Samochód zastępczy w działalności gospodarczej - rozliczenia podatkowe

• Koszty w podatkach dochodowych
• Samochód zastępczy - rozliczenie w VAT
• Koszty najmu samochodu zastępczego, a koszty leasingu

Koszty w podatkach dochodowych

Co do zasady podatnik wykorzystujący firmowy samochód osobowy wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, który prowadzi stosowną ewidencję przebiegu pojazdu, ma prawo do odliczenia 100% wydatków na jego używanie. Warunkiem odliczenia jest, aby zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. W przypadku wykorzystania samochodu firmowego, również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, odliczeniu podlega jedynie 75% wydatków poniesionych na jego używanie, przy czym nie jest wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ustawy o podatkach dochodowych (zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT) nie zawierają szczególnych przepisów regulujących zasady rozliczania wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców z tytułu używania samochodu zastępczego. Zatem w takim przypadku koszty uzyskania przychodów rozlicza się na zasadach ogólnych. Należy pamiętać, że warunkiem dokonania odliczenia jest wykazanie, związku poniesionych kosztów z uzyskanym przychodem lub jego zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Samochód zastępczy w ramach polisy AC lub OC (sprawcy wypadku)

Najczęściej zdarza się, że samochód zastępczy udostępniany jest podatnikowi w ramach wykupionego wcześniej ubezpieczenia AC lub też wynajmowany jest na koszt ubezpieczyciela sprawcy wypadku w ramach obowiązkowego ubezpieczenia OC. W takich sytuacjach koszty ponoszone z tytułu używania auta zastępczego ograniczają się do bieżących wydatków eksploatacyjnych, takich jak opłaty za paliwo, parkowanie czy czyszczenie samochodu.

Samochód zastępczy wynajęty na własny koszt

Co jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca będzie zmuszony do wynajęcia auta zastępczego na własny koszt? Zgodnie z regulacjami ustaw o podatkach dochodowych, również opłaty poniesione z tego tytułu mogą zostać uwzględnione przez podatnika jako koszt uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy wartość zastępczego samochodu osobowego przekracza 150 tys. zł odliczeniu będzie podlegać wyłącznie taka część opłaty, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Ze względu na fakt, że okres najmu samochodu zastępczego trwa krótko (zazwyczaj poniżej 6 miesięcy), należy pamiętać, że gdy umowa najmu została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy, przez wartość samochodu osobowego rozumie się wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia.

Przykład:
Wartość wynajętego zastępczego samochodu osobowego przyjęta dla celów ubezpieczenia wynosi 300 tys. zł. Miesięczna rata najmu to 6000 zł. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od dochodu wyłącznie 50 % miesięcznej raty najmu, tj. 3000 zł.
Dzieje się tak, ponieważ maksymalna kwota odliczenia, do której uprawniony jest przedsiębiorca stanowi 50% wartości najętego samochodu zastępczego. W związku z tym przedsiębiorca będzie uprawniony do odliczenia wyłącznie 50% raty uiszczanej na rzecz wynajmującego.

Samochód zastępczy - rozliczenie w VAT

Także przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie uzależniają prawa do odliczania VAT naliczonego z faktur dokumentujących wydatki poniesione na używanie samochodu osobowego, od tego czy jest używany przez przedsiębiorcę na co dzień, czy też przejściowo, jak w przypadku samochodu zastępczego. W przypadku wydatków związanych z zastępczym samochodem osobowym, w tym wydatków poniesionych z tytułu najmu samochodu, wysokość VAT naliczonego do odliczenia będzie zależna przede wszystkim od sposobu wykorzystania tego samochodu.

Jeśli samochód zastępczy używany będzie wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (co musi zostać udokumentowane m.in. odpowiednią ewidencją przebiegu pojazdu, a także zgłoszone do właściwego urzędu skarbowego), podatek naliczony do odliczenia wyniesie 100% kwoty wynikającej z otrzymanej faktury VAT. Z kolei, gdy samochód zastępczy będzie używany także dla celów prywatnych lub nie zostaną spełnione pozostałe wymogi ustawowe, kwota VAT naliczonego do odliczenia wynosić będzie 50% kwoty wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Należy pamiętać o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty VAT, która nie podlegała odliczeniu jako VAT naliczony. Wobec tego, w przypadku wykorzystania samochodu zastępczego także dla celów prywatnych, możliwe jest uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu 50% kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur, dokumentujących wydatki poniesione na używanie samochodu zastępczego.  

Przykład:
Miesięczna rata najmu zastępczego samochodu osobowego wynosi 2000 zł netto + 460 zł VAT (stosując podstawową stawkę 23% VAT). Jeśli przedsiębiorca używa samochodu zastępczego także dla celów prywatnych, VAT naliczony wynikający z tej faktury będzie wynosił wyłącznie 230 zł (50%). Kwota VAT która nie zostanie odliczona wynosi 230 zł, i to właśnie kwotę w takiej wysokości można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.

Koszty najmu samochodu zastępczego, a koszty leasingu

W przypadku najmu auta zastępczego może dojść do sytuacji, że w tym samym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca będzie zobowiązany do uiszczenia opłaty z tytułu np. umowy leasingu za samochód firmowy będący w naprawie, jak również do uiszczenia opłaty z tytułu najmu samochodu zastępczego. W takim wypadku, jeśli przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że koszty te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, obie opłaty mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów.

Podsumowanie

W przypadku, gdy przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że koszty poniesione na użytkowanie zastępczego samochodu osobowego zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, rozliczenia podatkowe z tego tytułu należy dokonywać na zasadach ogólnych, tj. na takich samych zasadach, na jakich rozliczane są samochody osobowe używane dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej na co dzień.

Arkady Zadrożny, aplikant radcowski, Senior Analyst w Enodo Advisors. Posiada kilkuletnie doświadczenie w udzielaniu pomocy prawnej przedsiębiorstwom rożnej wielkości, zarówno posiadającym status mikro jak również dużego przedsiębiorstwa. Specjalizuje się w prowadzeniu postępowań administracyjnych i sądowo-administracyjnych, w szczególności postępowań podatkowych.