Nowe zasady korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 roku. Jest już projekt rozporządzenia. Co się zmieni?

• Nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 r.
• Zakres uprawnień do korzystania z KSeF
• Sposoby nadawania uprawnień do korzystania z KSeF
• Zmiana zasad składania ZAW-FA
• Sposoby uwierzytelnienia się w KSeF
• Dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez podanie kodu QR

Nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 r.

Od 1 lipca 2024 r. dotychczasowe rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z późn. zm.), dalej jako „rozporządzenie z 2021 r.” przestanie obowiązywać. Zastąpi je nowe rozporządzenie o tej samej nazwie. Wynika to z faktu, że MF na podstawie art. 106r ustawy o VAT, który będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r. otrzymał nowy zakres jaki musi  uregulować rozporządzeniem. 

Dlatego nowe rozporządzenie będzie określało:

- rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e- Faktur (KSeF),

- sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień,

- sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, 

- zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej, faktur wystawionych trakcie trwania awarii systemu, po przesłaniu ich do KSeF, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF, bez konieczności uwierzytelniania(tzw. dostęp anonimowy);

- sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, udostępnianych nabywcy poza KSeF lub używanych poza KSeF, umożliwiający dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tej fakturze, oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

- sposób oznaczania faktur wystawionych w czasie awarii systemu udostępnionych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, w przypadku ich udostępnienia nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF , oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania.

Zakres uprawnień do korzystania z KSeF

Zakres uprawnień do korzystania z KSeF zasadniczo nie ulega zmianie. Obecne regulacje uzupełniono jedynie w ten sposób, że uprawnieniami do korzystania z KSeF są uprawnienia do wystawiania lub dostępu również do faktur wystawionych w trakcie awarii systemu oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF. 

W zakresie wystawiania lub dostępu do faktur rozszerzono natomiast katalog podmiotów uprawnionych do tej funkcjonalności KSeF o:
- podatnika wskazanego przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego (§ 3 ust. 3 pkt 6 projektu) oraz 
- podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (§ 3 ust. 3 pkt  7 projektu). 

Zrezygnowano natomiast z dotychczasowej regulacji zawartej w § 2 ust. 4 rozporządzenia z 2021 r. dotyczącej pośredniego nabywania uprawnień. Uznano bowiem za konieczne wskazywanie kto ma mieć uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur, bez automatycznego cedowania uprawnień.

Sposoby nadawania uprawnień do korzystania z KSeF

W § 4 projektu w ust. 1 wskazano sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. W przepisie tym powielono obecne rozwiązanie. Wprowadzono jedynie dodatkowy wymóg podania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podmiotu uprawnionego, w przypadku gdy pieczęć ta nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika.

Nowym rozwiązaniem jest natomiast wskazanie zakresu danych, jakie będzie musiał podać podatnik lub inny podmiot w celu: 

1) nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku samofakturowania, jeśli nabywca wystawiający fakturę nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika (§ 4 ust. 3 projektu); umożliwi to samofakturowanie przez podmioty zagraniczne;

2) nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF przez rolnika ryczałtowego (§ 4 ust. 4 projektu),

3) nadania lub zmiany uprawnień do wystawiania faktur przez podatnika wskazanego przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego (§ 4 ust. 5 projektu),

4) nadania, zmiany lub odebrania uprawnień wystawiania faktur przez podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (§ 4 ust. 6 projektu).

Zmiana zasad składania ZAW-FA

Zostanie dopuszczona możliwość złożenia zawiadomienia zarówno w postaci papierowej, jak również w postaci elektronicznej, a także przez e-Urząd Skarbowy. W tym celu zrezygnowano z dotychczasowej regulacji, że nadawanie lub odbieranie uprawnień w takim przypadku jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego tylko w postaci papierowej. Dlatego zostanie określony nowy wzór tego zawiadomienia.

Sposoby uwierzytelnienia się w KSeF

Sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF będzie określał § 6 ust. 1 projektu. Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało użycia:

1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797), albo

2) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online; jednocześnie zostanie umożliwione,  w przypadku kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących tę pieczęć, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu ZAW-FA;

3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo

4) wytworzonego przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, certyfikatu autoryzującego tzw. tokena. 

Wprowadzone zostanie dodatkowe zabezpieczenie w przypadku tokenów. Token będzie powiązany z parą kluczy szyfrujących, na którą składa się klucz prywatny i klucz publiczny. Klucz publiczny będzie częścią certyfikatu cyfrowego jego właściciela i mogą go używać wszyscy zainteresowani. Jednakże klucz prywatny będzie chroniony przez właściciela klucza i tylko on będzie mógł się nim posłużyć. Ograniczony dostęp do klucza zapewnia ochronę komunikacji prowadzonej za jego pomocą. 

Specjalne zabezpieczenia(certyfikat wystawcy faktury) będzie wymagany w przypadku faktur wystawianych w czasie awarii lub niedostępności systemu. Certyfikat ten przypisany zostanie  do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. 

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez podanie kodu QR

Uregulowano również dostępu w KSeF do faktur  poprzez kod weryfikujący po podaniu m. in.  numeru faktury, numeru kolejnego faktury korygującej, numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora oraz kwoty należności ogółem.

Kod weryfikujący został zdefiniowany w § 2 pkt 2 projektu. 

Wprowadzona zostanie konieczność oznaczania kodem weryfikującym faktur wystawianych za pomocą samofakturowania, jeśli nabywca wystawiający fakturę nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Faktura taka poza będzie zawiera również numer za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim.

Szczegółowy opis wymagań technicznych dla kodów weryfikujących zawiera oprogramowanie interfejsowe.

Wprowadzone będą również przepisy przejściowe, gdzie zostanie wskazane po podaniu jakich danych faktury ustrukturyzowanej, wystawionej w KSeF przed dniem 1 lipca 2024 r., możliwy będzie dostęp do tej faktury w KSeF (tzw. dostęp anonimowy). 

Zmiany wejdą w życie 1 lipca 2024 .

Źródło: Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – opublikowany 27 listopada 2023 r. na rcl.gov.pl

Joanna Dmowska, Ekspert w zakresie VAT