Eksperci infor.pl

Dariusz Budnik

Radca Prawny - Kancelaria Prawna Cyman i Wspólnicy

Zostań ekspertem Infor.pl »