reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Obrót gospodarczy > Zamówienia publiczne > Zmiany umów dot. zamówień publicznych w czasie epidemii COVID-19

Zmiany umów dot. zamówień publicznych w czasie epidemii COVID-19

Na stronach umowy w sprawie zamówienia publicznego ciąży nowy obowiązek polegający na niezwłocznym oraz wzajemnym informowaniu się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Zamawiający po stwierdzeniu wystąpienia okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, które mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy.

Wystąpienie światowej pandemii koronawirusa SARS-CoV-2, a także ogłoszenie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, a obecnie stanu epidemii zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 491), znacząco wpłynęło na funkcjonowanie relacji społecznych i gospodarczych poprzez nakładane ograniczenia i zakazy. Konieczność przeciwdziałania rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2 skutkowała zwiększonym światowym zapotrzebowaniem m.in. na środki do dezynfekcji czy środki ochrony indywidualnej. Natomiast wprowadzone ograniczenia i zakazy spowodowały m.in. zmniejszenie produkcji, zerwanie łańcuchów dostaw, które w konsekwencji zdefiniowały działania bardzo wielu podmiotów gospodarczych.
Nowa sytuacja społeczno-gospodarcza spowodowała konieczność dostosowania się do niej przez podmioty realizujące umowy w sprawach zamówień publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp) - Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Wpływ COVID-19 na należyte wykonanie umowy

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 568), która weszła w życie z dniem 1 kwietnia 2020 r., wprowadziła przepisy umożliwiające Zamawiającemu oraz Wykonawcy zmianę umowy w sprawach zamówienia publicznego w związku z wpływem okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy. Przedmiotowa regulacja została zmieniona przez ustawę z dnia 16 kwietnia 2020 r. w sprawie szczególnych instrumentów wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 695) oraz ustawą z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie zmiany niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 875).

Zgodnie z art. 15r ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm. - dalej: specustawa koronawirusowa), na stronach umowy w sprawie zamówienia publicznego w rozumieniu ustawy Pzp, ciąży nowy obowiązek polegający na niezwłocznym oraz wzajemnym informowaniu się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Przedmiotowy obowiązek ciąży zarówno na Zamawiającym, jak i Wykonawcy. Jeżeli którejkolwiek ze stron umowy w sprawie zamówienia publicznego są znane takie okoliczności, powinna ona poinformować drugą stronę o ich wystąpieniu oraz wpływie na należyte wykonanie umowy. Istotnym jest, że przedmiotowy obowiązek nie jest wprost powiązany ze zmianą umowy. W związku z tym, niezależnie od wystąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę z inicjatywą zmiany umowy, każdorazowo obie strony umowy są zobligowane do informowania się wzajemnie o wystąpieniu okoliczności związanych z COVID-19 mających wpływ na należyte wykonanie umowy. Wydaje się, że brak zrealizowania obowiązku wzajemnego informowania się, może mieć istotne znaczenie w przypadku dochodzenia kar umownych lub odpowiedzialności odszkodowawczej związanej z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

Trzeba podkreślić, że obowiązek wzajemnego informowania się Zamawiającego oraz Wykonawcy dotyczy wystąpienia „okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19”. Ustawodawca nie zdefiniował, co należy rozumieć pod tym pojęciem, jednakże wykładnia celowościowa oraz systemowa pozwala na stwierdzenie, że powinno to być interpretowane jako wszelkie okoliczności związane z wystąpieniem choroby COVID-19, czyli ograniczenie produkcji lub dostępu do podmiotów publicznych, objęcie pracowników kwarantanną, ograniczenie w poruszaniu lub prowadzeniu określonej działalności, wzrost cen, niedostępność produktów. W konsekwencji pojęcia „okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19” nie należy utożsamiać jedynie z zachorowaniem na chorobę COVID-19.

Stwierdzenie przez stronę umowy w sprawie zamówienia publicznego zaistnienia okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 nie powoduje automatycznego powstania obowiązku wzajemnego informowania się stron. Powstaje on wtedy, kiedy wskazane okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mają lub mogą mieć wpływ na należyte wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego. To sytuacja, w której na przykład ograniczenie dostępności materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek może mieć wpływ na terminowość dostaw dla Zamawiającego lub ograniczenie przemieszczenia się i zachowanie reżimu sanitarnego może mieć wpływ na organizowanie spotkań z właścicielami nieruchomości w celu aktualizacji operatów geodezyjnych. Jednakże nie każda okoliczność związana z wystąpieniem COVID-19 będzie miała wpływ lub mogła mieć wpływ na należyte wykonanie umowy. Tym samym nie powstanie wtedy obowiązek wzajemnego informowania się, a także nie będzie podstaw do zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jako przykład można wskazać zamówienia publiczne związane ze sprzedażą energii elektrycznej, które co do zasady są realizowane bez względu na wystąpienie COVID-19. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej art. 15r, przedmiotowa regulacja nie obejmuje zdarzeń o charakterze generalnym, powszechnym, co prawda związanych z wystąpieniem COVID-19, lecz nie oddziaływujących negatywnie na proces wykonania danego zamówienia.

Reasumując, obowiązek wzajemnego informowania się stron w sprawie zamówienia publicznego, a także możliwość zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, są uzależnione od wystąpienia okoliczności związanych z obecnością COVID-19 oraz wpływu lub możności wpływu tychże okoliczności na należyte wykonanie umowy. Jednakże istotą powołania się Wykonawcy na wystąpienie okoliczności związanych z COVID-19 jest wskazanie konkretnych okoliczności lub ograniczeń, w tym powołanie podstawy prawnej nałożonych ograniczeń, na realizację danej umowy w sprawie zamówienia publicznego, a nie ogólny wpływ na sytuację Wykonawcy. Każdorazowo przedmiotowe okoliczności powinny być rozpatrywane w odniesieniu do realizowanej umowy, ponieważ ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że wpływ ma dotyczyć należytego wykonania umowy, a nie ogólnej sytuacji Wykonawcy.

Potwierdzenie wpływu COVID-19 na należyte wykonanie umowy

Wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy musi zostać potwierdzony przez stronę umowy powołującą się na przedmiotową okoliczność. Potwierdzenie powinno nastąpić w formie oświadczenia lub dokumentów pochodzących m.in. od strony, instytucji publicznej lub podwykonawcy. Wpływ wskazanych okoliczności na należyte wykonanie umowy nie może się opierać na powszechnie dostępnej wiedzy. Wskazanie tychże okoliczności oraz ich wpływ lub możliwość wpływu na należyte wykonanie umowy winno zostać wyraźnie wyartykułowane przez stronę umowy.

Ustawodawca w art. 15r ust. 1 specustawy koronawirusowej, wskazuje przykładowe wyliczenie okoliczności, których mogą dotyczyć przedkładane przez strony umowy oświadczenia lub dokumenty. Przedkładane oświadczenia lub dokumenty mogą dotyczyć w szczególności:

  • nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
  • decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
  • poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 1-3;
  • wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
  • innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy;
  • okoliczności, o których mowa w pkt 1-5, w zakresie, w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Jednocześnie zastrzeżono, że w przypadku wykonawców mających siedzibę lub wykonujących działalność związaną z realizacją umowy poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w miejsce dokumentów wskazanych w art. 15r ust. 1 pkt 1-5 specustawy koronawirusowej, składa się dokumenty wydane przez odpowiednie instytucje w tych krajach lub oświadczenia tych wykonawców (art. 15r ust. 1a specustawy koronawirusowej).

Przykładowe okoliczności wpływające na należyte wykonanie umowy oraz ich dokumentowanie

Przykładem okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, które mają wpływ na należyte wykonanie umowy, jest ograniczenie funkcjonowania sądów powszechnych w zakresie bezpośredniej obsługi interesantów. W zakres zamówień publicznych dotyczących dostaw baz danych ewidencji gruntów i budynków jednym z elementów koniecznych do opracowania tychże baz danych, jest weryfikacja akt ksiąg wieczystych nieruchomości położonych na terenie danej gminy. Weryfikacja akt ksiąg wieczystych dokonywana jest w Wydziałach Ksiąg Wieczystych właściwych sądów rejonowych. Ograniczenie obsługi przez Wydział Ksiąg Wieczystych tylko i wyłącznie do formy elektronicznej i telefonicznej lub ograniczenie liczby obsługiwanych interesantów lub wprowadzenie obsługi interesantów w konkretne dni tygodnia, może wpłynąć na dostępność akt ksiąg wieczystych dla Wykonawcy zamówienia publicznego poprzez wydłużenie czasu koniecznego do weryfikacji tychże akt ksiąg wieczystych. W konsekwencji, okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpływać na należyte wykonanie umowy i niemożność pełnego wykonywania czynności przez Wykonawcę, a tym samym następuje nieprzewidziane wydłużenie wykonywania poszczególnych czynności. W związku z tym, uzasadnionym będzie poinformowanie Zamawiającego o wystąpieniu przedmiotowych okoliczności. Do informacji przekazanych Zamawiającemu winno zostać dołączone oświadczenie Wykonawcy o wprowadzonych ograniczeniach przez Wydział Ksiąg Wieczystych danego sądu rejonowego. Możliwym jest również załączenie zarządzenia Dyrektora Sądu i Prezesa Sądu wprowadzającego dane ograniczenia lub zaświadczenia albo innego dokumentu wydanego przez Prezesa Sądu dotyczącego ograniczenia w działaniu Wydziału Ksiąg Wieczystych. Wskazana sytuacja mogłaby być podstawą do zmiany umowy poprzez wydłużenie terminu wykonania umowy, w tym wydłużenia poszczególnych etapów jej realizacji.

Kolejnym przykładem okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 jest ograniczenie dostaw produktów lub materiałów przez producenta. Ograniczenia w produkcji gotowych produktów lub komponentów, a także zerwanie łańcuchów dostaw, prowadzą do zmniejszenia dostępności produktu finalnego. W ramach zamówień publicznych dotyczących dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek, zerwanie łańcucha dostaw oraz wyczerpanie stanów magazynowych może wpłynąć na dostępność na przykład określonych modeli tonerów. W związku z tym Wykonawca nie może zrealizować zamówienia, gdyż nie posiada własnych zapasów, jak również producent lub dystrybutor nie posiada wystarczającej ilości tonerów. W konsekwencji Wykonawca winien poinformować Zamawiającego o ograniczeniach w dostępności, a tym samym o opóźnieniach w realizacji zamówienia. W celu udokumentowania tychże okoliczności Wykonawca może złożyć własne oświadczenie do Zamawiającego, jak i przedstawić dokument pochodzący od dystrybutora lub producenta, w którym wskazano braki magazynowe lub ograniczenia w produkcji.

W dalszej kolejności, ograniczenie dostępności produktów może wpłynąć nie tylko na termin realizacji dostaw, ale także na wzrost uprzednio zaoferowanej ceny. Światowa pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 spowodowała gwałtowny wzrost zapotrzebowania na środki do dezynfekcji oraz środki ochrony indywidualnej. Zwiększone zapotrzebowanie spowodowało ograniczenie dostępności, jak i znaczący wzrost cen poszczególnych środków. Zakupów przedmiotowych środków najczęściej dokonywały podmioty lecznicze. W przypadku zaistnienia przedmiotowych okoliczności, Wykonawca winien niezwłocznie powiadomić Zamawiającego o zmniejszeniu dostaw lub niemożności realizowania dostaw, a także wzroście cen. Wykonawca winien przedstawić własne oświadczenie na temat wpływu tychże okoliczności na należyte wykonanie umowy, aczkolwiek zasadnym jest twierdzenie, że Wykonawca powinien przedłożyć Zamawiającemu dokument od producenta lub dystrybutora o wzroście zapotrzebowania przy tożsamej wielkości produkcji, jak również kalkulację nowej ceny opartą na nowych okolicznościach.

W zakresie wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy po stronie Zamawiającego można wskazać zamknięcie zakładu pracy z uwagi na kwarantannę pracowników, które może skutkować niemożnością przeprowadzenia odbioru robót częściowych lub końcowych, pomimo terminowego zgłoszenia gotowości do odbioru przez Wykonawcę. 

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama

RACHUNKOWOŚĆ I PODATKI

Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Kredyt Inkaso S.A.

Nowoczesna windykacja

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama