Fundusze unijne 2018 - będzie łatwiej uzyskać dofinansowanie

• Rozpoczęcie realizacji projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie
• Brak stabilności finansowej przedsiębiorstwa
• Brak weryfikacji poziomu innowacyjności projektu
• Nieprawidłowe przyporządkowanie kosztów projektu
• Brak odpowiednich zasobów do realizacji projektu
• Od 2018 r. ułatwienie dla wnioskodawców POIR

Programy dofinansowania przedsiębiorstw w 2018 r.

W ramach unijnej polityki spójności i perspektywy finansowej na lata 2014-2020 Polska otrzymała do wykorzystania 82,5 mld euro. Tymczasem z danych Ministerstwa Rozwoju wynika, że po trzech latach wydatkowania, we wszystkich programach operacyjnych do rozdysponowania pozostaje ponad 54 proc. środków. Od 2014 r. uruchomiono 3,8 tys. konkursów, w których złożono ponad 68 tys. wniosków o dofinansowanie w łącznej wysokości ok. 421 mld zł. Do tej pory podpisano 25 tys. umów na ponad 225 mld zł, a średni poziom dofinansowania wszystkich projektów (realizowanych przez przedsiębiorców i instytucje publiczne) wyniósł 77 proc.

Największym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców cieszy się Program Operacyjny Inteligentny Rozwój (POIR), którego celem jest wzrost innowacji i działań badawczych. W ramach POIR wykorzystanie alokacji wzrosło do poziomu 5 903,96 mld zł, co stanowi zaledwie ok. 16 proc. środków dostępnych w programie. Ministerstwo Rozwoju już zapowiedziało liczne uproszczenia proceduralne, zarówno na etapie oceny formalnej, jak i merytorycznej, co powinno przełożyć się na zwiększenie skuteczności wnioskodawców i przyspieszenie wydatkowania z POIR. Z doświadczenia Ayming Polska wynika, że dotychczas na etapie oceny merytorycznej wnioski najczęściej były odrzucane z pięciu powodów.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Rozpoczęcie realizacji projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie

Najczęstszym błędem popełnianym przez wnioskodawców POIR jest rozpoczęcie realizacji projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Jest nim podpisanie umowy z wykonawcą lub dostawcą (np. maszyn, materiałów), czy dokonanie płatności (nawet w formie zaliczki) na poczet projektu.

- Z założenia dotację powinny uzyskać firmy, które nie są w stanie samodzielnie przeprowadzić projektu w kształcie przedstawionym we wniosku. Jeśli więc przedsiębiorstwo rozpoczęło realizację projektu jeszcze przed złożeniem wniosku, jest to sygnał dla instytucji finansującej, że dysponuje ono zapleczem finansowym, a dotacja nie jest niezbędna do realizacji projektu. Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przedsiębiorstwo potencjalnie może podpisać umowę warunkową zawierającą klauzulę, która zastrzega, że umowa wejdzie w życie dopiero po otrzymaniu przez firmę dofinansowania. Umowy takie nie mogą być wiążące – komentuje Magdalena Burzyńska, Dyrektor Zarządzająca w Ayming Polska.

INFORAKADEMIA poleca: Księgowość projektów unijnych

Brak stabilności finansowej przedsiębiorstwa

Fundusze unijne są przeznaczone dla rozwijających się podmiotów, które potrzebują wsparcia, by przyśpieszać rozwój. Przedsiębiorstwa starające się o dotacje muszą udowodnić, że są w stanie sfinansować tę część projektu, która nie jest objęta dofinansowaniem ze środków UE (minimum 20 proc. kosztów całej inwestycji). W związku z tym, na etapie oceny merytorycznej, weryfikowana jest sytuacja finansowa przedsiębiorstwa w okresie trzech ostatnich lat obrachunkowych. Przed złożeniem aplikacji o dofinansowanie należy przeanalizować, czy firma będzie w stanie ponieść koszty realizacji projektu w czasie jego trwania oraz w okresie trwałości, który wynosi od 3 do 5 lat. Warto także rozważyć złożenie wniosku w konsorcjum – w takim wypadku kluczowe jest prawidłowe sformułowanie zapisów umowy.

Brak weryfikacji poziomu innowacyjności projektu

W przypadku projektów badawczo-rozwojowych zazwyczaj głównym kryterium oceny jest innowacyjność, rozumiana jako stopień zaawansowania technologicznego produktu lub technologii końcowej w projekcie, osiągany na drodze prac badawczo-rozwojowych. Prawidłowe określenie poziomu innowacyjności projektu przysparza firmom wiele trudności i często decyduje o odrzuceniu wniosku o dofinansowanie. Tymczasem poziom innowacyjności projektu najlepiej określić jeszcze przed podjęciem decyzji o złożeniu wniosku, w oparciu o bazy danych, np. patentową. Pozwoli to na uzyskanie informacji, czy rozwiązanie, które ma być wynikiem realizacji projektu, istnieje już na rynku lub ma na nim swój odpowiednik. W zależności od wyniku weryfikacji, kolejnym etapem może być uzyskanie opinii o innowacyjności projektu od wykwalifikowanej jednostki naukowej.

Nieprawidłowe przyporządkowanie kosztów projektu

Dla wielu przedsiębiorstw starających się o dofinansowanie wyzwaniem jest prawidłowe przyporządkowanie kosztów projektu. Dotyczy to w szczególności projektów badawczo-rozwojowych i przypisywania kosztów do poszczególnych etapów prac B+R. W tym wypadku głównym problemem wnioskodawców jest rozróżnienie badań przemysłowych od prac rozwojowych. To istotna kwestia, ponieważ dla różnego rodzaju prac B+R przewidziany jest różny poziom dofinansowania.

- Rozwiązaniem jest przyporządkowanie odpowiedniego poziomu TRL (Technology Readiness Level) dla poszczególnych etapów projektu. TRL to dziewięciostopniowa skala określająca poziom gotowości technologicznej danego rozwiązania. Można ją rozumieć jako etap rozwoju projektu badawczo-rozwojowego. Przykładowo, do poziomu TRL 6 występują wyłącznie badania przemysłowe. Najlepiej więc już na początku zdefiniować na jakim poziomie TRL będą kończyć się kolejne etapy projektu i dopiero na tej podstawie kategoryzować koszty – komentuje Beata Maczyszyn, Manager ds. Projektów Inwestycyjnych w Dziale Dotacji i Ulg B+R w Ayming Polska.

Brak odpowiednich zasobów do realizacji projektu

Przedsiębiorstwa starające się o dofinansowanie muszą udowodnić, że posiadają kadrę i zasoby techniczne niezbędne do realizacji projektu. Jeśli w momencie składania wniosku, w przedsiębiorstwie nie ma odpowiednio wykwalifikowanego personelu, firma może wykazać umowy warunkowe podpisane z kadrą, która przystąpi do pracy po otrzymaniu dofinansowania na projekt. W przypadku zasobów technicznych, najlepiej gdy przedsiębiorstwo już fizycznie dysponuje sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia projektu. W innym wypadku może starać się o zakup lub wynajem środków trwałych i dofinansować ich amortyzację lub wynajem. Istotne jest, aby określić środki trwałe potrzebne do realizacji projektu i taką informację zawrzeć we wniosku.

Od 2018 r. ułatwienie dla wnioskodawców POIR

We wrześniu, w ramach Ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, Ministerstwo Rozwoju zatwierdziło korzystne dla przedsiębiorstw zmiany w procesie oceny wniosków. Będą one obowiązywać od 2018 r., a w przypadku konkursu 2.1 „Wsparcie inwestycji B+R” już od 20 listopada b.r. Ocena formalna wniosku będzie prostsza i szybsza. Do tej pory uzyskanie pozytywnej oceny formalnej wymagało spełnienia wszystkich kryteriów.

Teraz komisja będzie weryfikować, czy wniosek został złożony we właściwym formularzu i terminie, jest wypełniony przynajmniej w dwóch trzecich punktów i posiada niezbędne załączniki. Nowością będzie także możliwość wniesienia poprawek do wniosku na etapie oceny merytorycznej. Wnioskodawca otrzyma od oceniających ekspertów kompleksowy zestaw uwag do wniosku, na podstawie których w ciągu 14 dni będzie mógł zaproponować zmiany w aplikacji o dofinansowanie. Poprawek nie będzie można wprowadzać jedynie w odniesieniu do oceny zdolności finansowej wnioskodawcy i zakwalifikowania projektu jako noszącego znamiona Centrum Badawczo-Rozwojowego. Inną pozytywną zmianą jest dopuszczenie udziału firm doradczych w panelu ekspertów oceniających składane aplikacje. Nowością będzie także wprowadzenie tzw. wizji lokalnej jeszcze przed podpisaniem umowy. Po opublikowaniu listy rankingowej, wnioskodawcy ubiegający się o dotacje dla projektów obarczonych dużym ryzykiem oraz  ci o mniejszej wiarygodności finansowej czy merytorycznej, będą podlegać kontroli ze strony jednostki przyznającej dofinansowanie.

Już 20 listopada 2017 r. ruszył prawdopodobnie ostatni nabór do wiodącego konkursu POIR: 2.1 „Wsparcie inwestycji B+R” (kolejny odbędzie się tylko, jeśli pozostaną środki do wykorzystania), a 15 lutego  2018 r. po raz ostatni odbędzie się konkurs w ramach 3.2.2 „Kredyt na innowacje technologiczne”. Teraz, gdy wydatkowanie środków unijnych nabiera rozpędu, szansa na uzyskanie środków jest jeszcze większa – warto więc ją wykorzystać.