Czy KSeF wpłynie na ceny w biurach rachunkowych?

• Główne aspekty wpływu KSeF na funkcjonowanie biura rachunkowego
• Czas potrzebny na wprowadzenie danych do systemu księgowego
• Koszt czasu pracy pracowników biura
• Czynniki, które mogą wpłynąć na koszty świadczenia usług księgowych po 2026 roku.
• Wpływ KSeF, digitalizacji, AI i automatyzacji na czas obsługę typowego klienta biura rachunkowego
• Podsumowanie kosztów w nowej sytuacji po 2026 r.
• Czy KSeF spowoduje spadek cen usług księgowych w biurach rachunkowych?

Główne aspekty wpływu KSeF na funkcjonowanie biura rachunkowego

KSeF to system, w którym przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w jednolitej strukturze. Pozwoli to biurom rachunkowym łatwiej wprowadzać dane do systemu księgowego, zarówno w zakresie dokumentów sprzedaży, jak i faktur kosztowych. Sam KSeF nie wpłynie bezpośrednio na czas wykonywania czynności wymagających wiedzy merytorycznej. To sposób dostarczania danych – faktur zakupu i sprzedaży.

W związku z tym założeniem należy zbadać, ile czasu zajmuje wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego, rozumiane jako czynności niewymagające wiedzy merytorycznej.

Czas potrzebny na wprowadzenie danych do systemu księgowego

Z otrzymanych danych z zaprzyjaźnionego biura rachunkowego wynika, że sam proces wprowadzania danych klientów do systemu (bez czynności wymagających wiedzy merytorycznej) zajmuje około 10-20% czasu przeznaczanego na obsługę klienta, a pozostały czas to analiza jego danych (pod którym to pojęciem rozumiemy również wszelkie czynności wymagające wiedzy merytorycznej, w tym co do sposobu zaksięgowania danej faktury), jakieś konsultacje z klientem, spotkania j. Na potrzeby niniejszego artykułu – aby nie zaniżyć czasu technicznego wprowadzenia danych – przyjmiemy, że średni czas wprowadzania danych do systemu w tym biurze – bez czynności wymagających wiedzy merytorycznej - to 20% czasu przeznaczanego na obsługę klienta, czyli 20 jednostek czasowych na 100 jednostek.

Analiza danych klienta (rozumiana jako wszelkie czynności merytoryczne) może zajmować szczególnie długo w przypadku, gdy biuro przyjęło nowych klientów lub zatrudnia nowych księgowych, gdyż pracownicy muszą zapoznać się z klientem i jego działalnością. Z informacji od tego biura wynika, że 80% pracowników, którzy analizują dane, pracuje w tym biurze co najmniej 3 lata, bardzo dobrze zna system księgowy i klientów. Dodatkowo, ponad 90% klientów współpracuje z tym biurem co najmniej 3 lata, wobec tego nie ma konieczności wdrażania ich do pracy z danym biurem rachunkowym, lecz jest w tym zakresie utrwalona praktyka. Zatem nie występują okoliczności, które mogłyby przemawiać za incydentalnie wydłużonym czasem analizy, analiza i czynności wymagające wiedzy merytorycznej standardowo zajmują 80% czasu przeznaczanego na obsługę klienta.

W tym biurze większość dokumentów przekazywana jest elektronicznie, poprzez wgrywanie skanów faktur do systemu obiegu dokumentów lub plików pdf lub poprzez wysyłkę na e-mail biura, biuro stosuje OCR, część dokumentów dostarczana jest poprzez plik z programu sprzedażowego do wgrania do systemu. Sporadyczni klienci dostarczają dokumenty papierowo.

Koszt czasu pracy pracowników biura

W biurze rachunkowych największym kosztem są pensje pracowników. KSeF może najbardziej wpłynąć na czas pracy pracowników, dlatego będzie on głównie przedmiotem zainteresowania.

Przyjęliśmy, że 20% czasu obsługi klienta to 20 jednostek czasu na 100 jednostek czasu. Jedna jednostka czasu wprowadzania danych do systemu (bez czynności wymagających wiedzy merytorycznej) kosztuje 50 jednostek monetarnych, natomiast jedna jednostka czasu analizy i prac merytorycznych kosztuje 93,5 jednostki monetarnej. Otóż owe 20 jednostek czasu wprowadzania danych kosztuje 20 razy 50 jednostek monetarnych, czyli 1 000 jednostek monetarnych. Wprowadzaniem danych jest tańsze, bo może być wykonywane przez pracowników nie posiadających bardzo wysokich kwalifikacji.

Pozostałe 80% czasu obsługi klienta kosztuje 80 razy 93,5 jednostki monetarnej, czyli 7 480 jednostek monetarnych.

Łączny średni koszt obsługi klienta to 8 480 jednostek monetarnych.

Czynniki, które mogą wpłynąć na koszty świadczenia usług księgowych po 2026 roku.

a) Szybsze wprowadzanie danych do systemu

Trudno oszacować, ile czasu pozwoli zaoszczędzić KSeF w biurach rachunkowych. Natomiast odnośnie tego zaprzyjaźnionego biura, załóżmy bardzo optymistycznie, że samo wprowadzanie danych (czyli czynności niewymagające wiedzy merytorycznej) skróci się o połowę i będzie zajmowało 10 jednostek czasu i bez uwzględniania innych czynników kosztowałoby 500 jednostek monetarnych.

Należy mieć na uwadze, że już dziś wiele biur posługuje się systemami OCR pozwalającymi na odczyt danych z pdf czy skanów, zaciąga sprzedaż plikiem do programu.

b) Nowe pliki JPK w zakresie podatku dochodowego

Wprowadzenie nowych plików JPK w zakresie podatku dochodowego to może być prawdziwa rewolucja. Urzędy skarbowe będą otrzymywać de facto całe księgi od podatników, w formie ustrukturyzowanej, która pozwoli na bardzo zautomatyzowaną i szybką kontrolę przedsiębiorców i o wiele łatwiejsze wykrywanie błędów.

Błędy mogą zdarzyć się nawet w najlepszym biurze rachunkowym. Jest bardzo prawdopodobne, że nowe pliki JPK w zakresie podatku dochodowego pozwolą na ich łatwiejsze wykrywanie przez urzędników, co doprowadzi do wzrostu ryzyka świadczenia usług księgowych. Odpowiedzialne księgowe będą jeszcze dokładniej sprawdzać klientów, a zatem poświęcać więcej czasu na analizę.

Gdyby przyjąć, że będą poświęcać tylko 10% czasu więcej na analizę, inne czynności merytoryczne i kontakt z klientem, to szeroko rozumiana analiza przeciętnego klienta zajęła 1,10 razy 80 jednostek czasu, czyli wydłużałby czas analizy i innych czynności wymagających wiedzy merytorycznej do 88 jednostek czasu.

c) Presja płacowa w związku z wejściem w życie nowego pliku JPK w zakresie podatku dochodowego

Skoro nowy plik JPK w zakresie podatku dochodowego spowoduje wzrost ryzyka wykrywania błędów, zwiększy zapotrzebowanie na analizę dokumentów księgowych i inne czynności merytoryczne (wydłuży czas dokonywania tych czynności), to może spowodować również wzrost pensji wykwalifikowanych księgowych, czyli podnieść koszt jednostki czasu za analizę dokumentacji i inne czynności merytoryczne. Jeśli załóżmy, że może to być 10%, to wtedy taka jednostka czasu kosztowałaby 1,10 razy 93,5 tj. 102, 85 jednostki monetarnej (drożej o 9,35 jednostki monetarnej).

d) Presja płacowa w związku z sytuacją gospodarczą

Największe podwyżki cen biur rachunkowych nastąpiły w 2022 i 2023 r. Po tym okresie – mimo dużego wzrostu kosztów - biura były bardzo powściągliwe w podnoszeniu cen ze względu na widoczne spowolnienie gospodarcze, wielu właścicieli biur wolało nie podnosić zbytnio ceny dla obecnego klienta, który płaci, niż przyjąć nowego droższego, ale z ryzykiem zaległości płatniczych.

W 2022 r. płaca minimalna wynosiła 3010 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 19,70 zł. Od 1 lipca 2023 r. płaca minimalna wynosiła 3600 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 23, 50 zł. W 2026 r. proponowana płaca minimalna to 4806 zł brutto, a stawka godzinowa to 31,40 zł. Zatem od 2022 r. do 2026 r. płaca minimalna wzrośnie o prawie 60%, a od 1 lipca 2023 r. do 2026 o ponad 33%.

Oczywiście wykwalifikowana księgowa zazwyczaj nie zarabia płacy minimalnej, ale wzrost najniższego wynagrodzenia, które otrzymują nawet osoby bez żadnego doświadczenia i kwalifikacji powoduje wzrost wynagrodzenia innych pracowników. Dla pewnej ilustracji warto przytoczyć pewien przykład. W połowie 2021 roku w mniejszych miejscowościach zdarzało się, że samodzielna księgowa, zatrudniona w biurze rachunkowym, która potrafi zrobić sprawozdanie finansowe, zarabiała mniej niż minimalne wynagrodzenie w 2025 r. Dodatkowo w 2026 minimalne wynagrodzenie studentów do 26 roku na umowie zlecenia będzie wynosiło więcej niż magiczne 5 000 zł na rękę (tj. 5024 zł – 31,4 zł razy średnio 160 godzin miesięcznie).

Gdyby przyjąć, że sama presja płacowa dla pracowników wykwalifikowanych uwzględniająca wzrost wynagrodzenia minimalnego i około 3% inflacji, spowodowałaby wzrost wynagrodzenia o 10%, to jednostka czasu pracy będzie droższa o kolejne 9,35 jednostki monetarnej.

Wynagrodzenie pracowników za wprowadzanie danych (czyli czynności niewymagające wiedzy merytorycznej) również musi wzrosnąć w związku z podwyżką wynagrodzenia minimalnego o około 3% tj. wynosiłoby 51,5 jednostki monetarnej.

e) Ogólny wzrost kosztów

Znaczne podniesienie płacy minimalnej oprócz tego, że już w części spowodowało wzrost wydatków, może wygenerować jeszcze większe koszty, wzrosty cen (zwłaszcza usług), które nie znajdą odzwierciedlenia we wskaźnikach inflacji. Wzrost wynagrodzenia minimalnego może spowodować wyższe ceny wszystkiego w przyszłości, gdyż gospodarka zawsze reaguje z pewnym opóźnieniem.

W części biur rachunkowych ponadto wzrosły koszty utrzymania i aktualizacji oprogramowania księgowego nawet o 300% (sic!).

W związku ze znacznym wzrostem wynagrodzeń pracowników, jak również innych kosztów, rentowość biura z przykładu spadła. Obecnie zysk stanowi 8,2638 % przychodów tego biura.. Biuro istnieje prawie 10 lat na rynku, zatrudnia do 10 pracowników i jest dosyć dobrze zoptymalizowane. Takie dane wskazują, że raczej nie ma już miejsca na obniżki cen usług zwłaszcza w perspektywie wzrostu kosztów w przyszłości.

Wzrost kosztów może powstać także w związku z przyśpieszeniem w gospodarce, obniżką stóp procentowych, napływem pieniędzy z KPO itp.

Wpływ KSeF, digitalizacji, AI i automatyzacji na czas obsługę typowego klienta biura rachunkowego

Z informacji uzyskanych od zaprzyjaźnionego biura rachunkowego wynika, że 74% ich klientów ma mniej niż 30 dokumentów miesięcznie (wielu z nich dosłownie po kilka - kilkanaście), a 7 % klientów ma pomiędzy 30 a 50 dokumentów miesięcznie, czyli 81% klientów nie przekracza 50 dokumentów miesięcznie. Z danych od kilku innych właścicieli biur rachunkowych wynika, że większość ich klientów to również firmy małe. Właściciele biur starają się unikać zbyt dużych firm, ze względu na mniejszą ich opłacalność, gdyż biuro musi konkurować z opcją zatrudnienia wewnętrznej księgowej w firmie klienta, możliwe uzależnienie od klienta, większe możliwości negocjacyjne klienta, który jest w stanie uzyskiwać jakieś rabaty, darmowe usługi itp., gdyż jego odejście może spowodować perturbacje w biurze rachunkowym. Więksi klienci częściej są kontrolowani, a popełniony błąd może spowodować poważniejsze konsekwencje.

W sytuacji klientów z małą liczbą dokumentów miesięcznie, nie da się stosować jakiejś szczególnej zindywidualizowanej automatyzacji i AI, które ma głównie zastosowanie w przypadku, gdy dokumenty firmy są do siebie podobne. Dokumentacja małych firm wykazuje się o wiele większą różnorodnością i dużo mniejszą powtarzalnością faktur w tym samym miesiącu.

Poza tym, małe firmy płacą na tyle mało, że mogłoby być nieopłacalne ponoszenia kosztów tworzenia, wdrażania i funkcjonowania zindywidualizowanych automatów dla takiego małego klienta.

Poza tym, przepisy prawa ulegają zmianom, wychodzą nowe interpretacje podatkowe, w których zapadają odmienne rozstrzygnięcia w podobnych stanach faktycznych, co utrudnia działanie sztucznej inteligencji i automatyzacji i rodzi konieczność aktualizowania przyjętych wcześniej rozwiązań, co związane jest z kosztem.

Podsumowanie kosztów w nowej sytuacji po 2026 r.

Wyjściowy koszt obsługi klienta w omawianym biurze w zakresie pensji pracowników wyniósł 8 480 jednostek monetarnych. Przy założeniu, że czas wprowadzania danych do systemu księgowego (bez czynności wymagających wiedzy merytorycznej) skróci się o połowę i a koszt jednostki czasu wzrośnie o 3 procent. Koszt wprowadzania danych będzie wynosił 10 razy 51,5 jednostki monetarnej 515 jednostek monetarnych, jeśli czas analizy (rozumianej jako wszelkie czynności wymagające wiedzy merytorycznej) wzrośnie do 88 jednostek monetarnych a one podrożeją dwa razy po 10% (łącznie 20% od pierwotnej sumy) tj. wyniesie 112,2 jednostki monetarnej to koszt analizy wyniesie 9 873, 6 jednostki monetarnej (88 razy 112,2), a średni koszt obsługi klienta wyniesie 10 388,6 jednostek monetarnych (9873,6 + 515). Wzrośnie zatem o około 22,5 %.

Czy KSeF spowoduje spadek cen usług księgowych w biurach rachunkowych?

Powyższa analiza wskazuje, że co do zasady nie, a przynajmniej nie w biurach, które odpowiednio analizują dokumentację klientów, zatrudniają wykwalifikowany personel i zachowują wysoką jakość obsługi. Istnieją mocne przesłanki, które przemawiają za podwyższeniem cen ze względu na czynniki inne niż KSeF, lecz może dzięki KSeF podwyżka będzie ciut niższa. Jednak należy mieć na uwadze, że w początkowym okresie KSeF spowoduje wzmożoną pracę w biurach rachunkowych, związaną z pytaniami klientów, co zwiększy koszt właściciela biura. Biuro ponoszą także koszty przygotowania się do KSeF, szkoleń, dostosowania umów, systemów, programów itp.

Oprócz tego, należy pamiętać o bardzo ważnym czynniku, jakim jest wejście w życie przepisów dotyczących nowych plików JPK w zakresie podatku dochodowego, które może podnieść znaczenie odpowiedniej analizy dokumentów księgowych, większe zapotrzebowanie na usługi biur zachowujących odpowiednią jakość, a tym samym wzrost cen usług księgowych w tych biurach.